Arbeitszeiterfassung: Was heute Pflicht ist — und was die ArbZG-Novelle ändern würde

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht — und zwar seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen; die Pflicht folgt aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Pflicht zur elektronischen Form besteht bislang nicht, und es gibt keine Mindestbetriebsgröße.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die genannten Gesetze in ihrer geltenden Fassung und die Auslegung durch die zuständigen Behörden und Gerichte. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht. Stand: 31. August 2026.

1. Seit wann besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Seit dem 13. September 2022. An diesem Tag entschied der Erste Senat des Bundesarbeitsgerichts, dass Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Eine Übergangsfrist gab es nicht. Die Pflicht entstand mit dem Beschluss und gilt seither unverändert (Quelle: BAG 1 ABR 22/21).

Der Weg dorthin führte über Europa. Der Europäische Gerichtshof hatte am 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 (CCOO) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann. Der deutsche Gesetzgeber setzte das nicht um. Das Bundesarbeitsgericht zog die Konsequenz und legte das bestehende Arbeitsschutzgesetz unionsrechtskonform aus.

Das ist der Grund, warum die Formulierung „Arbeitszeiterfassung ab 2026" in die Irre führt. Was für 2026 diskutiert wird, ist nicht das Ob, sondern das Wie. Das Bundesarbeitsministerium formuliert es in seinen Fragen und Antworten unmissverständlich: Auf die Frage, ob Arbeitgeber warten dürfen, bis das Arbeitszeitgesetz angepasst ist, lautet die Antwort „Nein" — die Aufzeichnungspflicht sei „laut BAG bereits heute geltendes Recht".

Wie verbreitet die Lücke trotzdem noch ist, zeigt eine Zahl, die das Ministerium selbst nennt: Nach der Arbeitszeitbefragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin aus dem Jahr 2023 wurde die Arbeitszeit bei 82 Prozent der befragten Beschäftigten aufgezeichnet. Bei knapp jeder fünften Person also nicht — vier Jahre nach dem EuGH-Urteil.

2. Wer muss die Arbeitszeit erfassen — und wer ist ausgenommen?

Erfassen muss jeder Arbeitgeber, und zwar ab dem ersten Arbeitnehmer. Weder der BAG-Beschluss noch das Arbeitsschutzgesetz kennen eine Mindestbetriebsgröße. Die Ausnahmen betreffen nicht Betriebe, sondern Personengruppen: Der Leitsatz des Bundesarbeitsgerichts nimmt ausdrücklich die Arbeitnehmer aus, für die der Gesetzgeber eine abweichende Regelung nach Artikel 17 Absatz 1 der EU-Arbeitszeitrichtlinie getroffen hat.

Diese abweichende Regelung ist im deutschen Recht die Bereichsausnahme in § 18 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz. Wer wissen will, ob eine Person erfasst werden muss, schaut also nicht auf die Mitarbeiterzahl, sondern in diese Liste:

Zwei Hinweise aus der Praxis. Erstens: Der Begriff „leitender Angestellter" ist arbeitsrechtlich eng definiert und deckt sich selten mit dem, was im Organigramm als Führungsebene steht. Wer die Ausnahme in Anspruch nimmt, sollte sie je Person begründen können. Zweitens: Für den öffentlichen Dienst gilt die Ausnahme nur für Dienststellenleitungen und für Beschäftigte mit selbständiger Personalentscheidungsbefugnis — nicht für den öffentlichen Dienst insgesamt.

Auch Beschäftigte jenseits der Regelaltersgrenze fallen vollständig unter die Erfassungspflicht; ein Altersprivileg kennt das Arbeitszeitrecht nicht. Praktisch relevant ist das, seit die Aktivrente die Weiterbeschäftigung nach dem Renteneintritt steuerlich attraktiv macht: Wer solche Verhältnisse aufsetzt, braucht Stichtage, Stundenverteilung und Nachweise sauber im System. Wie sich das mit den lohnsteuerlichen Pflichten verzahnt, zeigt der Beitrag zur Aktivrente und den Arbeitgeber-Pflichten.

3. Was genau muss aufgezeichnet werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder erfassungspflichtigen Person. So formuliert es das Bundesarbeitsministerium: Nur mit diesen drei Angaben lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten wurden. Arbeitszeit ist dabei nach § 2 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen.

Der wichtigste Satz zu diesem Punkt steht ebenfalls in der Ministeriums-FAQ und wird selten zitiert. Auf die Frage, ob es genügt, so aufzuzeichnen wie bisher nach dem Arbeitszeitgesetz, lautet die Antwort: „Nein. Diese Regelung genügt den Vorgaben des BAG und des EuGH nicht. Nach der Entscheidung des BAG ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen."

Das ist der Unterschied, den viele Ratgeber übersehen. § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz verlangt nur die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht. Wer weiterhin nur Überstunden dokumentiert, erfüllt diese alte Vorschrift, aber nicht die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz. Beide gelten nebeneinander — dazu gleich mehr.

Was das Gesetz derzeit nicht vorgibt: eine Minutengenauigkeit, ein Format, eine Frist für die allgemeine Erfassungspflicht und eine Aufbewahrungsdauer für diese Aufzeichnungen. Der Maßstab bleibt der des EuGH: objektiv, verlässlich, zugänglich. Eine Nacherfassung aus der Erinnerung am Monatsende erfüllt keines dieser drei Kriterien.

4. Muss die Arbeitszeiterfassung elektronisch sein?

Nein. Das steht ausdrücklich in der BAG-Entscheidung selbst. Dort heißt es, die Arbeitszeiterfassung müsse „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen"; vielmehr könnten „je nach Tätigkeit und Unternehmen — Aufzeichnungen in Papierform genügen". Das Bundesarbeitsministerium bestätigt das mit einem Satz, der ebenso kurz wie eindeutig ist: „Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen."

Interessant ist ein Nebensatz aus derselben Passage der Entscheidung: Bei der Auswahl des Systems seien „vor allem die Besonderheiten der jeweils betroffenen Tätigkeitsbereiche der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens — insbesondere seine Größe" zu berücksichtigen. Die Betriebsgröße ist also ein Auswahlkriterium für das Wie, nie ein Freibrief für das Ob.

Genau hier sitzt der häufigste Irrtum, den wir in Gesprächen hören. Drei Aussagen kursieren als vermeintlich geltendes Recht, obwohl keine davon zutrifft:

• „Betriebe unter zehn Mitarbeitenden sind von der elektronischen Zeiterfassung ausgenommen." Es gibt heute überhaupt keine Pflicht zur elektronischen Erfassung — folglich auch keine Ausnahme davon. Die Zahl stammt aus einem Gesetzentwurf.
• „Die Arbeitszeit muss taggleich erfasst werden." Für die allgemeine Erfassungspflicht nennt kein geltendes Gesetz eine Frist. Die Taggleichheit steht im Entwurf. Eine echte Frist gilt nur im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes.
• „Solange kein Gesetz da ist, passiert nichts." Die Pflicht besteht unabhängig vom Gesetzgebungsverfahren, und die Aufsichtsbehörden der Länder können sie im Einzelfall durchsetzen.

Praktisch heißt das: Sie stehen nicht unter Fristendruck, aber Sie stehen in der Pflicht. Wer ohnehin umstellt, wählt sinnvollerweise gleich ein System, das auch eine spätere Formvorgabe erfüllen würde. Worauf es dabei ankommt, haben wir auf unserer Seite zur Einführung digitaler Zeiterfassung nach Systemtypen sortiert.

5. Drei Aufzeichnungspflichten, die nebeneinander gelten

Dieser Abschnitt beantwortet die Frage, an der die meisten Ratgeber auseinanderlaufen. In Deutschland existieren heute drei verschiedene Aufzeichnungspflichten zur Arbeitszeit, mit unterschiedlichen Adressaten, unterschiedlichen Fristen und sehr unterschiedlichen Bußgeldrahmen. Sie ersetzen einander nicht, sie addieren sich.

Die Tabelle dreht die verbreitete Risikoeinschätzung um. Ausgerechnet die viel diskutierte Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ist die einzige, die nicht unmittelbar bußgeldbewehrt ist. Die beiden älteren, weniger beachteten Pflichten sind es sehr wohl — und die schärfste von allen steht im Mindestlohngesetz mit einem Rahmen bis 50.000 Euro.

Wen betrifft diese dritte Pflicht? § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz gilt für Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV haben, und für alle Betriebe in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Liste ist abschließend und lautet im Gesetzeswortlaut:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe
• Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ein Detail für Privathaushalte: Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV, also Minijobs im Privathaushalt, nimmt § 17 Absatz 1 Satz 3 Mindestlohngesetz ausdrücklich aus. Für alle anderen Minijobs gilt: sieben Kalendertage, zwei Jahre Aufbewahrung — unabhängig von Branche und Betriebsgröße.

Wer unter diese Minijob-Regel fällt, entscheidet ein Betrag, der sich mit dem Mindestlohn mitbewegt. Die Geringfügigkeitsgrenze folgt nach § 8 Absatz 1a Sozialgesetzbuch IV automatisch der Lohnhöhe und steigt zum 1. Januar 2027 von 603 auf 633 Euro im Monat. Der Personenkreis des § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz bleibt damit gleich definiert, aber die Grenze wandert: Wer 2026 mit seinem Verdienst knapp über 603 Euro lag, fällt 2027 unter die neue Grenze — und wird damit aufzeichnungspflichtig. Was daran in Lohnkalkulation und Zeiterfassung umzustellen ist, rechnet unser Beitrag Mindestlohn 2027 und die neue Minijob-Grenze von 633 Euro durch.

Für einen Teil der Betriebe kommt eine vierte Aufzeichnungspflicht hinzu, die mit dem Arbeitsschutz nichts zu tun hat. Wer Güter mit eigenen Fahrzeugen befördert, unterliegt nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 der Fahrpersonalverordnung schon ab mehr als 2,8 Tonnen zulässiger Höchstmasse dem Lenkzeitrecht — also bereits beim typischen Sprinter, nicht erst beim Lkw. Absatz 6 verlangt dann tagesgenaue Aufzeichnungen von Lenkzeiten, sonstigen Arbeitszeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten: Der Fahrer führt den laufenden Tag und die vorausgegangenen 28 Kalendertage mit, das Unternehmen bewahrt sie ein Jahr auf. Wie diese Zeitgrenzen als harte Nebenbedingung in die Tagesplanung eingehen, zeigt unser Beitrag zur Tourenplanung-Software für eigene Flotten.

Genau diese Branchenliste taucht an anderer Stelle des Arbeitsrechts wieder auf — dort mit umgekehrter Wirkung. Bei der Arbeitszeiterfassung begründet sie eine zusätzliche, scharf bebußte Aufzeichnungspflicht. Beim Nachweisgesetz bewirkt sie das Gegenteil: Für Beschäftigte in genau diesen elf Wirtschaftsbereichen bleibt es bei der unterschriebenen Papier-Niederschrift, während andere Arbeitgeber seit 2025 auf die einfachere Textform umstellen dürfen. Welche Dokumente das im Einzelnen betrifft, zeigt unser Beitrag Nachweisgesetz: Wann Textform reicht — und wann nicht.

Alle drei Pflichten sagen, was zu erfassen ist — keine sagt, was mit den erfassten Stunden anschließend geschieht. Sobald Plus- und Minusstunden auf einem Zeitkonto zusammenlaufen, greift eine eigene Regel: § 2 Absatz 2 Mindestlohngesetz verlangt die Schriftform, begrenzt den monatlichen Zugang auf 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und setzt für jede eingestellte Stunde eine Ausgleichsfrist von zwölf Kalendermonaten ab ihrem Erfassungsmonat. Diese Grenzen und die Frage, wann Plusstunden verfallen, behandelt unser Beitrag Arbeitszeitkonto führen: Ausgleichsfristen, Kappung und Verfall; hier geht es allein um die Aufzeichnung selbst.

6. Was passiert, wenn Sie die Arbeitszeit nicht erfassen?

Für die allgemeine Erfassungspflicht gibt es keinen Bußgeldtatbestand, der direkt an das Fehlen der Erfassung anknüpft. Sanktioniert wird ein Zwischenschritt: Die zuständige Behörde kann nach § 22 Absatz 3 Arbeitsschutzgesetz im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen Sie zu treffen haben, und muss dafür eine angemessene Frist setzen. Erst die Zuwiderhandlung gegen diese vollziehbare Anordnung ist eine Ordnungswidrigkeit — mit einem Rahmen bis 30.000 Euro nach § 25 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a.

Diese Unterscheidung ist kein juristisches Detail, sondern verändert die Praxis. Die verbreitete Schlagzeile „bis zu 30.000 Euro Bußgeld für fehlende Zeiterfassung" beschreibt den Rahmen richtig, den Auslöser aber falsch. Umgekehrt liegt auch daneben, wer daraus ableitet, die Pflicht sei folgenlos. Die Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar fasst die Lage so zusammen: Ein Verstoß sei „(derzeit) nicht unmittelbar mit einer Geldbuße bewehrt", eine Anordnung sei aber möglich und deren Missachtung dann sehr wohl bußgeldbewehrt.

Zuständig sind nicht Bundesbehörden. Das Bundesarbeitsministerium weist ausdrücklich darauf hin, dass die Überwachung Aufgabe der Bundesländer ist und von den nach Landesrecht bestimmten Arbeitsschutzbehörden wahrgenommen wird, etwa den Gewerbeaufsichtsämtern. Sie legen die Vorschriften aus und entscheiden im Einzelfall — nicht das Ministerium und nicht wir.

Bleiben zwei Risiken, die in der Bußgelddebatte untergehen. Das erste ist der Zoll: Bei Minijobs und in den elf genannten Branchen prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz, und dort greift der 50.000-Euro-Rahmen unmittelbar. Das zweite ist der Überstundenprozess: Wer keine belastbaren Aufzeichnungen hat, steht im Streit über geleistete Stunden mit leeren Händen da. In der Praxis ist das der Fall, der Unternehmen am häufigsten Geld kostet.

7. Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und Außendienst

Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig. Das Bundesarbeitsministerium stellt klar, dass eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Wege steht: Die Beschäftigten entscheiden weiterhin eigenverantwortlich über Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit, die Zeiten werden lediglich festgehalten. Was sich ändert, ist nur, dass die Vertrauensregelung nicht mehr als Begründung dafür taugt, gar nichts aufzuzeichnen.

Für mobile Arbeit gilt dasselbe, und zwar nicht erst seit 2022. Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice — Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten inklusive. In der Praxis ist das der Bereich, in dem die Erfassung am häufigsten schlicht vergessen wird, weil niemand ein Terminal passiert. Wenn Sie mobile Arbeit gerade erst aufsetzen, gehört die Zeiterfassung von Anfang an in die Ausstattungsliste; die übrigen Bausteine haben wir im Beitrag Homeoffice richtig einrichten zusammengestellt.

Der schwierigste Fall ist der Außendienst. Montage, Service und Baustelle erzeugen Fahrt-, Rüst- und Arbeitszeiten an wechselnden Orten, oft ohne Empfang. Rechtlich ändert das nichts an der Pflicht. Technisch heißt es: Was ohne Netzverbindung nicht erfasst werden kann, wird nicht erfasst. Ein Offline-Modus mit späterer Synchronisierung ist deshalb kein Komfortmerkmal, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Aufzeichnung überhaupt vollständig wird.

Weil sich Büro, Homeoffice und Außendienst in Erfassungsweg und Netzverfügbarkeit so stark unterscheiden, lohnt sich die Systemfrage erst nach dieser Bestandsaufnahme — nicht davor. Welche Kriterien für Baustelle, Filiale und Büro tatsächlich unterschiedlich zu gewichten sind, haben wir in unserem Kriterienkatalog Zeiterfassung-App: Kriterien für Handwerk, Handel, Büro zusammengestellt — bewusst ohne Anbieter-Ranking.

8. Dürfen Sie die Aufzeichnung an Ihre Mitarbeitenden delegieren?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hält in derselben Entscheidung fest, es sei „nach den unionsrechtlichen Maßgaben nicht ausgeschlossen, die Aufzeichnung der betreffenden Zeiten als solche an die Arbeitnehmer zu delegieren" — die Einrichtung und das Vorhalten des Systems bleibe aber Sache des Arbeitgebers. Das Bundesarbeitsministerium bestätigt das und ergänzt den entscheidenden Halbsatz: Der Arbeitgeber bleibt für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben verantwortlich.

Für die Organisation bedeutet das eine klare Arbeitsteilung. Ihre Beschäftigten dürfen ihre Zeiten selbst eintragen. Sie als Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass es ein System gibt, dass es benutzt wird und dass Ihnen auffällt, wenn Aufzeichnungen fehlen oder gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten verstoßen wird. Genau an dieser Kontrollschleife scheitern selbstgebaute Tabellenlösungen, nicht an der Eingabe.

Ein häufiger Denkfehler: Delegation ist keine Haftungsverlagerung. Wenn im Streitfall Aufzeichnungen fehlen, hilft der Hinweis nicht weiter, die Person hätte sie ja selbst führen sollen. Deshalb gehört zu jeder Delegation eine schriftliche Regel, wer bis wann was einträgt, und ein Mechanismus, der Lücken sichtbar macht — bei kleinen Teams reicht ein wöchentlicher Blick, ab einer gewissen Größe braucht es eine automatische Meldung.

9. Was die geplante ArbZG-Novelle ändern würde — und was daran heute nichts gilt

Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Erfassungspflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Das Bundesarbeitsministerium bestätigt dieses Ziel in seiner FAQ. Auf eine Kleine Anfrage antwortete die Bundesregierung im Januar 2026, die Erkenntnisse aus dem Sozialpartnerdialog würden ausgewertet und „konkrete Regelungsvorschläge erarbeitet" (Bundestags-Drucksache 21/3703). Ein Zeitplan wurde nicht genannt.

Inzwischen liegt ein Referentenentwurf des Ministeriums vor. Die Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar beschreibt seinen Kern so: eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die Dokumentation grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung, weiterhin zulässige Delegation, weiterhin mögliche Vertrauensarbeitszeit, gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße und eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form für Kleinstbetriebe. Dieselbe Quelle ordnet den Stand ein: Das Vorhaben befinde sich „noch im frühen Stadium der Gesetzgebungsverfahren".

An dieser Stelle eine bewusste Auslassung, die wir für wichtiger halten als eine schnelle Zahl. In Ratgebern und Anbieter-Blogs kursieren sehr konkrete Angaben zu Beschäftigtenschwellen und Fristenlängen. Wir nennen sie hier nicht. Das Ministerium hat den Entwurf auf seinen eigenen Seiten nicht veröffentlicht; die Themenseite zur Arbeitszeit trägt den Stand 25. Februar 2026 und weist kein laufendes Verfahren zur Zeiterfassung aus. Ein Kabinettsbeschluss, ein Regierungsentwurf und eine Beratung im Bundestag stehen aus. Jede Zahl aus einer nicht amtlich veröffentlichten Fassung kann sich im weiteren Verfahren noch ändern.

Was Sie aus dem Verfahrensstand trotzdem mitnehmen können, ist eine Planungsaussage statt einer Fristenaussage: Die Richtung ist elektronisch, der Zeitpunkt ist offen. Wer heute umstellt, erfüllt die bestehende Pflicht und ist auf eine spätere Formvorgabe vorbereitet. Wer wartet, gewinnt nichts, weil die Pflicht ja bereits gilt — und riskiert später eine Umstellung unter Termindruck.

Diese Vorsicht bei unveröffentlichten Entwürfen gilt in beide Richtungen — manchmal wird ein Entwurf vorschnell für geltendes Recht gehalten, manchmal wird ein bereits verstrichener Termin übersehen. Beim Entgelttransparenzgesetz liegt der zweite Fall vor: Die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist am 7. Juni 2026 ergebnislos verstrichen, ein neues deutsches Gesetz existiert bislang nicht, und es gilt unverändert das Entgelttransparenzgesetz von 2017 ohne eigenen Bußgeldtatbestand. Was Arbeitgeber trotzdem schon jetzt sinnvoll vorbereiten, beschreiben wir im Beitrag Entgelttransparenzgesetz 2026: Was jetzt wirklich gilt.

Inzwischen liegt der Volltext des Entwurfs vor, und damit lassen sich die Zahlen benennen, ohne zu spekulieren: eine elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung, eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten und Übergangsfristen von einem Jahr, zwei Jahren unter 250 und fünf Jahren unter 50 Arbeitnehmern. Ein Inkrafttretensdatum steht auch dort nicht; Artikel 4 knüpft an das Quartal nach der Verkündung an. Den Entwurf Änderungsbefehl für Änderungsbefehl neben das geltende Recht gestellt haben wir im Beitrag zur Arbeitszeitgesetz-Reform und der 48-Stunden-Woche.

10. Der Betriebsrat: wo er mitbestimmt und wo nicht

Beim Ob der Erfassung hat der Betriebsrat kein Initiativrecht. Genau das war der eigentliche Streitgegenstand des Verfahrens 1 ABR 22/21: Der Betriebsrat wollte die Einführung eines elektronischen Systems über eine Einigungsstelle durchsetzen. Das Bundesarbeitsgericht wies das zurück, weil § 87 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz im Eingangshalbsatz nur dort greift, wo eine gesetzliche Regelung nicht besteht — und die Erfassungspflicht besteht ja bereits kraft Gesetzes.

Beim Wie sieht es anders aus, und hier verkürzen viele Darstellungen. Zwei Mitbestimmungstatbestände greifen nebeneinander: § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind — darunter fällt regelmäßig ein elektronisches Zeiterfassungssystem. Und § 87 Absatz 1 Nummer 7, den das Bundesarbeitsgericht in derselben Entscheidung als Grundlage für die Ausgestaltung des arbeitsschutzrechtlichen Systems heranzieht.

Für die Projektplanung heißt das schlicht: Sie entscheiden allein, dass erfasst wird. Über wie erfasst wird — Erfassungswege, Korrekturregeln, Auswertungen, Zugriffsrechte — verhandeln Sie mit dem Gremium. Wer das erst nach der Systemauswahl anspricht, verhandelt am Ende über eine Entscheidung, die faktisch schon gefallen ist, und verliert Zeit. Auch andere Arbeitgeberpflichten mit Nachweischarakter profitieren von dieser frühen Einbindung; wie ein solcher Prozess aussieht, zeigen wir am Beispiel der Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz.

11. Was Arbeitgeber jetzt praktisch tun sollten

Die Umsetzung beginnt nicht mit einer Softwareauswahl, sondern mit einer Bestandsaufnahme. In unseren Projekten stellt sich regelmäßig heraus, dass die Pflicht für den Bürobetrieb längst erfüllt ist und nur einzelne Gruppen fehlen. Diese sechs Schritte haben sich bewährt:

Ein Nebeneffekt, den kaum jemand einplant: Die Lückenliste aus Schritt 2 beantwortet mehr als die Rechtsfrage. Sie zeigt, wo Zeiten heute doppelt erfasst und von Hand in die Lohnvorbereitung übertragen werden. In der Digitalisierungsberatung ist das häufig der Punkt, an dem aus einer Compliance-Aufgabe ein Effizienzprojekt wird. In welcher Reihenfolge solche Schritte sinnvoll aufeinander aufbauen, beschreibt unser Leitfaden zur Digitalisierung im Mittelstand.

Quellen: Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21 und Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (öffnen in neuem Tab). Stand: 31. August 2026, Angaben ohne Gewähr. Die vollständige Quellenliste finden Sie am Ende des Beitrags.

12. Fazit: eine geltende Pflicht, ein offenes Verfahren

Die eigentliche Nachricht dieses Themas ist unspektakulär: Es gibt nichts abzuwarten. Erfasst werden muss seit knapp vier Jahren, und zwar Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, ab dem ersten Arbeitnehmer, in der Form Ihrer Wahl. Alles, worüber gerade diskutiert wird, betrifft die Form und den Zeitpunkt — nicht die Pflicht selbst.

Für die Praxis folgt daraus eine ruhige Reihenfolge. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre bestehenden Aufzeichnungen die drei Angaben je Person und Tag hergeben. Sichern Sie die Sonderpflichten für Minijobs und die Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes ab, weil dort die konkreten Fristen und der höchste Bußgeldrahmen liegen. Und wählen Sie ein System erst, wenn Sie wissen, welche Gruppen es abbilden muss.

Wenn Sie diesen Weg nicht allein gehen möchten: Wir sortieren die Ausgangslage, benennen die Lücken je Beschäftigtengruppe und begleiten die Auswahl anbieterneutral — wir verkaufen kein eigenes Zeiterfassungsprodukt. Der Einstieg ist unsere Beratung zur digitalen Zeiterfassung; wenn die Erfassung Teil eines größeren Vorhabens ist, ordnen wir sie in der Digitalisierungsberatung in die Gesamtplanung ein.

Hinweis: Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die genannten Pflichten, Fristen, Ausnahmen und Bußgeldrahmen entsprechen dem Stand vom 31. August 2026; sie können sich durch Gesetzesänderungen, Rechtsprechung und die Auslegungspraxis der Arbeitsschutzbehörden der Länder ändern. Aussagen zum Referentenentwurf beschreiben einen laufenden Verfahrensstand und kein geltendes Recht. Für Ihren konkreten Fall ziehen Sie bitte die offiziellen Quellen oder anwaltliche Beratung heran.

13. Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassungspflicht

Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Zeiterfassung hat?

Zuständig sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder, etwa die Gewerbeaufsicht. Sie können nach § 22 Absatz 3 Arbeitsschutzgesetz im Einzelfall anordnen, dass Sie ein Erfassungssystem einführen, und dafür eine Frist setzen. Erst wer dieser vollziehbaren Anordnung nicht folgt, riskiert nach § 25 Arbeitsschutzgesetz ein Bußgeld bis zu 30.000 Euro.

Wer ist von der Zeiterfassungspflicht befreit?

Das Bundesarbeitsgericht nimmt die Beschäftigtengruppen aus, für die der Gesetzgeber eine abweichende Regelung nach Artikel 17 Absatz 1 der EU-Arbeitszeitrichtlinie getroffen hat. Im deutschen Recht steht diese Liste in § 18 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz: leitende Angestellte, Chefärzte, Leitungen öffentlicher Dienststellen, häusliche Gemeinschaften und der liturgische Bereich.

Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht?

Ab dem ersten Arbeitnehmer. Weder der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts noch das Arbeitsschutzgesetz kennen eine Mindestgröße. Die viel zitierte Grenze von zehn Beschäftigten stammt aus einem Gesetzentwurf, der nicht verabschiedet ist, und beträfe ohnehin nur die elektronische Form, nicht die Erfassung selbst.

Sind Arbeitgeber zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet?

Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 ausdrücklich festgehalten, dass die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen muss und je nach Tätigkeit und Unternehmen auch Aufzeichnungen in Papierform genügen können. Das Bundesarbeitsministerium bestätigt, dass für die Aufzeichnung derzeit keine Formvorschrift besteht. Stand: 31. August 2026.

Muss die Arbeitszeit taggleich erfasst werden?

Nach geltendem Recht gibt es keine solche Frist für die allgemeine Erfassungspflicht. Die taggleiche Aufzeichnung steht im Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz, der nicht verabschiedet ist. Eine echte Frist gilt heute nur nach § 17 Mindestlohngesetz für Minijobs und bestimmte Branchen: dort sieben Kalendertage.

Gilt die Arbeitszeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, befreit aber nicht von der Aufzeichnung. Das Bundesarbeitsministerium stellt klar, dass eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Wege steht. Die Beschäftigten entscheiden weiter selbst über die Lage ihrer Arbeitszeit, die Zeiten werden trotzdem festgehalten.

Ist die Zeiterfassung im Homeoffice und im Außendienst Pflicht?

Ja. Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten unabhängig vom Arbeitsort, also auch bei mobiler Arbeit und im Homeoffice. Das bestätigt das Bundesarbeitsministerium ausdrücklich. Für Montage, Außendienst und Baustelle brauchen Sie deshalb eine Erfassung, die auch ohne Netzverbindung funktioniert und später zuverlässig zusammenläuft.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Absatz 2 für die Nachweise über Mehrarbeit mindestens zwei Jahre. Dieselbe Frist gilt nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz für Minijobs und die dort genannten Branchen. Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz nennt das Gesetz bisher keine eigene Frist.

14. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden Quellen, die alle am 31. August 2026 geprüft wurden. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• Bundesarbeitsgericht — Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 — amtliche Entscheidungsseite mit Leitsätzen und Gründen: Pflicht aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz, kein Initiativrecht des Betriebsrats, Form nicht zwingend elektronisch, Delegation zulässig (Primärquelle).
• Bundesarbeitsgericht — Volltext des Beschlusses 1 ABR 22/21 (PDF) — vollständige Entscheidungsgründe des Ersten Senats (Primärquelle).
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales — Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — keine Formvorschrift, gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, kein Abwarten bis zur Gesetzesänderung, Delegation, Vertrauensarbeitszeit, mobile Arbeit, Zuständigkeit der Länder, Zahl aus der Arbeitszeitbefragung 2023 (offizielle Stelle).
• § 3 Arbeitsschutzgesetz — Grundpflichten des Arbeitgebers — die Norm, aus der das Bundesarbeitsgericht die Erfassungspflicht hergeleitet hat (Primärquelle).
• § 22 Arbeitsschutzgesetz — Befugnisse der zuständigen Behörden — Anordnung im Einzelfall nach Absatz 3 mit angemessener Fristsetzung (Primärquelle).
• § 25 Arbeitsschutzgesetz — Bußgeldvorschriften — bis 30.000 Euro bei Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung nach § 22 Absatz 3 (Primärquelle).
• § 16 Arbeitszeitgesetz — Aushang und Arbeitszeitnachweise — Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (Primärquelle).
• § 22 Arbeitszeitgesetz — Bußgeldvorschriften — Absatz 1 Nummer 9 sanktioniert fehlende oder unrichtige Aufzeichnungen nach § 16 Absatz 2 unmittelbar mit bis zu 30.000 Euro (Primärquelle).
• § 18 Arbeitszeitgesetz — Nichtanwendung des Gesetzes — Bereichsausnahmen für leitende Angestellte, Chefärzte, Leitungen öffentlicher Dienststellen und den liturgischen Bereich (Primärquelle).
• § 17 Mindestlohngesetz — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Beginn, Ende und Dauer binnen sieben Kalendertagen, zwei Jahre Aufbewahrung, Ausnahme für Privathaushalte nach § 8a SGB IV (Primärquelle).
• § 21 Mindestlohngesetz — Bußgeldvorschriften — Absatz 1 Nummer 8 in Verbindung mit Absatz 3: bis 50.000 Euro für fehlende Aufzeichnungen nach § 17 Absatz 1 (Primärquelle).
• § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — Mitführungs- und Vorlagepflicht — die elf Wirtschaftsbereiche, für die § 17 Mindestlohngesetz gilt (Primärquelle).
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz — Mitbestimmungsrechte — Gesetzesvorbehalt im Eingangshalbsatz, Nummer 6 zu technischen Überwachungseinrichtungen, Nummer 7 zum Arbeitsschutz (Primärquelle).
• Gerichtshof der Europäischen Union — Rechtssache C-55/18 (CCOO), Urteil vom 14. Mai 2019 — amtliche Fundstelle des Urteils, auf das sich das Bundesarbeitsgericht stützt (Primärquelle).
• Deutscher Bundestag — Antwort der Bundesregierung, Drucksache 21/3703 vom 19. Januar 2026 (PDF) — Sozialpartnerdialog von Juli bis Oktober 2025, Regelungsvorschläge werden erarbeitet (Primärquelle).
• Deutscher Bundestag — „Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: Zeitpunkt unklar" (hib 475/2024 vom 2. Juli 2024) — Antwort der Bundesregierung: kein Zeitplan für die Neuregelung (offizielle Stelle).
• IHK Rhein-Neckar — Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Gesetzesstand und Urteile — Zusammenfassung des Referentenentwurfs, Einordnung des Verfahrensstands und der Sanktionslage (Institution).