HR-Software für den Mittelstand: eine Auswahllogik statt der nächsten Rangliste

HR-Software bündelt die Personalverwaltung in einem System: Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und je nach Produkt Recruiting, Onboarding und Weiterbildung. Für 20 bis 200 Beschäftigte entscheidet nicht der Anbieter, sondern der Zuschnitt: Oft tragen Personalakte, Abwesenheiten und eine geregelte Übergabe an die Lohnabrechnung den größten Nutzen. Eine Suite lohnt erst, wenn mehrere Blöcke zusammenkommen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Normen, Fristen und Preise entsprechen dem Stand vom 5. September 2026 und wurden an diesem Tag an der jeweiligen Primärquelle geprüft. Preise nennen wir ausschließlich dort, wo der Anbieter sie selbst veröffentlicht; Werte aus Vergleichsportalen geben wir nicht wieder. Es gibt hier kein Ranking und keinen Testsieger.

1. Warum hier keine Rangliste steht — und was die Preise im Netz wert sind

Wir haben am 5. September 2026 die ersten zwanzig Google-Treffer zu „HR Software" durchgesehen. Das Ergebnis ist erstaunlich einheitlich: Jede einzelne Seite ordnet Anbieter in eine Reihenfolge. „Die 25 größten Anbieter", „HR-Software-Ranking", „Die 15 besten Tools für 2026", „Testsieger", „diese 7 sind die Besten der Besten". Getragen werden diese Listen entweder von Anbietern in eigener Sache oder von Portalen, die für vermittelte Kontakte bezahlt werden. Keine der zwanzig Seiten stellt die Frage, ob überhaupt eine Suite gebraucht wird.

Das zweite Problem ist konkreter und lässt sich nachrechnen. Die von Google an Position eins ausgespielte Zusammenfassung nannte an diesem Tag für Personio einen Einstieg von „ca. 3 € bis 4 € pro Nutzer/Monat". Die Preisseite von Personio nennt am selben Tag 7,60 Euro pro Monat und Mitarbeitendem — also gut das Doppelte. Direkt darunter stand in derselben Zusammenfassung für einen weiteren Anbieter „ab ca. 22,50 € pro Monat" — ohne Angabe, worauf sich der Wert bezieht. Die dort verlinkte Quelle, ein Vergleichsportal, nennt ihn für fünf Beschäftigte, also für das ganze Unternehmen. Zwei Bezugsgrößen in einer Liste, kein Hinweis auf den Unterschied.

Für die Praxis heißt das zweierlei. Erstens: Preise aus zweiter Hand sind für eine Budgetplanung unbrauchbar, weil sie ohne Bezugsgröße wandern. Zweitens: Eine Rangliste beantwortet die falsche Frage. Ob ein System zu Ihnen passt, hängt an Ihrem Zuschnitt — an der Frage, welche der sieben Funktionsblöcke Sie tatsächlich brauchen und wie die Daten am Monatsende zur Abrechnung kommen. Genau diese beiden Fragen bearbeitet dieser Beitrag. Wir nennen Anbieter, aber wir sortieren sie nach Bauart, nicht nach Güte.

2. Sieben Funktionsblöcke — und wer sie ab wann braucht

„HR-Software" ist kein geschütztes Produktversprechen, sondern ein Sammelbegriff. Dahinter stecken sieben Funktionsblöcke, die technisch wenig miteinander zu tun haben und die Sie einzeln kaufen, einzeln weglassen und einzeln bewerten können. Wer sie trennt, führt ein Auswahlgespräch anders: nicht „was kann Ihr System alles", sondern „wie lösen Sie diese drei Vorgänge".

Die drei rechten Spalten der folgenden Übersicht sind eine Einschätzung aus unseren Projekten, keine Statistik und keine Marktzahl. Sie ordnen, ab welcher Größenordnung ein Block erfahrungsgemäß Nutzen bringt — und wo er meist Geld ohne Wirkung kostet.

Zwei Blöcke verdienen einen Hinweis. Die Zeiterfassung ist der einzige Block, bei dem der Betrieb selbst die Anforderung diktiert: Eine Baustelle braucht etwas anderes als ein Büro, und dieselbe App passt selten für beide. Welche Fragen dort vor der Demo gehören, haben wir im Beitrag zu Zeiterfassungs-Apps und den Auswahlkriterien statt Testsiegern ausgeführt; dieser Artikel behandelt Zeiterfassung deshalb nur als einen von sieben Blöcken.

Die Lohnvorbereitung wiederum ist der Block mit dem größten Fehlerrisiko und der geringsten Aufmerksamkeit in Demos. Sie sammelt alles, was einen Monat abrechnungsrelevant verändert hat — Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Zuschläge, Abwesenheiten — und übergibt es an das Abrechnungsprogramm. Ob diese Übergabe funktioniert, entscheidet sich nicht in der Software, sondern an der Schnittstelle. Dazu Abschnitt 8.

Beim Block Onboarding und Offboarding lohnt der Blick auf den Austritt, weil seine Fristen über den letzten Arbeitstag hinauslaufen. Die Abmeldung zur Sozialversicherung ist spätestens sechs Wochen nach dem Ende fällig, die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres. Eine Software hilft nur, wenn sie solche Aufgaben mit Fälligkeit und zuständiger Rolle abbildet. Welche Aufgaben das im Einzelnen sind, zeigt unsere Offboarding-Checkliste vom Kündigungseingang bis zur Löschfrist.

3. Wann eine Personalakte plus Zeiterfassung völlig reicht

Diesen Abschnitt finden Sie auf keiner Anbieterseite, und das hat einen naheliegenden Grund. Trotzdem ist er für viele Betriebe die richtige Antwort: Digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung und eine geregelte Übergabe an die Lohnabrechnung decken den größten Teil des Nutzens ab. Alles Weitere ist sinnvoll, sobald es einen wiederkehrenden Anlass dafür gibt — und Ballast, solange es den nicht gibt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Betrieb mit 45 Beschäftigten stellt zwei bis drei Menschen im Jahr ein. Ein Recruiting-Modul verwaltet dort drei Vorgänge pro Jahr. Es kostet trotzdem jeden Monat Geld, es muss gepflegt werden, und niemand hat genug Übung darin, um es beim vierten Mal noch zu bedienen. Dieselben drei Vorgänge laufen über ein geteiltes Postfach und eine Checkliste zuverlässiger. Umgekehrt lohnt sich dasselbe Modul in einem Pflegedienst mit 45 Beschäftigten und dauerhaft offenen Stellen sofort.

Die brauchbare Faustregel lautet deshalb nicht „ab X Beschäftigten", sondern: Ein Funktionsblock trägt, wenn derselbe Vorgang mindestens monatlich vorkommt und mehr als eine Person daran beteiligt ist. Bei Abwesenheiten trifft das fast immer zu — jeder Urlaubsantrag durchläuft mindestens zwei Personen. Bei Weiterbildungsverwaltung trifft es außerhalb regulierter Branchen selten zu.

Es gibt eine wichtige Gegenprobe: gemeinsame Stammdaten. Wenn Personalakte, Zeiterfassung und Abwesenheiten aus drei getrennten Werkzeugen kommen, pflegen Sie jeden Eintritt dreimal. Bei 20 Beschäftigten ist das erträglich, bei 200 nicht mehr. Das ist das eigentliche Argument für eine Suite — nicht der Funktionsumfang, sondern die eine Stammdatenpflege. Prüfen Sie deshalb nicht nur, wie viele Blöcke Sie brauchen, sondern auch, wie oft dieselbe Person in verschiedenen Systemen angelegt werden müsste.

Ein Punkt entscheidet mit, ob die schlanke Lösung wirklich trägt: Sobald Sie Plus- und Minusstunden führen, reicht die Software allein nicht. § 2 Absatz 2 Mindestlohngesetz spricht ausdrücklich von Stunden „auf einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto“ — ein Konto, das nur im System existiert, erfüllt diese Voraussetzung nicht, und mehr als 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit dürfen ohnehin nicht darauf. Welche zwölf Punkte in eine solche Vereinbarung gehören, führt der Beitrag zum Führen eines Arbeitszeitkontos auf.

4. Vier Anbieterkategorien statt einer Rangliste

Anbieter unterscheiden sich weniger in der Qualität als in der Bauart — also darin, von welchem Punkt aus sie gewachsen sind. Eine Lösung, die von der Abrechnung kommt, denkt anders als eine, die vom Bewerbermanagement kommt. Diese Herkunft prägt, was leicht geht und was mühsam bleibt, und sie ist ein besseres Auswahlkriterium als jeder Platz in einer Liste.

Die folgende Zuordnung stützt sich ausschließlich darauf, wie sich die Anbieter auf ihren eigenen Seiten selbst beschreiben (abgerufen am 5. September 2026). Sie ist keine Vollständigkeitsliste des Marktes und enthält bewusst keine Reihenfolge.

Eine Kategorie wird in Vergleichen regelmäßig übersehen: das lohn-nahe Ökosystem. Wenn Ihre Abrechnung ohnehin in einer Steuerkanzlei liegt, ist der Weg über deren Umgebung häufig der kürzere. DATEV etwa bündelt in DATEV Personal die Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Abrechnungsstelle und führt dort auch eine Personalakte, in die Dokumente über einen eigenen Datenservice übermittelt und laut DATEV GoBD-konform archiviert werden. Das ist funktional schmaler als eine Suite — aber ohne den Bruch zwischen zwei Welten.

Und eine Warnung zur Kategorie Personalakte als Spezialist: Die Grenze zum allgemeinen Dokumentenmanagement ist fließend. Wenn Sie ohnehin über eine unternehmensweite Ablage nachdenken, prüfen Sie beides zusammen. Worin sich die Systeme unterscheiden, steht in unserem Vergleich der Dokumentenmanagement-Systeme; die Besonderheiten der HR-Ablage — enger Zugriffskreis, Einsichtsrecht, unterschiedliche Fristen je Dokumentart — behandeln wir auf der Seite zur digitalen Personalakte.

5. Was die Anbieter über Preise sagen — und was nicht

Der Preisvergleich in diesem Markt ist mühsam, weil die Bezugsgrößen wechseln: pro Nutzer, pro Mitarbeitendem, pro Unternehmen, mit oder ohne Module, monatlich oder jährlich. Wir haben deshalb am 5. September 2026 die Preisseiten der Anbieter selbst geöffnet und notiert, was dort steht — und was nicht dort steht. Kursierende Werte aus Vergleichsportalen haben wir bewusst nicht übernommen.

Drei Beobachtungen sind für die Budgetplanung wichtiger als der Monatspreis selbst. Erstens die Mindestabnahme. HR WORKS schreibt auf der eigenen Preisseite: „Es werden jedoch mindestens 20 Nutzer berechnet." Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten bezahlt damit acht Lizenzen, die niemand nutzt; der effektive Preis je Kopf steigt um zwei Drittel — ohne dass das im Monatspreis sichtbar wäre.

Zweitens die Einrichtungsgebühr. Personio weist aus, dass neben der monatlichen Gebühr eine einmalige Gebühr für die Ersteinrichtung anfällt, deren Höhe von der Unternehmensgröße abhängt. Solche Einmalposten tauchen in keiner Vergleichstabelle auf, verschieben aber das erste Jahr deutlich.

Drittens die Bindung. Personio nennt für das Jahresabo eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten, HR WORKS rechnet in den ersten sechs Monaten mindestens die beauftragte Lizenzzahl ab. Beides ist branchenüblich und legitim — aber es bedeutet, dass ein Fehlgriff nicht nach einem Monat korrigierbar ist. Rechnen Sie deshalb immer die Jahreskosten, nicht den Monatspreis.

Was wir nicht liefern können, sagen wir offen: Für Sage, Kenjo und HR WORKS ließ sich am 5. September 2026 auf den geprüften Seiten kein Listenpreis finden. Kenjo führt drei Pläne, ersetzt die Preise aber durch einen Rechner. Für diese Anbieter kursieren im Netz Zahlen — sie stammen jedoch aus Vergleichsportalen und lassen sich am Anbieter nicht überprüfen. Wir geben sie deshalb nicht wieder.

6. Die Rechtsgrundlage, die viele falsch setzen

Vor der Auswahl steht eine Frage, die in Produktvergleichen nicht vorkommt: Worauf stützen Sie eigentlich die Verarbeitung der Beschäftigtendaten? Die naheliegende Antwort lautet § 26 BDSG. Die Norm ist in Kraft und erlaubt in Absatz 1 die Verarbeitung, soweit sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Absatz 8 stellt klar, dass auch Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte gelten.

Es gibt allerdings einen offenen Punkt, den man kennen sollte. Der Europäische Gerichtshof hat am 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 entschieden, dass eine nationale Vorschrift keine „spezifischere Vorschrift" im Sinne von Artikel 88 Absatz 1 DSGVO sein kann, wenn sie die Vorgaben des Absatzes 2 nicht erfüllt — und dass solche Vorschriften unangewendet bleiben müssen, sofern sie nicht ihrerseits eine tragfähige Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Absatz 3 DSGVO darstellen. Das Verfahren betraf eine hessische Landesnorm, nicht § 26 BDSG. Das Gericht formulierte aber, Bestimmungen, die allein auf die „Erforderlichkeit" abstellen, schienen die bereits in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO enthaltene Bedingung zu wiederholen, ohne etwas Spezifischeres hinzuzufügen (Quelle: Urteil C-34/21 auf EUR-Lex).

Ob und wie weit sich das auf § 26 BDSG übertragen lässt, ist nicht abschließend geklärt, und wir behaupten hier nichts anderes. Für die Praxis folgt daraus aber eine sehr konkrete Empfehlung: Stützen Sie die Verarbeitung nicht allein auf § 26 BDSG. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO trägt die Verarbeitung, die zur Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich ist, unmittelbar. Für alles darüber hinaus brauchen Sie eine eigene Begründung — und häufig eine Betriebsvereinbarung. Ein Beschäftigtendatengesetz, das die Lage klären würde, existiert bislang nur als Referentenentwurf vom 8. Oktober 2024; in Kraft ist es nicht (geprüft am 5. September 2026).

Drei weitere Punkte gehören in jedes Auswahlgespräch:

• Gesundheitsdaten in der Abwesenheitsverwaltung. Dass jemand arbeitsunfähig ist und wie lange, gehört in die Abwesenheiten. Die Diagnose nicht. Artikel 9 Absatz 1 DSGVO untersagt die Verarbeitung von Gesundheitsdaten grundsätzlich; die Ausnahme für das Arbeitsrecht steht in Absatz 2 Buchstabe b und greift nur, soweit das jeweilige Recht sie zulässt und geeignete Garantien vorsieht. Prüfen Sie deshalb, ob das System ein Freitextfeld am Abwesenheitsgrund führt — solche Felder füllen sich in der Praxis von selbst.
• Der Auftragsverarbeitungsvertrag. Jede Cloud-HR-Software verarbeitet Ihre Beschäftigtendaten in Ihrem Auftrag. Artikel 28 Absatz 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenarten und die Weisungsbindung festlegt. Lassen Sie sich den Entwurf vor der Entscheidung geben, nicht nach der Unterschrift — dann ist er noch verhandelbar.
• Aufbewahrung statt pauschaler Löschfristen. Für Entgeltunterlagen verlangt § 28f Absatz 1 SGB IV die Aufbewahrung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung folgt. Diese Frist hängt am Prüfzyklus, nicht am Kalender. Ein System, das nur eine einzige globale Löschfrist kennt, passt darauf nicht.

7. Der Betriebsrat entscheidet mit — und zwar vor der Auswahl

In keinem der zwanzig geprüften Suchtreffer kam dieser Punkt vor, obwohl er in Betrieben mit Betriebsrat über die Einführbarkeit entscheidet. § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach Absatz 2 die Einigungsstelle, und ihr Spruch ersetzt die Einigung.

Praktisch bedeutet das: Eine HR-Software, die Arbeitszeiten erfasst, Anwesenheiten auswertet, Zielerreichungen dokumentiert oder Kennzahlen je Person ausgibt, ist ein Kandidat für dieses Mitbestimmungsrecht. Es geht dabei nicht darum, ob Sie überwachen wollen — sondern darum, wozu die Einrichtung objektiv bestimmt ist. Ein System, das Auswertungen je Beschäftigtem erzeugen kann, erfüllt diese Voraussetzung typischerweise auch dann, wenn Sie diese Auswertungen nie benutzen.

Für den Ablauf hat das eine klare Konsequenz. Holen Sie den Betriebsrat vor der Auswahl an den Tisch, nicht nach dem Vertragsschluss. Zwei Gründe: Erstens beeinflusst das Ergebnis der Verhandlung, welche Funktionen Sie überhaupt aktivieren dürfen — und damit, welches System sinnvoll ist. Zweitens ist ein bereits unterschriebener Zwölfmonatsvertrag eine denkbar schlechte Verhandlungsposition. Eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Auswertungstiefe, Zugriffskreis und Aufbewahrung festlegt, ist außerdem der praktikabelste Weg, die Fragen aus Abschnitt 6 zu beantworten.

Dieselbe Logik gilt für Kameras. Auch eine Anlage, die nur Tor und Lager gegen Einbruch sichert, sollten Sie als mitbestimmungspflichtig behandeln, sobald sie Beschäftigte erfassen kann — maßgeblich ist die objektive Eignung, nicht der Zweck, den Sie im Kopf haben. Was eine Betriebsvereinbarung zur Videoüberwachung regeln sollte und wie Masken und Löschfristen technisch umgesetzt werden, beschreibt unser Beitrag zur Videoüberwachung am Arbeitsplatz.

Ein zweiter Paragraf gehört dazu, auch ohne Betriebsrat: § 83 BetrVG gibt Beschäftigten das Recht, ihre Personalakte einzusehen und dafür ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen; eigene Erklärungen sind auf Verlangen beizufügen. Ein System, in dem sich eine vollständige Akte nicht in einem Zug anzeigen oder ausgeben lässt, macht dieses Recht mühsam. Prüfen Sie das in der Testphase an einem echten Datensatz.

8. Die Lohn-Schnittstelle: was der Weg zu DATEV wirklich verlangt

„DATEV-Schnittstelle vorhanden" steht auf fast jeder Anbieterseite. Der Satz sagt allerdings wenig, weil DATEV mehrere Wege kennt, die sich in Aufwand, Automatisierungsgrad und Voraussetzungen deutlich unterscheiden. DATEV selbst beschreibt sie auf einer eigenen Seite zu den Schnittstellen der Payroll-Software. Die folgende Übersicht gibt wieder, was dort steht.

Der entscheidende Satz steht bei DATEV im Kleingedruckten der Schnittstellenseite: Voraussetzung für die Nutzung der API-Wege ist, „dass Sie eine DATEV-Payroll Software im Einsatz haben und der DATEV-Marktplatz Partner die Schnittstelle umgesetzt hat". Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Beim Lohnimportdatenservice ergänzt DATEV, dass ein Datenaustausch derzeit „nur von ausgewählten Drittsystemen" angeboten wird. Ein Anbieter kann also wahrheitsgemäß mit einer DATEV-Anbindung werben und trotzdem nur den Dateiweg beherrschen.

Daraus ergibt sich ein Prüfschritt, der zehn Minuten dauert und viel Ärger erspart: Schlagen Sie den Namen Ihrer Wunschsoftware im DATEV-Marktplatz nach, bevor Sie sie testen. Der Eintrag zeigt, welche der Datenservices ein Anbieter tatsächlich umgesetzt hat und für welche DATEV-Lohnprogramme er ausgelegt ist. Beim Eintrag zu Factorial etwa sind Lohnaustausch- und Lohnimportdatenservice sowie die ergänzenden Lösungen LODAS und Lohn und Gehalt verzeichnet.

Und noch eine Unterscheidung ist praktisch wichtig: Der Lohnaustauschdatenservice arbeitet in beide Richtungen und umfasst zusätzlich den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das ist etwas anderes als ein reiner Export. Wenn Ihr HR-System die Rückmeldung aus der Abrechnung braucht — geänderte Stammdaten, Abwesenheiten, Abrechnungsergebnisse —, reicht der einfache Import nicht. Klären Sie diese Richtung früh, denn sie entscheidet darüber, ob Sie am Monatsende einmal oder zweimal pflegen.

Falls Sie nicht mit DATEV arbeiten: Die Logik bleibt dieselbe. Fragen Sie Ihre Kanzlei oder Ihr Lohnbüro nach dem Programm und dem akzeptierten Übergabeformat, und lassen Sie sich vom Softwareanbieter zeigen, wie eine echte Übergabedatei aussieht — nicht, dass es sie gibt.

Ein aktueller Prüfstein für jede Lohn-Schnittstelle: Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung 2026 kennt für die Aktivrente noch kein amtliches Feld. Der steuerfreie Betrag ist deshalb in einer frei belegbaren Zeile mit der Zeilenbeschreibung SteuerfreibetragAktivrente einzutragen, in einem Wort und ohne Leerzeichen — die exakte Schreibweise ist Voraussetzung für die maschinelle Verwertbarkeit. Wer das an einem Testdatensatz nicht prüft, merkt einen Tippfehler erst im Jahreslauf. Den vollständigen Ablauf beschreibt der Beitrag zur Aktivrente im Lohnbüro.

Auch Reisekosten könnten bald über die Lohn-Schnittstelle laufen müssen. Der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 sieht vor, steuerfrei erstattete Reisekosten ab 2029 nach Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten getrennt in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Läuft die Reisekostenabrechnung heute getrennt vom Lohn, braucht es dafür eine Verbindung. Beschlossen ist der Entwurf nicht. Wie Sie Reisekosten schon jetzt strukturiert erfassen, zeigt unser Beitrag zur digitalen Reisekostenabrechnung.

9. KI im Bewerbermanagement: der Punkt, den Anbieterseiten auslassen

Fast jede HR-Suite wirbt inzwischen mit KI-Funktionen, und im Bewerbermanagement sind das häufig genau jene, die die KI-Verordnung besonders streng behandelt. Anhang III Nummer 4 Buchstabe a nennt KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen — und zählt ausdrücklich auf: gezielte Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen sichten oder filtern, Bewerber bewerten. Buchstabe b geht weiter und erfasst Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderungen und Kündigungen sowie die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten. Systeme dieser Zweckbestimmung gelten als hochrisikoreich.

Das ist bemerkenswert alltagsnah formuliert. Eine Vorsortierung von Bewerbungen nach Passung ist kein Grenzfall, sondern der Kernfall der Norm. Entscheidend ist dabei nicht die Technik, sondern der Zweck: Ein Textbaustein-Assistent, der Absagen formuliert, liegt anders als ein Modul, das Lebensläufe in eine Rangfolge bringt.

Für die Auswahl heißt das: Fragen Sie im Gespräch nicht „haben Sie KI", sondern „welche Funktionen bewerten oder sortieren Bewerber, und lassen sie sich einzeln abschalten". Ein System, in dem sich diese Funktionen deaktivieren lassen, gibt Ihnen die Wahl. Eines, in dem sie fest verdrahtet sind, trifft die Entscheidung für Sie. Was die Verordnung von Betreibern verlangt und welche drei Fälle den Mittelstand realistisch treffen, haben wir im Beitrag zu Hochrisiko-KI nach Anhang III ausführlich behandelt — dieser Abschnitt bleibt bewusst beim HR-Ausschnitt.

10. In sechs Schritten zur Entscheidung

Die folgende Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass die teuren Fehler früh auffallen. Die meisten Fehlgriffe entstehen nicht bei der Produktwahl, sondern davor: bei einem unscharfen Anlass und bei einem Lohnweg, den niemand vorher geprüft hat.

1. Den Anlass benennen, nicht den Wunsch: Schreiben Sie den einen Vorgang auf, der heute regelmäßig schiefgeht — der verlorene Urlaubsantrag, die verspätete Meldung ans Lohnbüro, die Akte im falschen Schrank. Ein Projekt, das mit „wir wollen digitaler werden" beginnt, endet mit einem Paket, das niemand ausfüllt.
2. Die Blöcke einzeln bewerten: Gehen Sie die sieben Funktionsblöcke durch und markieren Sie für jeden: brauchen wir heute, brauchen wir in zwei Jahren, brauchen wir nicht. Diese Liste ist Ihr Lastenheft. Alles, was nicht darauf steht, wird in der Demo nicht bewertet — auch wenn es beeindruckend aussieht.
3. Den Lohnweg zuerst klären: Fragen Sie Ihr Lohnbüro oder Ihre Kanzlei, welches Abrechnungsprogramm läuft und welchen Übergabeweg es akzeptiert. Prüfen Sie dann für jeden Kandidaten, ob er diesen Weg unterstützt. Bei DATEV heißt das: den Namen der Software im DATEV-Marktplatz nachschlagen, bevor Sie sie testen.
4. Rechtsgrundlage und Betriebsrat einplanen: Klären Sie, worauf Sie die Verarbeitung stützen, wie Gesundheitsdaten getrennt werden und wer den Auftragsverarbeitungsvertrag prüft. Gibt es einen Betriebsrat, holen Sie ihn vor der Auswahl an den Tisch — nicht nach der Vertragsunterschrift.
5. Mit eigenen Daten testen, nicht mit Demodaten: Bilden Sie in der Testphase drei echte Fälle ab: einen Eintritt, eine Abwesenheit mit Vertretung und einen Monatsabschluss inklusive Übergabe an die Abrechnung. Genau an diesen drei Stellen zeigt sich, ob ein System zu Ihren Abläufen passt oder ob Sie sich anpassen müssten.
6. Die Jahreskosten rechnen, nicht den Monatspreis: Nehmen Sie den Nutzerpreis mal zwölf, addieren Sie Einrichtungsgebühr, Zusatzmodule, Schnittstellenkosten und eine etwaige Mindestnutzerzahl. Legen Sie daneben, was ein Wechsel nach zwei Jahren kosten würde: Exportformat, Datenübernahme, Restlaufzeit. Erst diese Summe ist vergleichbar.

Ein Hinweis zu Schritt 5: Verlangen Sie eine Testumgebung mit Ihren eigenen Daten, auch wenn nur zehn Datensätze darin liegen. Demodaten sind darauf gebaut, dass alles funktioniert. Ihre eigenen Daten bringen die Fälle mit, an denen Systeme scheitern — die Teilzeitkraft mit wechselndem Wochenmodell, den Wiedereintritt nach Elternzeit, den Mitarbeitenden mit zwei Verträgen.

11. Migration der Papierakte — und die Frist zum 31. Dezember 2026

Zur Einführung gehört fast immer die Frage, was mit den Papierakten passiert. Die kurze Antwort: Nicht alles muss gescannt werden, und nicht alles darf vernichtet werden. Sinnvoll ist eine Sortierung nach Dokumentart, weil sich Aufbewahrungsfristen und Formanforderungen je Art unterscheiden. Welche Unterlagen im Original bleiben müssen, welche gescannt werden können und welche Fristen dabei gelten, haben wir auf der Seite zur digitalen Personalakte im Detail aufgeschlüsselt; die Formfragen rund um den Arbeitsvertrag selbst behandelt unser Beitrag zum Nachweisgesetz und der Frage, wann Textform reicht.

Eine Frist gehört an dieser Stelle trotzdem genannt, weil sie zeitlich unmittelbar bevorsteht und in der Fachpresse regelmäßig verkürzt wiedergegeben wird. § 8 Absatz 3 Satz 2 der Beitragsverfahrensverordnung lautet: „Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen." Danach entfällt diese Befreiungsmöglichkeit.

Daraus wird im Netz häufig „die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht". Das ist zu kurz gegriffen. Die Regelung betrifft die in Absatz 2 aufgezählten Entgeltunterlagen — Meldedaten, bestimmte Bescheinigungen, Erklärungen, eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz und weitere —, nicht die gesamte Personalakte mit Zeugnissen, Weiterbildungsnachweisen und Vermerken. Der Unterschied ist praktisch relevant: Für die Entgeltunterlagen brauchen Sie einen elektronischen Weg, für den Rest entscheiden Sie selbst. Wer beides zusammen angeht, spart allerdings einen zweiten Durchlauf (Stand: 5. September 2026).

12. Fazit

Der Markt für HR-Software ist gut versorgt mit Ranglisten und schlecht versorgt mit Auswahllogik. Wer sich an den Listen orientiert, kauft nach Funktionsumfang — und zahlt anschließend für Blöcke, die niemand benutzt. Wer nach Zuschnitt auswählt, stellt drei Fragen: Welche der sieben Blöcke brauchen wir wirklich? Von welcher Bauart ist der Anbieter? Und wie kommen die Daten am Monatsende zur Abrechnung?

Für viele Betriebe zwischen 20 und 200 Beschäftigten lautet die ehrliche Antwort: Personalakte, Abwesenheiten und ein sauberer Lohnweg. Das ist keine Sparversion, sondern der Teil, der jeden Monat wirkt. Recruiting, Onboarding-Workflows und Auswertungen kommen dazu, sobald es dafür wiederkehrende Fälle gibt — dann aber mit einem klaren Anlass statt mit einem Paketrabatt als Begründung.

Zwei Dinge gehören dabei nach vorn und nicht ans Ende: die Rechtsgrundlage samt Umgang mit Gesundheitsdaten und, wo ein Betriebsrat besteht, dessen Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Beides verändert, welches System überhaupt in Frage kommt. Und beides lässt sich nach einer Vertragsunterschrift nur noch schlecht verhandeln.

Hinweis: Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Normen, Fristen und Preise entsprechen dem Stand vom 5. September 2026 und wurden an diesem Tag an der Primärquelle geprüft — Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de und EUR-Lex, Preise und Schnittstellen auf den Seiten der jeweiligen Anbieter. Sie können sich jederzeit ändern; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung beziehungsweise das aktuelle Angebot des Anbieters. Die Einschätzungen zur Bedarfsschwelle in Abschnitt 2 stammen aus unseren Projekten und sind keine Marktdaten. Wir führen kein Ranking, vergeben keine Testurteile und erhalten für die genannten Anbieter keine Provision. Angaben ohne Gewähr.

13. Häufige Fragen zu HR-Software

Was ist HR-Software?

HR-Software bündelt die Verwaltungsaufgaben rund um Beschäftigte in einem System: Stammdaten und Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, die Vorbereitung der Lohnabrechnung, oft auch Bewerbermanagement, Onboarding und Weiterbildung. Der Begriff bezeichnet keine feste Funktionsliste. Zwei Produkte mit demselben Etikett können sich im Umfang deutlich unterscheiden — deshalb lohnt der Blick auf einzelne Funktionsblöcke statt auf Kategorienamen.

Welche HR-Software passt zu 50 Beschäftigten?

Das hängt weniger an der Zahl als am Bedarf. Bei 50 Beschäftigten sind digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung und eine belastbare Übergabe an die Lohnabrechnung fast immer sinnvoll. Recruiting, Onboarding-Workflows und Weiterbildungsverwaltung lohnen sich erst, wenn es dafür regelmäßige Fälle gibt. Prüfen Sie jeden Funktionsblock einzeln, statt ein Paket komplett zu kaufen.

Was kostet HR-Software für den Mittelstand?

Verlässlich sagen lässt sich nur, was Anbieter selbst veröffentlichen. Personio nennt auf seiner Preisseite 7,60 Euro pro Monat und Mitarbeitendem, Factorial 8 Euro pro Monat und Nutzer (Stand: 5. September 2026). Viele Anbieter veröffentlichen gar keine Liste. Rechnen Sie außerdem mit Einrichtungsgebühren, Mindestnutzerzahlen und Vertragslaufzeiten — sie verändern die Jahreskosten erheblich.

Gibt es kostenlose HR-Software?

Einzelne Anbieter führen eine kostenlose Einstiegsstufe oder eine befristete Testphase. Für einen Betrieb mit echter Personalakte und Lohnübergabe tragen solche Stufen selten: Es fehlen meist Rollenrechte, ein Löschkonzept, ein belastbarer Auftragsverarbeitungsvertrag und die geprüfte Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Rechnen Sie den Aufwand für Nacharbeit gegen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Muss der Betriebsrat der Einführung von HR-Software zustimmen?

Wo ein Betriebsrat besteht, sehr wahrscheinlich ja. Nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG bestimmt er bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle. Planen Sie die Beteiligung deshalb vor der Auswahl ein.

Wie kommen die Daten aus der HR-Software in die DATEV-Lohnabrechnung?

Über zwei Wege. Die ASCII-Schnittstelle übergibt Dateien im Format .txt oder .csv und ist laut DATEV mit einer DATEV-Payroll-Software kostenlos nutzbar. Automatisch läuft es über die Datenservices Personalwirtschaft — dafür muss Ihr HR-Anbieter DATEV-Marktplatz-Partner sein und die Schnittstelle umgesetzt haben. Prüfen Sie das vor dem Kauf im DATEV-Marktplatz.

Dürfen Krankmeldungen in der HR-Software gespeichert werden?

Die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und ihre Dauer gehören zur Abwesenheitsverwaltung. Die Diagnose gehört dort nicht hin: Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO grundsätzlich untersagt und nur unter engen Voraussetzungen zulässig, im Beschäftigungskontext über Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b. Achten Sie auf getrennte Ablage und einen eng gefassten Zugriffskreis.

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

So allgemein stimmt das nicht. Richtig ist: Nach Paragraf 8 Absatz 3 Satz 2 der Beitragsverfahrensverordnung können sich Arbeitgeber nur noch bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Das betrifft die in Absatz 2 aufgezählten Entgeltunterlagen, nicht die gesamte Personalakte (Stand: 5. September 2026).

Fällt KI im Bewerbermanagement unter die KI-Verordnung?

Anhang III Nummer 4 Buchstabe a der KI-Verordnung nennt Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen — ausdrücklich auch das Sichten oder Filtern von Bewerbungen und das Bewerten von Bewerbern. Solche Systeme gelten als hochrisikoreich. Ob ein konkretes Modul darunterfällt, entscheidet sein Zweck, nicht sein Marketing.

14. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden Quellen. Alle wurden am 5. September 2026 abgerufen und im Volltext gegengelesen — die Gesetzestexte an der amtlichen Fassung, die Preise und Schnittstellen auf den Seiten der Anbieter selbst. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• § 26 BDSG — Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses — Die Norm ist in Kraft. Absatz 1 knüpft die Verarbeitung an die Erforderlichkeit für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Absatz 3 regelt besondere Datenkategorien, Absatz 6 stellt klar, dass die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen unberührt bleiben, und Absatz 8 erklärt Bewerberinnen und Bewerber zu Beschäftigten.
• EuGH, Urteil vom 30. März 2023, Rechtssache C-34/21 — Trägt den Tenor, dass eine nationale Rechtsvorschrift keine spezifischere Vorschrift im Sinne von Artikel 88 Absatz 1 DSGVO sein kann, wenn sie die Vorgaben des Absatzes 2 nicht erfüllt, und dass solche Vorschriften unangewendet bleiben müssen, sofern sie keine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Absatz 3 DSGVO darstellen. Das Verfahren betraf eine hessische Landesnorm, nicht § 26 BDSG.
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 — Artikel 6, 9, 28 und 88 — Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b (Verarbeitung zur Vertragserfüllung), Artikel 9 Absatz 1 (Verbot der Verarbeitung von Gesundheitsdaten) und Absatz 2 Buchstabe b (Ausnahme für das Arbeitsrecht), Artikel 28 Absatz 3 (Inhalt des Auftragsverarbeitungsvertrags) sowie Artikel 88 (Öffnungsklausel für den Beschäftigungskontext).
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz — Mitbestimmungsrechte — Absatz 1 Nummer 6 im Wortlaut: Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Absatz 2 regelt, dass bei fehlender Einigung die Einigungsstelle entscheidet und ihr Spruch die Einigung ersetzt.
• § 83 Betriebsverfassungsgesetz — Einsicht in die Personalakten — Das Einsichtsrecht der Beschäftigten, das Recht, dafür ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen, dessen Schweigepflicht sowie der Anspruch, eigene Erklärungen zum Inhalt der Akte beifügen zu lassen.
• § 8 Beitragsverfahrensverordnung — Entgeltunterlagen — Absatz 2 zählt die Unterlagen auf, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Absatz 3 Satz 2 enthält die Frist: Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.
• § 28f SGB IV — Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrung der Entgeltunterlagen — Absatz 1 Satz 1: Entgeltunterlagen sind je Beschäftigtem, getrennt nach Kalenderjahren, zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Diese Bindung an den Prüfzyklus ist der Grund, warum eine pauschale Löschfrist nicht funktioniert.
• KI-Verordnung (EU) 2024/1689 — Anhang III Nummer 4 — Buchstabe a erfasst Systeme für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen, ausdrücklich das Schalten gezielter Stellenanzeigen, das Sichten oder Filtern von Bewerbungen und das Bewerten von Bewerbern. Buchstabe b erfasst Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderungen und Kündigungen sowie die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten.
• DATEV — Schnittstellen zur DATEV-Payroll — Beschreibt die ASCII-Schnittstelle für Dateien im Format .txt oder .csv, die mit einer DATEV-Payroll-Software kostenlos nutzbar ist, sowie die vier API-Datenservices Personalwirtschaft. Nennt ausdrücklich die Voraussetzung, dass eine DATEV-Payroll-Software im Einsatz ist und der DATEV-Marktplatz-Partner die Schnittstelle umgesetzt hat.
• DATEV-Shop — Lohnimportdatenservice — Trägt den Preis von 0,05 Euro monatlich, die Beschreibung „Importieren Sie Stamm- und Bewegungsdaten von Drittanbietern in Ihre Lohnabrechnung“ sowie den Hinweis, dass ein Datenaustausch derzeit nur von ausgewählten Drittsystemen angeboten wird.
• DATEV-Shop — Lohnaustauschdatenservice (Art.-Nr. 91081) — Trägt den Preis von 0,20 Euro monatlich, den automatisierten bidirektionalen Datenaustausch zwischen Drittsystem und Lohnprogramm, den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und den Satz, dass der Dienst ohne Lohnprogramm nicht genutzt werden kann.
• DATEV-Marktplatz — Das Verzeichnis, in dem Sie vor dem Kauf nachschlagen, ob eine HR-Software als Partner geführt wird und welche der Schnittstellen sie umgesetzt hat. Der Eintrag zu Factorial nennt beispielsweise Lohnaustausch- und Lohnimportdatenservice sowie die ergänzenden DATEV-Lösungen LODAS und Lohn und Gehalt.
• Personio — Preise — Nennt den Einstieg mit 7,60 Euro pro Monat und Mitarbeitendem, die Pakete Core und Core Pro, die zwölfmonatige Mindestlaufzeit des Jahresabos, die einmalige Einrichtungsgebühr abhängig von der Unternehmensgröße sowie die vorbereitende Entgeltabrechnung für DATEV, ADDISON, ADP und AdvancedPay.
• Factorial — Preise — Nennt den Einstiegswert von 8 Euro pro Monat und User und den Grundsatz, dass alle Pakete Factorial Core enthalten. Feste Paketpreise veröffentlicht die Seite nicht; der Umfang wird als individuelles Angebot zusammengestellt.
• Kenjo — Preise — Führt die drei Pläne Starter, Growth und Connect, verzichtet aber auf Listenpreise und verweist stattdessen auf einen Preisrechner. Nennt einen Nachlass von 10 Prozent bei jährlicher Zahlung und Recruiting als kostenpflichtiges Zusatzmodul.
• HR WORKS — Preise — Veröffentlicht keinen Listenpreis, führt aber zwei Bedingungen ausdrücklich auf: Es werden mindestens 20 Nutzer berechnet, und innerhalb der ersten sechs Monate wird mindestens die beauftragte Lizenzzahl abgerechnet.

Nicht zitiert haben wir die zahlreichen Vergleichsportale und Ranglisten aus den Suchergebnissen. Ihre Preisangaben ließen sich am Anbieter überwiegend nicht bestätigen, und ihre Reihenfolgen beruhen auf Kriterien, die die Portale selbst festlegen. Wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, steht in diesem Beitrag deshalb „kein Listenpreis" — und keine Zahl aus zweiter Hand.