USt-ID prüfen: einfache und qualifizierte Bestätigung — und wie Sie den Nachweis heute führen

USt-ID prüfen heißt: die Gültigkeit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen. Seit dem 20. Juli 2025 geht das ausschließlich online. Die einfache Abfrage prüft nur die Nummer, die qualifizierte zusätzlich Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße. Eine schriftliche Bestätigungsmitteilung versendet das BZSt nicht.

Stand 5. September 2026: Das Verfahren hat sich 2025 zweimal geändert. Erstens hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 6. Juni 2025 (GZ III C 5 - S 7427-d/00014/001/002) Abschnitt 18e.1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses neu gefasst: Anfragen können „ausschließlich über die vom Bundeszentralamt für Steuern im Internet bereitgestellte Online-Abfrage“ durchgeführt werden; die Grundsätze „sind ab dem 20. Juli 2025 anzuwenden“. Absatz 4 Satz 4 und Absatz 5 wurden gestrichen. Zweitens führt das BZSt die alte Programmierschnittstelle inzwischen selbst unter der Überschrift „XML-RPC-Schnittstelle (ab 30.11.2025 obsolet)“; ihr Nachfolger ist die REST-API. Und: „Das BZSt versendet keine schriftliche Bestätigungsmitteilung.“ Viele Ratgeber im Netz beschreiben noch den Stand davor. (Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.)

1. Warum die Prüfung Pflicht ist

Wer Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat liefert, will die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer stellen. Damit das trägt, müssen die Voraussetzungen des § 6a Umsatzsteuergesetz vorliegen. Eine davon steht in Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 und ist seit den Quick Fixes 2020 materielles Recht, nicht bloß Formalie: Der Abnehmer muss „eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet“ haben (Quelle: § 6a UStG, Stand September 2026).

In diesem einen Satz stecken zwei Bedingungen, die in der Praxis auseinanderfallen. Gültig heißt: gültig im Zeitpunkt der Lieferung. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird hier deutlich: „Nicht ausreichend ist es, wenn die USt-IdNr. im Zeitpunkt der Lieferung vom Abnehmer lediglich beantragt wurde“ (Abschnitt 6a.1 Absatz 12). Verwendet heißt: Der Kunde muss die Nummer aktiv einbringen. Der Erlass verlangt dafür „ein positives Tun“ und stellt klar, dass „eine im Briefkopf eingedruckte USt-IdNr. … allein nicht ausreicht“ (Abschnitt 3a.2 Absatz 10). Es genügt allerdings, wenn Ihr Kunde bei der erstmaligen Stammdatenerfassung erklärt, dass diese Nummer bei allen künftigen unternehmerischen Aufträgen verwendet werden soll — genau deshalb gehört die Abfrage in das Registrierungsformular und in die Kundenanlage, nicht in eine E-Mail-Schleife kurz vor dem Versand.

Die zweite materielle Voraussetzung wird oft übersehen, weil sie nicht in § 6a steht, sondern in der Steuerbefreiung selbst. § 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG sagt wörtlich, die Befreiung „gilt nicht, wenn der Unternehmer seiner Pflicht zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (§ 18a) nicht nachgekommen ist oder soweit er diese im Hinblick auf die jeweilige Lieferung unrichtig oder unvollständig abgegeben hat“. Die geprüfte Nummer ist also nicht das Ende der Kette, sondern ihr Anfang: Sie wandert in die Zusammenfassende Meldung, die bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums beim Bundeszentralamt für Steuern liegen muss — quartalsweise, solange die Bemessungsgrundlage weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Quartale mehr als 50.000 Euro betrug (Quelle: § 18a UStG). Erkennen Sie später einen Fehler, ist die Meldung innerhalb eines Monats zu berichtigen.

Und schließlich muss die Nummer auf der Rechnung stehen. § 14a Absatz 3 UStG verlangt bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung eine Rechnung „bis zum fünfzehnten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist“, und darin beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern — Ihre eigene und die des Kunden. Vier Normen, ein Datenpunkt: Deshalb ist die Prüfung kein isolierter Klick, sondern der Startpunkt einer Kette, die durch Shop, Warenwirtschaft, Rechnung und Meldung läuft. (Für Fernverkäufe an Privatkunden in der EU gilt statt der innergemeinschaftlichen Lieferung das OSS-Verfahren, das wir auf unserer Seite zur Umsatzsteuer-Compliance im E-Commerce einordnen.)

Ein Wort zur Abgrenzung, weil beide Themen ständig verwechselt werden: Hier geht es um die Lieferung von Waren an einen Unternehmer im EU-Ausland. Verlagert sich die Steuerschuld dagegen auf den Leistungsempfänger, greifen andere Regeln — die haben wir im Beitrag zu Reverse Charge für Händler aufbereitet. Und die statistische Pflicht beim EU-Warenverkehr ist noch einmal eine dritte Baustelle: Wie Sie Warennummer, Ursprungsland und Gewicht dafür sauber aus dem System ziehen, steht im Beitrag zur Intrastat-Meldung.

2. Einfache oder qualifizierte Bestätigung?

Zuerst eine Klarstellung, die in vielen Ratgebern falsch steht: Die Begriffe „einfache“ und „qualifizierte“ Bestätigung stehen nicht im Gesetz. § 18e UStG verpflichtet das Bundeszentralamt für Steuern lediglich, „die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie den Namen und die Anschrift“ zu bestätigen. Die Unterscheidung stammt aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 18e.1 Absätze 3 und 4. Wer § 18e als Fundstelle für die Zweiteilung zitiert, zitiert die falsche Norm.

Drei Punkte aus dieser Tabelle entscheiden über den Alltag. Erstens ist die einfache Abfrage zwingende Vorstufe: „Eine einfache Bestätigung muss zwingend vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden“, schreibt das BZSt in seinen Fragen und Antworten. Wer eine Massenprüfung baut, muss diese Reihenfolge abbilden — die Schnittstelle kennt dafür sogar eine eigene Statusmeldung: Ist die maximale Zahl qualifizierter Abfragen einer Sitzung erreicht, verlangt sie ausdrücklich einen Neustart mit einer einfachen Bestätigungsabfrage.

Zweitens ist die technische Steuerung eleganter, als viele erwarten. In der REST-API des BZSt gibt es keinen Schalter „qualifiziert“. Ob eine Anfrage einfach oder qualifiziert läuft, hängt allein daran, ob die Felder firmenname und ort belegt sind; strasse und plz sind zusätzlich optional (Quelle: OpenAPI-Beschreibung der eVatR-API, abgerufen am 5. September 2026). Wer beide Pflichtfelder leer lässt, bekommt trotz Absicht nur eine einfache Bestätigung — und damit nicht den Beleg, auf den der Anwendungserlass abstellt.

Drittens ist die Rückmeldung feldgenau. Für jedes angefragte Firmendatum liefert das BZSt einen Buchstaben zurück: A für „stimmt überein“, B für „stimmt nicht überein“, C für „nicht angefragt“ und D für „vom EU-Mitgliedstaat nicht mitgeteilt“. Ein D ist deshalb kein Fehler Ihres Kunden, sondern eine Auskunftslücke des jeweiligen Mitgliedstaats. Wie tolerant der Abgleich mit Schreibweisen umgeht, sagt die Behörde bewusst nicht: Es gebe „bei den Firmendaten eine Fehlertoleranz“, genauere Angaben dazu erteile das BZSt nicht. Konkrete Toleranzwerte, wie sie in Foren kursieren, geben wir deshalb nicht wieder.

3. BZSt oder VIES: Wer prüft eigentlich was?

Suchen Sie nach „USt-ID prüfen“, landen Sie zwischen den Behördenseiten auf einer Reihe kostenloser Prüfwerkzeuge. Fast alle greifen auf VIES zu, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission; die deutsche Abkürzung dafür lautet MIAS. Das ist bequem, weil man keine eigene Nummer angeben muss — und es ist genau deshalb nicht der Weg, den die deutsche Finanzverwaltung im Nachweis benennt.

Die Europäische Kommission beschreibt ihr eigenes System erfreulich unmissverständlich: „MIAS ist eine Suchmaschine (keine Datenbank), deren Eigentümerin die Europäische Kommission ist. Sie ruft MwSt-Registrierungsdaten aus den Datenbanken der EU-Länder ab.“ Und zur Namensabfrage: „Aus Datenschutzgründen nennen Ihnen die nationalen Behörden weder den Namen noch die Adresse zu einer MwSt-Nummer. Sie bestätigen Ihnen nur, ob mit einer bestimmten MwSt-Nummer ein bestimmter Name und eine bestimmte Adresse verbunden sind oder nicht“ (Quelle: Your Europe, abgerufen am 5. September 2026).

Technisch tut das BZSt im Kern dasselbe — es leitet Ihre Anfrage weiter: „In Deutschland werden keine Daten zu USt-IdNrn. anderer EU-Mitgliedstaaten gespeichert. Das BZSt leitet Bestätigungsabfragen direkt und automatisiert an die Behörden der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten weiter.“ Der Unterschied liegt nicht in der Datenquelle, sondern in der Zurechnung: Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass benennt in Abschnitt 18e.1 Absatz 2 ausdrücklich das Ergebnis des BZSt als das, was aufzubewahren ist. Für ein VIES-Ergebnis existiert keine solche Regelung im deutschen Anwendungserlass. Wir behaupten deshalb nicht, eine VIES-Abfrage sei wertlos — sie ist ein schneller Plausibilitätscheck und für Kunden ohne deutsche USt-IdNr. der einzige Weg. Wir behaupten aber auch nicht, sie ersetze die BZSt-Abfrage.

Praktisch heißt das: Der Abfrageberechtigte ist „jeder Inhaber einer deutschen USt-IdNr.“, und „bei der Abfrage muss immer die eigene deutsche USt-IdNr. angegeben werden“. Ein Werkzeug, das Sie nicht nach Ihrer eigenen Nummer fragt, kann folglich keine BZSt-Abfrage ausführen. Das ist der schnellste Test, um zu erkennen, womit ein Gratis-Prüfer tatsächlich arbeitet.

4. Der Nachweis ohne amtliche Mitteilung

Hier liegt die eigentliche Änderung, und sie verunsichert zu Recht: Wenn das Amt nichts mehr schickt, was legen Sie dann bei einer Prüfung vor? Die Antwort steht in Abschnitt 18e.1 Absatz 2 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses und unterscheidet zwei Wege.

Bei der Einzelabfrage über das Internet ist der Nachweis „durch die Aufbewahrung eines Ausdrucks oder die Übernahme des vom BZSt übermittelten Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format oder als Screenshot in das System des Unternehmens zu führen“ (Satz 3). Drei gleichwertige Formen also — Papier, Datei, Bildschirmfoto. Entscheidend ist der Zusatz „in das System des Unternehmens“: Ein Screenshot im Downloadordner eines Notebooks erfüllt den Zweck nicht, ein Screenshot am Kundendatensatz schon.

Bei Abfragen über die Schnittstelle gilt Satz 5: „In diesen Fällen ist der Nachweis einer durchgeführten qualifizierten Anfrage einer USt-IdNr. über den vom BZSt empfangenen Datensatz zu führen.“ Das ist die technisch sauberste Variante, weil der Datensatz maschinenlesbar ist und Anfragezeitpunkt, Status und die Vergleichsergebnisse je Feld enthält. Wer eine eigene Anbindung baut, sollte deshalb nicht nur die Ampel „gültig/ungültig“ speichern, sondern die vollständige Antwort mitsamt Zeitstempel.

Warum das so wichtig ist, zeigt eine zweite Aussage des BZSt: „Bestätigungen für zurückliegende Zeitpunkte oder Zeiträume sind nicht möglich.“ Sie können eine Prüfung also nicht nachholen. Was Sie im Moment der Lieferung nicht gespeichert haben, existiert später nicht mehr. Umgekehrt hilft der Anwendungserlass bei einer verwandten Frage: Verwendet Ihr Kunde eine im Lieferzeitpunkt gültige Nummer erst nachträglich, entfaltet das „für Zwecke der Steuerbefreiung Rückwirkung“ (Abschnitt 6a.1 Absatz 19). Das betrifft die Verwendung durch den Kunden — nicht Ihre Abfrage beim Amt.

Das dokumentierte Ergebnis hat noch einen zweiten Wert. § 6a Absatz 4 UStG schützt Sie, wenn die Steuerbefreiung auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und Sie „die Unrichtigkeit dieser Angaben auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen“ konnten; dann „schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer“. Was „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ im Einzelfall bedeutet, entscheidet niemand pauschal — ein zeitnahes, feldgenaues und archiviertes Prüfergebnis ist aber genau die Art von Beleg, die man in dieser Diskussion braucht.

Eine Frage lassen wir bewusst offen, weil sie sich nicht seriös beantworten lässt: wie lange das Prüfprotokoll aufzubewahren ist. Der Anwendungserlass nennt keine eigene Frist. § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung kennt zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen — in welche dieser Kategorien das Prüfergebnis fällt, ist eine steuerliche Einordnung Ihres konkreten Falls. Klären Sie das mit Ihrer steuerlichen Beratung, statt sich auf eine im Netz kursierende Jahreszahl zu verlassen. Praktisch spricht wenig dagegen, das Protokoll so lange aufzubewahren wie den zugehörigen Rechnungsbeleg.

5. Die Prüfung im Shop-Checkout

Im Shop entscheidet sich, ob ein B2B-Kunde überhaupt netto einkaufen kann — und ob Sie eine Nummer bekommen, die diesen Namen verdient. JTL-Shop 5 bringt dafür in den Formulareinstellungen einen eigenen Bereich für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit. Vier Schalter greifen ineinander (Quelle: JTL-Guide, abgerufen am 5. September 2026):

• USt-IdNr. des Onlineshops — Ihre eigene Nummer. Ohne sie lassen sich Kundennummern nicht prüfen; sie ist die technische Voraussetzung für alles Weitere.
• USt-IdNr. abfragen — mit den Optionen „Ja, optionale Angabe“, „Ja, erforderliche Angabe“ und „Nein“. In einem reinen B2B-Shop gehört das Feld auf „erforderlich“, in einem gemischten Shop auf „optional“.
• USt-IdNr.-Prüfung durch MIAS-System aktivieren — die Prüfung gegen die Datenbank des Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystems der Europäischen Kommission. Sie setzt voraus, dass „Firma abfragen“ auf „Ja“ steht und Ihre eigene Nummer hinterlegt ist.
• Kundenregistrierung nur mit MIAS-Bestätigung — der harte Riegel. Der Guide weist ausdrücklich darauf hin: Sind die entsprechenden Dienste nicht erreichbar, können keine Registrierungen durchgeführt werden.

Der letzte Punkt verdient eine Entscheidung statt eines Häkchens. Ein Registrierungs-Stopp bei einem Dienstausfall ist in einem Großhandelsshop mit wenigen, bekannten Kunden verkraftbar; in einem Shop, der laufend Neukunden aufnimmt, kostet er Umsatz. Und Störungen kommen vor: Die Europäische Kommission weist selbst darauf hin, dass MIAS bei Wartungsarbeiten an den nationalen Datenbanken zuweilen nicht verfügbar ist. Wir setzen den Riegel deshalb meist nicht hart, sondern lassen die Registrierung zu und kennzeichnen den Datensatz für die Nachprüfung.

Wichtig für das Verständnis der Beweiskette: Diese Shop-Prüfung läuft gegen MIAS, nicht gegen das BZSt. Sie ist damit ein guter Türsteher — sie hält Tippfehler und erfundene Nummern draußen — aber sie ist nicht das Ergebnis, das der Anwendungserlass als Nachweis benennt. Der dokumentierte Nachweis entsteht eine Ebene tiefer, in der Warenwirtschaft.

Die Nettodarstellung ist übrigens eine getrennte Einstellung und kommt aus JTL-Wawi: In den Kundengruppen sorgt die Option „Nettopreise im Onlineshop anzeigen“ dafür, dass angemeldeten Kunden dieser Gruppe Nettopreise angezeigt werden — laut Hersteller „nur sinnvoll, wenn Sie generell nur an Firmenkunden verkaufen“. Die Verbindung zwischen geprüfter Nummer und Nettopreis ist also kein Automatismus, sondern eine Frage Ihrer Prozessdefinition: Wer prüft den neuen Datensatz, und wer verschiebt ihn danach in die B2B-Kundengruppe? Wie der Rest eines solchen Shops aufgebaut wird, haben wir im Beitrag zum B2B-Online-Shop ausgeführt.

6. Die Prüfung im Kundenstamm der Warenwirtschaft

In JTL-Wawi sitzt die Prüfung in den Kundenstammdaten hinter der Schaltfläche Prüfen. Interessant ist, wohin die Anfrage geht, denn das entscheidet über die Beweiskraft. Der Hersteller beschreibt zwei Konstellationen: Liegt Ihr Firmensitz in Deutschland und stammt die zu prüfende Nummer aus einem anderen EU-Land, läuft die Prüfung über den eVatR-Dienst des Bundeszentralamts für Steuern. Stammt die zu prüfende Nummer dagegen aus Deutschland oder liegt Ihr Firmensitz außerhalb Deutschlands, läuft sie über VIES (Quelle: JTL-Guide, abgerufen am 5. September 2026). Für den typischen deutschen Händler mit EU-Kunden ist es also die BZSt-Abfrage — und damit die, auf die es ankommt.

Genauso wichtig ist, was seit Version 1.5.45 mit dem Ergebnis passiert. Der Hersteller schreibt: „Allerdings ist die Druckfunktion und damit die postalische Bescheinigung der Prüfung des Bundeszentralamts hinfällig. Der Nachweis der Prüfung wird ab sofort als Eintrag in der Kundenhistorie angezeigt. … Ein Screenshot davon reicht als Nachweis aus.“ Das ist exakt die Form, die der Anwendungserlass für Einzelabfragen vorsieht. Für Sammelauswertungen dokumentiert JTL zusätzlich eine SQL-Abfrage über die Kundenhistorie, mit der sich alle Prüfergebnisse eines Zeitraums herausziehen lassen — praktisch, wenn die steuerliche Beratung einen Massennachweis verlangt.

Ein Detail entscheidet darüber, wie streng Ihr System prüft, und es steckt nicht im Kundendatensatz, sondern in den globalen Einstellungen auf der Registerkarte Vorgänge. Dort legen Sie fest, welche Daten für eine erfolgreiche Prüfung stimmen müssen (Quelle: JTL-Guide, abgerufen am 5. September 2026):

• Nur USt-IdNr. — die Prüfung gilt als erfolgreich, wenn die Nummer keine Fehler aufweist. Der Hersteller stellt ausdrücklich klar: „Fehler in den Adressdaten haben keinen Einfluss auf den Erfolg der Prüfung.“
• USt-IdNr. + Adressdaten — die Prüfung gilt nur dann als erfolgreich, wenn Nummer und Adressdaten fehlerfrei sind.

Wer die erste Option gewählt hat und annimmt, damit eine qualifizierte Bestätigung dokumentiert zu haben, irrt sich an der teuersten Stelle: Das grüne Symbol sagt dann nur, dass die Nummer gültig ist. Hinweise auf Abweichungen landen als Kommentar in den Notizen der Kundenstammdaten — sie sind also da, aber sie stehen nicht im Weg. Für Händler mit regelmäßigen innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die zweite Option die naheliegende Einstellung, gerade weil sie Adresspflege erzwingt.

Aus unseren Projekten kennen wir drei Handgriffe, die daraus einen belastbaren Prozess machen. Erstens: Firmenname mit Rechtsform erfassen, denn genau so prüft das BZSt („Firmenname einschließlich der Rechtsform“). Zweitens: die Prüfung zum Vorgang statt zum Kalender denken — der erste Auftrag eines Kunden und jeder Auftrag nach einer Adressänderung werden geprüft, nicht ein starres Intervall. Eine gesetzliche Prüffrequenz gibt es nicht; belegbar ist nur, dass die Nummer im Zeitpunkt der Lieferung gültig sein muss. Drittens: eine wiederkehrende Auswertung, die alle EU-Kunden mit Umsätzen im Zeitraum und ohne Prüfeintrag auflistet. Diese Liste ist kurz und in einer halben Stunde abgearbeitet, solange sie regelmäßig läuft.

Von der Nummer des Kunden zu unterscheiden ist Ihre eigene: Welche Ihrer USt-IdNr. auf Auftragsbestätigung und Rechnung erscheint, steuern in JTL-Wawi die Felder „Ausgewiesene USt-IdNr.-B2C" und „-B2B" in Bereich C der Steuerverwaltung. Der Guide warnt dort ausdrücklich, dass bei fehlender Nummer für ein Suchland schlicht gar keine ausgewiesen wird — es gibt keinen Rückfall auf den Firmensitz. Wie das mit EU-Fernverkäufen zusammenhängt, steht im Beitrag zu OSS in JTL-Wawi.

7. Sechs typische Fehler

Die folgenden sechs Muster begegnen uns in Projekten immer wieder — sortiert danach, wie teuer sie im Ernstfall werden:

1. Sich auf ein VIES-Werkzeug als Nachweis verlassen. Die kostenlosen Prüfseiten liefern eine Antwort, aber nicht das Ergebnis, das der Anwendungserlass benennt. Erkennungszeichen: Das Werkzeug fragt nicht nach Ihrer eigenen deutschen USt-IdNr.
2. Nur einfach statt qualifiziert prüfen. Die einfache Abfrage bestätigt die Nummer, nicht den Geschäftspartner. In der REST-API passiert das unbemerkt, sobald die Felder für Firmenname und Ort leer bleiben.
3. Die Nummer aus dem Briefkopf übernehmen. Der Anwendungserlass verlangt ein „positives Tun“ des Kunden; eine eingedruckte Nummer reicht allein nicht aus. Ein Feld im Registrierungsformular oder eine Erklärung bei der Stammdatenanlage löst das sauber.
4. Erst nach der Lieferung prüfen. Rückwirkende Bestätigungen sind ausgeschlossen. Wer den Prüflauf an die Rechnungsstellung hängt, prüft im Zweifel zu spät und kann die Lücke nicht mehr schließen.
5. Adressdaten nicht feldgenau pflegen. Fehlende Rechtsform, veraltete Straße, Postfach statt Anschrift — bei der qualifizierten Abfrage sind das eigene Vergleichsergebnisse. Steht die Warenwirtschaft dabei auf „nur USt-IdNr.“, meldet sie trotzdem Erfolg.
6. Dauerkunden nie erneut prüfen. Eine Nummer kann ungültig werden, ein Unternehmen kann umfirmieren. Ohne erneute Prüfung bei Adress- oder Namensänderung und ohne archiviertes Ergebnis je Vorgang bleibt von der Sorgfalt nichts Nachweisbares übrig.

8. Fazit: Prüfen ist einfach, Nachweisen ist Prozess

Die Abfrage selbst ist in dreißig Sekunden erledigt und kostet nichts. Anspruchsvoll ist alles darum herum: zum richtigen Zeitpunkt prüfen, qualifiziert statt einfach abfragen, das Ergebnis dort ablegen, wo es in drei Jahren noch jemand findet, und die Nummer anschließend korrekt in Rechnung und Zusammenfassende Meldung tragen. Seit dem Wegfall der schriftlichen Bestätigungsmitteilung liegt diese Beweislast vollständig in Ihrem System.

Die gute Nachricht: Die Bausteine sind alle vorhanden. Der Shop hält Unsinn draußen, die Warenwirtschaft führt die BZSt-Abfrage aus und schreibt das Ergebnis in die Kundenhistorie, eine Auswertung findet die Lücken. Was in den meisten Betrieben fehlt, ist die bewusste Entscheidung, welcher Baustein welche Aufgabe übernimmt — und eine Einstellung, die zur eigenen Risikolage passt. Genau daran arbeiten wir mit unseren Kunden: Wir prüfen die Konfiguration in JTL-Shop und JTL-Wawi, richten die Auswertung ein und sorgen dafür, dass die geprüfte Nummer sauber bis in die Buchhaltung durchläuft.

Quellen: § 18e UStG, BZSt-FAQ und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 18e.1 (öffnen in neuem Tab). Stand: September 2026 — Angaben ohne Gewähr. Die vollständige Quellenliste finden Sie am Ende des Beitrags.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in der jeweils geltenden Fassung und die Hinweise des Bundeszentralamts für Steuern; der Stand ist September 2026. Auch das BZSt selbst grenzt seine Rolle ab: Es teilt „lediglich die … hinterlegten Daten mit“, Fragen zur rechtlichen Würdigung und zu steuerlichen Auswirkungen seien „an das für Sie zuständige Finanzamt zu richten“. Für Ihren konkreten Fall ziehen Sie bitte Ihre steuerliche Beratung heran.

9. Häufige Fragen zum Prüfen der USt-ID

Wie kann ich eine USt-ID prüfen?

Über die Online-Abfrage des Bundeszentralamts für Steuern unter bzst.de. Sie geben Ihre eigene deutsche USt-IdNr. und die zu prüfende ausländische Nummer ein, für die qualifizierte Bestätigung zusätzlich Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße. Wer viele Nummern prüft, bindet die REST-API des BZSt in die eigene Software ein (Quelle: BZSt, Stand September 2026).

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigung?

Die einfache Bestätigung sagt nur, ob die ausländische Nummer im Zeitpunkt der Anfrage gültig ist. Die qualifizierte Bestätigung gleicht zusätzlich Firmenname einschließlich Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße feldweise ab. Sie ist nur nach einer vorherigen einfachen Abfrage möglich und liefert je Feld ein eigenes Ergebnis (Quelle: BZSt-FAQ, September 2026).

Ist VIES dasselbe wie MIAS?

Ja. MIAS ist die deutsche Bezeichnung für das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem, englisch VIES. Die Europäische Kommission beschreibt es ausdrücklich als Suchmaschine, nicht als Datenbank: Die Anfrage geht an die nationale Registrierung des jeweiligen Mitgliedstaats. Namen und Adressen gibt VIES aus Datenschutzgründen nicht heraus (Quelle: Your Europe, September 2026).

Kostet die Prüfung der USt-ID etwas?

Nein. Das Bundeszentralamt für Steuern erhebt für Bestätigungsabfragen keine Gebühren, weder für die Online-Abfrage noch für die REST-API. Auch die VIES-Abfrage der Europäischen Kommission ist kostenfrei. Kosten entstehen erst, wenn Sie die Prüfung über ein kostenpflichtiges Modul oder eine eigene Anbindung automatisieren (Quelle: BZSt-FAQ, September 2026).

Kann ich eine USt-ID rückwirkend prüfen?

Nein. Das BZSt schreibt ausdrücklich, dass Bestätigungen für zurückliegende Zeitpunkte oder Zeiträume nicht möglich sind. Die Abfrage gilt immer für den Anfragezeitpunkt. Deshalb muss die Prüfung zum Zeitpunkt der Lieferung laufen und das Ergebnis sofort gespeichert werden, denn später lässt es sich nicht mehr herstellen (Quelle: BZSt-FAQ, September 2026).

Ist die Umsatzsteuer-ID dasselbe wie die Steuernummer?

Nein. Die Steuernummer vergibt Ihr Finanzamt für die inländische Besteuerung. Die USt-IdNr. erteilt das Bundeszentralamt für Steuern nach § 27a UStG auf Antrag zusätzlich, und sie identifiziert Ihr Unternehmen im EU-Warenverkehr. Beide Nummern bestehen nebeneinander; nur die USt-IdNr. lässt sich im Bestätigungsverfahren prüfen (Quelle: § 27a UStG, September 2026).

Hat jedes Unternehmen eine USt-ID?

Nein. Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt die Nummer nach § 27a UStG nur auf Antrag. Wer ausschließlich im Inland verkauft, braucht keine. Fehlt Ihrem EU-Kunden eine gültige Nummer, ist die Voraussetzung des § 6a Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 UStG nicht erfüllt und eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung liegt nicht vor (Stand: September 2026).

Wie weise ich die qualifizierte Bestätigung gegenüber dem Finanzamt nach?

Bei der Einzelabfrage über das Internet durch einen Ausdruck, die Übernahme des BZSt-Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format oder einen Screenshot im eigenen System. Bei Abfragen über die Schnittstelle zählt der vom BZSt empfangene Datensatz. Eine schriftliche Bestätigungsmitteilung versendet das BZSt nicht (Quelle: UStAE Abschnitt 18e.1 Absatz 2, September 2026).

10. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden amtlichen und Hersteller-Quellen. Alle wurden am 5. September 2026 abgerufen und im Volltext gegengelesen. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• § 18e UStG — Bestätigungsverfahren — der Gesetzestext, der das BZSt zur Bestätigung von Gültigkeit, Name und Anschrift verpflichtet (Primärquelle).
• § 6a UStG — Innergemeinschaftliche Lieferung — Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 zur Verwendung einer gültigen Nummer und Absatz 4 zum Vertrauensschutz (Primärquelle).
• § 4 UStG — Steuerbefreiungen — Nummer 1 Buchstabe b: keine Befreiung ohne zutreffende Zusammenfassende Meldung (Primärquelle).
• § 18a UStG — Zusammenfassende Meldung — Frist zum 25. Tag, Quartalsgrenze von 50.000 Euro, Berichtigung innerhalb eines Monats (Primärquelle).
• § 14a UStG — Zusätzliche Pflichten — Absatz 3: Rechnungsfrist bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats und Angabe beider Nummern (Primärquelle).
• § 27a UStG — Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — Erteilung durch das BZSt auf Antrag (Primärquelle).
• § 147 AO — Aufbewahrungsfristen — zehn, acht und sechs Jahre je nach Unterlagenart; eine eigene Frist für Prüfprotokolle nennt der Anwendungserlass nicht (Primärquelle).
• BMF-Schreiben vom 6. Juni 2025 — GZ III C 5 - S 7427-d/00014/001/002: Änderung von Abschnitt 18e.1 UStAE, Online-Pflicht, anzuwenden ab 20. Juli 2025 (Primärquelle).
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, konsolidierte Fassung — Abschnitt 18e.1 zum Bestätigungsverfahren und Nachweis, Abschnitt 6a.1 zur innergemeinschaftlichen Lieferung, Abschnitt 3a.2 Absatz 10 zum Begriff der Verwendung (Primärquelle).
• BZSt — Bestätigung ausländischer USt-IdNrn. — REST-API, Hinweis auf die seit 30. November 2025 obsolete XML-RPC-Schnittstelle, Verfügbarkeit und Wartungsfenster (offizielle Stelle).
• BZSt — Fragen und Antworten zur USt-IdNr. — keine schriftliche Bestätigungsmitteilung, Gebührenfreiheit, keine rückwirkenden Bestätigungen, Reihenfolge einfach vor qualifiziert, Fehlertoleranz (offizielle Stelle).
• BZSt — Online-Abfrage zur Bestätigung von USt-IdNrn. — der Einstieg für Einzelabfragen (offizielle Stelle).
• BZSt — OpenAPI-Beschreibung der eVatR-REST-API — Anfrage- und Antwortfelder sowie die Vergleichsergebnisse A bis D (offizielle Stelle).
• Your Europe — Überprüfung einer Mehrwertsteuernummer (MIAS) — MIAS als Suchmaschine statt Datenbank und die Datenschutzgrenze bei Name und Adresse (Primärquelle EU).
• Europäische Kommission — VIES-Abfrage — das Abfrageformular der Kommission (offizielle Stelle).
• JTL-Guide — Steuerinformationen in den Kundenstammdaten — Schaltfläche „Prüfen“, Routing zu eVatR oder VIES, Nachweis in der Kundenhistorie ab Version 1.5.45 (Herstellerquelle).
• JTL-Guide — Globale Einstellungen, Registerkarte Vorgänge — die Wahl zwischen „USt-IdNr.“ und „USt-IdNr. + Adressdaten“ (Herstellerquelle).
• JTL-Guide — Formulareinstellungen in JTL-Shop 5 — Abfrage der USt-IdNr., MIAS-Prüfung und Registrierung nur mit Bestätigung (Herstellerquelle).
• JTL-Guide — Kundengruppen anlegen — die Option „Nettopreise im Onlineshop anzeigen“ (Herstellerquelle).