Druckvorlagen in JTL-Wawi: welche Technik hinter Ihrer Rechnungsvorlage steckt

JTL-Wawi arbeitet mit zwei Vorlagen-Technologien. List & Label von combit steckt im Formulareditor und gestaltet Drucken, Faxen und Speichern. DotLiquid erzeugt Mail- und Exportvorlagen sowie dynamische Dateinamen. Beide greifen auf denselben Variablenvorrat zu, aber nur DotLiquid hat eine JTL-eigene Referenz. Wer das verwechselt, sucht in der falschen Dokumentation.

Stand am 7. September 2026: Alle Angaben zu Dialogen, Feldern und Grenzen stammen aus dem offiziellen JTL-Guide. Wir haben jede zitierte Seite an diesem Tag selbst geladen und im Volltext gegengelesen; die Fundstellen stehen am Ende. Die hier zitierten Vorlagen-Seiten tragen keinen eigenen Versionsvermerk — anders als manche andere Guide-Seite, die noch „Stand: JTL-Wawi Version 1.6.32.1" ausweist. Eine Zusicherung, dass jede Bezeichnung in der aktuellen Version unverändert gilt, gibt der Hersteller damit nicht. Höchste stabile Fassung am Redaktionstag: JTL-Wawi 2.0.6, daneben die Linie 1.11.

1. Zwei Technologien, ein Dialogfenster

Alles, was JTL-Wawi nach außen ausgibt, hängt an Vorlagen: die Rechnung im Briefumschlag, der Lieferschein im Paket, die Auftragsbestätigung per E-Mail, die Exportdatei für den Steuerberater. Erreichbar ist das alles über einen einzigen Menüpunkt — Admin, dann Druck-, E-Mail- und Exportvorlagen. Diese Bündelung ist bequem und zugleich die Ursache des häufigsten Missverständnisses.

Denn hinter dem einen Dialogfenster stecken zwei Werkzeuge, die nichts miteinander zu tun haben. Der JTL-Guide sagt das auf seiner Übersichtsseite selbst, nur eben in zwei getrennten Absätzen, die man leicht überliest. Zum ersten Werkzeug heißt es: Der integrierte Formulareditor sei „ein auf List&Label basierendes Werkzeug, wodurch hinsichtlich der Gestaltungsmöglichkeiten von Dokumenten kaum Wünsche offen bleiben". List & Label ist ein Berichtsgenerator der Konstanzer Firma combit — kein JTL-Produkt, sondern eingekaufte Technik. Deshalb sieht der Editor so anders aus als der Rest der Warenwirtschaft, und deshalb heißen dort Dinge Berichtsstruktur, Objekt und Ebene.

Zum zweiten Werkzeug schreibt JTL: DotLiquid sei „eine Template-Engine, welche für spezielle und einfach gestaltbare Zwecke entworfen wurde". An anderer Stelle wird der Guide präziser: Es handelt sich um „eine .NET Implementierung der Liquid-Templatesprache". Damit lässt sich laut Hersteller „bequem alle vorstellbaren Ausgaben erzeugen, ganz egal ob XML, CSV, HTML oder sonstiges Dateitypen" — Rechtschreibfehler im Original. Alle Befehle laufen dabei auf dem Arbeitsplatzrechner, nicht auf dem Server.

Warum die Verwechslung so hartnäckig ist

Man könnte annehmen, die beiden Technologien hätten getrennte Variablenwelten. Das stimmt nicht, und genau diese Halbwahrheit führt in die Irre. Der Guide schreibt zu DotLiquid ausdrücklich: „Alle Variablen die Ihnen aus List&Label bekannt sind, stehen Ihnen auch in DotLiquid zur Verfügung." Dazu kommen Sondervariablen, die es nur in DotLiquid gibt — für die aktuelle Firma, den laufenden Vorgang, den Zeitstempel und die Systemverzeichnisse.

Die Trennung verläuft also nicht durch den Datenbestand, sondern in eine Richtung: DotLiquid erbt den Vorrat des Formulareditors und legt etwas obendrauf. Umgekehrt gibt es keine DotLiquid-Befehle im Layout des Formulareditors. Und noch wichtiger für den Alltag: Es gibt zwei getrennte Dokumentationen. Die granulare Variablenreferenz im JTL-Guide gilt ausschließlich für DotLiquid. Für den Formulareditor verweist JTL auf das Handbuch von combit, erreichbar im Editor selbst über das Fragezeichen-Menü und den Eintrag Übersicht. Wer eine Rechnungsvorlage im Formulareditor bearbeitet und dabei die DotLiquid-Variablenliste des Guides aufschlägt, liest die falsche Referenz — auch wenn viele Namen dort tatsächlich vorkommen.

Eine Angabe fehlt übrigens in der gesamten Dokumentation, und wir behaupten sie deshalb nicht: welche List-&-Label-Version in JTL-Wawi steckt. Das ist keine Kleinigkeit, denn Anleitungen von combit sind versionsabhängig. Wenn Sie im Herstellerhandbuch eine Funktion finden, die Ihr Editor nicht anbietet, ist das die wahrscheinlichste Erklärung.

2. Welcher Ausgabeweg über welche Technik läuft

Jedes Vorlagenset kennt fünf Ausgabewege: Drucken, Faxen, Speichern, Mailen und Exportieren. Welchen Editor Sie zu sehen bekommen, entscheidet allein der Ausgabeweg. Der Guide beschreibt diese Weiche verstreut über mehrere Seiten; hier steht sie zusammengefasst an einem Ort.

Zwei Details dieser Tabelle sind im Alltag folgenreich. Erstens der Ausgabeweg Speichern: Standardmäßig wird dafür die Druckvorlage verwendet, das Layout kommt also aus dem Formulareditor. Verzeichnis und Dateiname legen Sie dagegen in der Vorlagenverwaltung fest, und der Dateiname darf ein DotLiquid-Template sein. In einer einzigen Zeile treffen damit beide Technologien aufeinander.

Zweitens die Art des Vorlagensets. JTL unterscheidet globale und einzelne Vorlagensets. Ein globales Set enthält eine Vorlage, die Mailen, Faxen, Drucken und Speichern gemeinsam bedient, plus eine zweite für den Export. Ein einzelnes Set führt je Ausgabeweg eine eigene Vorlage und lässt einzelne Wege bewusst leer — dann steht das Set für diesen Weg nicht zur Verfügung. JTL nennt den globalen Weg selbst „den von uns in der Regel empfohlenen Weg".

3. Wo die Variablen wirklich stehen

Im Formulareditor liegt die Variablenliste rechts. Sie ist ein Baum, und die für JTL-Wawi wichtigen Einträge stecken tief darin: erst der Ordner Variablen, darunter JTL, darunter Wawi. Erst dort beginnen die thematischen Ordner, etwa Kunde oder Firma. Wer die ersten beiden Ebenen nicht aufklappt, hält die Liste für unbrauchbar.

Der Guide liefert an dieser Stelle ein Beispiel, das die Überschrift dieses Beitrags rechtfertigt. Die Variable Postleitzahl existiert zweimal. Im Ordner Kunde steht die Postleitzahl des Kunden, im Ordner Firma die eigene. Beide heißen exakt gleich. Wer die falsche zieht, bekommt eine Rechnung, die formal fehlerfrei aussieht und den falschen Ort adressiert. Genau solche Fehler fallen erst auf, wenn ein Beleg zurückkommt.

Variablen und Felder sind nicht dasselbe

Neben den Variablen enthält die Liste einen eigenen Ordner mit Feldern. Der Unterschied ist knapp und präzise dokumentiert: „Im Gegensatz zu Variablen ändern sich die Daten von Feldern pro Zeile in einer Tabelle. Variablen hingegen bleiben pro Seite unverändert." Für den Aufbau eines Belegs heißt das: Kundenanschrift, Rechnungsnummer und Datum sind Variablen. Artikelnummer, Bezeichnung und Einzelpreis in der Positionstabelle sind Felder. Beim Einfügen per Maus spielt der Unterschied keine Rolle — beim Nachdenken über den Aufbau eines Belegs sehr wohl.

Die Sprache der Variablen verrät das Alter der Vorlage

Der nützlichste Diagnosehinweis der gesamten Dokumentation steht gleich zweimal im Guide: „Die Variablen im Formulareditor werden in der Regel in der JTL-Wawi auf Englisch angezeigt. Wenn die Variablen auf Deutsch angezeigt werden, verwenden Sie wahrscheinlich eine veraltete Vorlage." Deutsche Variablennamen sind also kein Komfortmerkmal, sondern ein Warnsignal. Sie stammen aus der Ausgabe 1.0, deren Vorlagen bis einschließlich JTL-Wawi 1.3 die mitgelieferten Standardvorlagen waren. In JTL-Wawi tragen sie den Zusatz „veraltet"; JTL kündigt an, die Unterstützung „in absehbarer Zeit" einzustellen — ein Datum nennt der Hersteller nicht.

Für DotLiquid gibt es dagegen eine ausführliche, nach Belegart getrennte Referenz im Guide. Wir haben sie am 7. September 2026 ausgezählt: 25 Variablenlisten, von Angeboten über Lagerplatzetiketten bis zu Versandlisten. JTL selbst schränkt dazu ein: „Einige diese Listen sind eventuell nicht vollständig." Wenn Sie eine erwartete Variable dort nicht finden, ist das also nicht automatisch ein Beweis, dass es sie nicht gibt. Welche Zusatzangaben Sie überhaupt auf einen Beleg ziehen können, hängt außerdem davon ab, wie Ihre Artikeldaten gepflegt sind — die Unterschiede zwischen Attributen, Merkmalen und Eigenen Feldern haben wir im Beitrag zu Attributen, Merkmalen und Eigenen Feldern in JTL-Wawi auseinandergenommen.

Für den Export fehlt in JTL-Wawi ein Standardfeld: die Lieferklausel. Ein eigenes Feld für Incoterms® an Angebot oder Auftrag beschreibt der JTL-Guide nicht. Seit Version 1.6 lassen sich aber Eigene Felder an Aufträgen anlegen, und für Auftragsattribute nennt der Guide eine eigene Funktion im Formulareditor. Wie Sie Klausel, Ort und Fassung damit auf Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung bringen, zeigt unser Beitrag zu Incoterms® 2020 in JTL-Wawi und im Versand.

4. Wenn die Variable gar nicht existiert

Manchmal ist die Antwort schlicht: Der Wert, den Sie drucken wollen, steht in keiner Liste. JTL erklärt auch, warum. Brächte jedes Formular alle denkbaren Variablen mit, wäre die Liste unübersichtlich und jeder Druck langsamer — sämtliche Daten müssten vorab aus der Datenbank geholt werden. Der Hersteller hat deshalb eine Hintertür eingebaut.

Diese Hintertür heißt JTL_DirectQuery. Der Guide formuliert es so: „Jede Formularvorlage kann die Funktion JTL_DirectQuery(string) nutzen, um individuelle Abfragen zu tätigen." Sie schreiben also SQL direkt in eine Formel des Formulareditors und holen sich damit alles, was in der Datenbank steht. Der Guide zeigt vier Beispiele: einen Merkmalwert auf den Beleg holen, die Kundengruppe ermitteln, die Menge im Zulauf auf eine Preisliste bringen und eine Variationsbezeichnung auf ein Artikeletikett drucken.

Das ist mächtig und entsprechend heikel. JTL stellt der Seite eine Warnung voran: „Bitte verwenden Sie Direct Querys nur, wenn Sie ein erfahrener Anwender sind. Die auf dieser Seite eingefügten Code-Beispiele müssen ggf. noch angepasst werden und dienen lediglich zur Illustration. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen JTL Service Partner." Der Grund liegt auf der Hand: Eine Abfrage in einer Druckvorlage läuft bei jedem einzelnen Beleg. Ein Fehler bleibt nicht lokal, sondern wirkt sich auf jeden Ausdruck aus — und eine ungünstig gebaute Abfrage bremst den Druck spürbar. Wenn Sie regelmäßig eigene Auswertungen aus der Warenwirtschaft brauchen, ist die Druckvorlage ohnehin selten der richtige Ort dafür; wir bauen solche Abfragen in unserer individuellen JTL-Auswertung als eigene Berichte.

5. Vorlagensets und die Zuordnungsfalle

Vorlagen liegen in JTL-Wawi niemals frei herum. Sie stecken immer in einem Vorlagenset, und jedes Set braucht mindestens eine Vorlage, damit es bei der Ausgabe überhaupt auswählbar ist. Je Beleg dürfen beliebig viele Sets existieren; eines davon markieren Sie als Standard, erkennbar an einem Sternchen hinter dem Namen. Ein Beispiel aus dem Guide: neben dem Set Angebot ein zweites namens Angebotserinnerung.

Innerhalb eines Sets können mehrere Vorlagen liegen, und hier wird es interessant. Über die Spalten Kundengruppe, Plattform, Firma und Sprache legen Sie fest, wann welche Vorlage gezogen wird. Das ist der Mechanismus für zweisprachige Belege, für Händler mit mehreren Firmen und für abweichende Layouts je Kundengruppe. Und es ist die Stelle, an der die meisten Vorlagenprobleme entstehen.

Denn die Zuordnung ist unbarmherzig vollständig zu denken. JTL schreibt: „Auch hier gilt, dass für jede mögliche Kombination eine Vorlage existieren muss." Wer eine Vorlage einer Kundengruppe zuweist, braucht für alle anderen Kundengruppen ebenfalls eine. Immerhin lässt JTL-Wawi Sie damit nicht allein: Angelegte Vorlagen werden automatisch auf kollidierende Einstellungen geprüft. Der Guide erklärt den Fall so — wurden zwei Angebotsvorlagen mit identischer Zuordnung nach Firma, Sprache und Kundengruppe angelegt, „wird die zweite Vorlage niemals verwendet, da aufgrund der identischen Zuordnungen immer die erste ermittelt wird". Hinweise dazu erscheinen in der Spalte Status. Wenn eine Änderung partout keine Wirkung zeigt, lohnt der Blick genau dorthin, bevor Sie im Layout weitersuchen.

Bausteine wirken global — auch beim Löschen

Für Elemente, die auf jedem Beleg gleich aussehen sollen, gibt es Bausteine. Das Firmenlogo ist der Musterfall: Sie legen es einmal als Baustein an und binden diesen in alle Vorlagen ein. Ändert sich das Logo, ändern Sie den Baustein, und laut Guide werden alle Vorlagen, die ihn verwenden, automatisch aktualisiert. Neue Vorlagen in JTL-Wawi bringen bereits einen Logo-Baustein mit.

Die Kehrseite steht als ausdrückliche Warnung daneben: „Wenn Sie Variablen in einer Vorlage verändern, werden global alle Vorlagen verändert, die den jeweiligen Baustein nutzen." Und beim Aufräumen gilt eine harte Reihenfolge: Vor dem Löschen müssen Sie einen Baustein aus allen Vorlagen entfernen, in denen er verwendet wird — „andernfalls wird es zu Fehlern kommen". Wer einen Baustein löscht und erst danach schaut, wo er überall steckte, hat die Reihenfolge umgedreht.

Nebenbei: Vorlagensets werden ohne Rückfrage entfernt. Ein Klick auf Löschen, ein Klick auf OK, und das Set ist weg. Es gibt hier keinen Papierkorb.

6. Mitgeliefert oder nur dokumentiert?

JTL-Wawi liefert für alle Belege ein Standard-Vorlagenset mit. Welche Vorlagen das konkret sind, steht auf einer eigenen Guide-Seite mit der Formulierung, sie seien „standardmäßig in JTL-Wawi implementiert". Wir haben die Liste am 7. September 2026 ausgezählt: vierzehn Einträge. Daneben steht die DotLiquid-Referenz mit 25 Belegarten. Die beiden Listen sind nicht deckungsgleich, und sie benutzen teilweise unterschiedliche Namen für dieselbe Sache. Das erklärt einen Teil der Verwirrung im JTL-Forum.

Wichtig zur Einordnung: Die rechte Spalte sagt nur, dass JTL für diese Belegart eine DotLiquid-Variablenliste veröffentlicht — nicht, dass die Belegart ausschließlich über DotLiquid läuft. Und ein fehlender Eintrag links heißt nicht, dass die Vorlage fehlt: Die Übersichtsseite ist erkennbar eine Auswahl der wichtigsten Belege. Wir zählen hier, was der Hersteller listet, und behaupten nichts darüber hinaus.

Eine Vorlage für Proforma-Rechnungen suchen Sie in der Übersicht der mitgelieferten Vorlagen vergeblich. Wer Muster oder Garantie-Ersatz in Drittländer verschickt, legt sie deshalb als zusätzliche Vorlage im Vorlagenset Auftrag an, damit keine Rechnungsnummer verbraucht wird. Welche Angaben der Zoll auf dem Beleg erwartet und woher die Daten in JTL-Wawi kommen, zeigt unser Beitrag zur Proforma-Rechnung für Zoll und Vorkasse.

Zwei Bereiche behandeln wir bewusst nicht in der Tiefe. Etiketten laufen zwar über dasselbe Vorlagensystem, haben aber eigene Regeln, eigene Drucker und im Fall der Versandetiketten eine ganz eigene Baustelle — dazu finden Sie alles im Beitrag zu Artikel-, Lagerplatz- und Versandetiketten in JTL. Und Mahnungen sind zwar eine Vorlagenart wie jede andere, der interessante Teil liegt aber im Prozess davor: Mahnstufen, Karenzzeit und Mahnlauf haben wir im Beitrag zum automatisierten Mahnwesen behandelt.

Noch eine Abgrenzung, weil sie regelmäßig für Fehlversuche sorgt: JTL-POS führt ein völlig eigenes Vorlagensystem. Kassenbons, interne Bons, Zwischen- und Tagesabschlussberichte werden dort in den Einstellungen des jeweiligen Druckers bearbeitet, mit eigenen Variablen, eigenen Befehlen und einer eigenen Testdruck-Funktion. Weder List & Label noch DotLiquid spielen dort eine Rolle. Wer die Kasse mitbetreibt, pflegt also zwei getrennte Vorlagenwelten — mehr dazu im Beitrag zu JTL-POS im Einzelhandel.

7. Die ZUGFeRD-Registerkarte

Bei der E-Rechnung kursiert eine Halbwahrheit in beide Richtungen. Die eine lautet, ZUGFeRD sei „einfach eine schönere Rechnungsvorlage". Die andere lautet, mit Druckvorlagen habe die E-Rechnung überhaupt nichts zu tun. Beides ist falsch, und die Wahrheit dazwischen ist ausgesprochen praktisch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei mit einer XML-Datei im Anhang. Das sichtbare PDF entsteht aus der Druckvorlage im Formulareditor. Die XML-Datei entsteht nicht dort. Für sie gibt es ab JTL-Wawi 1.11 im Vorlagenset Rechnung eine eigene Registerkarte ZUGFeRD. Wer die dort hinterlegte Vorlage markiert und auf Bearbeiten klickt, landet laut Guide im Dialogfenster Exportvorlage bearbeiten — also im DotLiquid-Werkzeug, nicht im Layout-Editor. Der Hersteller mahnt zur Vorsicht: „Da XML-Dateien sehr komplex sind, sollten Sie diese nur bearbeiten, wenn Sie sich damit auskennen."

Für den Alltag folgen daraus drei Punkte. Erstens gilt auch für die XML-Vorlage die Kundengruppen-Spalte: Sie können steuern, welche Kundengruppe eine ZUGFeRD-Rechnung erhält. Zweitens gibt es eine Voraussetzung, an der viele scheitern: „Die E-Rechnungen funktionieren ausschließlich mit den Vorlagen der Ausgabe 2.0." Wer noch mit einer Ausgabe-1.0-Vorlage arbeitet, bekommt eine ZUGFeRD-PDF ohne XML-Anhang — ein Fehlerbild, das man am Bildschirm nicht sieht, weil das PDF völlig normal aussieht. Der Gegentest laut Guide: ein neues Vorlagenset mit einer neuen Standard-Vorlage anlegen, eine Rechnung testweise darüber ausgeben und prüfen, ob nun eine XML-Datei im Anhang steckt.

Drittens ein Detail, das den Unterschied zwischen Layout und Datensatz schön zeigt: Handelsrechtliche Pflichtangaben wie Handelsregisternummer oder Vertretungsberechtigte werden laut Guide „in JTL-Wawi aktuell nicht mit der Standard-Vorlage ausgegeben" und lösen beim Empfänger eine Prüfmeldung aus. Die Lösung ist eine Anpassung der Vorlage — hier eben der XML-Vorlage. Was die E-Rechnungspflicht insgesamt verlangt, wer ab wann betroffen ist und wie sich ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden, steht ausführlich im Beitrag zur E-Rechnungspflicht mit ZUGFeRD und XRechnung.

8. Ändern ohne Reue — und was ein Update tut

Die naheliegende Vorsichtsmaßnahme wäre, eine Vorlage zu duplizieren und nur die Kopie anzufassen. Diesen Weg gibt es so nicht: Eine Funktion „Vorlage duplizieren" ist im JTL-Guide nicht dokumentiert. Zum Vergleich haben wir dieselbe Volltextsuche für andere Objekte laufen lassen — Artikel, Workflows und Kassenbons lassen sich ausdrücklich duplizieren, Vorlagen nicht. Der belegte Ersatz besteht aus zwei Schritten: die vorhandene Vorlage als Datei sichern und daneben eine frische Standard-Vorlage anlegen.

1. Alt sichern: Bestehende Vorlage markieren, Exportieren, als vlg-Datei ablegen.
2. Neu anlegen: Im Vorlagenset auf Hinzufügen, dann Standard wählen.
3. Zuordnung setzen: Firma, Kundengruppe und Sprache eintragen, Spalte Status prüfen.
4. Vorschau prüfen: Im Editor auf Vorschau wechseln, dann speichern.

Beim Sichern kommt es auf den Weg an. Der Export aus der Vorlagenverwaltung erzeugt eine Datei mit der Endung vlg. JTL warnt ausdrücklich davor, stattdessen im Editor selbst über Datei und Speichern als zu gehen, „da hierbei keine Verknüpfungen mit JTL-Wawi gespeichert werden". Eine so gesicherte Datei ist als Rückfallebene wertlos. Umgekehrt funktioniert der Import genauso: Sie wählen die vlg-Datei aus und legen beim Import fest, welcher Firma, Sprache und Kundengruppe die Vorlage zugeordnet wird. Genau darüber kommen auch fertige Vorlagen von einem Service Partner ins System.

Der Mandanten-Trick aus der Herstellerdokumentation

Es gibt eine Hürde, die viele beim ersten Versuch trifft: „Sie können die Vorlagen nur bearbeiten, wenn in JTL-Wawi mindestens ein Objekt existiert, auf das sich die Vorlage bezieht." Für die Rechnungsvorlage brauchen Sie also eine Rechnung, für die Artikeletikettvorlage einen Artikel. Der Editor benötigt Livedaten für die Vorschau. In einer frisch aufgesetzten Warenwirtschaft ist genau das nicht vorhanden.

JTL löst das mit einer Empfehlung, die zugleich die sicherste Arbeitsweise überhaupt ist: Bauen Sie die Vorlagen „in einem Testmandanten mit Testdaten", exportieren Sie sie und importieren Sie sie in den Livemandanten. So entstehen Änderungen nie am produktiven Beleg. Eine echte Testdruck-Funktion bietet der Formulareditor übrigens nicht — die Kontrolle läuft über die Ansichten Layout, Layout-Vorschau und Vorschau. Nur JTL-POS und die Versandsoftware kennen einen eigenen Testdruck.

Was ein Wawi-Update mit angepassten Vorlagen macht

Hier müssen wir vorsichtig formulieren, weil die Quellenlage dünn ist. Die aktuelle Vorlagen-Dokumentation von JTL sagt zu diesem Punkt nichts. Eine klare Aussage findet sich nur in der ausdrücklich als alt gekennzeichneten Ausgabe-1.0-Dokumentation, also im Archivbereich für JTL-Wawi bis Version 1.3. Dort steht: „Bei einem Update der Wawi werden die Vorlagen nicht aktualisiert. Fehlerkorrekturen an den Standardvorlagen müssen Sie selber in Ihre Vorlagen integrieren, oder die Vorlage komplett neu erzeugen."

Wir geben das als das wieder, was es ist: eine Aussage aus einem Archivbereich, ohne aktuelle Bestätigung. Praktisch heißt das aber in beide Richtungen dasselbe. Bleiben Ihre Vorlagen unangetastet, dann bleiben auch Korrekturen des Herstellers außen vor, und Sie müssen sie bewusst nachziehen. Würden Vorlagen überschrieben, wären Ihre Anpassungen weg. In beiden Fällen ist die Konsequenz identisch: Exportieren Sie Ihre Vorlagen vor jedem Update und prüfen Sie danach einen Beleg je Vorlagenset. Wie ein Update ansonsten sauber abläuft, beschreibt unser Beitrag zum Einspielen eines JTL-Wawi-Updates.

9. Sechs Stolperstellen aus der Praxis

Die folgenden Punkte begegnen uns in Bestandsprüfungen so regelmäßig, dass sie eine eigene Liste verdienen. Alle sind an der Herstellerdokumentation belegt und lassen sich an einem Vormittag abarbeiten.

1. Deutsche Variablennamen im Editor. Das ist kein Sprachschalter, sondern der Hinweis auf eine Vorlage aus der Ausgabe 1.0. Solange Sie darauf aufbauen, arbeiten Sie an einem Auslaufmodell — und die E-Rechnung funktioniert damit gar nicht.
2. Dateiname und Drucker verschwinden beim Kollegen. Diese Werte werden laut Guide „für jeden Benutzer auf jedem Arbeitsplatz getrennt gespeichert". Was Sie an Ihrem Rechner einstellen, gilt nicht für den Packtisch nebenan. Wer eine einheitliche Ablage will, muss sie an jedem Platz einrichten.
3. Nur ein E-Mail-Format gepflegt. Text- und HTML-Fassung sind getrennt zu bearbeiten. JTL warnt, dass Kunden Ihre E-Mails sonst unter Umständen „gar nicht lesen können". Die Vorschau im Dialog zeigt beide Fassungen — nutzen Sie sie.
4. Ein Baustein geändert, zwanzig Belege verändert. Bausteine wirken global. Das ist der Sinn der Sache, überrascht aber jeden, der nur „schnell auf der Rechnung" etwas anpassen wollte.
5. Zwei Vorlagen mit identischer Zuordnung. Die zweite wird nie verwendet. JTL-Wawi meldet das in der Spalte Status. Wenn eine Änderung wirkungslos bleibt, schauen Sie zuerst dorthin und erst danach ins Layout.
6. Massenausgaben laufen im Hintergrund. Der Ausgabeprozess ist für mehrere hundert Elemente ausgelegt, und Rückmeldungen landen in der Hintergrundprozessverwaltung. Erfolgreiche Aufgaben verschwinden dort, fehlerhafte bleiben stehen. Wer nie hinsieht, merkt nichts von einem gescheiterten Sammellauf.

Ein Punkt, den man kennen sollte, bevor man tief einsteigt: Eigene Vorlagenanpassungen deckt der JTL-Support nicht ab. Der Guide sagt das unmissverständlich und verweist auf das JTL-Forum oder einen JTL Service Partner. Bei DirectQuery und bei der ZUGFeRD-XML wiederholt er den Hinweis sogar. Das ist keine Drohung, sondern eine sinnvolle Grenzziehung — man sollte sie nur kennen, bevor die Rechnung im Dezember nicht mehr druckt.

Das erklärt auch den kleinen Markt rund um JTL-Vorlagen. In der Google-Suche zu Rechnungsvorlagen für JTL standen am 7. September 2026 fünf von zwanzig Treffern für fertige Vorlagen zum Kauf, zwischen 19 und 45 Euro, darunter Angebote aus JTLs eigenem Extension Store. Ein gutes Standardlayout zu kaufen und selbst nur die Zuordnung zu pflegen, ist je nach Anforderung der schnellere Weg — welche Erweiterungen es sonst gibt, steht im Beitrag zu JTL-Wawi Plugins und dem Extension Store. Das ausführlichste Beispiel für eine wirklich eigene Anpassung ist dagegen der Zahlcode auf der Rechnung, nachzulesen im Beitrag zum GiroCode auf Rechnungen mit JTL-Wawi.

10. Fazit: erst zuordnen, dann suchen

Druckvorlagen in JTL-Wawi sind kein besonders schwieriges Thema — sie sind ein schlecht sortiertes. Zwei eingekaufte beziehungsweise eingebettete Technologien teilen sich einen Menüpunkt, und die Dokumentation ist entlang der Dialoge geschnitten statt entlang der Frage, die man tatsächlich hat.

Drei Merksätze reichen für den Alltag. Erstens: Der Ausgabeweg bestimmt das Werkzeug. Drucken, Faxen und Speichern führen in den Formulareditor mit List & Label; Mailen und Exportieren führen zu DotLiquid. Zweitens: Es gibt zwei Referenzen, nicht zwei Variablenwelten. Der Vorrat ist weitgehend derselbe, aber nachschlagen müssen Sie an unterschiedlichen Stellen — bei JTL für DotLiquid, bei combit für den Formulareditor. Drittens: Zuordnung schlägt Layout. Wenn eine Änderung nicht ankommt, liegt das erstaunlich oft nicht am Entwurf, sondern an Firma, Kundengruppe, Sprache oder einer Kollision, die in der Spalte Status längst gemeldet wird.

Wo Vorlagen in gewachsenen Installationen Ärger machen, finden wir fast immer dieselbe Ursache: Über Jahre wurde an einer Ausgabe-1.0-Vorlage weitergebaut, die Zuordnung ist historisch gewachsen, und niemand weiß mehr, welche der sieben Rechnungsvorlagen tatsächlich zieht. Das lässt sich sauber entwirren — man muss es einmal systematisch tun, statt an der nächsten Ecke nachzubessern.

11. Häufige Fragen zu Druckvorlagen in JTL-Wawi

Was ist der Unterschied zwischen List & Label und DotLiquid in JTL-Wawi?

List & Label ist die Grundlage des Formulareditors und gestaltet Seitenlayouts: Rechnung, Lieferschein, Angebot, Etikett. DotLiquid ist eine Template-Sprache und erzeugt Texte und Dateien: E-Mail-Inhalte, CSV- und XML-Exporte, dynamische Dateinamen. Der Unterschied liegt nicht im Datenbestand, sondern im Ergebnis: Layout auf Papier gegen Text in einer Datei.

Wo finde ich die Variablen für meine JTL-Rechnungsvorlage?

Im Formulareditor rechts in der Variablenliste, im Ordner Variablen, dort JTL, dort Wawi. Darunter liegen thematische Ordner wie Kunde und Firma. Die JTL-eigene Variablenreferenz im Guide gilt dagegen nur für DotLiquid. Für den Formulareditor verweist JTL auf das Handbuch des Herstellers combit.

Warum werden meine Variablen im Formulareditor auf Deutsch angezeigt?

Weil Sie sehr wahrscheinlich eine veraltete Vorlage bearbeiten. Der JTL-Guide nennt die Sprache der Variablen ausdrücklich als Erkennungsmerkmal: Vorlagen der Ausgabe 2.0 zeigen englische Variablen, ältere zeigen deutsche und tragen in JTL-Wawi den Zusatz veraltet. Legen Sie zum Gegentest ein neues Vorlagenset mit einer Standard-Vorlage an.

Wie ändere ich eine Druckvorlage, ohne das Original zu verlieren?

Eine Funktion zum Duplizieren einer Vorlage dokumentiert JTL nicht. Der belegte Weg: die bestehende Vorlage über die Vorlagenverwaltung als vlg-Datei exportieren, dann im selben Vorlagenset über Hinzufügen und Standard eine zweite Vorlage anlegen und diese bearbeiten. Die Zuordnung entscheidet danach, welche Vorlage tatsächlich zieht.

Warum lässt sich meine Rechnungsvorlage nicht bearbeiten?

Weil der Editor Livedaten für die Vorschau braucht. Der JTL-Guide schreibt, Vorlagen ließen sich nur bearbeiten, wenn mindestens ein passendes Objekt existiert: für die Rechnungsvorlage also eine Rechnung, für die Artikeletikettvorlage ein Artikel. In einem frisch aufgesetzten Mandanten fehlt genau das.

Gehen angepasste Druckvorlagen bei einem JTL-Wawi-Update verloren?

Die aktuelle Vorlagen-Dokumentation sagt dazu nichts. Nur die archivierte Ausgabe-1.0-Dokumentation hält fest, dass Vorlagen bei einem Update der Warenwirtschaft nicht aktualisiert werden und Fehlerkorrekturen an den Standardvorlagen selbst nachgezogen werden müssen. Verlassen Sie sich nicht darauf: Exportieren Sie Ihre Vorlagen vor jedem Update.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein Druckvorlagen-Thema?

Teilweise. Der strukturierte XML-Teil entsteht nicht im Formulareditor, sondern als Exportvorlage in einer eigenen Registerkarte namens ZUGFeRD im Vorlagenset Rechnung, ab JTL-Wawi 1.11. Das sichtbare PDF-Layout bleibt dagegen Sache des Formulareditors. Zwei Registerkarten, zwei Technologien, ein Beleg. Zusätzlich gilt laut JTL: E-Rechnungen funktionieren ausschließlich mit Vorlagen der Ausgabe 2.0.

Was tue ich, wenn die gesuchte Variable gar nicht existiert?

Dann greift die Funktion JTL_DirectQuery. Sie holt fehlende Werte direkt per SQL aus der Datenbank und lässt sich in jeder Formularvorlage verwenden. JTL rät ausdrücklich, sie nur als erfahrener Anwender einzusetzen, und verweist im Zweifel auf einen JTL Service Partner. Fehler wirken sich hier auf jeden Ausdruck aus.

Kann ich Druckvorlagen zwischen Mandanten übertragen?

Ja, über Export und Import im vlg-Format. Der JTL-Guide empfiehlt sogar genau diesen Weg: Vorlagen im Testmandanten mit Testdaten bauen, exportieren und in den Livemandanten importieren. Beim Import legen Sie fest, welcher Firma, Sprache und Kundengruppe die Vorlage zugeordnet wird.

12. Quellen & offizielle Dokumentation

Alle folgenden Quellen wurden am 7. September 2026 abgerufen und im Volltext gegengelesen; die zitierten Formulierungen stammen wörtlich daraus. Herstellerdokumentation ändert sich — bitte prüfen Sie den Stand vor einer Umstellung erneut. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• JTL-Guide: Vorlagen in JTL-Wawi verwalten — Die Übersichtsseite, die beide Technologien nebeneinanderstellt, und die vollständige Liste der DotLiquid-Variablenreferenzen samt dem Vorbehalt, dass einige davon unvollständig sein können.
• JTL-Guide: Allgemeines zum Formulareditor — Die Sprache der Variablen als Erkennungsmerkmal für veraltete Vorlagen, der Verweis auf das combit-Handbuch, der Support-Ausschluss für eigene Anpassungen und der Weg über einen Testmandanten.
• JTL-Guide: Aufbau des Formulareditors — Der Aufbau der Variablenliste mit den Ordnern Kunde und Firma, das Beispiel zur doppelt vergebenen Postleitzahl sowie der Unterschied zwischen Variablen und Feldern.
• JTL-Guide: DotLiquid für JTL-Anwender — Die beiden Platzhalterarten, die Aussage, dass der List-&-Label-Variablenvorrat auch in DotLiquid zur Verfügung steht, die Sondervariablen und die Schreibregeln für Filter und Datumsangaben.
• JTL-Guide: Dynamische Dateinamen über DotLiquid — DotLiquid als .NET-Umsetzung von Liquid, die Speicherung von Dateiname und Drucker je Benutzer und Arbeitsplatz sowie der Umgang mit bereits vorhandenen Dateien.
• JTL-Guide: Vorlagensets erstellen — Der Unterschied zwischen globalen und einzelnen Vorlagensets, die Regel mindestens eine Vorlage je Set, das Standardvorlagenset und der Hinweis, dass Sets ohne Rückfrage gelöscht werden.
• JTL-Guide: Vorlagen in JTL-Wawi erstellen — Der Weg über Hinzufügen und Standard, die Einordnung der veralteten Vorlagen bis JTL-Wawi 1.3, die Zuordnung über Kundengruppe, Plattform, Firma und Sprache und die automatische Kollisionsprüfung.
• JTL-Guide: Druck-, E-Mail- und Exportvorlagen verwalten — Die geltende Detailbeschreibung des Dialogfensters: Bedingung, dass ein passendes Objekt existieren muss, die beiden Drucker, die Bausteine und die Anhänge.
• JTL-Guide: Exportvorlagen verwalten — Die Aussage, dass sich über DotLiquid nahezu alle Exportformate abbilden lassen, sowie die Wahl zwischen CSV und XML und die Erzeugung des Dateinamens aus einem Template.
• JTL-Guide: Mailvorlagen erstellen — DotLiquid im Nachrichtentext und die ausdrückliche Warnung, dass Text- und HTML-Fassung getrennt gepflegt werden müssen.
• JTL-Guide: Vorlagen exportieren — Das vlg-Format und die Warnung, keinesfalls die Funktion Speichern als aus dem Menü Datei des Formulardesigners zu verwenden.
• JTL-Guide: Vorlagen importieren — Der Import einer vlg-Datei samt Zuordnung zu Firma, Sprache und Kundengruppe, ausdrücklich auch für Vorlagen von einem JTL Service Partner.
• JTL-Guide: Überblick über alle Vorlagen — Die namentliche Aufzählung der standardmäßig in JTL-Wawi hinterlegten Vorlagen. Wir haben sie am 7. September 2026 ausgezählt: vierzehn Einträge.
• JTL-Guide: Individuelle Datenbankabfragen im Formulareditor — Die Funktion für eigene SQL-Abfragen in Formularvorlagen, die Begründung für die begrenzte Variablenliste und JTLs Empfehlung, im Zweifel einen JTL Service Partner einzubeziehen.
• JTL-Guide: ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen — Der Weg zur Registerkarte ZUGFeRD im Vorlagenset Rechnung und die Bestätigung, dass die XML-Datei über den Dialog Exportvorlage bearbeiten angepasst wird.
• JTL-Guide: FAQ zu E-Rechnungen in JTL-Wawi — Die Aussage, dass E-Rechnungen ausschließlich mit Vorlagen der Ausgabe 2.0 funktionieren, der Testweg bei fehlender XML-Datei und der Hinweis zu handelsrechtlichen Pflichtangaben.
• JTL-Guide: Vorlagen in JTL-Wawi verwalten (Ausgabe 1.0, Archiv) — Die ausdrücklich als alt gekennzeichnete Dokumentation für die Ausgabe bis JTL-Wawi 1.3. Nur aus diesem Archivbereich stammt die Aussage zum Verhalten bei einem Update.
• JTL-Guide: Druckvorlagen für Belege in JTL-POS einrichten — Der Beleg dafür, dass JTL-POS ein eigenes Vorlagensystem je Drucker mit eigener Syntax führt und deshalb nicht mit dem Wawi-Vorlagensystem verwechselt werden darf.