Digitalisierung & KI für Praxis, MVZ und Pflegedienst

Digitalisierung im Gesundheitswesen und in der Pflege: Verwaltung entlasten

Wir arbeiten dort, wo Ihr Team die meiste Zeit verliert und niemand eine Zulassung braucht: am Telefon, an der Terminvergabe, an Dienstplan und Papierablage. Medizinische Systeme, Telematikinfrastruktur und Abrechnung fassen wir nicht an — das sagen wir Ihnen im ersten Gespräch, nicht in der Schlussrechnung. Vor Ort in Hannover und Umgebung, remote im gesamten DACH-Raum.

Kostenfreie Erstberatung anfragen Was wir nicht übernehmen
Flache Illustration: Empfangstresen mit klingelndem Telefon, Terminkalenderblatt, beschrifteten Aktenordnern und Wanduhr; rechts daneben ein verschlossener Schrank für die getrennt bleibenden Patientendaten
Verwaltung & Kommunikation unser Arbeitsbereich Praxis · MVZ · Pflegedienst Zielgruppe ohne Patientendaten Grundregel Burgwedel bei Hannoverremote im DACH-Raum
Auf einen Blick
  • Für wenArztpraxis, MVZ, Pflegedienst, Pflegeheim
  • Unser BereichVerwaltung, Kommunikation, Organisation
  • Nicht enthaltenMedizin, Telematik, Abrechnung, Pflegedoku
  • EinsatzgebietHannover · DACH remote
  • ErfahrungÜber 20 Jahre E-Commerce und IT
  • ErstgesprächKostenfrei, unverbindlich
  • Telefon+49 511 9999 3960
  • ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr

Der Alltag

Wo Verwaltung Zeit frisst, die am Patienten fehlt

Praxen und Pflegedienste scheitern selten an fehlender Fachsoftware. Sie verlieren Zeit an den Stellen dazwischen — dort, wo ein Anruf, ein Zettel oder eine Rückfrage den Ablauf unterbricht. Genau diese Stellen lassen sich verbessern, ohne ein einziges Fachverfahren anzufassen.

Sechs Unterbrechungen, die sich wiederholen

  • Das Telefon klingelt während der Behandlung. Die Praxisfachkraft legt die Instrumente aus der Hand — und am anderen Ende geht es um einen Rezeptwunsch.
  • Der ambulante Dienst ist morgens auf Tour, genau dann, wenn Angehörige, Hausarztpraxen und Apotheken anrufen. Der Anrufbeantworter füllt sich, die Rückrufe fressen den Nachmittag.
  • Früh-, Spät- und Nachtdienst entstehen in einer Excel-Tabelle. Ein einziger Krankheitsfall löst eine Kette von Telefonaten aus.
  • Einwilligungen, Hygienepläne, Wartungsnachweise für Geräte und Pflegeverträge liegen in Ordnern. Wer etwas sucht, geht ins Archiv.
  • Neue Kolleginnen und Kollegen fragen dieselben Dinge: Wo steht der Standard dafür? Wer ist am Wochenende erreichbar? Das Wissen steckt in Köpfen und Aktenordnern.
  • Rechnungen von Sanitätshaus, Fahrdienst, Wäscherei und Praxisbedarf kommen per Post und wandern durch drei Hände, bevor sie freigegeben sind.

Diese Liste hat eine Gemeinsamkeit: Kein einziger Punkt betrifft die Behandlung. Es geht um Erreichbarkeit, Termine, Papier, Planung und Wissen — also um Organisation. Deshalb braucht keiner dieser Punkte ein zugelassenes Medizinprodukt und keiner davon Zugriff auf die Patientenakte.

Das ist die Ausgangslage, mit der wir arbeiten. Wir kommen nicht mit einem Produktkatalog, sondern schauen uns zuerst an, welche Unterbrechung Ihr Team am häufigsten trifft. Wie wir bei Digitalisierungsvorhaben allgemein vorgehen, beschreibt unsere Digitalisierungsberatung für den Mittelstand; wenn es um den Einstieg in KI-Themen geht, hilft der Weg über eine KI-Strategie mit Readiness-Check.

Zuständigkeit

Wo unsere Rolle endet

Yagemi ist ein IT- und E-Commerce-Haus, kein Hersteller medizinischer Software. Wir arbeiten ausschließlich an Verwaltungs-, Kommunikations- und Organisationsprozessen. Alles, was eine Zulassung, eine Zertifizierung oder eine Approbation voraussetzt, bleibt bei Ihrem Fachsystem-Hersteller und Ihrem TI-Dienstleister. Diese Grenze ziehen wir vor dem Angebot, nicht danach.

Was wir übernehmen

  • Telefonie und Erreichbarkeit: Anlage, Rufverteilung, Ansagen, Rufbereitschaft — und ein KI-Telefonassistent für wiederkehrende Anliegen.
  • Termin- und Erinnerungsprozesse rund um Ihr bestehendes System, inklusive der Frage, welche Kanäle Ihre Patienten überhaupt nutzen.
  • Verwaltungsdokumente: Verträge, Personalunterlagen, Nachweise, Eingangsrechnungen — Ablage, Fristen und Freigaben.
  • Dienstplanung und Zeiterfassung, angebunden an Ihre Lohnbuchhaltung.
  • Internes Organisationswissen: Standards, Abläufe, Einarbeitung — als durchsuchbare Wissensbasis ohne Patientenbezug.
  • Arbeitsplätze und Grundlagen: Microsoft 365, Postfächer, Geräte, Berechtigungen, Datensicherung.

Was wir nicht übernehmen

  • Medizinprodukte, Diagnostik und jede Software, die an einer Behandlungsentscheidung mitwirkt.
  • Telematikinfrastruktur — Konnektor, elektronische Patientenakte, E-Rezept, KIM. Diese Komponenten durchlaufen ein eigenes Zulassungsverfahren bei der gematik.
  • Abrechnung nach dem Sozialgesetzbuch, nach EBM oder GOÄ. Dafür sind Ihr Praxissystem, Ihre Kassenärztliche Vereinigung und Ihr Abrechnungsdienstleister zuständig.
  • Pflegedokumentation und Leistungsnachweise nach dem Elften Sozialgesetzbuch. Dokumentationspflichtige Fachsoftware ersetzen wir nicht.
  • Auswahl oder Ablösung Ihres Praxisverwaltungssystems beziehungsweise Ihrer Pflegesoftware.
  • Verarbeitung von Patienten- oder Bewohnerdaten in Systemen, die wir betreiben.

Diese Trennung kostet uns Aufträge — und sie erspart Ihnen ein Projekt, das an einer Zulassungsfrage scheitert. Wenn Ihr Anliegen unter „Was wir nicht übernehmen" steht, sagen wir Ihnen das im ersten Telefonat und nennen Ihnen, soweit wir es können, die richtige Anlaufstelle.

Anwendungsfälle

Sechs Anwendungsfälle aus Verwaltung und Kommunikation

Zu jedem Fall steht hier, was er voraussetzt und wann er sich nicht lohnt. Ein Anwendungsfall ohne Voraussetzung ist ein Verkaufsversprechen, kein Plan.

  1. 01

    Telefon-Entlastung in Praxis und Pflegedienst

    Der teuerste Anruf ist der zur Unzeit. Ein KI-Telefonassistent nimmt wiederkehrende Anliegen entgegen — Rezeptwunsch, Terminverschiebung, Öffnungszeiten, Rückrufbitte — und gibt alles andere an einen Menschen weiter. Notfälle gehören nicht in eine Warteschleife: Das sagt der Assistent an und leitet sofort durch.

    Voraussetzung: Eine Telefonanlage, die sich umleiten lässt, und eine klare Liste der Anliegen, die der Assistent beantworten darf.

    Lohnt sich nicht, wenn: Ihre Anrufe sind fast immer individuelle medizinische Rückfragen. Dann bringt eine saubere Rufverteilung mehr als ein Assistent.

  2. 02

    Termine und Erinnerungen ordnen

    Termine kommen über drei Wege herein — Telefon, Tresen, Portal — und laufen an drei Stellen auseinander. Wir sortieren zuerst die Wege und stellen erst danach Technik daneben. Erinnerungen laufen automatisch, damit niemand aus dem Team sie von Hand verschickt.

    Voraussetzung: Ihr Kalender liegt im Fachsystem und lässt Termine lesen oder exportieren.

    Lohnt sich nicht, wenn: Ihr Praxissystem bringt ein Terminmodul mit, das Ihr Team bereits nutzt. Dann verbessern wir das, statt ein zweites System danebenzustellen.

  3. 03

    Verwaltungsdokumente statt Patientenakte

    Verträge mit Kostenträgern, Lieferantenrechnungen, Wartungsnachweise, Personalunterlagen, Hygienepläne: die Ordner, die niemand vermisst und alle suchen. Das sind keine Behandlungsdaten. Sie lassen sich digital ablegen, mit Fristen und Freigaben versehen, ohne die Patientenakte zu berühren.

    Voraussetzung: Eine Entscheidung, welche Unterlagen aus Aufbewahrungsgründen in Papier bleiben und welche nicht.

    Lohnt sich nicht, wenn: Sie wollen die Patientenakte digitalisieren. Die gehört ins Fachsystem, nicht in eine allgemeine Dokumentenablage.

  4. 04

    Dienstplan und Zeiterfassung

    Früh-, Spät- und Nachtdienst, Rufbereitschaft, Touren, Springer: Kaum eine Branche plant komplizierter, und kaum eine plant so häufig in Excel. Digitale Zeiterfassung nimmt der Leitung das Nachrechnen ab und liefert der Lohnbuchhaltung saubere Daten statt Zetteln.

    Voraussetzung: Klarheit über Dienstarten, Zuschläge und die Frage, wer den Plan am Ende freigibt.

    Lohnt sich nicht, wenn: Ihre Pflegesoftware bildet die Dienstplanung vollständig ab und Ihre Lohnabrechnung liest sie bereits.

  5. 05

    Internes Wissen auffindbar machen

    Standards, Verfahrensanweisungen, Notfallnummern, Einarbeitungspläne — dieses Wissen liegt in Ordnern, auf Laufwerken und in Köpfen. Eine durchsuchbare Wissensbasis beantwortet Teamfragen und verweist dabei auf das Originaldokument. Sie enthält Organisationswissen, keine Patientendaten; diese Trennung legen wir technisch fest, nicht nur als Regel.

    Voraussetzung: Die Dokumente liegen digital vor und haben eine verantwortliche Person, die sie aktuell hält.

    Lohnt sich nicht, wenn: Ihre Unterlagen sind veraltet. Dann bringen wir zuerst den Bestand in Ordnung — eine Suche über falsche Inhalte macht es schlimmer.

  6. 06

    Rechnungs- und Belegfluss

    Sanitätshaus, Fahrdienst, Wäscherei, Praxisbedarf, Gerätewartung: Eingangsrechnungen kommen aus vielen Richtungen und wandern durch mehrere Hände. Ein geordneter Belegfluss mit digitaler Freigabe und Übergabe an die Steuerkanzlei spart der Verwaltung Wege und der Kanzlei Rückfragen.

    Voraussetzung: Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit digitalen Belegen, und Sie legen fest, wer welche Rechnung freigibt.

    Lohnt sich nicht, wenn: Es fällt nur eine Handvoll Eingangsrechnungen im Monat an. Dann ist der Einrichtungsaufwand größer als der Nutzen.

Für die Kommunikation mit Angehörigen und Zuweisern kommt je nach Haus ein weiterer Weg dazu: ein Chatbot auf der eigenen Website für wiederkehrende Fragen oder ein Kanal über WhatsApp Business. Wie ein Sprachassistent am Telefon tatsächlich arbeitet, erklärt unser Beitrag Voicebot: KI am Telefon für den Kundenservice.

Datenschutz & KI-Grenzen

Gesundheitsdaten, Schweigepflicht und die Grenzen der KI-Verordnung

Drei Regelwerke bestimmen, was in diesem Umfeld geht und was nicht. Wir gehen sie vor dem Projekt durch, nicht wenn es hakt. Der einfachste Weg zu einem sauberen Ergebnis ist meist der, bei dem geschützte Daten die Lösung gar nicht erreichen.

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt

Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung zählt Gesundheitsdaten zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur unter engen Ausnahmen zulässig. Genau deshalb bauen wir unsere Lösungen so, dass sie diese Daten gar nicht erst berühren. Damit entfällt für Ihr Vorhaben die Frage nach einer Rechtsgrundlage, bevor sie überhaupt entsteht.

Die Schweigepflicht schließt IT-Dienstleister ein

Paragraf 203 des Strafgesetzbuchs stellt die Verletzung von Privatgeheimnissen unter Strafe und benennt ausdrücklich auch sonstige mitwirkende Personen. IT-Dienstleister fallen darunter. Wir lassen uns förmlich zur Geheimhaltung verpflichten, bevor wir an Systeme gehen, und halten schriftlich fest, worauf ein Zugriff überhaupt möglich ist.

Wo die KI-Verordnung ein anderes Regime beginnt

Anhang III der KI-Verordnung listet die Hochrisiko-Anwendungen. Dort stehen unter anderem KI-Systeme für die Triage von Patienten in Notfällen und für Entscheidungen über Beschäftigte. Solche Systeme bauen und betreiben wir nicht. Ein Telefonassistent, der Öffnungszeiten nennt und Rückrufe notiert, gehört nicht in diese Kategorie.

Wer KI über einzelne Werkzeuge hinaus einsetzen will, braucht ohnehin eine Ordnung dafür: ein Verzeichnis der eingesetzten Systeme, eine Risiko-Einstufung und einen Freigabeweg. Das beschreibt unsere Seite zu KI-Governance und EU AI Act. Was Ihr Team bei alltäglichen KI-Werkzeugen beachten sollte, steht im Beitrag ChatGPT datenschutzkonform im Unternehmen nutzen. Für Pflegeeinrichtungen ziehen wir die Grenze entlang einer einzigen Linie: Dienstplan, Diktat und Telefon sind Organisation, eine automatisierte Sturzvorhersage ist Medizinprodukterecht und fällt unter Artikel 9 DSGVO. Welche vier Felder tatsächlich entlasten und von welchen zwei wir abraten, trennt unser Artikel KI in der Pflege: Entlastung, Grenzen, Datenschutz im Einzelnen.

Umsetzung

Womit wir das umsetzen

Wir verkaufen keine Branchenlösung von der Stange. Wir kombinieren Bausteine, die wir täglich selbst betreuen — und lassen weg, was Ihr Haus nicht braucht.

KI-Telefonassistent

Nimmt Anrufe an, wenn das Team am Patienten ist, und übergibt alles Nicht-Standardisierte an einen Menschen.

Mehr erfahren

Digitale Zeiterfassung

Dienstarten, Zuschläge und Touren sauber erfasst — und als belastbare Vorlage für die Lohnabrechnung.

Mehr erfahren

Dokumentenmanagement

Verträge, Nachweise und Personalunterlagen mit Fristen und Freigaben statt im Aktenordner im Archiv.

Mehr erfahren

KI-Wissensdatenbank

Standards und Abläufe beantworten Teamfragen selbst — mit Verweis auf das Originaldokument.

Mehr erfahren

Microsoft 365

Postfächer, Dateiablage und Berechtigungen als Grundlage, auf der alles Weitere aufsetzt.

Mehr erfahren

Telefonanlage mit Teams

Erreichbarkeit über Standorte und Touren hinweg, ohne dass jemand eine private Nummer herausgibt.

Mehr erfahren

Wenn zwei Systeme Daten austauschen sollen, die dafür nicht gebaut wurden, entsteht der Rest über eine individuelle Datenintegration — und auch dabei bleibt die Regel: Organisationsdaten ja, Behandlungsdaten nein.

Zusammenarbeit

So läuft die Zusammenarbeit

Wir starten nie mit einem Gesamtprojekt. Ein Anwendungsfall, der im Alltag hält, überzeugt ein Team schneller als jede Präsentation.

Ablauf einer Zusammenarbeit in fünf Schritten mit Ergebnis je Schritt
SchrittWas wir tunWas danach vorliegt
Erstgespräch Wir hören zu, wo Zeit verloren geht, und sagen direkt, was außerhalb unserer Zuständigkeit liegt. Eine ehrliche Einschätzung, ob wir für Ihr Vorhaben die Richtigen sind.
Ablauf-Aufnahme Wir begleiten einen typischen Vormittag am Empfang oder in der Einsatzleitung und halten jeden Medienbruch fest. Eine Liste Ihrer Abläufe, sortiert nach Aufwand und Nutzen.
Abgrenzung Wir legen fest, welche Daten das Vorhaben berührt, und trennen Organisationsdaten sauber von Behandlungsdaten. Eine dokumentierte Abgrenzung samt Verpflichtung zur Geheimhaltung.
Pilot Wir setzen einen einzigen Anwendungsfall um, meist die Telefonie, und messen ihn an Ihrem Alltag. Ein laufender Anwendungsfall statt eines Konzeptpapiers.
Ausbau & Betrieb Wir erweitern schrittweise, schulen das Team und betreuen die Systeme im laufenden Betrieb. Ein Fahrplan für die nächsten Schritte und ein fester Ansprechpartner.

Sie wissen, welche Unterbrechung Ihr Team am meisten kostet? Dann fangen wir genau dort an.

Digitalisierung besprechen

Fördermittel

Wir sind Lotse, nicht Antragsteller

Digitalisierungsvorhaben werden je nach Bundesland und Programm öffentlich gefördert. Die Programmlandschaft ändert sich allerdings laufend, und ein Teil der Programme setzt eine bei der Förderstelle gelistete Beratung voraus. Eine solche Registrierung oder Autorisierung besitzen wir nicht — wir behaupten sie deshalb auch nirgends.

Was wir tun: Wir ordnen ein, welche Wege für Ihr Vorhaben überhaupt in Frage kommen, und schneiden das Projekt so zu, dass ein Antrag Aussicht hat. Wo eine Listung nötig ist, verweisen wir auf autorisierte Dritte. Eine Förderzusage erteilt ausschließlich der Programmträger. Welche Programme aktuell laufen und welcher Weg zu welchem Vorhaben passt, steht ausführlich auf unserer Seite zur Fördermittelberatung für Digitalisierung und KI.

FAQ

Häufige Fragen aus Praxis und Pflegedienst

Was versteht man unter Digitalisierung im Gesundheitswesen?

Digitalisierung im Gesundheitswesen meint die Umstellung analoger Abläufe auf digitale Systeme — von der Patientenakte über die Videosprechstunde bis zur reinen Verwaltung. Yagemi arbeitet ausschließlich am Verwaltungs- und Kommunikationsteil: Telefonie, Termine, Dokumente, Dienstplan. Die medizinischen Anwendungen bleiben bei Ihrem Praxissystem und Ihrem Anbieter für die Telematikinfrastruktur.

Welche Beispiele für Digitalisierung gibt es in Praxis und Pflegedienst?

In der Praxis sind es meist vier Felder: Anrufe, die während der Behandlung hereinkommen, Terminvergabe und Erinnerungen, Verwaltungsdokumente außerhalb der Patientenakte sowie Dienstplan und Zeiterfassung. Im ambulanten Dienst kommt die Erreichbarkeit während der Tour hinzu. Alle diese Felder lassen sich ohne Zugriff auf Behandlungsdaten verbessern.

Welche Software benutzen Arztpraxen und Pflegedienste?

Praxen arbeiten mit einem Praxisverwaltungssystem, ambulante Dienste mit einer Pflegesoftware. Beide hängen an Zulassungen, Schnittstellen und Dokumentationspflichten — wir wählen sie weder aus noch ersetzen wir sie. Wir setzen daneben an: an Telefonanlage, Terminwegen, Dokumentenablage und Zeiterfassung, also dort, wo kein Fachverfahren vorgeschrieben ist.

Dürfen externe IT-Dienstleister auf Patientendaten zugreifen?

Nur unter engen Bedingungen. Paragraf 203 des Strafgesetzbuchs erfasst ausdrücklich auch sonstige mitwirkende Personen, zu denen IT-Dienstleister zählen; ohne förmliche Verpflichtung zur Geheimhaltung geht nichts. Wir gehen einen Schritt weiter und schneiden unsere Lösungen so zu, dass sie Patienten- und Bewohnerdaten gar nicht erst berühren.

Darf künstliche Intelligenz in einer Arztpraxis eingesetzt werden?

Ja, aber nicht überall. In Organisation und Kommunikation ist KI unkritisch, etwa als Telefonassistent für wiederkehrende Anliegen. Sobald ein System an medizinischen Entscheidungen, an der Triage in Notfällen oder an Personalentscheidungen mitwirkt, greift der Hochrisiko-Teil der KI-Verordnung mit eigenen Pflichten. Solche Systeme bauen wir nicht.

Wo liegen die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung im Gesundheitswesen?

Drei Punkte stehen typischerweise im Weg: die Zeit, weil jede Einführung neben dem laufenden Betrieb stattfindet; der Datenschutz, weil Gesundheitsdaten besonders geschützt sind; und die Sorge, dass ein weiteres System die Arbeit nicht weniger macht. Deshalb beginnen wir mit einem einzelnen Anwendungsfall statt mit einem Gesamtprojekt.

Gibt es Förderung für die Digitalisierung im Gesundheitswesen?

Je nach Bundesland und Vorhaben kommen Programme in Frage. Sie wechseln laufend, und einige setzen eine bei der Förderstelle gelistete Beratung voraus — diese Listung besitzen wir nicht. Wir prüfen, welche Wege zu Ihrem Vorhaben passen, und schneiden das Projekt förderfähig zu. Eine Förderzusage erteilt allein der Programmträger.

Übernimmt Yagemi die Anbindung an die Telematikinfrastruktur?

Nein. Konnektor, elektronische Patientenakte, E-Rezept und KIM gehören zur Telematikinfrastruktur; ihre Komponenten durchlaufen bei der gematik ein Zulassungs- und Bestätigungsverfahren. Zuständig sind der Hersteller Ihres Praxisverwaltungssystems und Ihr TI-Dienstleister. Wir arbeiten daneben: an Telefonie, Terminen, Verwaltungsdokumenten und Dienstplan. Wo unsere Arbeit an dieselbe Leitung oder denselben Arbeitsplatz stößt, stimmen wir uns mit Ihrem TI-Dienstleister ab.

Belege

Quellen & offizielle Informationen

Die auf dieser Seite genannten Regelungen stammen aus diesen Quellen. Alle Links wurden am 31. August 2026 geprüft und öffnen in einem neuen Tab.

Stand: 31. August 2026. Dieser Abschnitt ordnet die Rechtslage aus IT-Sicht ein und ist keine Rechtsberatung. Für die Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsberatung, Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihre Kammer. Gesetzeslage und Programme ändern sich; wir prüfen die Angaben regelmäßig nach.

Digitalisierung für Praxis und Pflegedienst anfragen

Schildern Sie uns, welche Unterbrechung Sie am meisten kostet. Wir sagen Ihnen im ersten Gespräch, ob wir dafür zuständig sind — und wenn nicht, wer es ist. Kostenfrei und unverbindlich.

Lars Paetzold, Inhaber & Gründer von Yagemi

Ihr Ansprechpartner

Lars Paetzold

Inhaber & Gründer. Über 20 Jahre E-Commerce- und IT-Erfahrung. Antwortet persönlich auf Ihre Anfrage.

Direkter Kontakt
  • Telefon+49 511 9999 3960
  • E-Mailinfo@yagemi.de
  • ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr
  • Vor OrtBurgwedel bei Hannover · remote im DACH-Raum
  • Klare Zuständigkeitsgrenze schon im Erstgespräch
  • Ein Anwendungsfall als Pilot statt Gesamtprojekt
  • Verpflichtung zur Geheimhaltung, bevor wir an Systeme gehen
  • Betreuung im laufenden Betrieb, nicht nur zur Einführung