Anbieterneutral — wir verkaufen keine HR-Software

Digitale Personalakte einführen — Struktur, Zugriffsrechte, Löschfristen

Nach der Einführung wissen Sie zu jedem Dokument dreierlei: wo es liegt, wer es sehen darf und wann es verschwindet. Wir bauen die Aktenstruktur und das Rollen- und Löschkonzept. Und wir begleiten die Migration Ihrer Papierakten, von der Bestandsaufnahme bis zur Schulung. Vor Ort in Hannover, remote im gesamten DACH-Raum.

Kostenfreie Beratung anfragen Fristen je Dokumentart ansehen
Flache Illustration: aufrecht stehende Aktenmappen, jede mit einem eigenen Vorhängeschloss gesichert, daneben ein einzelner Schlüssel am Ring, ein Kalenderblatt und ein Aktenvernichter
10 Dokumentarten Zugriff und Frist je Art geregelt anbieterneutral keine eigene HR-Software 31.12.2026 Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen endet Burgwedel bei Hannoverremote im DACH-Raum
Digitale Personalakte auf einen Blick
  • LeistungAktenstruktur, Rollen- und Löschkonzept, Migration
  • AnbieterbindungKeine — wir verkaufen keine HR-Software
  • SchwerpunktZugriffsrechte und Aufbewahrung je Dokumentart
  • Rechtsrahmen§ 26 BDSG · § 83 / § 87 BetrVG · § 8 BVV · DSGVO
  • Frist im BlickElektronische Entgeltunterlagen: Befreiung endet 31.12.2026
  • EinsatzgebietHannover · remote im DACH-Raum
  • ErfahrungÜber 20 Jahre E-Commerce und Digitalisierung
  • AnsprechpartnerLars Paetzold, Inhaber & Gründer
  • Kontakt+49 511 9999 3960 · info@yagemi.de
  • ErreichbarMo–Do: 08:00–17:00 Uhr | Fr: 08:00–15:00 Uhr
  • ErstgesprächKostenfrei und unverbindlich

Der Ausgangspunkt

Was in der Personalakte anders ist als in jedem anderen Ordner

Eine Personalakte ist kein Ordner mit Belegen, sondern eine Sammlung besonders geschützter Daten über einen Menschen. Der Beschäftigte darf sie einsehen, der Betriebsrat redet bei der Einführung mit, und fast jede Dokumentart hat ihre eigene Aufbewahrungs- und Löschregel. Diese sechs Unterschiede bestimmen das gesamte Konzept.

Der Beschäftigte darf hineinsehen

Kein anderer Ordner im Unternehmen hat das. Nach § 83 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz dürfen Beschäftigte in ihre Akte Einsicht nehmen und ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Erklärungen zum Inhalt sind auf Verlangen beizufügen. Ihr System muss diesen Termin abbilden können, ohne dass jemand Dokumente einzeln zusammensucht.

Besonders geschützte Daten

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten richtet sich nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Gesundheitsbezogene Unterlagen fallen zusätzlich unter Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung. Für sie gelten die engeren Voraussetzungen des § 26 Absatz 3 BDSG. Sie gehören getrennt und mit eigenem Berechtigungskreis abgelegt.

Jede Dokumentart hat ihre eigene Frist

Bei Buchungsbelegen gilt eine Staffel aus dem Steuerrecht. In der Personalakte kommen die Fristen aus mehreren Gesetzen. Für viele Dokumentarten existiert überhaupt keine gesetzliche Frist. Genau dort entsteht die Arbeit: Für jede Art muss eine begründete Regel her, sonst bleibt alles ewig liegen.

Der Zugriffskreis ist sehr eng

In einem Dokumentenmanagementsystem dürfen häufig ganze Abteilungen lesen. Hier gilt das Gegenteil: Wer keinen konkreten Anlass hat, sieht nichts. Die häufigste Fehlkonfiguration ist der Vollzugriff für alle Führungskräfte, weil das bei der Einrichtung am schnellsten ging und danach nie wieder jemand angefasst hat.

Bewerber sind keine Beschäftigten

Bewerbungsunterlagen sind ein eigener Datenbestand mit eigenem Zweck, eigenem Kreis und eigener Löschregel. Nach der Einstellung wandert nur das in die Personalakte, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Die Unterlagen der abgelehnten Bewerber bleiben getrennt — und verschwinden, sobald das Nachweisinteresse endet.

Vieles gehört gar nicht hinein

Die Akte darf nur enthalten, was für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Private Notizen, Vermutungen, alte Entwürfe und Kopien ohne Anlass sind Ballast mit Haftungsrisiko. Die Digitalisierung ist der beste Zeitpunkt, sie auszusortieren — danach scannt sie sonst jemand versehentlich mit ein.

Deshalb ist die Personalakte nicht einfach ein weiterer Ordner im Dokumentenmanagement. Belege, Verträge und Rechnungen revisionssicher ablegen, die GoBD erfüllen, ein System auswählen: Das beschreibt die generische DMS-Einführung. Diese Seite behandelt den HR-Spezialfall. Also sensible Beschäftigtendaten, ein Einsichtsrecht der Betroffenen und Fristen aus dem Arbeits- und Sozialrecht statt aus der Abgabenordnung.

Fristen und Zugriff

Dokumentarten und ihre Regeln

Die häufigste Lücke beim Einführungsprojekt ist nicht die Software, sondern die Frage, wie lange welches Dokument liegen bleiben darf. Eine einheitliche Frist für die Personalakte gibt es nicht. Die Übersicht ordnet die wichtigsten Dokumentarten nach Zugriff und Aufbewahrung — mit Norm, wo eine existiert, und mit ehrlicher Auskunft, wo keine existiert.

Dokumentarten der Personalakte mit Zugriffskreis, Aufbewahrung und Löschung, Stand 31.08.2026
Dokumentart Wer darf hineinsehen Wie lange aufbewahren Wann löschen
Lohnkonto und Entgeltabrechnungen Lohnbuchhaltung und Personalstelle Bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) Nach Fristablauf, sofern kein anderer Zweck fortbesteht
Entgeltunterlagen der Sozialversicherung Lohnbuchhaltung Bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV) Nach der nächsten abgeschlossenen Prüfung und Fristablauf
Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis, Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Meldedaten Lohnbuchhaltung und Personalstelle In elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen (§ 8 Abs. 2 BVV). Die Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen läuft am 31.12.2026 aus (§ 8 Abs. 3 BVV) Gemeinsam mit den Entgeltunterlagen
Arbeitsvertrag, Nachträge, Befristungsabrede Personalstelle; Führungskraft nur, soweit für die Führungsaufgabe erforderlich Keine ausdrückliche gesetzliche Frist. Orientierung am Nachweisinteresse und an der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB) Je nach Fall — Regel je Dokumentart im Löschkonzept festlegen und begründen
Arbeitszeitnachweise über die werktägliche Arbeitszeit hinaus Personalstelle und Lohnbuchhaltung Mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG); in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zusätzlich § 17 Abs. 1 MiLoG Nach Fristablauf
Zeugnisse, Beurteilungen, Weiterbildungsnachweise Personalstelle; Führungskraft anlassbezogen Keine gesetzliche Frist — je nach Fall Nach der im Löschkonzept festgelegten Regel
Abmahnungen und Ermahnungen Sehr enger Kreis: Personalstelle und zuständige Führungskraft Keine gesetzliche Frist — je nach Fall und Einzelfallbewertung Nur nach dokumentierter Einzelfallentscheidung, arbeitsrechtlich begleitet
Gesundheitsbezogene Unterlagen, etwa Bescheinigungen zur Arbeitsunfähigkeit Sehr enger Kreis, getrennt von der übrigen Akte Besondere Datenkategorie nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO; Verarbeitung nur unter den Voraussetzungen des § 26 Abs. 3 BDSG Sobald der Zweck entfällt (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO)
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber Recruiting; die Fachabteilung nur bis zur Entscheidung Keine gesetzliche Frist. Das Nachweisinteresse begrenzen zwei Monate zur schriftlichen Geltendmachung (§ 15 Abs. 4 AGG) und drei Monate zur Klage danach (§ 61b Abs. 1 ArbGG) Nach Ablauf, sofern keine Einwilligung für einen Talentpool vorliegt
Kündigung und Aufhebungsvertrag Personalstelle und Geschäftsleitung Das Original bleibt Papier: Schriftform vorgeschrieben, elektronische Form ausgeschlossen (§ 623 BGB); für die Befristung § 14 Abs. 4 TzBfG Scan in der Akte, Urkunde separat verwahrt und im Aktenplan vermerkt

Stand aller Rechtsangaben: 31. August 2026. Wo keine gesetzliche Frist existiert, ersetzt sie kein Bauchgefühl. An ihre Stelle tritt eine im Löschkonzept dokumentierte Regel je Dokumentart. Das ist die praktische Antwort auf den Grundsatz der Speicherbegrenzung in Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung. Die Arbeitszeitnachweise selbst behandeln wir ausführlich bei der digitalen Zeiterfassung. Alle Belege stehen unten unter Quellen & offizielle Informationen. Dies ist keine Rechtsberatung.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert — und was nicht

Im Netz kursiert die Aussage, die digitale Personalakte werde 2027 Pflicht. Das ist zu kurz gegriffen. Richtig ist: Die in § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung aufgezählten Entgeltunterlagen sind dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Von der Führung elektronischer Unterlagen konnte er sich bisher befreien lassen, auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Genau diese Möglichkeit besteht nach § 8 Absatz 3 Satz 2 BVV nur noch bis zum 31. Dezember 2026 (Quelle: § 8 BVV auf gesetze-im-internet.de, öffnet in einem neuen Tab).

Die Personalakte als Ganzes muss deshalb nicht digital werden. Betroffen ist ein klar abgegrenzter Teilbestand. Dazu zählen Unterlagen zu Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, Angaben zur Versicherungsfreiheit und Entsendungsangaben. Hinzu kommen die Daten der erstatteten Meldungen, die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz und weitere in § 8 Absatz 2 BVV genannte Nachweise.

Bei genau dieser Niederschrift entscheidet die Form, ob sie überhaupt digital in der Akte liegen darf. Seit dem 1. Januar 2025 genügt für den gesetzlichen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen die Textform statt der Schriftform — vorausgesetzt, sie ist zugänglich, speicher- und druckbar, und Sie fordern einen Empfangsnachweis an. In elf Wirtschaftsbereichen bleibt es dagegen bei der Schriftform. Welche Fristen für welche Angabe gelten und wo Papier weiterhin unverzichtbar ist, ordnet unser Beitrag zum digitalen Arbeitsvertrag und Nachweisgesetz ein.

Praktisch heißt das: Wer seine Entgeltunterlagen ohnehin elektronisch führt, hat den Punkt erledigt. Wer heute noch mit einer Befreiung arbeitet, plant die Umstellung dieses Teilbestands ein — und nicht aus Fristendruck die gesamte Aktenlandschaft auf einmal. Ein Grund zur Panik ist die Regel nicht, ein Anlass zur Planung schon.

Der Kern der Einführung

Zugriffs- und Rollenkonzept: wer darf was sehen

Das Rollenkonzept ist der Teil, den keine Software mitliefert und der über den Erfolg entscheidet. Papier regelte den Zugriff über den Schlüssel zum Schrank. Digital muss jede Rolle einzeln beschrieben werden. Sonst bekommt am Ende jede Führungskraft die vollständige Akte, weil das bei der Einrichtung am schnellsten ging.

Personalstelle

Führt die Akte und sieht alle Dokumentarten der von ihr betreuten Beschäftigten. Auch hier gibt es eine Grenze: Wer nur die Standorte im Norden betreut, braucht keinen Zugriff auf den Süden. In größeren Häusern trennen wir zusätzlich nach Beschäftigtengruppen.

Lohnbuchhaltung

Sieht die entgeltrelevanten Dokumente — nicht Zeugnisse, nicht Abmahnungen, nicht gesundheitsbezogene Vorgänge. Die häufigste Fehlkonfiguration in Bestandssystemen ist genau hier: Vollzugriff, weil „die machen ja sowieso alles". Das lässt sich sauber trennen, kostet aber einen Nachmittag Konfiguration.

Direkte Führungskraft

Sieht, was sie für ihre Führungsaufgabe braucht, nicht die vollständige Akte. Bewährt hat sich ein enger Ausschnitt: Stammdaten, Abwesenheitsübersicht und die eigenen Beurteilungen. Entgeltdaten, gesundheitsbezogene Unterlagen und Vorgänge früherer Vorgesetzter bleiben außen vor.

Betriebsrat

Hat keinen pauschalen Lesezugriff auf die Akten. Er begleitet den Beschäftigten bei der Einsicht, wenn dieser ihn nach § 83 Absatz 1 Satz 2 Betriebsverfassungsgesetz hinzuzieht, und ist dabei zur Vertraulichkeit verpflichtet. Seine Beteiligungsrechte am System sind eine andere Frage — dazu unten mehr.

Der Beschäftigte selbst

Braucht einen praktikablen Weg in die eigene Akte. Digital ist das leichter als im Papierarchiv: entweder ein Self-Service-Zugang auf den eigenen Bestand oder ein definierter Einsichtsprozess mit Terminvergabe und Protokoll. Beides schlägt den Ordner, der erst aus dem Keller geholt werden muss.

Externe und Administration

Steuerberater und Lohnbüro arbeiten als Auftragsverarbeiter mit Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Administratoren haben technisch Zugriff auf alles. Deshalb gehören ihre Zugriffe protokolliert und auf den Wartungsfall begrenzt. Im Berechtigungskonzept werden sie ausdrücklich benannt, nicht stillschweigend vorausgesetzt.

Vier Regeln, die das Konzept im Alltag tragen

  • Erforderlichkeit statt Bequemlichkeit: Jede Rolle bekommt genau die Dokumentarten, die sie für ihre Aufgabe braucht. Die Begründung wird je Rolle einmal aufgeschrieben. Dann trägt sie auch bei der nächsten Prüfung.
  • Protokoll und Vertretung: Wer wann welche Akte geöffnet hat, wird protokolliert. Für Urlaub und Krankheit gibt es benannte Vertretungen statt geteilter Kennwörter.
  • Austritt räumt auf: Bei Rollenwechsel und Austritt werden Berechtigungen entzogen, nicht nur das Postfach deaktiviert. Diesen Schritt hängen wir an Ihren bestehenden Offboarding-Prozess. So wird er nicht vergessen.
  • Ein Berechtigungsbericht pro Jahr: Einmal jährlich wird ausgelesen, wer worauf Zugriff hat, und mit dem Konzept abgeglichen. Ohne diesen Termin wächst die Berechtigungslandschaft still weiter.

Sobald Teile Ihres Teams im Homeoffice arbeiten, wird das Rollenkonzept zur einzigen Zugriffskontrolle, die überhaupt noch greift — der abschließbare Aktenschrank steht dann nämlich im leeren Büro.

Rechtsrahmen

Mitbestimmung und Beschäftigtendatenschutz

Zwei Themen entscheiden, ob das Projekt Rückenwind oder Gegenwind bekommt: die Beteiligung des Betriebsrats und die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Beides klären Sie am besten, bevor die erste Akte gescannt wird. Nachträglich kostet es Vertrauen, Zeit und meist eine zweite Runde in der Konfiguration.

Was der Betriebsrat mitzubestimmen hat

§ 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Das gilt, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Ob und wie weit ein konkretes HR-System darunter fällt, hängt an seinen Funktionen; Zugriffsprotokolle, Auswertungen und Kennzahlen sind die üblichen Anknüpfungspunkte. Diese Bewertung gehört an den Anfang des Projekts und in arbeitsrechtliche Hände — nicht in die Woche vor dem Go-live.

In der Praxis mündet sie in eine Betriebsvereinbarung, die Aktenstruktur, Zugriffsrollen, Protokollierung und Löschregeln festhält. Wir liefern dafür die technische Beschreibung; die rechtliche Formulierung übernimmt Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt.

Unabhängig davon gilt § 83 BetrVG: Beschäftigte dürfen Einsicht nehmen, ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen und eigene Erklärungen zur Akte nehmen lassen. Ihr System muss das praktisch ermöglichen, nicht nur theoretisch erlauben.

Welche Rechtsgrundlage gilt

Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz die zentrale Norm. Für gesundheitsbezogene und andere besondere Datenkategorien im Sinne des Artikels 9 der Datenschutz-Grundverordnung gelten die engeren Voraussetzungen des § 26 Absatz 3 BDSG.

Ein eigenes Beschäftigtendatengesetz gibt es bis heute nicht. Der Referentenentwurf von Bundesarbeits- und Bundesinnenministerium mit Bearbeitungsstand 8. Oktober 2024 wurde nicht verabschiedet; im Titelverzeichnis von gesetze-im-internet.de ist am 31. August 2026 kein solches Gesetz verzeichnet. Es bleibt also bei § 26 BDSG und der DSGVO.

An einem Punkt scheitern die meisten Altakten. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung steht in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO. Er verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist. Ein Löschkonzept je Dokumentart ist deshalb kein Extra, sondern der Kern der Einführung.

Sortiert Software Bewerbungen vor, bewertet sie Leistungen oder bereitet sie Personalentscheidungen vor? Dann verlassen Sie den Rahmen der reinen Aktenführung. Es gelten eigene Regeln, die wir in der Beratung zu KI-Governance und EU AI Act einordnen. Die digitale Personalakte selbst trifft keine Entscheidungen; sie legt ab und findet wieder.

Stand aller Rechtsangaben: 31. August 2026. Diese Seite dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung — für eine verbindliche Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht.

Umstellung

Migration der Papierakten — was gescannt wird und was im Original bleibt

Der Aufwand steckt nicht im Scanner. Er steckt im Sichten, im Aussortieren und in der Entscheidung, was überhaupt digitalisiert wird. Wer diese Reihenfolge umdreht, überführt den Altbestand mitsamt seiner Fehler ins neue System. Danach hat er denselben Ordner, nur teurer und schlechter durchsuchbar.

  1. 01

    Bestand aufnehmen und Negativliste erstellen

    Wie viele Akten, wie umfangreich, wie alt? Parallel entsteht eine Negativliste mit Unterlagen, die gar nicht in die Akte gehören oder deren Zweck längst entfallen ist. Sie werden nicht gescannt, sondern ausgesondert. Das ist der einzige Schritt, der die zu digitalisierende Menge spürbar senkt.

  2. 02

    Aktenstruktur und Dokumentarten festlegen

    Welche Dokumentarten gibt es? Welche Merkmale braucht jede: Beschäftigter, Datum, Gültigkeit, Frist? Welche Register bildet die Akte? Diese Struktur entscheidet später über jede Suche und jede Löschregel. Sie entsteht vor dem ersten Scan, nicht danach.

  3. 03

    Rollen und Löschregeln beschreiben

    Zu jeder Dokumentart gehören zwei Angaben: wer sie sehen darf und wann sie verschwindet. Fehlen diese beiden Spalten, ist die Migration nur ein Umzug. Ergebnis ist ein Dokument, das Sie dem Betriebsrat und Ihrer Datenschutzbeauftragten vorlegen können.

  4. 04

    Mitbestimmung klären, bevor gescannt wird

    Wo ein Betriebsrat besteht, wird die Beteiligung jetzt eingeleitet und nicht nach dem Rollout. Ein Projekt, das mit einer abgestimmten Betriebsvereinbarung startet, verliert später keine Wochen und muss die Konfiguration nicht zweimal bauen.

  5. 05

    Scan-Strecke aufsetzen und Qualität sichern

    Dazu gehören Trennblätter oder Barcodes je Dokumentart und eine definierte Auflösung. Farbe bleibt dort erhalten, wo sie Beweisfunktion hat. Stichproben laufen nach dem Vier-Augen-Prinzip, Fehler und Nachscans stehen im Protokoll. Übernimmt ein Scandienstleister die Massenarbeit, braucht er einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

  6. 06

    Originale aussteuern — was Papier bleibt

    Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen der Schriftform, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Für die Befristungsabrede gilt dasselbe. Diese Urkunden dürfen Sie scannen, das Original behalten Sie trotzdem. Die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz darf dagegen in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden.

  7. 07

    Umstellen und begleiten

    Erst der laufende Vorgang, dann der Altbestand. Nach dem Umstieg wird ausschließlich in der digitalen Akte weitergearbeitet, sonst entstehen zwei Wahrheiten. Dazu kommen Schulung für die Personalstelle, eine kurze Anleitung für Führungskräfte und ein fester Ansprechpartner in den ersten Wochen.

Ehrlich zum Aufwand

Der Scan ist der billigste Teil des Projekts. Teuer wird, was davor liegt: Akten sichten, Dokumentarten definieren und je Art eine Aufbewahrungs- und Löschregel begründen. Wie lange das dauert, hängt an drei Größen. Erstens die Zahl der Beschäftigten, zweitens der Zustand der Altakten, drittens die Zahl der Systeme, die Dokumente liefern. Eine belastbare Schätzung geben wir nach der Bestandsaufnahme ab, nicht im Erstgespräch.

Ob sich ein solches Vorhaben förderfähig zuschneiden lässt, prüfen wir im Fördermittel-Check. Eine Förderzusage kann Ihnen niemand garantieren — wir sagen Ihnen, welche Programme laufen und welche nicht mehr, und richten den Projektzuschnitt danach aus.

Anschlussstellen

Wo die Personalakte an Ihre übrigen Systeme andockt

Eine Akte, in die Dokumente nur von Hand hineinkommen, wird zur zweiten Ablage neben der ersten. Nutzen entsteht erst, wenn die Nachbarsysteme liefern und abholen. Vier Anschlussstellen sind im Mittelstand die üblichen — welche Sie brauchen, hängt daran, wo Ihre Personaldaten heute entstehen.

Lohnabrechnung und HR-System

Entgeltabrechnungen, Bescheinigungen und Meldedaten entstehen dort und gehören ohne Zwischenschritt in die Akte. Entscheidend ist die Richtung: Der Personalstammsatz wird an genau einer Stelle gepflegt, alle anderen Systeme folgen ihm. Sonst pflegen Sie Adressänderungen dreimal.

Zeiterfassung

Arbeitszeitnachweise, Urlaubs- und Abwesenheitskonten kommen aus dem Zeitsystem. Für die Akte zählt vor allem die Aufbewahrung der Nachweise. Auswahl und Anbindung beschreibt unsere Seite zur digitalen Zeiterfassung im Detail.

Dokumentenablage und Microsoft 365

Wo bereits ein Dokumentenmanagementsystem läuft, wird die Personalakte häufig als eigener, streng berechtigter Bereich darin abgebildet statt als zweites Produkt eingekauft. Postfächer, Gruppen und Berechtigungen bringen wir dafür vorher in Ordnung.

Wenn keine Schnittstelle existiert

Nicht jedes Lohn- oder HR-Produkt bringt eine fertige Anbindung mit. Dann bauen wir sie über eine eigene Datenintegration — statt Dokumente an zwei Stellen zu pflegen und die Abweichung erst im Prüfungsfall zu bemerken.

Konkret heißt das: Zeiten und Abwesenheiten kommen aus der digitalen Zeiterfassung. Postfächer und Berechtigungen bringen wir mit Microsoft 365 sauber aufgesetzt in Ordnung. Wo kein Anbieter eine Schnittstelle liefert, entsteht sie als eigene Datenintegration. In welcher Reihenfolge das sinnvoll ist, klärt die Digitalisierungsberatung für den Mittelstand.

Strukturierte Entgeltdaten gewinnen zusätzlich an Gewicht, sobald die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in deutsches Recht umgesetzt wird: Auskunftsansprüche und Berichtspflichten lassen sich nur aus sauber gepflegten, vergleichbaren Personaldaten beantworten — nicht aus verstreuten Excel-Listen neben der eigentlichen Akte. Was heute bereits gilt und welche Umsetzungsfrist Deutschland bislang verstreichen ließ, ordnet unser Beitrag zum Entgelttransparenzgesetz ein.

Manche Betriebe fragen an dieser Stelle, ob es nicht gleich eine komplette HR-Suite sein sollte. Eine Zahl als Antwort gibt es nicht; brauchbarer ist die Regel, dass ein Funktionsblock erst trägt, wenn derselbe Vorgang mindestens monatlich vorkommt und mehr als eine Person daran beteiligt ist. Bei Abwesenheiten trifft das fast immer zu, bei Recruiting in einem 45-Personen-Betrieb selten. Welche sieben Funktionsblöcke der Markt trennt und wo die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG greift, ordnet unser Beitrag zu HR-Software für den Mittelstand ein.

Unsicher, wie tief das Rollen- und Löschkonzept bei Ihnen gehen muss? Wir sehen uns Ihre Aktenlandschaft an — kostenfrei und unverbindlich.

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Die Personalakte ist selten ein Einzelprojekt. Diese Bausteine setzen wir regelmäßig gemeinsam mit ihr um — mal als Vorarbeit, mal als Anschluss.

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Belege

Quellen & offizielle Informationen

Die rechtlichen Angaben auf dieser Seite stützen sich auf die folgenden amtlichen Fundstellen. Alle wurden am 31. August 2026 abgerufen und im Volltext gegen die hier getroffenen Aussagen geprüft. Die Links öffnen in einem neuen Tab.

Hinweis: Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Gesetze, Verordnungen und Fristen können sich ändern; maßgeblich ist jeweils die geltende Fassung. Drei Fragen gehören in fachkundige Hände: Bleibt eine Unterlage im Original? Wie lange darf eine Dokumentart bei Ihnen gespeichert werden? Unterliegt Ihr System der Mitbestimmung? Klären Sie das bitte mit Ihrer Anwältin oder Ihrem Anwalt für Arbeitsrecht, Ihrer Datenschutzbeauftragten und Ihrem Steuerberater. Stand der Recherche: 31. August 2026.

FAQ

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Was gehört alles in eine digitale Personalakte?

In die Akte gehört, was für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist: Stammdaten, Arbeitsvertrag samt Nachträgen, Entgeltunterlagen, Bescheinigungen, Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise. Gesundheitsbezogene Unterlagen zählen zu den besonderen Datenkategorien und gehören getrennt und eng berechtigt abgelegt. Private Notizen, Vermutungen und Unterlagen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis haben in der Akte nichts zu suchen.

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

Die Personalakte als Ganzes muss auch dann nicht digital sein. Betroffen ist ein abgegrenzter Teil: Die in Paragraf 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung genannten Entgeltunterlagen sind elektronisch bereitzustellen. Von der Führung elektronischer Unterlagen konnte man sich befreien lassen, doch diese Möglichkeit besteht laut Absatz 3 nur noch bis zum 31. Dezember 2026.

Ist die Einführung einer digitalen Personalakte mitbestimmungspflichtig?

Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind. Ob Ihr System darunter fällt, hängt an seinen Funktionen, etwa Zugriffsprotokollen und Auswertungen. Klären Sie das arbeitsrechtlich vor dem Projektstart. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung über Struktur, Rollen und Löschregeln.

Wer darf in die digitale Personalakte hineinsehen?

Nur wer die Dokumente für seine Aufgabe braucht. Die Personalstelle führt die Akte, die Lohnbuchhaltung sieht die entgeltrelevanten Unterlagen, Führungskräfte sehen nur ihren Ausschnitt. Beschäftigte haben nach Paragraf 83 Betriebsverfassungsgesetz ein eigenes Einsichtsrecht und dürfen ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Jede Rolle wird einzeln beschrieben und begründet, jeder Zugriff protokolliert.

Welche Personalunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden?

Für die Personalakte gilt keine pauschale Zehnjahresfrist. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren. Sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen laufen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Arbeitszeitnachweise verlangen mindestens zwei Jahre. Zehn Jahre betreffen die steuerliche Buchführung, nicht die Personalakte.

Welche Software kann Personalakten digitalisieren?

Dafür kommen HR-Systeme mit Aktenmodul, Lohnprogramme mit Dokumentenablage und Dokumentenmanagementsysteme mit eigenem Personalbereich infrage. Welcher Weg passt, entscheiden Beschäftigtenzahl, vorhandene Systeme und die Zahl der Rollen, nicht der Funktionsumfang einer Demo. Wir empfehlen anbieterneutral und verdienen nichts an Lizenzen. Die Auswahl folgt dem Rollenkonzept, nicht umgekehrt.

Dürfen wir die Papierakten nach dem Scannen vernichten?

Nicht pauschal. Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen der Schriftform, die elektronische Form ist nach Paragraf 623 BGB ausdrücklich ausgeschlossen; für die Befristungsabrede gilt Paragraf 14 Absatz 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Solche Urkunden dürfen Sie scannen, das Original behalten Sie trotzdem. Legen Sie vorher schriftlich fest, welche Dokumentart Papier bleibt.

Wie lange dürfen wir Bewerbungsunterlagen aufbewahren?

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Das Nachweisinteresse begrenzen zwei Fristen: Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz sind binnen zwei Monaten schriftlich geltend zu machen, die Klage folgt binnen drei Monaten danach. Bewerberdaten gehören außerdem getrennt von den Beschäftigtenakten. Für einen Talentpool brauchen Sie eine eigene Einwilligung.

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Lars Paetzold, Inhaber & Gründer von Yagemi

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