Digitalisierung nach Branche: Steuerberatung und Recht

Kanzleisoftware und KI für Steuerberater und Kanzleien

Weniger Zeit für Belegchaos und Rückfragen, mehr für die Arbeit, für die Ihre Mandanten Sie bezahlen. Wir wählen mit Ihnen die passende Kanzleisoftware aus, verbinden sie mit Belegfluss, Portal und Ablage und richten KI so ein, dass Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung geregelt sind. Anbieterneutral, weil wir keine Kanzleisoftware verkaufen.

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Flache Brutalist-Illustration: Belegordner fließt über einen Pfeil in einen Laptop mit Prüf-Checkliste, darüber ein Schloss auf einem Vertragsblatt, rechts ein Aktenschrank und eine Fristenuhr
6 Kategorien Kanzleisoftware eingeordnet 5 Anwendungsfälle mit berufsrechtlicher Grenze anbieterneutral keine Lizenzprovision Burgwedel bei Hannoverremote im DACH-Raum
Kanzlei-Digitalisierung auf einen Blick
  • EinsatzgebietVor Ort in Hannover und Umgebung · remote im DACH-Raum
  • ZielgruppeSteuerkanzleien, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer
  • Unsere RolleAuswahl, Integration, Automatisierung, Betrieb
  • Nicht unsere RolleKeine Steuer- und keine Rechtsberatung
  • AnbieterbindungKeine — wir vertreiben keine Kanzleisoftware
  • VertragsrahmenVerschwiegenheits-Verpflichtung in Textform · Auftragsverarbeitung
  • Typische StartpunkteBelegfluss, Mandantenportal, interne Wissensdatenbank
  • ErfahrungÜber 20 Jahre E-Commerce und Digitalisierung
  • ErstgesprächKostenfrei und unverbindlich
  • Telefon+49 511 9999 3960
  • E-Mailinfo@yagemi.de
  • ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr

Der ehrliche Einstieg

Warum Kanzleien bei KI zögern — und was davon berechtigt ist

Kanzleien sind bei künstlicher Intelligenz vorsichtiger als andere Branchen, und das aus guten Gründen. Wer der Verschwiegenheitspflicht unterliegt, kann ein Werkzeug nicht einfach ausprobieren. Diese fünf Einwände hören wir am häufigsten. Bei jedem steht, was daran zutrifft — und was sich davon lösen lässt.

Darf ich Mandantendaten überhaupt in ein KI-System geben?

Was daran stimmt: Die Verschwiegenheitspflicht gilt uneingeschränkt, und eine Eingabe in einen fremden Dienst ist eine Weitergabe an einen Dritten. Wer das ohne Vertrag tut, geht ein echtes Risiko ein — das ist keine Übervorsicht.

Was sich lösen lässt: Trennen Sie die Fälle. Anwendungsfälle ohne Mandantenbezug brauchen diese Prüfung gar nicht. Für alles andere gelten Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Auftragsverarbeitung und eine geklärte Frage, wo die Daten liegen.

Schreibt mir die KI eine erfundene Fundstelle in den Schriftsatz?

Was daran stimmt: Ja, frei generierende Sprachmodelle erfinden Aktenzeichen und Paragrafen, und sie tun das überzeugend formuliert. Diese Eigenschaft lässt sich nicht wegkonfigurieren, sie gehört zur Funktionsweise.

Was sich lösen lässt: Deshalb bauen wir Assistenten, die ausschließlich aus Ihrem eigenen Bestand antworten und zu jeder Aussage die Quelle mitliefern. Findet der Assistent nichts, sagt er das, statt zu erfinden. Die letzte Prüfung bleibt beim Berufsträger.

Wenn das System falsch vorkontiert, hafte am Ende ich.

Was daran stimmt: Richtig. Die Berufshaftung wandert nicht zum Werkzeug und auch nicht zum Dienstleister. Ein Automatismus, der still im Hintergrund bucht, verlagert kein Risiko, er versteckt es nur.

Was sich lösen lässt: Wir bauen keine stille Automatik, sondern einen Vorschlag mit Freigabe. Das System schlägt Konto und Zuordnung vor, ein Mensch bestätigt, Abweichungen laufen in eine Prüfliste. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar protokolliert.

Unsere Mandanten bringen weiterhin den Ordner vorbei.

Was daran stimmt: Das Nadelöhr sitzt oft nicht in der Kanzlei, sondern beim Mandanten. Solange Belege als Papier ankommen, bringt die beste Erkennungssoftware nichts — sie verlagert das Scannen nur an Ihren Empfang.

Was sich lösen lässt: Wir stellen deshalb zuerst den Belegweg des Mandanten um, nicht Ihre interne Software. Starten Sie mit einer kleinen Gruppe, die ohnehin digital arbeitet, und nutzen Sie deren Ergebnis als Argument für die übrigen.

Wir haben niemanden, der das nebenbei macht.

Was daran stimmt: Die knappste Ressource in einer Kanzlei ist die Zeit der Fachkräfte. Projekte, die „nebenher" laufen sollen, versanden regelmäßig in der nächsten Abgabefrist.

Was sich lösen lässt: Wir schneiden Vorhaben auf ein Thema, eine verantwortliche Person und feste Zeitfenster zu — bewusst außerhalb der Fristenspitzen. Die Einrichtung übernehmen wir, Ihr Team investiert Entscheidungen und Testzeit, nicht Bastelstunden.

Keiner dieser Punkte spricht gegen Digitalisierung. Sie sprechen gegen die Reihenfolge, in der KI-Projekte üblicherweise angegangen werden: erst das Werkzeug, dann die Regeln. In Kanzleien funktioniert nur der umgekehrte Weg. Wie ein Unternehmen den Umgang mit Sprachmodellen grundsätzlich regelt, zeigt unser Artikel dazu, ChatGPT datenschutzkonform im Unternehmen zu nutzen. Speziell für Kanzleien sortiert unser Artikel KI in der Steuerberatung: Was Kanzleien wirklich dürfen vier Einsatzfelder ein und erklärt, warum § 62a StBerG die Wahl des KI-Anbieters selbst zur Berufspflicht macht.

Der Rahmen

Berufsrecht und Datenschutz als Rahmen, nicht als Ausrede

Die Verschwiegenheitspflicht ist der Hauptgrund, warum Kanzleien bei externer IT und bei KI zurückhaltend sind. Sie ist aber kein Verbot, externe Dienstleister einzubinden — der Gesetzgeber hat dafür sogar eigene Vorschriften geschaffen. Diese vier Punkte klären wir, bevor wir das erste System anfassen.

Verschwiegenheit ist strafbewehrt

§ 203 Strafgesetzbuch stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe und nennt Rechtsanwälte, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte ausdrücklich. Die berufsrechtliche Pflicht selbst steht in § 57 Absatz 1 Steuerberatungsgesetz und in § 43a Absatz 2 Bundesrechtsanwaltsordnung. Für uns heißt das: Jeder Zugriff wird begründet, begrenzt und dokumentiert.

Dienstleister dürfen eingebunden werden

§ 62a Steuerberatungsgesetz und § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung erlauben ausdrücklich, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Verlangt werden sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform, die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und eine Regelung zu weiteren beteiligten Personen.

Auftragsverarbeitung nach Artikel 28

Neben dem Berufsrecht greift der Datenschutz. Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung regelt den Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter: Weisungsbindung, technische und organisatorische Maßnahmen, Umgang mit Unterauftragsverarbeitern. Beides zusammen ergibt das Vertragspaket, das wir vor dem ersten produktiven Zugriff unterschreiben — nicht danach.

Datenhaltung und Nachweis

Drei Fragen entscheiden bei jedem Werkzeug: Wo liegen die Daten, wer kann darauf zugreifen, und was wird protokolliert? Bei KI-Diensten kommt hinzu, ob Eingaben zur Modellverbesserung verwendet werden. Diese Angaben stehen beim Anbieter und ändern sich — wir prüfen sie vor der Einführung und halten das Prüfdatum fest.

Wichtig zur Einordnung: Wir geben keine Steuer- und keine Rechtsberatung. Dieser Abschnitt gibt den Normtext wieder und beschreibt, was wir daraus technisch und vertraglich umsetzen. Die berufsrechtliche Bewertung Ihres konkreten Falls treffen Sie selbst oder Ihre Kammer. Alle genannten Vorschriften finden Sie unten unter Quellen und offizielle Informationen verlinkt.

Wer KI über den Einzelfall hinaus im Team einsetzt, braucht zusätzlich eine interne Ordnung: Wer darf welches Werkzeug wofür nutzen, wie wird das dokumentiert, wer entscheidet über neue Anwendungen. Das behandeln wir auf der Seite zu KI-Governance und EU AI Act.

Marktüberblick

Kanzleisoftware: die Kategorien, anbieterneutral eingeordnet

„Kanzleisoftware" ist kein Produkt, sondern eine Sammelbezeichnung für sechs Bausteine, die in unterschiedlichen Zuschnitten verkauft werden. Manche Anbieter decken alles ab, andere nur einen Ausschnitt. Diese Übersicht sortiert die Kategorien danach, wofür sie taugen, wo ihre Grenze liegt und was sie ausdrücklich nicht ersetzen.

Kategorien von Kanzleisoftware für Steuer- und Anwaltskanzleien mit Einsatzbereich, Grenzen und dem, was sie nicht ersetzen
Kategorie Wofür sie taugt Wo die Grenze liegt Was sie nicht ersetzt
Kanzlei-Komplettsoftware Mandantenstamm, Akte, Buchführung, Abschluss, Abrechnung und Deklaration in einem System mit gemeinsamer Datenbasis. Der Wechsel betrifft jeden Arbeitsplatz und jede Altakte. Ein Umzug ist ein Projekt, kein Update. Keine Ablageordnung und keine Absprachen im Team. Ein System ohne Regeln erzeugt nur schnelleres Chaos.
Dokumentenmanagement und Archiv Revisionssichere Ablage, Versionsstände, Aufbewahrung und die Wiederauffindbarkeit von Schriftverkehr über Jahre hinweg. Die Qualität steht und fällt mit der Vergabe von Schlagworten. Ohne Struktur wird das Archiv zur zweiten Ablage. Keine Fristenüberwachung. Ein Archiv weiß, was da ist, aber nicht, was bis wann zu tun ist.
Mandantenportal und Datenaustausch Belege, Auswertungen und Unterschriften über einen geschützten Kanal statt über E-Mail-Anhänge oder private Messenger. Portale werden nur genutzt, wenn sie einfacher sind als eine E-Mail. Ein zusätzliches Login ohne Nutzen wird umgangen. Keine Kommunikation. Das Portal transportiert Dateien, die Rückfrage bleibt Ihre Aufgabe.
Belegverarbeitung und Vorkontierung Texterkennung liest Rechnungsdaten aus, schlägt Konten vor und lernt aus bestätigten Zuordnungen mit. Nur so gut wie die Belegqualität. Fotografierte Kassenzettel und Sammel-PDFs kosten mehr Nacharbeit als sie sparen. Keine fachliche Prüfung. Vorschläge bleiben Vorschläge, die Buchung verantwortet ein Mensch.
Fristen-, Termin- und Aufgaben-Workflow Wiedervorlagen, Vertretungsregeln und ein sichtbarer Stand pro Mandat statt Zuruf und persönlicher Merkliste. Der Nutzen entsteht erst, wenn wirklich alle Aufgaben dort liegen. Zwei parallele Listen sind schlechter als eine. Keine Kapazitätsplanung. Der Workflow zeigt die Last, verteilt sie aber nicht von selbst.
KI-Assistenz auf eigenem Wissen Antworten auf Fragen zu Ihren internen Standards, Anweisungen und Musterfällen — mit Angabe der Fundstelle. Braucht gepflegte Quellen. Widersprüchliche Altstände liefern widersprüchliche Antworten, nur schneller. Keine Rechts- oder Steuerauskunft. Der Assistent findet Ihr Wissen wieder, er bildet keine Meinung.

Anbieter empfehlen wir hier bewusst nicht: Funktionsumfang und Preise ändern sich laufend, und wir verdienen nichts an Lizenzen. Die Auswahl treffen wir im Projekt anhand Ihres Mandantenmixes und Ihres Belegvolumens.

Ein Punkt aus der Praxis: In vielen Kanzleien hängt am Ende ein Übergabeweg in das DATEV-Ökosystem, weil die Mandanten dort ihre Daten erwarten. Genau solche Übergaben bauen wir seit Jahren — nachzulesen an unserer Arbeit an der DATEV-Schnittstelle aus der Warenwirtschaft. Was auf Mandantenseite vorausgeht, beschreibt unser Leitfaden zur digitalen Buchhaltung. Für Mandanten aus dem Handel ordnet unser Artikel zu den Aufbewahrungsfristen im Onlinehandel ein, welche Unterlagen wie lange in die Ablage gehören.

Anwendungsfälle

Fünf Anwendungsfälle mit ehrlicher Aufwand-Nutzen-Einordnung

Diese fünf Fälle begegnen uns in Kanzleien am häufigsten. Zu jedem steht, welchen Nutzen er realistisch bringt, wie viel Aufwand dahintersteckt, wo die berufsrechtliche Grenze verläuft und welche Voraussetzung erfüllt sein muss. Fehlt die Voraussetzung, hilft auch die beste Software nicht.

  1. 01

    Belegfluss vom Mandanten bis zur Buchung

    Belege kommen über einen festen digitalen Weg herein, werden ausgelesen und mit einem Kontenvorschlag versehen. Ihre Fachkraft prüft und gibt frei, statt abzutippen. Rückfragen hängen am Beleg statt im Postfach.

    Aufwand und Nutzen: Nutzen hoch, Aufwand mittel. Die Technik ist Standard, der Aufwand steckt in der Umstellung der Mandanten und in den Kontierungsregeln der ersten Wochen.

    Berufsrechtliche Grenze: Der Mensch bleibt in der Schleife. Wir richten keine stille Durchbuchung ein — Vorschlag und Freigabe bleiben getrennt.

    Voraussetzung: Eine Gruppe von Mandanten, die den Belegweg wirklich mitgeht. Ohne sie verlagern Sie nur das Scannen in Ihre Kanzlei.

  2. 02

    Kanzlei-Wissensdatenbank für interne Standards

    Arbeitsanweisungen, Checklisten, Musterfälle und Merkblätter werden durchsuchbar. Neue Kolleginnen und Kollegen fragen den Assistenten statt die erfahrenste Person im Team. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt.

    Aufwand und Nutzen: Nutzen hoch, Aufwand gering bis mittel. Der beste Einstieg in KI für Kanzleien, weil er ohne Mandantendaten funktioniert und trotzdem täglich spürbar ist.

    Berufsrechtliche Grenze: Bewusst ohne Mandantenakten. Die Wissensbasis enthält Ihr Kanzleiwissen, keine Fälle — damit bleibt der berufsrechtliche Rahmen einfach.

    Voraussetzung: Dokumente, die einigermaßen aktuell sind. Drei Versionen derselben Anweisung ergeben drei widersprüchliche Antworten.

  3. 03

    Telefon-Entlastung in der Fristenspitze

    Standardanliegen wie Terminwünsche, Rückrufbitten oder die Frage nach fehlenden Unterlagen nimmt ein Sprachassistent auf und legt sie strukturiert ab. Die Kanzlei ruft gebündelt zurück, statt im Zehn-Minuten-Takt herausgerissen zu werden.

    Aufwand und Nutzen: Nutzen mittel bis hoch, Aufwand mittel. Der Nutzen hängt direkt am Anrufaufkommen — bei wenigen Anrufen pro Tag rechnet sich der Einrichtungsaufwand nicht.

    Berufsrechtliche Grenze: Keine Auskunft in der Sache. Der Assistent nimmt auf und leitet weiter; er beantwortet keine steuerlichen oder rechtlichen Fragen und nennt keine Aktenstände.

    Voraussetzung: Eine klare Liste, welche Anliegen der Assistent selbst abschließen darf und ab wann er weiterreicht.

  4. 04

    Mandantenkommunikation über einen geschützten Kanal

    Auswertungen, Entwürfe und Unterschriften laufen über ein Portal statt über E-Mail-Anhänge. Der Mandant sieht, was offen ist. Sie sehen, was der Mandant abgeholt hat — das erspart die Hälfte der Nachfass-Anrufe.

    Aufwand und Nutzen: Nutzen mittel, Aufwand gering. Meist ist die Funktion in der vorhandenen Software schon enthalten und nur nicht eingerichtet.

    Berufsrechtliche Grenze: Der geschützte Kanal ersetzt keine Vereinbarung. Wer über welchen Weg kommuniziert, gehört schriftlich geregelt.

    Voraussetzung: Ein Kanzleiteam, das konsequent bleibt. Ein einziger Ausnahmeweg per E-Mail hebelt das Portal aus.

  5. 05

    Fristen, Aufgaben und revisionssichere Ablage verbinden

    Die Frist erzeugt die Aufgabe, die Aufgabe hängt am Mandat, das Ergebnis landet automatisch im Archiv. Vertretungsfälle sehen denselben Stand wie die zuständige Person, ohne dass jemand ein Postfach durchsuchen muss.

    Aufwand und Nutzen: Nutzen hoch, Aufwand mittel bis hoch. Der Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern darin, verstreute Listen und Gewohnheiten zusammenzuführen.

    Berufsrechtliche Grenze: Aufbewahrungspflichten und Nachweisführung bleiben Ihre fachliche Entscheidung. Wir setzen die Regeln technisch um, wir legen sie nicht fest.

    Voraussetzung: Eine verbindliche Entscheidung, welche Liste künftig die einzige ist. Ohne sie entsteht ein weiteres System neben den bestehenden.

Was sich in Kanzleien selten lohnt

Eine Beratung, die alles empfiehlt, ist keine. Von diesen fünf Vorhaben raten wir Kanzleien regelmäßig ab, weil der Aufwand den Nutzen übersteigt oder das Risiko in keinem Verhältnis steht:

  • Ein frei generierender Chat für Schriftsätze oder Bescheidprüfungen — er erfindet Fundstellen, und die Nachprüfung kostet mehr Zeit als das Selbstschreiben.
  • Der Wechsel der Kanzleisoftware, nur weil die Oberfläche altmodisch wirkt. Ein Umzug bindet ein Jahr Aufmerksamkeit und löst kein einziges Ablaufproblem.
  • Automatische Durchbuchung ohne Freigabeschritt. Der eingesparte Klick steht in keinem Verhältnis zum Haftungsrisiko.
  • Ein weiteres Werkzeug neben dem, das schon da ist. Sehr oft ist die gewünschte Funktion in der vorhandenen Software enthalten und nur nicht eingerichtet.
  • Digitalisierungsprojekte mitten in der Abgabe- oder Fristenspitze. Der Zeitpunkt entscheidet über den Erfolg mehr als die Softwareauswahl.

Anders sieht es aus, sobald die Grundlage stimmt: Ein Assistent auf gepflegten eigenen Dokumenten liefert belegte Antworten statt erfundener. Wie dieser Unterschied technisch zustande kommt, erklärt unser Artikel dazu, wie Retrieval Augmented Generation funktioniert.

Umsetzungsbausteine

Bausteine, mit denen wir das umsetzen

Diese Seite sagt, was sich für eine Kanzlei lohnt. Wie die einzelnen Bausteine technisch funktionieren, steht auf den jeweiligen Leistungsseiten. Wir kombinieren sie so, dass am Ende ein durchgehender Ablauf entsteht und nicht ein weiteres Einzelsystem.

KI-Wissensdatenbank (RAG)

Ein Assistent, der ausschließlich aus Ihren eigenen Dokumenten antwortet und jede Aussage mit der Fundstelle belegt.

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KI-Telefonassistent

Nimmt Standardanliegen auf, wenn niemand abheben kann, und übergibt strukturiert an die zuständige Person.

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Dokumentenmanagement (DMS)

Revisionssichere Ablage, Versionen und Aufbewahrung — damit Schriftverkehr auch nach Jahren auffindbar bleibt.

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Rechnungsmanagement mit Candis

Eingangsrechnungen digital erfassen, freigeben und an die Buchhaltung übergeben — auf Mandantenseite der halbe Belegfluss.

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Microsoft 365 in der Kanzlei

Postfächer, Ablage und Zusammenarbeit sauber aufgesetzt, mit Rechtekonzept statt gewachsener Freigaben.

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Individuelle Datenintegration

Wo zwei Systeme nicht von Haus aus zusammenpassen, bauen wir die Verbindung statt doppelter Pflege.

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Bevor Sie einzelne Bausteine auswählen, lohnt der Blick auf die Reihenfolge: Welcher Anwendungsfall bringt bei Ihnen zuerst etwas, und was muss dafür vorhanden sein? Genau das klärt der KI-Readiness-Check. Wenn Mandatszeiten und Vertretungen ohnehin ein Thema sind, gehört die digitale Zeiterfassung in dieselbe Betrachtung. Den branchenübergreifenden Rahmen finden Sie auf unserer Seite zur Digitalisierungsberatung für den Mittelstand.

So gehen wir vor

Von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb

In Kanzleien entscheidet der Zeitpunkt fast so stark wie die Auswahl: Zwischen Fristen und Abgabeterminen bleibt für eine Umstellung schlicht kein Raum. Wir legen den Einstieg deshalb bewusst in eine ruhige Phase des Kanzleijahres und nehmen den Ist-Zustand persönlich in Hannover und Umgebung auf. Alles Weitere läuft remote; Kanzleien außerhalb der Region binden wir über strukturierte Video-Termine ein.

  1. 01

    Bestandsaufnahme

    Wir gehen Ihre Abläufe vom Belegeingang bis zur Abgabe durch und halten fest, wo Medienbrüche und doppelte Erfassung sitzen. Bewusst außerhalb der Fristenspitze.

  2. 02

    Rahmen klären

    Bevor Technik kommt, stehen Verträge und Rollen: Verschwiegenheits-Verpflichtung in Textform, Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte und die Frage, wo welche Daten liegen.

  3. 03

    Pilot mit einem Anwendungsfall

    Ein Thema, eine Mandantengruppe, ein fester Zeitraum. So sehen Sie den Nutzen an echten Fällen, bevor die Kanzlei umgestellt wird.

  4. 04

    Ausrollen und begleiten

    Schulung am eigenen Fall, dokumentierte Abläufe und ein Ansprechpartner, der die Systeme auch danach betreut — nicht nur bis zum Projektende.

Sie wissen, wo es in der Kanzlei hakt, aber nicht, was berufsrechtlich sauber geht? Genau darüber sprechen wir zuerst.

Unverbindliches Erstgespräch vereinbaren

Förderung

Fördermittel für die Digitalisierung in der Kanzlei

Digitalisierungsvorhaben sind je nach Projekt und Bundesland förderfähig — auch in Kanzleien, sofern die Größenkriterien des jeweiligen Programms erfüllt sind. Die Programmlandschaft ändert sich allerdings laufend, und mehrere bekannte Programme sind in den vergangenen Jahren ausgelaufen. Wir prüfen zu Beginn, ob für Ihr Vorhaben überhaupt ein Programm läuft, und schneiden das Projekt so zu, dass ein Antrag Aussicht hat.

Ehrlich zur Einordnung: Wir sind Lotse, nicht Antragsteller. Verlangt ein Programm eine Registrierung oder Autorisierung der Beratung, nennen wir Ihnen die dafür zugelassenen Stellen — Yagemi besitzt eine solche Listung nicht, und eine Förderzusage kann Ihnen ausschließlich der Programmträger geben.

Welche Programme aktuell laufen, mit Konditionen, Quellenangabe und Stand-Datum, halten wir auf der Seite zur Fördermittelberatung für Digitalisierung und KI aktuell — damit hier keine veralteten Zahlen stehen.

FAQ

Häufige Fragen von Steuerberatern und Kanzleien

Welche Software nutzen Steuerberater?

In den meisten Kanzleien bildet eine Komplettlösung den Kern: Mandantenstamm, Buchführung, Abschluss und Deklaration in einem System, meist ergänzt um ein Mandantenportal. Darum herum liegen Dokumentenmanagement, Belegerfassung und Fristenwerkzeuge. Welche Kombination passt, hängt vom Mandantenmix und vom Belegvolumen ab, nicht vom Namen des Anbieters.

Welche Kanzleisoftware passt zu einer kleinen Kanzlei?

Für kleine Einheiten zählt weniger der Funktionsumfang als der Betriebsaufwand. Cloudbasierte Lösungen ersparen eigene Server und Updates, binden Sie aber enger an einen Anbieter. Lokale Installationen geben mehr Kontrolle und kosten mehr Pflege. Wir entscheiden das anhand Ihrer Teamgröße, Ihrer Vertretungsregelung und Ihrer vorhandenen IT.

Darf eine Kanzlei künstliche Intelligenz mit Mandantendaten nutzen?

Das Berufsrecht verbietet es nicht pauschal. § 62a Steuerberatungsgesetz und § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung erlauben ausdrücklich, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, soweit das erforderlich ist. Verlangt werden sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit samt Belehrung. Prüfen Sie jeden Dienst einzeln.

Werden Steuerberater durch KI ersetzt?

Ersetzt wird nicht der Beruf, sondern ein Teil der Routine. Sprachmodelle sortieren, lesen aus und schlagen vor. Die Verantwortung für Buchung, Erklärung und Beratung bleibt beim Berufsträger, ebenso die Haftung. In der Praxis verschiebt sich Arbeitszeit von der Erfassung hin zur Prüfung und zur Beratung.

Welche KI eignet sich für die Arbeit in einer Kanzlei?

Nicht das Modell entscheidet, sondern der Aufbau. Brauchbar ist ein Assistent, der ausschließlich aus Ihrem eigenen Bestand antwortet und jede Aussage mit der Fundstelle belegt. Frei generierende Chats erfinden Fundstellen und sind für Schriftsätze ungeeignet. Prüfen Sie außerdem Datenhaltung, Vertragsstufe und ob Eingaben zum Training verwendet werden.

Wie kann ich die Buchhaltung meiner Mandanten digitalisieren?

Beginnen Sie beim Mandanten, nicht in der Kanzlei. Solange Belege als Ordner ankommen, hilft keine Erkennungssoftware. Führen Sie einen festen digitalen Belegweg ein, starten Sie mit einer kleinen Gruppe mitziehender Mandanten und erweitern Sie erst danach. Vorkontierung und Prüfregeln kommen als zweiter Schritt.

Wie lange dauert die Einführung in einer Kanzlei?

Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Anwendungsfall wie eine interne Wissensdatenbank oder ein digitaler Belegweg ist überschaubar. Ein Wechsel der Kanzleisoftware betrifft dagegen jeden Arbeitsplatz und jede Akte. Wir legen Termine bewusst außerhalb der Abgabe- und Fristenspitzen und arbeiten in Schritten statt in einem Umstellungstag.

Beraten Sie auch steuerlich oder rechtlich?

Nein. Wir sind IT-Dienstleister und geben weder Steuer- noch Rechtsberatung. Wir wählen Systeme aus, verbinden sie, automatisieren Abläufe und richten die technischen Voraussetzungen ein, die Ihre Verschwiegenheitspflicht und der Datenschutz verlangen. Die fachliche und berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen und Ihrer Kammer.

Belege

Quellen & offizielle Informationen

Alle auf dieser Seite genannten Vorschriften stammen aus den amtlichen beziehungsweise offiziellen Fassungen. Wir geben sie wieder, wir legen sie nicht aus. Ergänzend verlinken wir die Themenseite der Bundessteuerberaterkammer (BStBK).

Alle Links öffnen in einem neuen Tab. Zuletzt geprüft am 31. August 2026 (Stand: August 2026). Gesetzestexte ändern sich — prüfen Sie den aktuellen Wortlaut vor jeder Entscheidung an der Quelle.

Dies ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Yagemi ist IT-Dienstleister. Die berufsrechtliche und steuerliche Bewertung Ihres konkreten Falls treffen Sie selbst, Ihre Kammer oder eine dazu befugte Person.

Digitalisierung Ihrer Kanzlei besprechen

Schildern Sie uns kurz, wo in Ihrer Kanzlei die meiste Zeit verloren geht. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.

Lars Paetzold, Inhaber & Gründer von Yagemi

Ihr Ansprechpartner

Lars Paetzold

Inhaber & Gründer. Über 20 Jahre E-Commerce und Digitalisierung im Mittelstand. Antwortet persönlich auf Ihre Anfrage.

Direkter Kontakt
  • Telefon+49 511 9999 3960
  • E-Mailinfo@yagemi.de
  • ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr
  • EinsatzgebietHannover und Umgebung · DACH remote
  • Vertragsrahmen vor dem ersten Zugriff
  • Anbieterneutrale Auswahl, keine Lizenzprovision
  • Pilot statt Umstellungstag
  • Betreuung auch nach der Einführung