Aufbewahrungsfristen im Onlinehandel: Was Sie wie lange digital aufbewahren müssen

Im Onlinehandel gelten drei Aufbewahrungsfristen: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, nicht mit dem Belegdatum. Digital abgelegte Unterlagen müssen zusätzlich die GoBD erfüllen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch, das Umsatzsteuergesetz und die GoBD; für Ihren Einzelfall ist Ihr Steuerberater zuständig. Stand: August 2026.

1. Acht statt zehn Jahre: die Fristen seit dem 1. Januar 2025

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 hat die Aufbewahrungsfristen verkürzt — aber nicht pauschal. Verkürzt wurde genau eine Belegart: der Buchungsbeleg, dazu passend die Rechnungsfrist im Umsatzsteuergesetz. Beides ist seit dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre gefallen (Quelle: BGBl. 2024 I Nr. 323).

Alles andere blieb, wie es war. Wer die Verkürzung als „jetzt gilt überall acht Jahre" liest, vernichtet zu früh — und genau dieser Punkt wird in Übersichten oft unscharf wiedergegeben. Der Gesetzeswortlaut ist eindeutig:

Zwei Punkte, die in der Praxis Rückfragen erzeugen. Erstens wirkt die neue Frist rückwärts auf laufende Fristen: Sie gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Quelle: Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Belege, die nach altem Recht noch bis 2027 hätten liegen bleiben müssen, sind damit früher frei. Zweitens gibt es eine Ausnahme, die den Onlinehandel nicht betrifft: Kreditinstitute, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute behalten für Buchungsbelege die Zehn-Jahres-Frist beziehungsweise kommen ein Jahr später in die Verkürzung (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 95 EGHGB).

2. Welche Unterlagen im Onlinehandel anfallen — und wie lange sie bleiben

Die Gesetze sprechen von „Buchungsbelegen" und „Handelsbriefen". Im Alltag eines Shops heißen dieselben Dinge Bestellbestätigung, Auszahlungsreport oder Ticket-Verlauf. An dieser Übersetzung scheitern die meisten Fristen-Tabellen — sie sind nicht für ein Unternehmen geschrieben, dessen Belege in fünf Systemen und drei Marktplatz-Portalen entstehen.

Die Einordnung folgt einer einfachen Frage: Wird aus dem Dokument gebucht? Dann ist es ein Buchungsbeleg mit acht Jahren. Ist es Korrespondenz über ein Handelsgeschäft, sind es sechs Jahre. Ist es das Ergebnis oder die Grundlage der Buchführung selbst, sind es zehn.

Drei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Lieferscheine haben eine eigene Regel: Dienen sie nicht als Buchungsbeleg, endet ihre Frist bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit deren Versand (Quelle: § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Das kann wenige Tage bedeuten — sofern auf dem Lieferschein nichts steht, was die Rechnung nicht auch enthält.

Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz sind die einzigen Unterlagen im Handel, die nicht rein digital aufbewahrt werden dürfen: Die Abgabenordnung nimmt sie ausdrücklich von der Datenträger-Aufbewahrung aus (§ 147 Abs. 2 AO). Für alles andere ist die digitale Ablage zulässig — und praktisch die einzige, die den Zugriff im Prüfungsfall leistet.

Kassendaten betreffen jeden Händler, der neben dem Shop einen Laden oder Marktstand betreibt: Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium der Sicherheitseinrichtung zu sichern und elektronisch verfügbar zu halten (§ 146a Abs. 1 AO). Welche Pflichten am Kassenplatz selbst gelten, behandelt unser Beitrag zur Kassensicherungsverordnung und zur TSE.

3. Fristbeginn richtig rechnen: der Stichtag ist nicht das Belegdatum

Der häufigste Rechenfehler ist banal und teuer: Die Frist läuft nicht ab dem Tag, an dem der Beleg entstanden ist, sondern erst ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das auslösende Ereignis lag (Quelle: § 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom 3. Februar 2018 und eine vom 28. Dezember 2018 haben denselben Fristbeginn — den 31. Dezember 2018 — und laufen beide zum 31. Dezember 2026 ab.

Entscheidend ist außerdem, welches Ereignis die Frist auslöst. Das Gesetz benennt es je Unterlagenart getrennt:

• Buchungsbelege: das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist. Bei Rechnungen stellt das Umsatzsteuergesetz auf das Jahr der Ausstellung ab (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).
• Bücher und Aufzeichnungen: das Jahr der letzten Eintragung. Eine über Jahre fortgeführte Aufzeichnung startet ihre Frist also erst mit dem letzten Eintrag — nicht mit dem ersten.
• Jahresabschluss und Lagebericht: das Jahr, in dem sie aufgestellt wurden. Der Abschluss für 2015, im Sommer 2016 aufgestellt, läuft bis Ende 2026 — nicht bis Ende 2025.
• Geschäftsbriefe: das Jahr des Empfangs beziehungsweise der Absendung.
• Lohnkonten: abweichend gerechnet — bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).

An dieser Unterscheidung sind Löschroutinen typischerweise falsch konfiguriert: Wer im Dokumentenmanagement pauschal „Dokumentdatum plus acht Jahre" hinterlegt, löscht Belege aus dem Januar knapp ein Jahr zu früh.

Dieselbe Jahresende-Logik gilt an einer zweiten Stelle, nur mit anderer Folge. Ein Gutscheinguthaben verjährt nach §§ 195, 199 Absatz 1 BGB drei Jahre nach dem Schluss des Ausgabejahres. Ein Gutschein vom 5. Dezember 2026 bleibt damit rund 37 Monate durchsetzbar, einer vom 2. Januar 2026 rund 48. Wer offene Guthaben früher aus dem System nimmt, verliert den Nachweis — Rechenbeispiele im Beitrag zur Verjährung von Gutscheinen.

4. Was zum 1. Januar 2026 aus dem Archiv darf

Aus den Fristen und dem Fristbeginn ergibt sich ein Fahrplan, der sich jedes Jahr um eine Stelle weiterschiebt. Die folgende Übersicht rechnet die drei Gruppen für den Jahreswechsel 2025/2026 durch — unter dem Vorbehalt der Ablaufhemmung, um die es im nächsten Abschnitt geht:

Auffällig ist die mittlere Zeile. Weil die Acht-Jahres-Frist auch auf laufende Fristen zurückwirkt, ist der Jahrgang 2017 zum Jahreswechsel frei geworden — nach altem Recht hätte er noch bis Ende 2027 liegen müssen. Trotzdem gilt: Löschen Sie nicht reflexhaft zum Stichtag. Prüfen Sie zuerst, ob eine Betriebsprüfung angekündigt oder ein Verfahren offen ist, und dokumentieren Sie, was Sie wann vernichtet haben — dieser Vermerk beantwortet später die Frage, warum ein Beleg fehlt.

5. Die Ablaufhemmung: wenn die Frist einfach nicht abläuft

Die Zahl der Jahre ist nur die halbe Wahrheit. Die Abgabenordnung enthält eine Klausel, die jede Fristenrechnung aushebeln kann: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist" (Quelle: § 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt eine Steuer noch festsetzen oder ändern kann. Sie beträgt regulär vier Jahre, bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 AO). Sie beginnt zudem nicht mit dem Steuerjahr selbst, sondern erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Erklärung eingereicht wurde — spätestens drei Jahre nach Entstehung der Steuer (§ 170 Abs. 2 AO). Praktisch heißt das:

• Eine laufende Betriebsprüfung friert Ihr Archiv ein. Solange die geprüften Jahre offen sind, dürfen die zugehörigen Unterlagen nicht vernichtet werden — auch wenn die Acht- oder Zehn-Jahres-Frist rechnerisch abgelaufen ist.
• Ein Einspruch oder ein Rechtsstreit wirkt genauso. Wer gegen einen Bescheid vorgeht, hält damit die Unterlagen fest, die den strittigen Sachverhalt belegen.
• Vorläufige Bescheide verlängern still. Steht ein Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung, ist die Festsetzung eben noch nicht endgültig — und die Ablaufhemmung greift.
• Die Hemmung wirkt gezielt, nicht pauschal. Sie gilt „soweit" die Unterlagen für die offene Steuer von Bedeutung sind. Ein Ordner, der mit dem strittigen Punkt nichts zu tun hat, ist davon nicht betroffen.

Daraus folgt eine unspektakuläre, aber wirksame Regel: Automatisches Löschen nach Ablauf der Regelfrist braucht ein manuelles Freigabe-Tor. Das ist der Schritt, den Software allein nicht abbilden kann — jemand muss vor dem Löschlauf bestätigen, dass keine Prüfung und kein Verfahren offen ist.

6. GoBD: Was die digitale Ablage können muss

Die GoBD sind die Verwaltungsauffassung der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", veröffentlicht mit BMF-Schreiben vom 28. November 2019 und seither zweimal geändert. Wichtig für die Einordnung: Die GoBD regeln nicht, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind — das steht in Handelsgesetzbuch und Steuergesetzen. Die GoBD regeln das Wie (Quelle: IHK für München und Oberbayern).

Vier Anforderungen entscheiden darüber, ob ein digitales Archiv im Prüfungsfall trägt:

• Unveränderbarkeit. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch Änderungen, bei denen unklar bleibt, ob sie ursprünglich oder später erfolgten, sind unzulässig (§ 146 Abs. 4 AO). Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk erfüllt das nicht — dort lässt sich jede Datei spurlos ersetzen.
• Bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung. Bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen muss die digitale Wiedergabe dem Original bildlich entsprechen, bei den übrigen inhaltlich (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Ein extrahierter Datensatz ersetzt das Bild also nicht — außer bei strukturiert empfangenen Belegen, dazu gleich mehr.
• Verfügbarkeit, Lesbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit. Die Unterlagen müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das schließt ein reines PDF-Archiv aus, wenn die Daten ursprünglich strukturiert vorlagen.
• Verfahrensdokumentation. Für jedes an der Buchführung beteiligte System muss beschrieben sein, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, abgelegt und gelöscht werden — so, dass ein sachverständiger Dritter es in angemessener Zeit nachvollzieht. Der gesetzliche Anker steckt in der Zehn-Jahres-Gruppe: Auch „Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen" sind aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Diese vier Punkte sind genau das Bündel, das umgangssprachlich als „revisionssichere Archivierung" bezeichnet wird — ein Begriff, der in GoBD, Abgabenordnung, HGB und Umsatzsteuergesetz an keiner einzigen Stelle wörtlich vorkommt. Alle sechs Merkmale mit Fundstelle und warum ein normaler Ordner auf dem Fileserver daran scheitert, auch ohne Löschfunktion, ordnet unser Beitrag Revisionssichere Archivierung ein.

Die Verfahrensdokumentation schieben Händler am häufigsten vor sich her — und sie fällt bei einer Prüfung am schnellsten auf, weil sie sich nicht nachts vorher erstellen lässt. Welche Systeme diese Anforderungen abbilden, vergleichen wir im Beitrag zu Dokumentenmanagementsystemen für den Mittelstand; wie der Belegfluss davor aussieht, zeigt unser Leitfaden zur digitalen Buchhaltung.

Zum Aufbewahrungsort noch ein Hinweis, der bei Cloud-Diensten regelmäßig übersehen wird: Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Eine elektronische Aufbewahrung im übrigen EU-Gebiet ist zulässig, wenn ein vollständiger Online-Zugriff samt Download gewährleistet ist — und Sie müssen dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitteilen, wenn Sie nicht im Inland aufbewahren (§ 14b Abs. 2 UStG).

7. Neu seit Juli 2025: E-Rechnung, ZUGFeRD und Zahlungsdienstleister

Mit der Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen hat das Bundesfinanzministerium die GoBD nachgezogen. Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 ändert elf Randziffern und fügt eine neue an; die geänderte Fassung ist seit dem 14. Juli 2025 anzuwenden (Quelle: BMF, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088, Rz. 185). Drei Klarstellungen betreffen den Onlinehandel unmittelbar.

Erstens: Bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil. Wird eine Rechnung als strukturierter Datensatz empfangen, ist abweichend von der sonst geforderten bildlichen Übereinstimmung nur die inhaltliche nötig (Rz. 118). Und die Aufbewahrung des menschenlesbaren Teils einer hybriden Rechnung — etwa des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung — ist nur dann erforderlich, wenn dieser zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 119 und 131).

Zweitens: Der XML-Teil darf nicht verloren gehen. Die GoBD stellen ausdrücklich klar, dass der strukturierte Datenteil einer hybriden Rechnung nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden darf (Rz. 125, Beispiel 10). Das ist die häufigste Stolperfalle, die wir bei Archiv-Anbindungen sehen: Ein Dokumentenmanagement nimmt die ZUGFeRD-Datei entgegen, rendert daraus ein sauberes Ablagebild — und verwirft die eingebettete XML. Das Archiv sieht danach besser aus als vorher und erfüllt die Anforderungen nicht mehr. Was beim Erzeugen und Empfangen dieser Rechnungen zu beachten ist, behandelt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht mit ZUGFeRD und XRechnung.

Drittens: Zahlungsdienstleister-Nachweise sind meist keine Belege. Der Nachweis, den ein Zahlungsabwicklungsdienst zur Dokumentation der technischen Abwicklung erzeugt, ist nicht aufbewahrungspflichtig — sofern er nicht als Buchungsbeleg dient, nicht die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst ist und nicht als einziges bare von unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung abgrenzt (Rz. 121). Für Shops mit vielen Zahlarten heißt das: Die technischen Transaktionsprotokolle können Sie loslassen — die Auszahlungs- und Gebührenabrechnungen, aus denen Sie buchen, nicht.

Unverändert gilt, und wird trotzdem oft verletzt: Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Reichern Sie sie beim Erfassen an, etwa per Texterkennung, sind auch die gewonnenen Informationen nach Prüfung und Korrektur aufzubewahren.

8. Im Prüfungsfall: Z1, Z2, Z3 — und Daten, die bei Dritten liegen

Aufbewahren heißt nicht nur speichern, sondern herausgeben können. Wurden die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, darf die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung auf drei Wegen zugreifen — in der GoBD-Terminologie Z1, Z2 und Z3 (Quelle: § 147 Abs. 6 AO):

• Z1 — unmittelbarer Zugriff: Die Prüferin nimmt selbst Einsicht in die gespeicherten Daten und nutzt Ihr System zur Auswertung. Sie brauchen dafür einen Lesezugriff, der nichts anderes freilegt als die steuerlich relevanten Daten.
• Z2 — mittelbarer Zugriff: Sie werten die Daten nach den Vorgaben der Behörde selbst aus — oder lassen das von einem beauftragten Dritten tun — und stellen das Ergebnis maschinell auswertbar bereit oder ermöglichen anschließend einen Nur-Lesezugriff (Rz. 166 der GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025).
• Z3 — Datenträgerüberlassung: Sie übergeben die Daten nach den Vorgaben der Behörde in einem maschinell auswertbaren Format.

Ein Satz wird dabei leicht überlesen: Liegen die Daten bei einem Dritten, trifft diesen dieselbe Pflicht — er muss Einsicht gewähren, auswerten oder die Daten übertragen. Die Kosten trägt in allen Fällen der Steuerpflichtige, also Sie (§ 147 Abs. 6 Satz 3 und 4 AO). Wer Shop, Warenwirtschaft oder Buchhaltung als Cloud-Dienst bezieht, klärt deshalb vor Vertragsabschluss, ob und zu welchen Konditionen der Anbieter Prüfer-Zugriff und Datenexporte leistet.

Eine Erleichterung gibt es beim Systemwechsel, relevant für jeden Shop-Relaunch. Wurde das System gewechselt oder wurden aufbewahrungspflichtige Daten aus dem Produktivsystem ausgelagert, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten — sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). In den ersten fünf Jahren müssen die Altdaten also noch in einer auswertbaren Systemumgebung erreichbar sein. Diese Frage wird bei Migrationen zu spät gestellt: Ist das Altsystem abgeschaltet, lässt sie sich nicht mehr lösen.

9. Datenschutz gegen Aufbewahrungspflicht: Was Sie nicht löschen dürfen

Ein Kunde verlangt die Löschung seiner Daten. Im Shop steht sein Konto, in der Buchhaltung liegen seine Rechnungen. Beides zu löschen wäre ein Verstoß — beides zu behalten ebenfalls. Die Auflösung steht in der Datenschutz-Grundverordnung selbst.

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Das Löschrecht gilt jedoch nicht, „soweit die Verarbeitung erforderlich ist … zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert" (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Ebenso wenig gilt es, soweit die Daten zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Die handelsrechtliche und steuerliche Aufbewahrungspflicht ist genau eine solche rechtliche Verpflichtung. Praktisch trennt sich der Datenbestand damit in zwei Hälften:

• Bleibt bis zum Fristende: Rechnungen und Buchungsbelege mit Name und Anschrift, die zugehörigen Auftragsdaten, Zahlungsbelege — alles, was Teil einer aufbewahrungspflichtigen Unterlage ist.
• Wird gelöscht: Kundenkonto und Passwort, Newsletter-Profil und Klickhistorie, Warenkorb- und Wunschlisten, Bewertungen, Werbe-Einwilligungen, Tracking-Profile — Daten, für die keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Der saubere Weg ist deshalb nicht „löschen oder behalten", sondern einschränken: Aufbewahrungspflichtige Datensätze werden für die weitere Verarbeitung gesperrt und nur noch für den Aufbewahrungszweck vorgehalten, alles andere wird gelöscht. Auf die Löschanfrage antworten Sie entsprechend zweigeteilt und benennen den Zeitpunkt, zu dem auch der Rest entfällt — im Kern ist das die Fristentabelle aus Abschnitt 2, aus Kundensicht formuliert.

Quellen: Gesetze im Internet — § 147 AO und § 257 HGB (öffnen in neuem Tab). Stand: August 2026 — Angaben ohne Gewähr. Die vollständige Quellenliste finden Sie am Ende des Beitrags.

10. In sechs Schritten zur prüfungsfesten Ablage

Die Fristen sind das eine, ihre Umsetzung in Systemen das andere. Wenn wir Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung verbinden, ist die Aufbewahrung selten der Anlass — aber fast immer der Punkt, an dem sich zeigt, ob die Datenwege sauber sind. Bewährte Reihenfolge:

Der Nutzen zeigt sich nicht erst in der Prüfung. Ein Archiv, in dem Belege je Kanal und Jahr auffindbar sind, beantwortet auch Alltagsfragen in Minuten — etwa, welche Gebühren ein Marktplatz im dritten Quartal wirklich einbehalten hat. Dieselbe Ordnung trägt auch die Abstimmung der Marktplatz-Meldungen ans Finanzamt.

11. Fazit: Drei Fristen, ein Stichtag, eine Ausnahme

Aufbewahrungsfristen wirken komplizierter, als sie sind. Merken müssen Sie sich drei Zahlen — zehn, acht, sechs —, einen Stichtag: das Ende des Kalenderjahres, und eine Ausnahme: die Ablaufhemmung, solange eine Steuerfestsetzung offen ist. Alles Weitere ist die Zuordnung Ihrer Belege zu diesen Gruppen.

Der Aufwand liegt nicht im Wissen, sondern in der Technik: Ein Archiv, das unveränderbar speichert, Formate erhält, maschinell auswertbar bleibt und beim Systemwechsel nicht verwaist. Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihre Belegwege das hergeben, schauen wir uns Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Ablage gemeinsam an — im Rahmen unserer Digitalisierungs-Beratung oder direkt an der Belegstrecke über die Automatisierung der Buchhaltung.

Hinweis: Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die genannten Fristen, Stichtage und Anforderungen aus Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch, Umsatzsteuergesetz und den GoBD entsprechen dem Stand August 2026; Details können sich durch Gesetzesänderungen, BMF-Schreiben und die Praxis der Finanzverwaltung ändern. Ob eine Unterlage in Ihrem Fall vernichtet werden darf, klären Sie bitte anhand der offiziellen Quellen oder mit Ihrem Steuerberater.

12. Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Wie lange müssen welche Unterlagen aufbewahrt werden?

Es gelten drei Fristen. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz bleiben zehn Jahre. Buchungsbelege bleiben acht Jahre, ebenso Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz. Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen bleiben sechs Jahre (Quellen: § 147 Absatz 3 AO, § 257 Absatz 4 HGB, § 14b UStG).

Welche Unterlagen können am 1. Januar 2026 vernichtet werden?

Nach der reinen Fristenrechnung: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse aus dem Aufstellungsjahr 2015 und früher, Buchungsbelege und Rechnungen aus 2017 und früher sowie Geschäftsbriefe aus 2019 und früher. Entscheidend ist zusätzlich die Ablaufhemmung: Sind die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung, bleiben sie (Quelle: § 147 Absatz 3 und 4 AO).

Was muss 6 und was 10 Jahre aufbewahrt werden?

Zehn Jahre gelten für das Ergebnis Ihrer Buchführung: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zu deren Verständnis nötig sind. Sechs Jahre gelten für die Korrespondenz: empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (Quelle: § 147 Absatz 1 und 3 AO).

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre. Das Umsatzsteuergesetz verlangt vom Unternehmer, ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Viele Übersichten nennen weiterhin zehn Jahre — das ist seit dem 1. Januar 2025 überholt (Quelle: § 14b Absatz 1 UStG).

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Das hängt von ihrer Funktion ab. Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, gilt die Acht-Jahres-Frist. Ist er kein Buchungsbeleg, endet die Aufbewahrungsfrist bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung und bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung — also oft nach wenigen Tagen (Quelle: § 147 Absatz 3 Satz 3 und 4 AO).

Reicht es, Belege nur digital aufzubewahren?

In aller Regel ja. Die Abgabenordnung erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern für alle Unterlagen außer Jahresabschlüssen, der Eröffnungsbilanz und bestimmten amtlichen Zollurkunden. Voraussetzung: bildliche Übereinstimmung bei Belegen und empfangenen Geschäftsbriefen, jederzeitige Verfügbarkeit, unverzügliche Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit (Quelle: § 147 Absatz 2 AO).

Darf ich Kundendaten löschen, wenn eine Aufbewahrungsfrist läuft?

Nein, soweit die Daten in aufbewahrungspflichtigen Unterlagen stehen. Das Recht auf Löschung gilt nach der Datenschutz-Grundverordnung nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechnungen und Buchungsbelege bleiben also im Archiv; löschen können Sie andere Datenbestände wie Newsletter-Profile oder Shop-Konten (Quelle: Artikel 17 Absatz 3 DSGVO).

13. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben stützen sich auf folgende offizielle Quellen (Stand August 2026). Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• Gesetze im Internet — § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) — Fristen, Fristbeginn, digitale Aufbewahrung, Ablaufhemmung, Datenzugriff (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen) — handelsrechtliche Fristen samt Ausnahme für beaufsichtigte Institute (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) — Acht-Jahres-Frist für Rechnungen und Regeln zum Aufbewahrungsort (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung) — Absatz 4, Grundlage der Unveränderbarkeit (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 146a AO (elektronische Aufzeichnungssysteme) — Verfügbarkeit der Kassendaten (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 169 AO (Festsetzungsfrist) — Bezugsgröße der Ablaufhemmung (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 170 AO (Beginn der Festsetzungsfrist) — Anlaufhemmung (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — § 41 EStG (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug) — Absatz 1 Satz 9, Lohnkonten (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — Art. 97 § 19a EGAO (Aufbewahrungsfristen, Übergangsvorschrift) — Rückwirkung der Acht-Jahres-Frist auf laufende Fristen (Primärquelle).
• Gesetze im Internet — Art. 95 EGHGB (Übergangsvorschrift zu § 257 HGB) — zeitliche Anwendung im Handelsrecht (Primärquelle).
• Bundesgesetzblatt — Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323) — Verkündung des Gesetzes vom 23. Oktober 2024 (Primärquelle).
• BMF — GoBD, 2. Änderung (Schreiben vom 14. Juli 2025, PDF) — geänderte Randziffern zu E-Rechnung, Formaterhalt und Zahlungsabwicklungsdiensten (offizielle Stelle).
• IHK für München und Oberbayern — Ordnungsgemäße Buchführung: GoBD — Reichweite der GoBD, Verfahrensdokumentation, Zugriffsarten Z1 bis Z3 (Kammer-Information).
• EUR-Lex — Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) — Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e und Artikel 17 Absatz 3 (Primärquelle).