Differenzbesteuerung: Gebrauchtware richtig verkaufen

Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG besteuert nicht den Verkaufspreis, sondern nur Ihre Spanne zwischen Einkauf und Verkauf. Sie greift, wenn Sie gewerbsmäßig mit beweglichen Gegenständen handeln und die Ware ohne geschuldete Umsatzsteuer eingekauft haben — typisch beim Ankauf von Privatpersonen. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus.

1. Was Differenzbesteuerung ist — in einer Rechnung erklärt

Im Normalfall zahlen Sie Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis und ziehen die Vorsteuer aus dem Einkauf ab. Beim Ankauf von einer Privatperson gibt es aber gar keine Vorsteuer, die Sie abziehen könnten — die Ware kommt ohne Umsatzsteuer zu Ihnen. Ohne Sonderregel zahlten Sie auf den vollen Verkaufspreis, ohne je etwas gegenrechnen zu können.

Genau diese Lücke schließt § 25a UStG. Besteuert wird nur die Spanne zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis, also Ihre Spanne. Was das ausmacht, zeigt ein Rechenweg mit runden Zahlen:

Der Unterschied von rund 32 Euro bei einem einzigen Artikel entscheidet oft darüber, ob sich der Wiederverkauf überhaupt lohnt. Das erklärt, warum der Handel mit gebrauchter Ware im Netz wächst: Der Branchenverband bevh beziffert den Umsatz mit gebrauchter Ware online in Deutschland für 2024 auf 9,9 Milliarden Euro — ein Plus von 7,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr. In der zugehörigen Befragung gaben 55 Prozent an, im Vorjahr gebrauchte Produkte online gekauft zu haben, 52 Prozent hatten selbst welche verkauft.

2. Wann Sie die Differenzbesteuerung anwenden dürfen

Das Gesetz knüpft die Anwendung an klare Bedingungen. Alle müssen erfüllt sein:

• Sie handeln gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen oder versteigern solche im eigenen Namen öffentlich.
• Die Ware wurde im Gemeinschaftsgebiet erworben.
• Beim Einkauf wurde keine Umsatzsteuer geschuldet — typisch beim Ankauf von Privatpersonen oder Kleinunternehmern.
• Alternativ: Die Ware wurde bereits differenzbesteuert an Sie geliefert.

Der entscheidende Punkt ist die dritte Bedingung. Sie ist erfüllt, wenn Sie von Privatpersonen ankaufen, aber auch bei Kleinunternehmern, die keine Umsatzsteuer ausweisen. Kaufen Sie dagegen mit ausgewiesener Umsatzsteuer bei einem regelbesteuerten Lieferanten ein, greift die Regel für diese Ware nicht — dort ziehen Sie ganz normal Vorsteuer.

Für Rückläufer aus dem eigenen Geschäft gilt das übrigens nicht automatisch. Eine Retoure, die Sie ursprünglich selbst mit Vorsteuerabzug eingekauft haben, bleibt in der Regelbesteuerung. Die Regel gilt für zugekaufte Gebrauchtware — beim Umgang mit eigenen Rücksendungen geht es um andere Hebel, die wir im Beitrag zum Retourenmanagement behandeln.

3. Die Rechnung: was draufmuss und was ausdrücklich nicht

So eine Rechnung sieht anders aus als Ihre übrigen. Sie weist keine Umsatzsteuer gesondert aus — die Vorschrift zum gesonderten Steuerausweis ist für diese Fälle ausdrücklich abbedungen. Stattdessen verlangt das Gesetz eine bestimmte Bezeichnung auf der Rechnung: „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung". Für Kunstgegenstände sowie Sammlungsstücke und Antiquitäten gelten entsprechende eigene Formulierungen.

Hier lohnt eine Präzisierung, die viele Ratgeber verwischen: Es kursiert die Aussage, ein Hinweis auf § 25a UStG sei „nicht nötig". Richtig daran ist: Finanzgerichte haben entschieden, dass ein fehlender Hinweis das Verfahren nicht rückwirkend kippt. Optional wird die Angabe dadurch nicht — sie ist eine gesetzliche Pflichtangabe der Rechnung. Wer sie weglässt, riskiert eine formell fehlerhafte Rechnung, auch wenn das Besteuerungsverfahren selbst bestehen bleibt.

Praktisch heißt das: Ihre Warenwirtschaft braucht eine eigene Rechnungsvorlage oder mindestens einen steuerabhängigen Textbaustein für diese Fälle. Wie Vorlagen und Exportvorlagen dabei zusammenspielen, zeigt der Beitrag zu den Druckvorlagen in JTL-Wawi.

4. Drei Fallen, die bares Geld kosten

01 — Kein ermäßigter Steuersatz

Das Gesetz schließt den ermäßigten Satz ausdrücklich aus. Ein gebrauchtes Buch trägt hier also den vollen Satz, nicht den ermäßigten. Wer aus dem Neugeschäft kalkuliert, rechnet zu knapp.

02 — Kein Vorsteuerabzug für Ihren Kunden

Weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, kann ein Geschäftskunde nichts abziehen. Bei gleichem Bruttopreis ist regulär besteuerte Ware für ihn günstiger. Im B2B-Handel gehört das offen auf den Tisch.

03 — Die Gesamtdifferenz endet bei 750 Euro

Die vereinfachte Abrechnung über die Summe aller Spannen gilt nur für Gegenstände bis 750 Euro Einkaufspreis. Wer teurere Stücke mit hineinrechnet, verliert die Vereinfachung für den gesamten Vorgang.

Die erste Falle ist die teuerste, weil sie so unauffällig ist. Wer ein Sortiment aus dem Neugeschäft kennt und dort mit dem ermäßigten Satz kalkuliert, überträgt diese Kalkulation gern eins zu eins auf die Gebrauchtschiene — und merkt erst bei der Voranmeldung, dass die Marge kleiner ausfällt als geplant.

5. Was Ihre B2B-Kunden davon halten

Die Frage „Ist differenzbesteuert ein Nachteil?" gehört zu den meistgestellten rund um das Thema — und die ehrliche Antwort lautet: für Privatkunden nein, für Geschäftskunden ja.

Ein Käufer, der sonst Vorsteuer abziehen darf, kann das hier nicht, weil dort keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Bei gleichem Bruttopreis ist regulär besteuerte Ware für ihn also günstiger. Wer überwiegend an Gewerbe verkauft, muss das im Preis einrechnen — oder die Artikel bewusst regulär besteuern, sofern die Bedingungen das zulassen.

Vor anderen Sonderverfahren hat sie übrigens Vorrang: Wird ein Gegenstand nach § 25a UStG geliefert, greift Reverse Charge für einen Teil der Fälle nicht. Welche das sind und wie die Steuerschuldnerschaft sonst funktioniert, ordnet unser Beitrag zu Reverse Charge im Handel ein.

6. Was Sie aufzeichnen müssen

Das Gesetz verlangt eigene Aufzeichnungen: die Verkaufspreise, die Einkaufspreise und die daraus errechneten Bemessungsgrundlagen. Das klingt banal, ist aber der Punkt, an dem improvisierte Lösungen scheitern. Ohne den Einkaufspreis je Einzelstück lässt sich die Spanne nicht belegen — und ohne Beleg keine Spannen-Besteuerung.

Zwei Wege stehen offen. Entweder rechnen Sie je Gegenstand einzeln ab; das ist der Regelfall und bei höherwertigen Stücken zwingend. Oder Sie nutzen die Gesamtdifferenz: Dann versteuern Sie die Summe aller Spannen eines Zeitraums, müssen aber die 750-Euro-Grenze beim Einkaufspreis einhalten. Für ein Sortiment aus vielen günstigen Artikeln ist der zweite Weg deutlich weniger Arbeit.

7. Gewährleistung bei gebrauchter Ware

Beim Verkauf an Verbraucher haften Sie auch für gebrauchte Ware. Die Verjährungsfrist lässt sich auf ein Jahr verkürzen — aber nur unter zwei Bedingungen, die beide erfüllt sein müssen: Der Verbraucher muss vor Abgabe seiner Vertragserklärung eigens von der Verkürzung in Kenntnis gesetzt worden sein, und die Verkürzung muss im Vertrag ausdrücklich und gesondert vereinbart sein.

Das ist der häufigste Fehler im B-Ware-Verkauf. Eine Klausel im Kleingedruckten erfüllt weder die eine noch die andere Bedingung: Sie informiert nicht „eigens" vorab, und sie ist nicht „gesondert" vereinbart. Wer die Verkürzung wirklich will, braucht einen sichtbaren Hinweis im Bestellprozess und eine eigene, aktiv bestätigte Vereinbarung. Andernfalls gilt die volle Frist — trotz gegenteiliger AGB.

Davon zu trennen ist die Beschreibung des Zustands. Wer einen Artikel als „Rückläufer mit Gebrauchsspuren am Gehäuse" verkauft, vereinbart damit, wie die Ware sein soll; ein späterer Mangel liegt für genau diese Spuren nicht mehr vor. Klare Zustandsstufen sind deshalb nicht nur ein Verkaufsargument, sondern schützen Sie.

8. Was die Warenwirtschaft dafür können muss

An dieser Stelle scheitern die meisten Vorhaben — nicht am Steuerrecht, sondern an der Datenhaltung. Vier Dinge muss Ihr System leisten.

Erstens getrennte Artikel statt eines Sammelpostens. Jedes Gebrauchtstück braucht eine eigene Artikelnummer mit eigenem Einkaufspreis, sonst lässt sich die Spanne nicht je Gegenstand belegen. Ein Sammelartikel „B-Ware" mit Mengenbestand funktioniert für die Einzeldifferenz nicht.

Zweitens ein eigener Steuerschlüssel. Diese Umsätze müssen sich getrennt auswerten und an die Buchhaltung übergeben lassen. Über die JTL-DATEV-Schnittstelle geht das ohne Nacharbeit, wenn die Schlüssel sauber gesetzt sind.

Drittens Zustandsstufen als gepflegtes Merkmal, nicht als freier Text im Beschreibungsfeld. Nur so lassen sich Preisstaffeln, Filter im Shop und die vereinbarte Beschaffenheit aus Abschnitt 7 konsistent abbilden.

Viertens die Rechnungsvorlage mit der verlangten Bezeichnung und ohne Steuerausweis. Den Rahmen für all das setzen wir in der JTL-Wawi-Beratung; welche Ware überhaupt in dieses Sortiment darf, hängt auch an den Vorgaben zum Umgang mit unverkaufter Ware.

9. Fazit: ein Sortiment, das ohne § 25a nicht trägt

Gebrauchtware und B-Ware sind ein eigenständiges Geschäft, kein Restposten-Abverkauf. Ob es sich rechnet, entscheidet sich an zwei Stellen: an § 25a UStG, der aus einer schmalen Spanne erst eine Marge macht, und an der Datenhaltung, die den Einkaufspreis je Stück belegbar hält.

Wenn Sie das aufbauen wollen, sehen wir uns zuerst Ihr System an — Artikelanlage, Steuerschlüssel, Vorlagen und die Übergabe an die Buchhaltung. Den Einstieg dazu gibt unsere JTL-Wawi-Beratung; die steuerlichen Stammdaten rundherum behandelt der Beitrag zum Prüfen der USt-IdNr.

10. Häufige Fragen zur Differenzbesteuerung

Wann darf man die Differenzbesteuerung anwenden?

Wenn Sie gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handeln und die Ware im Gemeinschaftsgebiet so eingekauft haben, dass dabei keine Umsatzsteuer geschuldet wurde. Das trifft vor allem auf Ankäufe von Privatpersonen und Kleinunternehmern zu. Auch bereits differenzbesteuert erworbene Ware zählt dazu.

Was ist eine differenzbesteuerte Rechnung?

Eine Rechnung ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, die stattdessen die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" trägt. Diese Bezeichnung schreibt das Gesetz vor. Der gesonderte Steuerausweis ist hier ausdrücklich nicht anzuwenden, weil die Steuer nur auf Ihre Marge entfällt und den Kunden nichts angeht.

Ist differenzbesteuert ein Nachteil?

Für Privatkunden nicht, für Geschäftskunden schon. Weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, kann ein Kunde, der sonst Vorsteuer abzieht, das hier nicht. Der Bruttopreis ist für ihn also der Endpreis. Bei gleichem Bruttopreis ist regelbesteuerte Ware für B2B-Kunden deshalb rechnerisch günstiger. Kalkulieren Sie das ein, wenn Sie überwiegend an Gewerbe verkaufen.

Was bedeutet Differenzbesteuerung für den Käufer?

Er zahlt einen Bruttopreis ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. Privatkunden merken keinen Unterschied, denn sie könnten ohnehin nichts abziehen. Unternehmen als Käufer verlieren dagegen den Vorsteuerabzug. Wer überwiegend an Gewerbe verkauft, sollte das im Preis einrechnen oder die betreffenden Artikel bewusst regelbesteuert führen.

Gilt bei Differenzbesteuerung der ermäßigte Steuersatz?

Nein, das Gesetz schließt ihn ausdrücklich aus. Es gilt immer der allgemeine Steuersatz. Das ist besonders bei gebrauchten Büchern relevant: Neu werden sie mit dem ermäßigten Satz belastet, differenzbesteuert gebraucht dagegen mit dem allgemeinen. Rechnen Sie das in die Marge ein.

Was hat es mit der 750-Euro-Grenze auf sich?

Statt jeden Artikel einzeln abzurechnen, dürfen Sie die Summe aller Spannen eines Zeitraums versteuern. Diese vereinfachte Gesamtdifferenz ist aber nur für Gegenstände zulässig, deren Einkaufspreis 750 Euro nicht übersteigt. Teurere Stücke müssen Sie weiterhin einzeln erfassen, und zwar mit belegbarem Einkaufspreis je Gegenstand.

Darf ich die Gewährleistung bei gebrauchter Ware verkürzen?

Auf ein Jahr ja, aber nur unter zwei Bedingungen zugleich. Der Verbraucher muss vor Abgabe seiner Vertragserklärung eigens auf die Verkürzung hingewiesen worden sein, und die Verkürzung muss im Vertrag ausdrücklich und gesondert vereinbart sein. Eine Klausel in den AGB allein reicht nicht.

Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf folgende offizielle und fachliche Quellen (Stand September 2026). Externe Links öffnen in einem neuen Tab.

• § 25a UStG — Differenzbesteuerung (gesetze-im-internet.de) — Wiederverkäufer-Begriff, Erwerbsvoraussetzungen, Bemessungsgrundlage, Gesamtdifferenz mit der 750-Euro-Grenze, Ausschluss von Vorsteuerabzug und ermäßigtem Steuersatz, Aufzeichnungspflichten.
• § 14a UStG — zusätzliche Pflichten bei der Rechnungsausstellung — Absatz 6 mit der vorgeschriebenen Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" und dem Ausschluss des gesonderten Steuerausweises.
• § 476 BGB — abweichende Vereinbarungen beim Verbrauchsgüterkauf — Absatz 2 mit den beiden kumulativen Voraussetzungen für die Verkürzung der Verjährung bei gebrauchten Sachen.
• Umsatzsteuer-Handbuch des BMF: § 25a (Ausgabe 2024) — amtliche Erläuterungen zur Vorschrift. Der Aufruf kann eine Sicherheitsabfrage des Bundesfinanzministeriums durchlaufen.
• Handelskammer Hamburg: Differenzbesteuerung im Gebrauchtwarenhandel — Merkblatt zur praktischen Anwendung.
• bevh: Re-Commerce-Studie, Executive Summary — Marktvolumen des Online-Secondhand-Handels 2024, Käufer- und Verkäuferquoten; Erhebung durch das Institut für Handel & Internationales Marketing der Universität des Saarlandes, N = 1.903.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Das Rechenbeispiel ist ein Rechenweg mit runden Zahlen, kein Marktpreis. Vorschriften und ihre Auslegung können sich ändern; maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetzestexte. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater. Stand der Recherche: September 2026.