Anbieterneutrale Auswahl und Einführung

Digitale Zeiterfassung einführen — passend zum Betrieb, nicht zum Prospekt

Sie bekommen ein System, das Ihre Schichten, Baustellen und Projektzeiten wirklich abbildet und die Stunden sauber in die Lohnabrechnung übergibt. Wir nehmen die Anforderungen auf, prüfen die Systemtypen mit Ihren Daten und begleiten Rollout und Schulung. Ein eigenes Zeiterfassungsprodukt verkaufen wir nicht.

Flache Illustration: ein handschriftlicher Stundenzettel geht über in Smartphone-App, Terminal mit Chipkarte und Weboberfläche — alle drei Wege laufen in einen Lohn-Beleg zusammen
4 Systemtypen App · Terminal · Browser · ERP-Modul anbieterneutral kein eigenes Produkt Lohn & HR Schnittstelle geprüft Burgwedel bei Hannoverremote im DACH-Raum
Digitale Zeiterfassung auf einen Blick
  • LeistungAnforderungsprofil, Systemauswahl, Integration, Rollout, Schulung, Betrieb
  • AnbieterbindungKeine — wir verkaufen kein eigenes Produkt zur Zeiterfassung
  • SystemtypenApp, Terminal, Browser-Oberfläche, Modul im ERP- oder Lohnsystem
  • SchnittstellenLohnabrechnung, HR-System, ERP und Projektzeiten
  • RechtsrahmenErfassungspflicht seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022, derzeit ohne Formvorschrift
  • EinsatzgebietVor Ort in Hannover · remote im gesamten DACH-Raum
  • AnsprechpartnerLars Paetzold, Inhaber & Gründer
  • Kontakt+49 511 9999 3960 · info@yagemi.de
  • ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr

Ausgangslage

Stempelzettel, Excel-Listen und Nacherfassung am Monatsende

In den meisten Betrieben ist Zeiterfassung kein Softwarethema, sondern ein Sammelproblem aus Papier, Tabellen und Gedächtnis. Es fällt erst auf, wenn die Abrechnung klemmt oder jemand einen Nachweis verlangt.

  • Stundenzettel kommen auf Papier zurück — unleserlich, unvollständig und oft erst kurz vor der Abrechnung.
  • Excel-Listen liegen auf mehreren Rechnern. Niemand weiß sicher, welche Fassung die aktuelle ist.
  • Die Lohnbuchhaltung tippt jeden Monat dieselben Zahlen erneut ab und klärt Rückfragen per Telefon.
  • Montage und Außendienst melden Zeiten per Zuruf oder Nachricht — eine Zuordnung zu Projekten fehlt.
  • Überstunden- und Urlaubskonten führt jede Abteilung anders. Differenzen fallen erst im Streitfall auf.
  • Ein lückenloser Nachweis fehlt, weil die Aufzeichnung erst nachträglich aus der Erinnerung entsteht.

Der teure Teil ist selten die Erfassung selbst, sondern alles danach: Rückfragen, Korrekturen und doppelte Eingaben zwischen Abteilungen. Genau dort setzen wir an — mit einem System, das zu Ihren Arbeitsformen passt, und mit sauberen Übergängen zu Lohn, Personal und Projekten. Wie sich ein solcher Schritt in eine größere Reihenfolge einordnet, zeigt unser Leitfaden zur Digitalisierung im Mittelstand; den Rahmen dafür setzt unsere Digitalisierungsberatung.

Zum 1. Januar 2027 bekommt das Sammelproblem außerdem einen Termin: Der gesetzliche Mindestlohn steigt auf 14,60 Euro, die Minijob-Grenze auf 633 Euro — beides steht seit November 2025 im Bundesgesetzblatt. Wer Stunden weiter auf Zetteln sammelt, bemerkt eine überschrittene Grenze erst im Nachhinein, und Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sind nach § 21 Abs. 3 MiLoG mit bis zu 50.000 Euro bewehrt — nicht mit den oft genannten 30.000. Was sich zum Jahreswechsel sonst noch ändert, haben wir im Beitrag zum Mindestlohn 2027 zusammengestellt.

Rechtsrahmen

Was heute gilt — und was der Gesetzentwurf ändern soll

Die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, besteht bereits. Eine Pflicht zur elektronischen Form besteht bisher nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und verwenden müssen. Wie erfasst wird, ist derzeit offen — genau das soll sich ändern.

Was heute gilt

  • Erfassungspflicht für Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — hergeleitet aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21).
  • Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen (Bundesministerium für Arbeit und Soziales).
  • § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz verlangt Nachweise über Mehrarbeit und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
  • Für Minijobs und die Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG — dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit — gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Aufzeichnung binnen sieben Tagen, Aufbewahrung zwei Jahre.
  • Verstöße gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung können nach § 25 Arbeitsschutzgesetz mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Was der Entwurf vorsieht

Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Erfassungspflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten (Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales). Nach dem vorliegenden Referentenentwurf soll die Erfassung grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfolgen; vorgesehen sind gestaffelte Übergangsfristen und eine dauerhafte Erleichterung für Kleinstbetriebe (Quelle: IHK Rhein-Neckar).

Wichtig: Der Entwurf ist nicht verabschiedet. Die Bundesregierung hat auf Anfrage im Bundestag keinen Zeitplan genannt. Konkrete Fristen, Schwellenwerte und ein Inkrafttretensdatum stehen deshalb nicht fest und werden hier bewusst nicht als Fakt genannt.

Praktisch heißt das: Wer jetzt elektronisch erfasst, erfüllt die geltende Pflicht ohnehin und ist auf eine spätere Formvorgabe vorbereitet. Ein Grund zur Eile aus Fristendruck besteht dagegen nicht.

Für Ihre Planung zählt die Unterscheidung: Die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen, besteht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 und ist formfrei. Eine Pflicht zur elektronischen Form gibt es bis heute nicht — der Entwurf, der sie einführen würde, ist nicht amtlich veröffentlicht und nennt kein Inkrafttretensdatum. Den Entwurfstext, die gestaffelten Übergangsfristen und den geprüften Verfahrensstand haben wir im Beitrag zur Arbeitszeitgesetz-Reform und der elektronischen Zeiterfassung aufgeschlüsselt.

Stand aller Rechtsangaben: 31. August 2026. Alle Belege finden Sie unten unter Quellen & offizielle Informationen. Dies ist keine Rechtsberatung — für eine verbindliche Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht.

Systemtypen

Vier Systemtypen — welcher zu welchem Betrieb passt

Die Frage nach dem besten System lässt sich nicht allgemein beantworten, die nach dem passenden Systemtyp schon. Vier Bauformen decken den Markt praktisch vollständig ab. Sie unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als darin, wo und wie Ihre Leute tatsächlich arbeiten.

Systemtyp Passt für Aufwand bei der Einführung Typische Stolpersteine
App auf dem Smartphone Montage, Außendienst, Baustelle, wechselnde Einsatzorte, kleine mobile Teams Gering: Konten anlegen, App verteilen, Regeln testen Private Geräte brauchen eine schriftliche Nutzungsregel. Standorterfassung ist datenschutz- und mitbestimmungsrelevant. Ohne Offline-Modus verlieren Sie Zeiten im Funkloch.
Terminal mit Karte oder Transponder Produktion, Lager, Werkstatt, Schichtbetrieb, Teams ohne Firmenhandy Mittel: Hardware, Montage, Netzanschluss, Kartenausgabe Zum Schichtwechsel entstehen Warteschlangen, wenn nur ein Terminal steht. Karten gehen verloren. Biometrische Verfahren sind rechtlich heikel und selten nötig.
Browser-Oberfläche am Arbeitsplatz Büro, Verwaltung, Homeoffice, Teams mit festem Bildschirmarbeitsplatz Gering: Zugänge, Rollen und Arbeitszeitmodelle einrichten Wer keinen eigenen Rechner hat, bleibt außen vor. Ohne Erinnerung wird aus der Erfassung schnell wieder eine Nacherfassung am Tagesende.
In ERP, Lohn- oder Projektsystem integriert Betriebe, die Zeiten direkt auf Aufträge, Projekte oder Kostenstellen buchen Hoch: Stammdaten, Rollen, Schnittstelle, Abnahmetest mit echtem Abrechnungslauf Das Zeitmodul folgt der Logik des Hauptsystems, nicht Ihrer. Sonderfälle wie Zuschläge oder Bereitschaft sind oft teurer nachzubilden als in einer eigenständigen Lösung.

In der Praxis mischen viele Betriebe zwei Typen: ein Terminal für die Produktion, die App für Montage und Außendienst. Das ist kein Kompromiss, sondern meist die ehrlichere Lösung — solange beide Wege in dieselbe Auswertung laufen. Für verteilte Teams lohnt vorab ein Blick darauf, wie Sie Homeoffice einrichten und welche Regeln dort gelten.

Auswahl

Acht Fragen, die vor der Auswahl beantwortet sein müssen

Fast jede Fehlentscheidung bei der Zeiterfassung geht auf eine dieser acht Fragen zurück, die vor dem Vertrag niemand gestellt hat. Weil wir kein eigenes Produkt vertreiben, können wir sie ergebnisoffen mit Ihnen durchgehen — die Antworten führen zum System, nicht umgekehrt.

Schicht- und Arbeitszeitmodelle

Bilden Sie Gleitzeit, Schichtpläne, Bereitschaft, Nacht- und Sonntagszuschläge ab? Genau hier scheitern günstige Lösungen. Prüfen Sie Ihre drei kompliziertesten Fälle im Test, nicht den Normalfall.

Außendienst, Montage und Baustelle

Wird ohne Empfang erfasst und später synchronisiert? Lassen sich Fahrt-, Rüst- und Arbeitszeit trennen? Ohne Offline-Betrieb entstehen genau dort Lücken, wo der Nachweis am wichtigsten ist.

Projekt- und Auftragszeiten

Sollen Zeiten nur die Anwesenheit belegen oder auch auf Aufträge und Kostenstellen laufen? Aus dieser Antwort folgt, ob eine reine Zeiterfassung reicht oder das System an Ihr ERP andocken muss.

Schnittstelle zur Lohnabrechnung

Welche Exportformate unterstützt das System, und passen sie zu Ihrem Lohnprogramm oder Steuerbüro? Ein Export, den jemand von Hand nachbearbeitet, verschiebt das Problem nur nach hinten.

Datenschutz und Standortdaten

Welche Daten entstehen, wer sieht sie, wie lange bleiben sie gespeichert? Standort- und Gerätedaten brauchen eine Rechtsgrundlage und eine klare Regelung. Aktivieren Sie nur, was Sie fachlich begründen können.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- und Leistungskontrolle zu beteiligen. Klären Sie den Rahmen vor der Auswahl — nachträgliche Verhandlungen kosten Monate.

Wachstum und Skalierung

Was kostet das System bei doppelter Belegschaft, einem zweiten Standort oder einer weiteren Gesellschaft? Lizenzmodelle skalieren sehr unterschiedlich. Rechnen Sie Ihren Wachstumsfall vor der Entscheidung durch.

Betrieb, Support und Datenexport

Wer hilft, wenn zum Monatsende etwas klemmt? Und kommen Sie an Ihre historischen Daten heran, wenn Sie den Anbieter wechseln? Ein vollständiger Export gehört in den Vertrag, nicht in die Hoffnung.

So gehen wir vor

So führen wir digitale Zeiterfassung ein

Die Einführung scheitert selten an der Software und fast immer an zwei Stellen: an Sonderfällen, die vorher niemand aufgeschrieben hat, und an der Übergabe in die Lohnabrechnung. Deshalb liegt der Schwerpunkt unseres Vorgehens vor dem Rollout, nicht danach.

  1. 01

    Anforderungsprofil aufnehmen

    Wir gehen mit Ihnen durch, wer wo wie arbeitet: Schichten, Außeneinsätze, Homeoffice, Projektbuchungen, Zuschläge, Freigabewege. Ergebnis ist eine Liste aus Muss- und Kann-Anforderungen, gegen die sich Angebote wirklich vergleichen lassen.

  2. 02

    Systeme vorauswählen und testen

    Wir stellen zwei bis drei passende Systeme gegenüber und richten sie mit Ihren echten Fällen ein. Sie entscheiden nach einem Test mit eigenen Daten — nicht nach einer Demo mit Musterdaten des Anbieters.

  3. 03

    Stammdaten und Schnittstellen aufsetzen

    Personalstamm, Kostenstellen, Arbeitszeitmodelle und Zuschlagsregeln werden eingerichtet. Den Export in die Lohnabrechnung prüfen wir gegen einen echten Abrechnungslauf, bevor jemand produktiv damit arbeitet.

  4. 04

    Testbetrieb mit einer Abteilung

    Eine überschaubare Gruppe erfasst über einen vollen Abrechnungszeitraum parallel zur bisherigen Methode. Wir vergleichen beide Ergebnisse und korrigieren Regeln dort, wo sie auseinanderlaufen — vor dem Rollout, nicht danach.

  5. 05

    Rollout, Schulung und Betrieb

    Kurze Einweisungen je Rolle, eine schriftliche Anleitung in Ihrer Sprache und ein fester Ansprechpartner für die ersten Wochen. Danach begleiten wir Änderungen an Regeln, Rollen und Schnittstellen.

Bleibt am Ende ein Bruch zwischen Zeiterfassung und Lohnprogramm, bauen wir die Verbindung selbst — über individuelle Datenintegration statt über einen monatlichen Export von Hand.

Unsicher, ob App, Terminal oder ein Modul im vorhandenen System passt? Wir gehen Ihre Arbeitsformen durch und sagen Ihnen ehrlich, was dafür infrage kommt.

Digitalisierung besprechen

Integration & Zusammenspiel

Wo Zeiterfassung an Ihre übrigen Systeme andockt

Eine Zeiterfassung, die niemand weiterverarbeitet, ersetzt nur den Papierstapel durch eine Datenbank. Den Nutzen bringen die Übergänge: in die Lohnabrechnung, in die Projektauswertung und in die Abläufe drumherum. Diese Übergänge sind unser eigentliches Handwerk.

Am größten ist der Hebel dort, wo Zeiten und Belege im selben Monatslauf zusammenkommen. Wer Stunden bereits digital erfasst, sollte den zweiten Schritt gleich mitdenken: digitales Rechnungsmanagement mit Candis und die Grundlagen der digitalen Buchhaltung arbeiten auf denselben Monatsabschluss hin.

Sobald Plus- und Minusstunden mitlaufen, wird aus der Erfassung ein Arbeitszeitkonto — und dafür gelten eigene Regeln. Wer den Mindestlohn über ein Zeitkonto ausgleicht, braucht nach § 2 Abs. 2 MiLoG eine schriftliche Vereinbarung, muss binnen zwölf Kalendermonaten ausgleichen und darf monatlich höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit einstellen. Diese Kappung fehlt in den meisten Übersichten und gehört ins System, nicht ins Gedächtnis. Welche Grenzen sonst gelten und wann Plusstunden verfallen dürfen, klärt unser Beitrag zum Arbeitszeitkonto.

Belege

Quellen & offizielle Informationen

Alle rechtlichen Angaben auf dieser Seite stützen sich auf die folgenden amtlichen und institutionellen Quellen. Stand der Prüfung: 31. August 2026. Die Links öffnen in einem neuen Tab.

Kein Rechtsrat: Dies ist keine Rechtsberatung. Rechtslage und Gesetzentwürfe ändern sich; für eine verbindliche Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihre Industrie- und Handelskammer.

FAQ

Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung

Für wen ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Erfassen muss jeder Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsgericht leitete diese Pflicht am 13. September 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz ab. Eine Pflicht zur elektronischen Form gibt es bisher jedoch nicht: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt klar, dass derzeit keine Formvorschrift besteht. Stand dieser Angaben: 31. August 2026.

Ist eine Zeiterfassung auf Papier noch erlaubt?

Ja. Nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums besteht für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift, sie darf also auch handschriftlich erfolgen. Der vorliegende Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz will die elektronische Erfassung zum Regelfall machen. Verabschiedet ist er nicht, und die Bundesregierung hat bisher keinen Zeitplan genannt. Planen sollten Sie den Wechsel trotzdem. Stand: 31. August 2026.

Wie müssen Stundenaufzeichnungen geführt werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Absatz 2 zusätzlich Nachweise über Mehrarbeit und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Für Minijobs und die Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG gilt nach § 17 Mindestlohngesetz eine Frist von sieben Tagen.

Welche digitale Zeiterfassung ist die beste?

Diese Frage lässt sich nur betriebsbezogen beantworten. Entscheidend sind Ihre Arbeitsformen: Schichtbetrieb, Außendienst, Homeoffice oder Projektbuchung führen zu völlig verschiedenen Systemen. Wir verkaufen kein eigenes Produkt und empfehlen deshalb nach Anforderungsprofil, nicht nach Sortiment. Getestet wird vor der Entscheidung mit Ihren echten Daten.

Was kostet eine digitale Zeiterfassung?

Die meisten Anbieter rechnen je Nutzer und Monat ab. Dazu kommen einmalige Kosten für Einrichtung, Stammdaten, Schnittstellen und Schulung, bei Terminal-Lösungen zusätzlich die Hardware. Konkrete Preise nennen wir erst nach der Vorauswahl, weil sie sich häufig ändern. Unser Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.

Muss der Betriebsrat der Zeiterfassung zustimmen?

Wo ein Betriebsrat besteht, greift bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle das Mitbestimmungsrecht aus § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz. Ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems hat der Betriebsrat laut Bundesarbeitsgericht dagegen nicht. Klären Sie den Rahmen früh und arbeitsrechtlich beraten.

Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Zeiterfassung?

Das hängt vom Systemtyp ab. Eine Browser- oder App-Lösung für ein Büroteam ist schnell startklar, sobald Personalstamm und Regeln stehen. Terminal-Hardware, Schichtmodelle und eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung verlängern das Projekt deutlich. Wir planen immer einen Parallelbetrieb über einen vollen Abrechnungszeitraum ein.

Darf die Zeiterfassung den Standort der Mitarbeiter erfassen?

Standortdaten sind personenbezogene Daten und brauchen eine tragfähige Rechtsgrundlage sowie eine klare Regelung im Betrieb. Viele Apps bieten die Funktion an, benötigt wird sie selten. Wir empfehlen, sie nur zu aktivieren, wenn ein konkreter betrieblicher Zweck dahintersteht, und den Umfang vorher schriftlich festzulegen.

Zeiterfassung besprechen

Schildern Sie kurz, wie Ihre Leute arbeiten — Schicht, Büro, Baustelle oder gemischt. Wir sagen Ihnen, welcher Systemtyp dazu passt und was die Einführung realistisch bedeutet. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.

Lars Paetzold, Inhaber & Gründer von Yagemi

Ihr Ansprechpartner

Lars Paetzold

Über 20 Jahre E-Commerce und Digitalisierung im Mittelstand. Antwortet persönlich auf Ihre Anfrage.

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