Die E-Rechnungspflicht gilt im B2B-Bereich. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Den Versand müssen größere Unternehmen ab 2027 leisten, alle anderen ab 2028. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Dieser Leitfaden zeigt die Fristen, die Formate und die Umsetzung im eigenen System.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931. So definiert es auch der Gesetzgeber in § 14 Umsatzsteuergesetz. Ein eingescanntes Papier oder ein klassisches PDF ist keine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass eine Software die Daten ohne manuelles Abtippen auslesen kann.
Das spart Zeit und senkt Fehler. Rechnungsdaten fließen direkt in die Buchhaltung. Genau deshalb hat der Gesetzgeber die E-Rechnung zur Pflicht gemacht.
2. Ab wann gilt die Pflicht? Die Fristen 2025 bis 2028
Die Pflicht kommt gestaffelt. Der Empfang gilt schon heute für alle. Beim Versand gibt es eine Übergangsfrist. Die folgenden Fristen ergeben sich aus dem Wachstumschancengesetz; eine offizielle Übersicht bietet die FAQ des Bundesfinanzministeriums:
| Zeitpunkt | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen & speichern | alle inländischen Unternehmen (B2B) |
| bis 31.12.2026 | Übergang: Papier & PDF noch erlaubt (PDF mit Zustimmung) | alle (nur Versand) |
| ab 1.1.2027 | E-Rechnungen versenden | Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungen versenden | alle Unternehmen (B2B) |
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen — unabhängig von Größe oder Umsatz. Wer heute keine E-Rechnung empfangen kann, ist bereits im Verzug.
3. ZUGFeRD oder XRechnung — wo ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich im Aufbau und im typischen Einsatz:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF mit eingebettetem XML (hybrid) |
| Lesbar für | Maschine | Mensch & Maschine |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber (B2G) | B2B-Geschäftsverkehr |
| Sichtbares PDF | nein | ja |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
Kurz gesagt: Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, kommt an der XRechnung kaum vorbei. Im normalen B2B-Geschäft ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl, weil das PDF zusätzlich lesbar bleibt.
4. Für wen gilt die Pflicht — und wer ist befreit?
Die Pflicht betrifft den inländischen B2B-Verkehr, also Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Diese Fälle sind ausgenommen:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) — keine Pflicht.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen (Paragraf 4 UStG).
- Kleinunternehmer (Paragraf 19): empfangen ja, ausstellen befreit.
Ein Sonderfall sind Kleinunternehmer: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen aber selbst weiter ohne strukturiertes Format abrechnen. Die Empfangspflicht lässt sich also nicht umgehen.
5. E-Rechnung umsetzen — in fünf Schritten
Die Umstellung ist kein Großprojekt, wenn Sie strukturiert vorgehen. So sieht der Fahrplan aus:
Empfang sicherstellen
Sie brauchen ein Postfach und eine Software, die XML-Rechnungen liest. Das gilt seit 2025 für jeden.
Format festlegen
Klären Sie je Geschäftspartner, ob ZUGFeRD oder XRechnung passt. Im B2B ist ZUGFeRD meist die einfachere Wahl.
Erstellung einrichten
Ihr ERP oder Ihre Buchhaltung erzeugt das strukturierte Format automatisch. Tippen entfällt.
Revisionssicher archivieren
Speichern Sie E-Rechnungen GoBD-konform und unveränderbar. Das XML ist der rechtlich gültige Teil.
Buchhaltung anbinden
Übergeben Sie die strukturierten Daten direkt an DATEV oder Ihren Steuerberater. Das spart doppelte Arbeit.
6. E-Rechnung in JTL-Wawi & DATEV
Nutzen Sie JTL-Wawi, müssen Sie für die E-Rechnung kein neues System kaufen. JTL-Wawi unterstützt strukturierte Rechnungsformate. Wir richten den Empfang ein, konfigurieren die Erstellung und sorgen für die revisionssichere Ablage.
Der letzte Schritt ist die Buchhaltung. Über die JTL-DATEV-Schnittstelle übergeben wir die Rechnungsdaten direkt an Ihren Steuerberater. So bleibt der Datenfluss vom Auftrag bis zur Buchung durchgängig. Den passenden Rahmen liefert unsere JTL-Wawi-Beratung.
7. Fazit: Jetzt vorbereiten, nicht warten
Die wichtigste Frist ist längst aktiv: Empfangen müssen Sie seit 2025. Beim Versand bleibt bis 2027 oder 2028 Zeit — je nach Umsatz. Wer früh umstellt, vermeidet Hektik und nutzt den Effizienzgewinn sofort.
Sie wollen die E-Rechnung sauber in Ihrem System verankern? Wir begleiten Sie von der Format-Wahl bis zur DATEV-Anbindung. Den ersten Überblick gibt unsere Digitalisierungsberatung; den Hintergrund zur papierlosen Buchführung liefert unser Artikel zur digitalen Buchhaltung.
8. Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand ist gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen im Übergang noch erlaubt.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?
Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht darunter. Befreit sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber vom Ausstellen befreit. Die Empfangspflicht gilt jedoch für alle.
Reicht ein normales PDF als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der Norm EN 16931. Ein eingescanntes Papier oder ein klassisches PDF erfüllt die Pflicht nicht. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD steckt die strukturierte XML-Datei im PDF.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem für öffentliche Auftraggeber gedacht. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Es ist für Menschen und Maschinen lesbar. Beide erfüllen die Norm EN 16931. Im B2B ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung stelle?
Sind Sie zum Versand verpflichtet und stellen keine E-Rechnung, gilt Ihre Rechnung als nicht ordnungsgemäß. Der Empfänger kann eine korrekte E-Rechnung verlangen und riskiert sonst seinen Vorsteuerabzug. Auch die GoBD-konforme Archivierung kann betroffen sein. Stellen Sie die Umsetzung daher rechtzeitig sicher.
Kann JTL-Wawi E-Rechnungen erstellen?
Ja. JTL-Wawi unterstützt strukturierte Rechnungsformate. Wir richten Erstellung und Empfang ein, sorgen für die revisionssichere Archivierung und verbinden die Daten über die JTL-DATEV-Schnittstelle mit Ihrer Buchhaltung. So erfüllen Sie die Pflicht in Ihrem bestehenden System, ohne den Workflow umzubauen.
Quellen & offizielle Informationen
Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf folgende offizielle und fachliche Quellen (Stand Juni 2026). Externe Links öffnen in einem neuen Tab.
- Bundesfinanzministerium (BMF): Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung — offizielle FAQ zu Fristen, Formaten und Ausnahmen.
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) — Gesetzestext zur Rechnungsausstellung und zur Definition der elektronischen Rechnung (Norm EN 16931).
- § 19 UStG (gesetze-im-internet.de) — Gesetzestext zur Kleinunternehmerregelung.
- IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025 — Einordnung der Fristen und Übergangsregelungen.
- DATEV: E-Rechnungspflicht — gesetzliche Regelungen — fachliche Übersicht zu Pflichten, Ausnahmen und Buchhaltung.
- IT-Recht Kanzlei: Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 — die FAQ — rechtliche Einordnung für Unternehmen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Regelungen und Fristen können sich ändern; maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetzestexte und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater. Stand der Recherche: Juni 2026.