Tourenplanung für die eigene Auslieferung: Software, Fahrer-App und die Anbindung an die Warenwirtschaft

Tourenplanung bündelt Lieferaufträge zu Touren, bringt die Stopps in eine Reihenfolge und weist sie Fahrzeugen und Fahrern zu. Gemeint ist damit die Auslieferung mit dem eigenen Fuhrpark, nicht der Paketversand über einen Dienstleister. Software übernimmt die Rechenarbeit; die Qualität entscheidet sich an den Auftragsdaten aus Ihrer Warenwirtschaft. Stimmen Adresse, Menge und Zeitfenster nicht, hilft auch der beste Algorithmus nicht.

Kurz zur Einordnung, weil dasselbe Wort vier Dinge meint. Dieser Beitrag richtet sich an Großhandel und Handwerk mit eigener Flotte — an Betriebe also, die ihre Ware selbst zum Kunden fahren. Wenn Sie Pakete über DHL, DPD, GLS oder Hermes verschicken, ist unser Beitrag zum Vergleich der Versanddienstleister die passende Adresse; dort geht es um Tarife, Servicelevel und Carrier-Anbindung statt um eigene Touren. Geht es um Besuchsplanung im Vertrieb oder um eine private Wander- oder Autoroute, meinen Sie eine andere Art von Werkzeug — Abschnitt 1 trennt die vier Bedeutungen sauber.

1. Vier Dinge, die alle „Tourenplanung" heißen

Wer den Begriff bei Google eingibt, bekommt ein Ergebnisfeld, das mehrere Welten mischt. Auf den vorderen Plätzen stehen Freizeit-Routenplaner für Auto, Wanderung und Radtour; dazwischen liegen kostenlose Werkzeuge, die eine Adressliste sortieren, und Anbieter für die Besuchsplanung im Außendienst. Erst dahinter beginnt das, was ein Großhändler oder ein Handwerksbetrieb mit eigenem Fuhrpark eigentlich sucht.

Diese Vermischung ist keine Kleinigkeit. Sie führt dazu, dass Betriebe Werkzeuge testen, die für ihren Anwendungsfall konstruktiv nicht gedacht sind — und daraus den falschen Schluss ziehen, Tourenplanung bringe nichts. Die folgende Tabelle trennt die vier Bedeutungen an der Frage, die sie jeweils beantworten.

Fachlich lässt sich die letzte Zeile präzise fassen. Tourenplanung ist laut Lexikon-Definition ein Planungsvorgang, „bei dem (Transport-)Aufträge zu Touren gruppiert und in eine Reihenfolge gebracht werden". Das Standardproblem geht von einem Depot aus, an dem eine begrenzte Zahl von Fahrzeugen mit beschränkter Kapazität bereitsteht; die praxisnahen Varianten ergänzen Zeitfenster beim Kunden, mehrere Depots oder gemischte Abhol- und Lieferaufträge. Ändert sich die Auftragslage während der Planung, spricht man von dynamischer Tourenplanung.

Der Unterschied zum Routenplaner steckt genau in dieser Definition: Ein Routenplaner kennt eine Strecke, eine Tourenplanung kennt einen Fuhrpark. Sie entscheidet nicht nur über den Weg, sondern über die Zuordnung — und diese Zuordnung ist das eigentliche Problem.

2. Der Tag einer Tour: sechs Schritte, eine Kette

Tourenplanung ist selten ein isoliertes Werkzeug. Sie sitzt in der Mitte einer Kette, die im Auftrag beginnt und in der Rechnung endet. Jeder Schritt gibt etwas an den nächsten weiter; reißt eine Übergabe, merkt man das erst weiter hinten. Deshalb lohnt es sich, den Tag einmal vollständig durchzugehen und für jeden Schritt zu benennen, welches System führt und welcher Beleg entsteht.

Zwei Nahtstellen entscheiden über den Erfolg: der Übergang von Schritt 2 zu Schritt 3 und der Rückweg von Schritt 5 zu Schritt 6. Alles dazwischen ist Rechenarbeit, die eine Software gut beherrscht. Die Nahtstellen dagegen sind Organisationsarbeit — und genau dort scheitern Einführungen, nicht am Algorithmus. Diese Übergänge sauber zu schließen, ist der Kern unserer Arbeit in der Digitalisierung für Logistik und Großhandel.

3. Welche Daten die Tour braucht — und woher sie kommen

Jede Tourenplanung ist ein Rechenmodell, das mit Zahlen gefüttert wird. Fehlt eine Größe, ersetzt die Software sie durch eine Annahme — und Annahmen fallen im Betrieb auf. Die folgende Übersicht listet die Felder, ohne die keine belastbare Tour entsteht, nennt ihre übliche Quelle im Betrieb und den Mangel, der uns in Projekten am häufigsten begegnet.

Auffällig ist, wie viele dieser Felder nicht in der Tourenplanung entstehen. Sechs von sieben kommen aus Systemen, die Sie bereits betreiben. Das ist die gute Nachricht: Sie müssen nichts neu erheben. Es ist zugleich die unangenehme, denn Stammdatenpflege lässt sich nicht einkaufen. Der größte Hebel vor jeder Software-Auswahl liegt darin, Zeitfenster aus dem Bemerkungsfeld in ein eigenes Feld zu heben und Versandgewichte tatsächlich zu pflegen.

Ein Sonderfall ist die Abladezeit. Sie ist die einzige Größe, die Sie am Anfang schätzen müssen — und die Sie später aus der Fahrer-App messen können. Genau daraus entsteht nach einigen Monaten ein realistisches Modell, das pro Kunde unterscheidet, statt für alle denselben Pauschalwert anzusetzen.

4. Die Übergabe aus der Warenwirtschaft

Die praktische Frage lautet meist nicht „welche Software", sondern „wie kommen meine Aufträge da rein". Für Betriebe mit JTL-Wawi lässt sich das präzise beantworten, weil die Dokumentation den Übergabepunkt klar benennt.

JTL-Wawi führt den Auslieferungsvorgang über den Lieferschein. Die Herstellerdokumentation formuliert es so: Lieferscheine werden bei jeder Auslieferung erzeugt, und mit dem Erstellen eines Lieferscheins werden bestandsführende Artikel aus Aufträgen ausgebucht. Unterschieden wird zwischen offenen Lieferscheinen, die noch nicht an den Kunden gesendet wurden, und versendeten, bei denen ein Versanddatum gesetzt ist. Damit haben Sie genau die Zustandsunterscheidung, die eine Tourenplanung braucht: offene Lieferscheine sind die planbaren Stopps von morgen, versendete sind erledigt.

Was JTL-Wawi nicht tut, ist ebenso wichtig. Die Volltextsuche im offiziellen JTL-Guide liefert zum Stichwort „tourenplanung" keine Ergebnisse (Stand: 5. September 2026). Es gibt in der Standarddokumentation also kein Modul, das Aufträge zu Touren bündelt oder einem Fahrzeug zuweist. Auch JTL-Shipping ist dafür nicht gedacht: Dessen Funktionsumfang umfasst Versandverträge und Carrier, Versandarten, Labeldruck, Sendungsverfolgung sowie SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen — also den Weg über einen Paketdienstleister, nicht die eigene Tour.

Der dokumentierte Weg für eine Anbindung ist die JTL-Wawi API, laut Guide eine REST-konforme Schnittstelle als technische Grundlage für die Anbindung von Drittsystemen. Sie ist separat zu lizenzieren. Praktisch heißt das: Die Tourenplanung zieht sich offene Lieferscheine samt Adressen, Mengen und Gewichten, plant daraus Touren und schreibt anschließend Status, Ablieferzeitpunkt und Abweichungen zurück. Dieser Rückweg ist der Teil, den Projekte am häufigsten vergessen — und ohne ihn bleibt die Planung ein hübsches Bild ohne Wirkung im Rechnungslauf.

Für Hin- und Rückweg sieht die Spezifikation der JTL-Wawi API in Version 2.0 passende Endpunkte vor: Lieferscheine lesen, Paketdaten am Lieferschein anlegen und ändern und ein Workflow-Ereignis am Lieferschein auslösen. Die Schnittstelle war am 25. September 2026 laut JTL noch in der Open Beta; die Preisseite führt sie für Advanced und Pro als Zusatzmodul, in Enterprise inklusive. Einrichtung, Rechte und Kosten erklärt unser Beitrag zur JTL-Wawi API.

Für andere Warenwirtschaftssysteme gilt dasselbe Muster mit anderen Namen. Die Anbieter formulieren es offen: PTV etwa beschreibt, dass sich die On-Premise-Version an alle gängigen Transportmanagement-, ERP-, CRM-, Warenwirtschafts- und Telematiksysteme anbinden lässt. Die Kunst liegt nicht in der Existenz einer Schnittstelle, sondern darin, dass beide Seiten dieselben Felder meinen. Wie wir solche Übergaben aufsetzen, beschreibt unsere Seite zur individuellen Datenintegration.

5. Die Fahrer-App: Ablieferbeleg, Unterschrift, Foto

Die Planung endet nicht mit dem Tourenplan. Sie endet mit dem Nachweis, dass die Ware angekommen ist. Genau das leistet eine Fahrer-App — und genau daran misst sich, ob eine Einführung im Betrieb ankommt oder nur in der Disposition.

Der Funktionsumfang ist bei den Anbietern erstaunlich einheitlich. Tourbosoft beschreibt für seine App, dass Fahrer Fotos zur Dokumentation aufnehmen, Unterschriften erfassen, Leergut verwalten und Mengenkorrekturen vornehmen können; ergänzend lassen sich bereits bei der Beladung im Lager Fotos aufnehmen, um festzuhalten, in welchem Zustand die Ware das Lager verlassen hat. xRouten nennt für seine mobile App „Nachweise inkl. Fotos und Unterschriften", Aufgaben und Checklisten sowie Standortinformationen mit Zeitstempel. PTV überträgt geplante Routen wahlweise auf fest installierte oder mobile Bordcomputer oder über eine eigene Fahrer-App auf das Smartphone.

Der betriebswirtschaftliche Punkt daran ist unspektakulär und trotzdem entscheidend: Der Beleg entsteht am Stopp, nicht abends im Büro. Ein unterschriebener Papierlieferschein wird zum Nachweis, sobald er im Haus ist — und das ist er frühestens nach Tourende, häufig erst Tage später, manchmal gar nicht. Ein digitaler Ablieferbeleg mit Unterschrift, Menge, Foto und Zeitstempel hängt in dem Moment am Auftrag, in dem der Fahrer wieder losfährt. Rechnungsstellung, Reklamationsbearbeitung und Nachfrage beim Kunden greifen ab da auf dieselbe Information zu.

Ein zweiter Effekt wird selten genannt: Die App misst nebenbei die Wirklichkeit. Ankunftszeit, Standzeit und Abweichung je Stopp sind nach wenigen Wochen ein Datensatz, mit dem sich die Planung kalibrieren lässt. Wer diese Rückmeldung nicht auswertet, plant dauerhaft gegen Schätzwerte — und wundert sich, warum der Plan zuverlässig ab dem Nachmittag auseinanderfällt.

Auf der Navigationsseite ist die fahrzeuggerechte Führung der praktische Unterschied zu einer Consumer-App. Tourbosoft beschreibt eine Navigation, die Höhe, Breite und Gewicht berücksichtigt, um enge Straßen und Fahrzeugbeschränkungen zu vermeiden. Für jeden Betrieb, der schon einmal einen Lkw unter einer zu niedrigen Brücke wenden lassen musste, ist das kein Komfortmerkmal.

Ein Ablieferbeleg aus der App ist allerdings kein Frachtbrief. Den elektronischen CMR-Frachtbrief erlaubt in Deutschland seit dem 5. April 2022 ein eigenes Zusatzprotokoll. Ab dem 9. Juli 2027 müssen Behörden zudem Pflichtangaben wie das Beförderungspapier für Gefahrgut elektronisch annehmen, sofern sie von einer zertifizierten Plattform kommen. Beides ist für Sie freiwillig. Wie sich die drei Belege unterscheiden, erklärt unser Beitrag zu eFTI und e-CMR.

6. Zeitfenster: was eine Planung zusagen kann

Zeitfenster sind der Punkt, an dem Tourenplanung vom internen Werkzeug zum Kundenversprechen wird. Und sie sind der Punkt, an dem Betriebe sich am leichtesten übernehmen. Ein Fenster von zwei Stunden ist etwas völlig anderes als ein Fenster von acht — nicht nur für den Kunden, sondern für die Zahl der Fahrzeuge, die Sie brauchen.

Technisch ist ein Zeitfenster eine harte Nebenbedingung: Die Planung darf nur Lösungen ausgeben, die es einhalten. Tourbosoft beschreibt beides — bei automatischer Planung werden Zeitfenster berücksichtigt, bei manueller Planung zeigt das System Verletzungen an. Diese zweite Funktion ist im Alltag oft die wichtigere, weil Disponenten aus guten Gründen manuell eingreifen und dann sehen müssen, was sie damit verschieben.

Drei Dinge sollten Sie vor einer Zusage klären. Erstens: Welche Kunden brauchen wirklich ein enges Fenster? Meist sind es wenige — Baustellen mit Kran, Filialen mit Rampenslot, Praxen mit Sprechzeiten. Für alle anderen genügt ein halber Tag, und jedes unnötig enge Fenster kostet Kapazität. Zweitens: Wie gehen Sie mit Verspätung um? Eine automatische Benachrichtigung über die aktualisierte Ankunftszeit — von mehreren Anbietern als Funktion beschrieben — ist kein Ersatz für Pünktlichkeit, aber sie verwandelt einen Ärger in eine Information. Drittens: Rechnen Sie mit realistischen Standzeiten. Ein Plan, der jeden Stopp mit zehn Minuten ansetzt, hält bis zum ersten Kunden mit Treppenhaus.

Ein Wort zu festen Touren: Viele Betriebe fahren mit Rahmentouren, bei denen jeder Fahrer sein Stammgebiet und seine Kunden kennt. PTV beschreibt dieses Muster ausdrücklich als verbreitet und sinnvoll bei stabiler Auftragslage. Eine Tourenplanung ersetzt das nicht zwingend — sie kann Rahmentouren abbilden und nur die Abweichungen rechnen. Wer ein eingespieltes System hat, sollte es nicht aus Prinzip aufgeben.

7. Anbieterkategorien statt Rangliste

Wer nach Tourenplanungssoftware sucht, landet schnell auf Seiten mit Titeln wie „Die 10 besten" oder „Die 21 besten". Solche Listen ordnen Anbieter, die für völlig verschiedene Aufgaben gebaut sind, in eine gemeinsame Reihenfolge — und liefern damit die Antwort auf eine Frage, die niemand gestellt hat. Wir machen es umgekehrt und sortieren nach dem Zuschnitt. Die Zuordnung unten stammt aus der Prüfung der Herstellerseiten am 5. September 2026; sie ist eine Kategorisierung, keine Wertung und keine Empfehlung.

Zu Preisen halten wir uns bewusst zurück. Von den genannten Anbietern veröffentlicht nur xRouten Listenpreise: 25 Euro pro Monat für den Routenplaner und 10 Euro pro Monat für die mobile App, jeweils bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich Mehrwertsteuer, dazu 14 Tage Test ohne Zahlungsdaten (Stand: 5. September 2026). PTV, Tourbosoft und opheo nennen keine Preise auf ihren Produktseiten. Zahlen, die in Vergleichsportalen dazu kursieren, geben wir deshalb nicht wieder — sie sind ohne Anbieterquelle nicht überprüfbar.

Zwei Kriterien fallen bei der Auswahl regelmäßig unter den Tisch und sollten es nicht. Das erste ist der Serverstandort und der Auftragsverarbeitungsvertrag: xRouten nennt beides ausdrücklich, andere Anbieter beantworten es auf Nachfrage. Da Sie Kundenadressen und Fahrerdaten verarbeiten, gehört das in die Prüfung. Das zweite ist die Frage, ob sich die Software an Ihr Rückmeldeformat anpassen lässt oder ob Ihre Warenwirtschaft sich anpassen muss.

8. Was kostenlose Tourenoptimierung leistet

„Tourenplanung kostenlos" gehört zu den häufigsten Suchanfragen rund um das Thema — und die ehrliche Antwort lautet: Es gibt sie, aber sie beantwortet eine kleinere Frage als die, die Sie stellen.

MultiRoute von gb consite rechnet nach Anbieterangabe Touren mit bis zu sieben Haltepunkten kostenlos und sogar ohne Registrierung; Adressen lassen sich per Excel-Tabelle samt Aufenthaltsdauer und Zeitfenster hochladen. RouteXL optimiert kostenlos bis zu 20 Adressen, darüber gibt es kostenpflichtige Tages- und Monatslizenzen (beides Stand: 5. September 2026). Beide Werkzeuge tun das, was sie versprechen, und sie tun es gut.

Was sie strukturell nicht leisten, ist ebenso klar: keine Verteilung vieler Aufträge auf mehrere Fahrzeuge, keine Zuladungsrechnung nach Gewicht und Volumen, keine Anbindung an die Warenwirtschaft, keine Fahrer-App mit Nachweis, keine Rückmeldung an den Auftrag. Sie planen eine Fahrt, nicht einen Tag.

Damit haben sie trotzdem einen sinnvollen Platz. Für eine einmalige Sonderfahrt sind sie schneller als jede Projektentscheidung. Und als Testballon sind sie erhellend: Wer eine typische Tagesliste einmal hindurchschickt und die vorgeschlagene Reihenfolge mit der gefahrenen vergleicht, bekommt in einer Viertelstunde ein Gefühl dafür, ob in der Reihenfolge überhaupt Potenzial liegt. Fällt der Unterschied gering aus, weil Ihre Gebiete ohnehin eng geschnitten sind, haben Sie sich ein Projekt gespart — auch das ist ein Ergebnis.

9. Wo KI hilft — und wo Mathematik genügt

„KI-Tourenplanung" steht inzwischen auf vielen Anbieterseiten, und opheo etwa beschreibt seine Planung ausdrücklich als KI-gestützt mit vorausschauenden Vorschlägen. Für die Einordnung hilft eine Unterscheidung, die in der Werbung meist verschwindet.

Die Tourenbildung selbst ist ein Optimierungsproblem, kein Lernproblem. Das Grundmodell gehört zur Klasse der NP-schweren Probleme; deshalb kommen neben exakten Verfahren vor allem Heuristiken zum Einsatz. Diese Verfahren sind ausgereift, seit Jahrzehnten erforscht und rechnen auch große Tagesmengen in Sekunden. Sie sind keine künstliche Intelligenz im Sinne maschinellen Lernens, und sie müssen es auch nicht sein — eine gute Heuristik schlägt hier jedes Modell, das raten muss.

Wo maschinelles Lernen tatsächlich etwas beiträgt, ist die Vorhersage der Eingangsgrößen. Wie lange dauert der Stopp bei diesem Kunden zu dieser Uhrzeit? Wie lange braucht dieses Fahrzeug auf dieser Strecke an einem Freitagnachmittag? Welche Aufträge kommen morgen wahrscheinlich noch herein? Das sind Prognosefragen, für die Ihre historischen Daten aus der App genau der richtige Rohstoff sind. Verbessert sich die Prognose, verbessert sich der Plan — nicht, weil die Optimierung schlauer wird, sondern weil sie mit realistischeren Zahlen rechnet.

Die praktische Konsequenz: Fragen Sie einen Anbieter, der mit KI wirbt, welche Größe konkret gelernt wird und aus welchen Daten. Bleibt die Antwort allgemein, ist meist die Optimierungsheuristik gemeint — was völlig in Ordnung ist, aber eben nichts Neues. Wo künstliche Intelligenz in Lager und Fuhrpark im Mittelstand wirklich trägt und wo gut parametrierte Algorithmik reicht, haben wir im Beitrag zu KI in der Logistik über alle Einsatzfelder hinweg ausgeführt.

10. Kennzahlen, die Sie selbst messen können

An dieser Stelle stünde in vielen Beiträgen eine Prozentzahl. Die KI-Zusammenfassung von Google nennt für Tourenplanungssoftware Einsparungen von „im Schnitt rund 15 % der Kosten", einzelne Anbieter tragen „27 % produktiver" oder „18 % weniger Fahrzeit" in ihren Seitentiteln. Wir geben diese Zahlen nicht wieder, weil keine der Quellen offenlegt, in welchen Betrieben, über welchen Zeitraum und im Vergleich wozu gemessen wurde. Eine Zahl ohne Erhebung ist kein Argument, sondern eine Behauptung.

Belastbar wird es, wenn Sie im eigenen Betrieb messen. Drei Kennzahlen genügen, und alle drei können Sie schon vor einer Software-Einführung von Hand erheben.

• Stopps je Tour und je Fahrerstunde. Zählen Sie über zwei Wochen die tatsächlich bedienten Stopps je Tour und teilen Sie sie durch die bezahlten Stunden zwischen Abfahrt und Rückkehr. Diese Kennzahl reagiert auf jede Verbesserung der Reihenfolge und ist unabhängig von Auftragsgrößen.
• Anteil der Leerkilometer. Setzen Sie die Kilometer ohne Ladung ins Verhältnis zur Gesamtstrecke der Tour. Rückwege vom letzten Stopp zum Depot sind der übliche Treiber; wer hier hohe Werte sieht, hat meist ein Gebietsproblem, kein Reihenfolgeproblem.
• Termintreue. Anteil der Stopps, die im zugesagten Fenster bedient wurden. Ohne eine App messen Sie das über die Uhrzeit auf dem unterschriebenen Lieferschein — mühsam, aber machbar, und die Zahl ist die aussagekräftigste der drei.

Ebenso wichtig ist, was diese Kennzahlen nicht aussagen.

• Eine gute Zahl ist kein Beweis für gute Planung. Wer weite Zeitfenster zusagt, erreicht mühelos hohe Termintreue. Lesen Sie die drei Werte immer zusammen, nie einzeln.
• Ein Vorher-Nachher-Vergleich über verschiedene Jahreszeiten trägt nicht. Auftragsmix, Wetter und Baustellen verschieben alle drei Kennzahlen deutlich. Vergleichen Sie vergleichbare Zeiträume.
• Kilometer allein sind der falsche Nordstern. Eine Tour mit weniger Kilometern kann mehr Zeit kosten, wenn sie durch die Innenstadt führt. Zeit und Termintreue sind die Größen, die Ihr Kunde merkt.

11. Lenk- und Ruhezeiten: die harten Grenzen

Eine Tourenplanung verplant Arbeitszeit von Menschen. Damit bewegt sie sich in einem Rechtsrahmen, den kein Algorithmus überschreiben darf — und der in den meisten Marktübersichten schlicht nicht vorkommt. Die zentrale Überraschung für Betriebe mit Transportern: Das Fahrpersonalrecht beginnt in Deutschland nicht erst bei 3,5 Tonnen.

Die Fahrpersonalverordnung zieht in Paragraf 1 Absatz 1 Nummer 1 Fahrzeuge zur Güterbeförderung mit mehr als 2,8 und höchstens 3,5 Tonnen zulässiger Höchstmasse in die Artikel 4, 6 bis 9 und 12 der EU-Verordnung 561/2006 hinein. Für die typische Sprinter-Flotte im Großhandel gelten damit dieselben Lenkzeit-, Pausen- und Ruhezeitregeln wie für den Lkw. Diese Zeitgrenzen sind die Nebenbedingungen, gegen die jede Tagesplanung rechnen muss:

Zwei Ausnahmen sind für unsere Zielgruppe wichtig. Die Handwerkerregel nimmt Fahrzeuge aus, die Material, Ausrüstungen oder Maschinen befördern, die der Fahrer zur Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit benötigt — vorausgesetzt, das Lenken ist nicht seine Haupttätigkeit. Die deutsche Fassung in Paragraf 1 Absatz 2 Nummer 3 der Fahrpersonalverordnung kennt dabei keine Entfernungsgrenze; die EU-Ausnahme in Artikel 13 Absatz 1 gilt nur im Umkreis von 100 Kilometern vom Unternehmensstandort und bis 7,5 Tonnen. Die Grenze ist im Einzelfall zu prüfen: Wer überwiegend fährt und nur nebenbei montiert, fällt nicht darunter.

Ebenso praktisch ist die Aufzeichnungspflicht. Für Fahrzeuge zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen ohne Fahrtenschreiber verlangt Paragraf 1 Absatz 6 der Fahrpersonalverordnung tagesgenaue Aufzeichnungen von Lenkzeiten, sonstigen Arbeitszeiten einschließlich Bereitschaft, Fahrtunterbrechungen sowie täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten — mit Name, Datum, Kennzeichen, Ort des Fahrtbeginns und -endes und den Kilometerständen bei Beginn und Ende. Der Fahrer führt den laufenden Tag und die vorausgegangenen 28 Kalendertage mit; der Unternehmer bewahrt die Aufzeichnungen ein Jahr auf und vernichtet sie danach bis zum 31. März des Folgejahres, soweit keine anderen Aufbewahrungspflichten greifen.

Das ist bemerkenswert, weil eine Fahrer-App genau diese Felder ohnehin erhebt. Wer Tourenplanung einführt, sollte die Aufzeichnung deshalb gleich mitdenken, statt zwei Systeme nebeneinander zu betreiben. Ab mehr als 3,5 Tonnen gilt die EU-Verordnung unmittelbar, und damit greift auch die Fahrtenschreiberpflicht: Die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 knüpft sie in Artikel 3 Absatz 1 ausdrücklich an den Anwendungsbereich der Verordnung 561/2006. Wie sich das zur allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verhält, haben wir im Beitrag zur Arbeitszeiterfassung aufgeschrieben.

12. Ortung und Fahrerdaten: was der Datenschutz verlangt

Sobald eine App den Standort eines Fahrzeugs überträgt, verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten — denn hinter jedem Fahrzeug sitzt eine identifizierbare Person. Drei Prüfungen gehören deshalb vor den Rollout, nicht danach.

Erstens der Zweck. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Artikel 5 Absatz 1, dass Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden (Zweckbindung), auf das notwendige Maß beschränkt bleiben (Datenminimierung) und nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung). „Disposition und Ankunftszeit-Prognose" ist ein tragfähiger Zweck. „Damit wir wissen, wo die Leute sind" ist keiner. Eine lückenlose Bewegungsaufzeichnung über den Arbeitstag hinaus lässt sich damit in aller Regel nicht begründen.

Zweitens die Rechtsgrundlage. In Betracht kommt die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, im Beschäftigungsverhältnis flankiert von Paragraf 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz, der auf die Erforderlichkeit für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses abstellt. Auf eine Einwilligung der Fahrer sollten Sie sich nicht allein stützen: Das Gesetz verlangt in Paragraf 26 Absatz 2 ausdrücklich, die Freiwilligkeit angesichts der bestehenden Abhängigkeit eigens zu würdigen.

Drittens die Mitbestimmung. Besteht ein Betriebsrat, hat er nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen", mitzubestimmen. Eine Fahrer-App mit Standortübertragung und Zeitstempeln fällt darunter — nach ständiger Praxis genügt bereits die objektive Eignung zur Überwachung. Ohne Betriebsvereinbarung ist die Einführung angreifbar, und zwar unabhängig davon, wie gut die datenschutzrechtliche Begründung ist.

Erfreulich ist, dass sich der Markt darauf einstellt. xRouten etwa nennt den Serverstandort Frankfurt am Main, stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO bereit und weist ausdrücklich darauf hin, weder E-Mail-Adressen noch Namen der Fahrerinnen und Fahrer zu benötigen — Namen ließen sich anonymisieren. Das ist gelebte Datenminimierung, und es ist eine gute Frage an jeden Anbieter: Wie wenig personenbezogene Daten braucht Ihr System eigentlich?

13. Einführung in vier Schritten

Tourenplanung ist kein Produkt, das man installiert, sondern ein Prozess, den man umstellt. Die folgenden vier Schritte haben sich in Projekten bewährt und lassen sich unabhängig davon gehen, für welchen Anbieter Sie sich später entscheiden.

1. Zwei Wochen mitschreiben: Notieren Sie für jede Tour Abfahrt, Rückkehr, Stopps, Kilometer und jede Terminabweichung. Zwei Wochen genügen für ein belastbares Bild. Diese Aufstellung ist später Ihre Vergleichsbasis — ohne sie können Sie keinen Effekt belegen, sondern nur behaupten.
2. Stammdaten in Ordnung bringen: Lieferadressen geokodieren, Versandgewichte pflegen, Zeitfenster aus dem Bemerkungsfeld in ein eigenes Feld heben, Fahrzeugmaße erfassen. Dieser Schritt ist unbeliebt und entscheidet trotzdem über das Ergebnis. Keine Software repariert Adressen, die niemand gepflegt hat.
3. Mit einem Gebiet starten: Nehmen Sie eine Region oder einen Wochentag und planen Sie ihn parallel: einmal wie bisher, einmal mit der Software. Der Vergleich zeigt binnen Tagen, ob die Restriktionen vollständig erfasst sind — und wo die Planung Dinge nicht weiß, die Ihre Disposition im Kopf hat.
4. Rückweg schließen: Erst wenn Ablieferbelege automatisch am Auftrag landen, entsteht der eigentliche Nutzen. Planen Sie die Rückrichtung von Anfang an mit ein und klären Sie vorher, welche Felder Ihre Warenwirtschaft entgegennehmen kann und wer sie prüft.

Auffällig ist, dass drei der vier Schritte ohne Software auskommen. Das ist kein Zufall: Der Nutzen einer Tourenplanung entsteht aus sauberen Daten und klaren Zusagen, und beides lässt sich vorbereiten. Wer diese Vorarbeit überspringt, kauft eine Rechenmaschine und füttert sie mit Vermutungen. Denselben Effekt beobachten wir bei jeder Systemeinführung im Lager — auch bei der Optimierung der Lagerverwaltung entscheidet die Datenlage über das Ergebnis, nicht der Funktionsumfang.

14. Fazit

Tourenplanung für die eigene Auslieferung ist ein gut verstandenes Problem mit ausgereiften Werkzeugen. Die Rechenarbeit ist gelöst; interessanter ist alles, was davor und danach passiert. Ob eine Einführung trägt, entscheidet sich an drei Stellen: an der Qualität der Stammdaten, an der Übergabe aus der Warenwirtschaft und am Rückweg des Ablieferbelegs an den Auftrag.

Für Betriebe mit JTL-Wawi ist die Lage klar umrissen. Das System liefert mit dem Lieferschein einen sauberen Übergabepunkt und mit der API einen dokumentierten Weg nach außen — eine Tourenplanung bringt es nicht mit. Wer selbst ausliefert, koppelt also ein zweites System an und sollte diese Kopplung von Anfang an in beide Richtungen planen.

Und zuletzt: Lassen Sie sich die Entscheidung nicht von einer Prozentzahl abnehmen. Messen Sie zwei Wochen lang Stopps je Fahrerstunde, Leerkilometer und Termintreue. Danach wissen Sie besser als jede Marktübersicht, ob sich der Aufwand für Sie lohnt — und woran Sie den Erfolg später erkennen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Angaben zu Lenk- und Ruhezeiten, zur Fahrtenschreiberpflicht und zum Datenschutz entsprechen dem Stand vom 5. September 2026 und wurden an der Verordnung (EG) Nr. 561/2006, der Fahrpersonalverordnung, der Verordnung (EU) Nr. 165/2014, der Datenschutz-Grundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Betriebsverfassungsgesetz geprüft; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung, und die Einordnung eines konkreten Fahrzeugs oder Einsatzes gehört in fachkundige Prüfung. Alle Angaben zu Anbietern stammen von deren eigenen Produktseiten, ebenfalls abgerufen am 5. September 2026; sie sind eine Einordnung nach Kategorien und ausdrücklich keine Empfehlung, kein Test und keine Rangfolge. Angaben ohne Gewähr.

15. Häufige Fragen zur Tourenplanung

Was versteht man unter Tourenplanung?

Tourenplanung bündelt Transportaufträge zu Touren und bringt die Stopps in eine sinnvolle Reihenfolge. Anders als ein Routenplaner beantwortet sie nicht nur die Frage nach dem Weg, sondern auch, welches Fahrzeug welche Aufträge übernimmt. Kapazität, Zeitfenster, Abladezeiten und Arbeitszeiten der Fahrer gehören zur Rechnung dazu.

Was ist der Unterschied zwischen Tourenplanung und Routenplanung?

Ein Routenplaner kennt einen Start, ein Ziel und vielleicht ein paar Zwischenstopps. Eine Tourenplanung verteilt viele Aufträge auf mehrere Fahrzeuge und plant für jedes davon eine eigene Tour. Sie rechnet mit Zuladung, Zeitfenstern beim Kunden, Standzeiten am Stopp und der verfügbaren Arbeitszeit — Größen, die ein Routenplaner nicht kennt.

Gibt es kostenlose Tourenoptimierung?

Ja, für einzelne Fahrten. MultiRoute rechnet nach Anbieterangaben bis zu sieben Haltepunkte kostenlos, RouteXL bis zu 20 Adressen (Stand: 5. September 2026). Für den täglichen Betrieb reicht das selten: Es fehlen die Verteilung auf mehrere Fahrzeuge, die Anbindung an die Warenwirtschaft, die Fahrer-App und der Ablieferbeleg.

Welche Programme zur Tourenplanung gibt es?

Der Markt teilt sich in vier Gruppen: reine Optimierungs-Engines wie PTV Route Optimiser, Suiten aus Planung und Fahrer-App wie Tourbo.route mit Tourbo.board oder opheo, leichte Web-Anwendungen für kleine Flotten wie xRouten und Transportmanagementsysteme, in denen die Tourenplanung ein Modul ist. Wir nennen Kategorien, keine Rangfolge.

Ab wie vielen Fahrzeugen lohnt sich eine Tourenplanungssoftware?

Dafür gibt es keine belastbare allgemeine Zahl, und wir nennen deshalb auch keine. Der ehrlichere Auslöser ist die Frage, wie lange Ihre Disposition täglich für die Tourenbildung braucht und wie oft sie Zeitfenster reißt. Wer das misst, hat eine Entscheidungsgrundlage — anders als bei einer Faustregel aus einer Anbieterbroschüre.

Kann JTL-Wawi Touren planen?

Nein. Die Volltextsuche im offiziellen JTL-Guide liefert zum Stichwort Tourenplanung keine Treffer (Stand: 5. September 2026). JTL-Wawi erzeugt bei jeder Auslieferung einen Lieferschein und bucht damit den Bestand aus; JTL-Shipping erstellt Labels für Paketdienstleister. Die Tour selbst planen Sie in einem angebundenen System.

Gelten Lenk- und Ruhezeiten auch für einen 3,5-Tonner?

In Deutschland ja. Die Fahrpersonalverordnung zieht Fahrzeuge zur Güterbeförderung von mehr als 2,8 bis 3,5 Tonnen in die Lenkzeit-, Pausen- und Ruhezeitregeln der EU-Verordnung 561/2006 hinein. Ausgenommen sind unter anderem Fahrten, bei denen Material für die eigene berufliche Tätigkeit transportiert wird und Fahren nicht die Haupttätigkeit ist.

Darf ich meine Fahrer per App orten?

Nur mit klarem Zweck und in engen Grenzen. Die DSGVO verlangt Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung; eine dauerhafte Bewegungsaufzeichnung geht darüber meist hinaus. Existiert ein Betriebsrat, greift zusätzlich die Mitbestimmung nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz. Klären Sie beides, bevor Sie eine App ausrollen.

Was bringt eine Fahrer-App gegenüber dem Papier-Lieferschein?

Der Nachweis entsteht am Stopp und ist sofort im Haus. Unterschrift, Foto, Menge und Uhrzeit landen direkt am Auftrag, statt abends als Papierstapel zurückzukommen. Das verkürzt die Zeit bis zur Rechnung, macht Reklamationen belegbar und erspart der Buchhaltung das Nachtelefonieren nach einem verschwundenen Beleg.

16. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden Quellen. Alle wurden am 5. September 2026 abgerufen und im Volltext gegengelesen — die Rechtstexte in ihren konsolidierten Fassungen, die Anbieterangaben auf den jeweiligen Produktseiten. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• Verordnung (EG) Nr. 561/2006 — konsolidierte Fassung vom 22. Mai 2024 (EUR-Lex) — Maßgebliche EU-Rechtsgrundlage. Trägt den Anwendungsbereich ab 3,5 Tonnen (Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe a) und die Erweiterung auf über 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr ab 1. Juli 2026 (Buchstabe aa), die Ausnahmen in Artikel 3, die Lenkzeitgrenzen in Artikel 6, die Fahrtunterbrechung in Artikel 7, die Ruhezeiten in Artikel 8 sowie die Handwerkerausnahme mit 100-Kilometer-Umkreis in Artikel 13 Absatz 1.
• Fahrpersonalverordnung (FPersV) § 1 — Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr — Die deutsche Absenkung auf mehr als 2,8 bis 3,5 Tonnen (Absatz 1 Nummer 1), die Ausnahmen für Material- und Werkzeugtransport ohne Entfernungsgrenze (Absatz 2 Nummer 3 und 3a), die Unternehmerpflicht (Absatz 5) und die vollständige Aufzeichnungspflicht mit Pflichtangaben, 28-Tage-Mitführpflicht und einjähriger Aufbewahrung (Absatz 6).
• Verordnung (EU) Nr. 165/2014 über Fahrtenschreiber — konsolidierte Fassung vom 20. August 2020 (EUR-Lex) — Artikel 3 Absatz 1 koppelt die Fahrtenschreiberpflicht an den Anwendungsbereich der Verordnung 561/2006. Neuere konsolidierte Fassungen mit den Umrüstfristen für den intelligenten Fahrtenschreiber waren am 5. September 2026 über EUR-Lex nicht abrufbar; diese Fristen werden hier deshalb nicht genannt.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) — konsolidierte Fassung (EUR-Lex) — Artikel 5 Absatz 1 mit den Grundsätzen Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung sowie Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f zur Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen — die Prüfschritte für jede Fahrzeugortung.
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) § 26 — Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses — Absatz 1 knüpft die Verarbeitung von Beschäftigtendaten an die Erforderlichkeit für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Absatz 2 zeigt, warum eine Einwilligung der Fahrer als alleinige Grundlage heikel ist: Die Freiwilligkeit ist im Abhängigkeitsverhältnis eigens zu begründen.
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) § 87 — Mitbestimmungsrechte — Absatz 1 Nummer 6 wörtlich: Mitbestimmung bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ortung und Fahrer-App fallen darunter, sobald ein Betriebsrat besteht.
• Wikipedia — Tourenplanung — Lexikon-Einordnung des Planungsproblems: Definition, Zielgrößen, das Standardproblem mit Depot und kapazitätsbeschränkten Fahrzeugen, Varianten mit Zeitfenstern und mehreren Depots sowie die Zuordnung des Grundmodells zur Klasse der NP-schweren Probleme, die den Einsatz von Heuristiken erklärt.
• JTL-Guide — Versandverwaltung: Lieferscheine — Offizielle Herstellerdokumentation. Belegt, dass JTL-Wawi bei jeder Auslieferung einen Lieferschein erzeugt, damit bestandsführende Artikel ausbucht und zwischen offenen und versendeten Lieferscheinen unterscheidet. Eine Volltextsuche des Guide nach „tourenplanung" lieferte am 5. September 2026 keine Ergebnisse.
• JTL-Guide — JTL-Shipping — Zeigt den Funktionsumfang von Shipping 2.0: Versandverträge und Carrier, Versandarten, Labeldruck, Sendungsverfolgung sowie SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen. Tourenbildung, Fahrer-App und Ablieferbeleg für eine eigene Flotte sind nicht Teil davon.
• JTL-Guide — JTL-Wawi API — Beschreibt die REST-konforme Schnittstelle als technische Grundlage für die Anbindung von Drittsystemen und weist auf die separate Lizenzierung hin — der dokumentierte Weg, eine Tourenplanung an JTL-Wawi anzubinden.
• PTV Logistics — PTV Route Optimiser — Herstellerquelle für die Kategorie Optimierungs-Engine: Optimierung von Reihenfolge, Anzahl, Dauer und Länge der Touren, Anbindung an Transportmanagement-, ERP-, CRM-, Warenwirtschafts- und Telematiksysteme, Übergabe an Bordcomputer oder die PTV Driver App sowie das Konzept der Rahmentouren.
• Tourbosoft — Tourbo.route (Tourenplanung) — Herstellerquelle für manuelle, teilautomatische und automatische Tourenbildung mit Restriktionen wie maximaler Tourdauer, Fahrzeugzuladung, Zeitfenstern, Abladezeiten und Pausen — einschließlich der Anzeige von Zeitfenster-Verletzungen bei manueller Planung.
• Tourbosoft — Tourbo.board (Fahrer-App und Telematik) — Herstellerquelle für den Funktionsumfang einer Fahrer-App: Fotos bei Be- und Entladung, Unterschriftenerfassung, Leergutverwaltung, Mengenkorrektur, digitaler Lieferschein, Navigation nach Fahrzeughöhe, -breite und -gewicht sowie automatische Ankunftszeit-Benachrichtigung an den Kunden.
• initions — opheo und LP2 — Herstellerquelle für die Abgrenzung zwischen einer Dispositionslösung für den eigenen Fuhrpark (opheo, mit Telematik- und Fahrer-App sowie KI-gestützter Planung) und einem Transportmanagementsystem als Backbone (LP2), jeweils mit Schnittstellen zu ERP- und WMS-Systemen.
• xRouten — Preise — Einzige Anbieterquelle mit offen veröffentlichten Preisen: Routenplaner ab 25 Euro und mobile App ab 10 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Nennt außerdem Fotos und Unterschriften als Nachweise, Serverstandort Frankfurt am Main, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und die Möglichkeit, Fahrernamen zu anonymisieren.
• RouteXL — Routenplaner für mehrere Ziele — Beleg für die Grenze kostenloser Mehrstopp-Optimierung: bis zu 20 Ziele ohne Registrierung, darüber kostenpflichtige Tages- oder Monatslizenzen.
• MultiRoute (gb consite) — Routenplanung für viele Adressen — Belegt wörtlich, dass Touren mit bis zu sieben Haltepunkten kostenlos und ohne Registrierung geplant werden können, und beschreibt den Excel-Import mit Aufenthaltsdauer und Zeitfenster.

Zwei Angaben haben wir bewusst nicht übernommen. Die kursierenden Einsparungsprozente zu Tourenplanungssoftware nennt keine der Quellen mit einer nachvollziehbaren Erhebung — sie stehen deshalb nicht in diesem Beitrag. Und die Umrüstfristen für den intelligenten Fahrtenschreiber lassen sich nur aus einer konsolidierten Fassung der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 nach 2020 belegen; diese war am 5. September 2026 über EUR-Lex in keiner der geprüften Datumsvarianten abrufbar. Wer ein Fahrzeug über 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr einsetzt, klärt die geltende Frist deshalb bitte direkt mit seiner Fachwerkstatt oder der zuständigen Behörde.