WhatsApp Chatbot & Business Automation
WhatsApp Chatbot für Service und Vertrieb
Ihre Kunden schreiben Ihnen ohnehin per WhatsApp. Ein Chatbot beantwortet ihre Anfragen sofort, qualifiziert Leads und entlastet Ihr Team — rund um die Uhr. Wir konzipieren, bauen und betreuen Ihren Bot, aus Hannover und remote im gesamten DACH-Raum.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn der Kundenkontakt mehr bremst als hilft
- Standardfragen wie Lieferstatus, Rückgabe oder Öffnungszeiten binden Ihr Team den ganzen Tag.
- E-Mails bleiben ungelesen, Anfragen über das Kontaktformular versanden — der Kanal passt nicht zum Kunden.
- Außerhalb der Geschäftszeiten bekommt niemand eine Antwort, Interessenten springen ab.
- Unqualifizierte Anfragen landen ungefiltert beim Vertrieb und kosten Zeit, bevor klar ist, ob sie passen.
Ein WhatsApp Chatbot setzt genau dort an: Er übernimmt die wiederkehrenden Anfragen auf dem Kanal, den Ihre Kunden täglich nutzen — und gibt Ihrem Team Zeit für die Fälle, die wirklich Menschen brauchen. Welche Möglichkeiten die offizielle API bietet, erklärt unser Artikel WhatsApp Business für Unternehmen einrichten.
Wofür ein WhatsApp Chatbot konkret sorgt
Drei Aufgaben, die ein Bot zuverlässig abnimmt — automatisiert und ohne Wartezeit.
FAQ-Automation
Wiederkehrende Fragen zu Lieferzeit, Rückgabe oder Verfügbarkeit beantwortet der Bot in Sekunden — Ihr Team kümmert sich nur noch um die komplexen Fälle.
Lead-Qualifizierung
Der Bot fragt Bedarf, Unternehmensgröße und Zeitrahmen ab und übergibt vorqualifizierte Kontakte direkt ans CRM. Kein manuelles Sortieren mehr.
Bestell- & Versandstatus
Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und „Wo ist mein Paket?" laufen automatisiert auf dem Kanal, den Ihre Kunden ohnehin nutzen.
WhatsApp ist für viele Menschen der wichtigste Messenger. Genau deshalb erreichen Sie Ihre Kunden hier direkter als per E-Mail — und genau deshalb gehört der Bot auf diesen Kanal.
Ihr Partner für WhatsApp-Automation in Hannover
Von der Konzeption bis zur laufenden Optimierung
Bot-Konzeption & Dialog-Design
Bevor eine Zeile Code entsteht, modellieren wir die Gesprächsflüsse: Welche Fragen kommen am häufigsten, in welcher Reihenfolge, wo übergibt der Bot an einen Menschen? Wir definieren Dialog-Baum, Antwort-Templates in Ihrer Markensprache und Fallback-Antworten.
WhatsApp Business API & Systemanbindung
Wir richten die offizielle WhatsApp Business API ein, verifizieren Ihr Profil und verbinden den Bot mit Ihren Systemen — CRM wie HubSpot oder Pipedrive, Shopsysteme und Helpdesk. Über Webhooks fließen Daten in Echtzeit, etwa Bestellstatus oder Terminverfügbarkeit.
KI-Training & natürliche Sprache
Ein regelbasierter Bot versteht nur exakte Eingaben. Ein KI-Bot erkennt, dass „Wann kommt mein Paket?" und „Status Bestellung 4711" dieselbe Absicht meinen. Wir trainieren Intent-Erkennung und Entity-Extraktion mit echten Kundennachrichten und verbessern den Bot laufend.
Analyse & Optimierung
Ein Bot wird nicht fertig, er wird besser. Wir werten Gesprächsdaten aus: Wo brechen Kunden ab, welche Fragen versteht der Bot nicht, wo ist die Handover-Rate zu hoch? Daraus leiten wir monatliche Verbesserungen und A/B-Tests für Antwort-Varianten ab.
Regelbasiert oder KI-gestützt — und warum die API zählt
Welcher Bot-Typ passt, hängt von Ihren Anfragen ab. Beide setzen die offizielle WhatsApp Business API voraus.
Die WhatsApp Business API ist die Grundlage
Die einfache WhatsApp Business App reicht für Automationen nicht aus. Erst die offizielle API erlaubt es, Nachrichten automatisch zu senden und zu empfangen, Vorlagen zu nutzen und den Bot an Shop, CRM und Helpdesk anzubinden. Die Einrichtung und Verifizierung übernehmen wir.
- Automatisches Senden und Empfangen von Nachrichten
- Nachrichten-Vorlagen für wiederkehrende Anlässe
- Anbindung an Ihre Systeme über Webhooks
- Verifiziertes Unternehmensprofil
Welcher Bot-Typ passt zu Ihnen?
- Reagiert auf feste Auswahl und Schlüsselwörter
- Schnell startklar bei klaren Abläufen
- Ideal für Routing und Standard-FAQ
- Versteht freie, natürliche Sprache
- Lernt aus echten Kundennachrichten
- Ideal für Beratung und vielfältige Fragen
Unser Ansatz: Oft starten wir regelbasiert für die häufigsten Anliegen und erweitern den Bot dort um KI, wo Anfragen frei formuliert ankommen.
In der Praxis
So setzen Unternehmen den Bot ein
Vom Online-Shop bis zum Handwerksbetrieb — typische Aufgaben je Branche.
E-Commerce
- Sendungsverfolgung per Bestellnummer
- Rückgabe- und Umtausch-Prozess
- Größen- und Produktberatung
- Warenkorb-Rückfragen
Dienstleister & Handwerk
- Termin buchen mit Verfügbarkeitsprüfung
- Kalender-Eintrag automatisch
- Erinnerungen versenden
- Erstanfragen vorab klären
B2B-Vertrieb
- Lead-Qualifizierung als Erstkontakt
- Übergabe ins CRM mit Kontext
- Self-Service-Infos für Nicht-Passende
- Rückruf-Termine vereinbaren
Gastronomie & Lieferdienste
- Bestellung per Chat aufnehmen
- Menü und Optionen anzeigen
- Bestellbestätigung senden
- ohne App-Download
Immobilien
- Passende Objekte vorschlagen
- Exposé und Grundriss senden
- Besichtigungstermin abstimmen
- Interessenten vorqualifizieren
Kundenservice allgemein
- Häufige Fragen rund um die Uhr
- Ticket im Helpdesk erstellen
- Routing zum passenden Team
- Übergabe an Mitarbeiter
Welche Anfragen soll Ihr Bot übernehmen? Wir planen das gemeinsam — kostenfrei und unverbindlich.
Unverbindliches Erstgespräch vereinbarenWas sich nach dem Go-live ändert
Ein gut konzipierter Bot deckt die immer gleichen Anfragen ab — und entlastet Ihr Team spürbar.
Beispiel: Sendungsverfolgung im Online-Shop
Ein typischer Ablauf, den der Bot vollständig automatisiert übernimmt:
- 01Kunde fragt: „Wo ist mein Paket?"
- 02Bot fragt die Bestellnummer ab
- 03Bot ruft den Tracking-Status aus dem System
- 04Antwort mit Status und Live-Tracking-Link
- 05Bei Sonderfall: Übergabe an Mitarbeiter mit Kontext
statt nur zu Bürozeiten
Standardanfragen beantwortet der Bot jederzeit in Sekunden
Konkrete Effekte (Antwortzeit, Entlastung, Abschlussquote) hängen von Anfragevolumen und Setup ab. Wir messen sie nach dem Start in Ihrem Conversation-Dashboard und optimieren darauf.
Regelkonform und datenschutzkonform von Anfang an
Meta gibt klare Regeln vor, und die DSGVO gilt ohnehin. Beides berücksichtigen wir in der Konzeption.
Opt-in zuerst
Der Kunde beginnt das Gespräch aktiv. Erst danach darf das Unternehmen über WhatsApp kommunizieren.
24-Stunden-Fenster
Auf eine Anfrage antwortet der Bot innerhalb von 24 Stunden frei; danach gelten Meta-Nachrichten-Vorlagen.
Übergabe an Menschen
Es muss jederzeit möglich sein, an einen Mitarbeiter zu übergeben. Wir definieren klare Handover-Regeln.
DSGVO im Blick
Offizielle Business API, sauberes Verarbeitungs-Setup und datensparsame Dialoge — wir beraten zu den Anforderungen.
Warum mit Yagemi?
Wir konzipieren WhatsApp Chatbots aus der Servicepartner-Perspektive: erst der Dialog und die Prozesse, dann die Technik. So entsteht ein Bot, der zu Ihren Abläufen passt — statt einer Standardlösung von der Stange.
- Konzeption vor Code: erst Gespräch, dann Technik
- Anbindung an bestehende Systeme statt Insellösung
- Persönlicher Ansprechpartner aus Hannover
- Laufende Optimierung nach dem Start
So gehen wir vor
Ihr Chatbot-Projekt in vier Schritten
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01
Analyse & Konzept
Wir klären Ziele, häufigste Anfragen und anzubindende Systeme und entwerfen den Dialog-Baum.
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02
API-Einrichtung & Aufbau
WhatsApp Business API freischalten, Bot bauen, Shop, CRM und Helpdesk anbinden.
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03
Test & Training
Gesprächsflüsse testen, KI mit echten Nachrichten trainieren, Handover-Regeln prüfen.
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04
Go-live & Optimierung
Start, Monitoring und monatliche Optimierungszyklen auf Basis der Gesprächsdaten.
KI & Automation
Passende Leistungen rund um den WhatsApp Chatbot
KI Kundenservice
Kundenservice kanalübergreifend automatisieren — über WhatsApp hinaus auch im Helpdesk und per E-Mail.
Mehr erfahrenChatbot & virtueller Assistent
Chatbot für Website und Messenger. Dialog-Design, Wissensbasis und Übergabe an Mitarbeiter.
Mehr erfahrenKI Mitarbeiter / AI Agent
KI-Agenten, die ganze Aufgaben übernehmen — recherchieren, entscheiden und Systeme bedienen.
Mehr erfahrenn8n Workflow Automation
Automatisierte Workflows und API-Entwicklung, die den Bot mit Ihren Systemen verbinden.
Mehr erfahrenKI Telefonassistent
Sprach-Agent fürs Telefon — derselbe Service-Gedanke wie der Bot, nur am Hörer.
Mehr erfahrenKünstliche Intelligenz (KI)
Der Hub unseres KI-Clusters: Strategie, Anwendungsfälle und Einführung von KI im Unternehmen.
Mehr erfahrenFAQ
Häufige Fragen zum WhatsApp Chatbot
Was ist ein Chatbot bei WhatsApp?
Ein WhatsApp Chatbot ist ein Programm, das über WhatsApp automatisch auf Kundenanfragen antwortet. Er beantwortet häufige Fragen, sendet Bestell- und Versandstatus, qualifiziert Leads und nimmt Terminbuchungen entgegen — rund um die Uhr und ohne Wartezeit. Komplexe Fälle leitet er an Ihr Team weiter.
Wie erstelle ich einen WhatsApp-Chatbot?
Sie definieren zuerst, welche Fragen der Bot beantworten soll, und richten dann die WhatsApp Business API ein. Anschließend modellieren Sie die Gesprächsflüsse, binden Shop oder CRM an und testen den Bot. Wir übernehmen diese Schritte für Sie — von der Konzeption über die API-Freischaltung bis zum Go-live.
Brauche ich die WhatsApp Business API für einen Chatbot?
Ja. Für einen automatisierten Geschäfts-Bot benötigen Sie die offizielle WhatsApp Business API. Die normale WhatsApp Business App reicht für Automationen nicht aus. Über die API senden und empfangen Sie Nachrichten automatisch und verbinden den Bot mit Ihren Systemen. Die Einrichtung und Freischaltung übernehmen wir.
Welche Regeln gelten für WhatsApp-Chatbots von Unternehmen?
Meta schreibt drei Kernregeln vor: Der Kunde muss das Gespräch aktiv beginnen (Opt-in). Auf eine Anfrage darf der Bot innerhalb von 24 Stunden frei antworten. Und es muss jederzeit möglich sein, an einen menschlichen Mitarbeiter zu übergeben. Diese Vorgaben berücksichtigen wir bei der Konzeption.
Können Kunden auch mit echten Mitarbeitern sprechen?
Ja. Der Bot übernimmt die erste Anfrage. Kommt er nicht weiter oder ist der Fall zu komplex, übergibt er an einen Mitarbeiter — mit dem bisherigen Gesprächskontext. Der Übergang ist für den Kunden nahtlos. Diese Handover-Möglichkeit ist auch eine Vorgabe von Meta.
Ist ein WhatsApp Chatbot DSGVO-konform?
Ja, mit der offiziellen WhatsApp Business API und einem geeigneten Verarbeitungs-Setup. Voraussetzung ist das aktive Opt-in des Kunden. Wir beraten zu den datenschutzrechtlichen Anforderungen, zur Auftragsverarbeitung und zur datensparsamen Gestaltung der Dialoge, damit Ihr Bot rechtssicher läuft.
Welche Nachteile haben Chatbots — und wie vermeiden wir sie?
Schlecht konzipierte Bots wirken unpersönlich und verstehen Anfragen außerhalb fester Regeln nicht. Wir lösen das mit klar definierten Handover-Regeln, KI-gestütztem Sprachverständnis und Fallback-Antworten. So bleibt der menschliche Faktor erhalten, während der Bot Routineanfragen zuverlässig abnimmt.
WhatsApp Chatbot Beratung anfragen
Welche Anfragen soll der Bot beantworten, welche Systeme anbinden? Lassen Sie sich kostenfrei und unverbindlich beraten.
Ihr Ansprechpartner
Lars Paetzold
Über 20 Jahre E-Commerce und Automation. Antwortet persönlich auf Ihre Anfrage.
- Telefon+49 511 9999 3960
- E-Mailinfo@yagemi.de
- ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr
- Kostenfreies Erstgespräch
- WhatsApp Business API-Einrichtung inklusive
- Anbindung an Shop, CRM und Helpdesk
- Beratung zu DSGVO und Meta-Vorgaben