Dienstplan erstellen: von Excel zur App — und was Arbeitszeitgesetz und Betriebsrat vorgeben

Einen Dienstplan erstellen Sie in vier Schritten: Bedarf je Schicht festlegen, Verfügbarkeiten sammeln, Personen zuordnen und den Plan gegen das Arbeitszeitgesetz prüfen — acht Stunden je Werktag, mit Ausgleich bis zu zehn, dazu Pausen und elf Stunden Ruhezeit. Wo ein Betriebsrat besteht, bestimmt er mit. Und der Plan ist nur das Soll: Was tatsächlich gearbeitet wurde, gehört in die Zeiterfassung.

Stand 25. September 2026: Für den Dienstplan gelten das Arbeitszeitgesetz, das Teilzeit- und Befristungsgesetz und das Betriebsverfassungsgesetz in ihrer heutigen Fassung. Zur Reform des Arbeitszeitgesetzes gibt es einen Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums, der am 18. Juni 2026 bekannt wurde. Ein Kabinettsbeschluss liegt nach unserer Prüfung nicht vor; die Rubrik „Gesetze und Gesetzesvorhaben" des Ministeriums führt zum Arbeitszeitgesetz nur das geltende Gesetz. Was der Entwurf für Ihre Planung bedeuten würde, steht in Abschnitt 10.

1. Plan, Erfassung, Konto: ein Kreislauf

Die meisten Anleitungen behandeln den Dienstplan als Tabelle, die man einmal im Monat ausfüllt. In der Praxis ist er nur das erste von drei Dokumenten. Fehlt eines davon, verlieren die anderen beiden ihren Wert.

Wie diese Kette in einem Betrieb geregelt sein kann, zeigt ein Fall, den das Bundesarbeitsgericht am 23. August 2023 entschieden hat. Die Betriebsvereinbarung eines Rettungsdienstes beschreibt dort vier Stufen: einen Rahmendienstplan, daraus einen Jahresplan je Person, einen Soll-Dienstplan nach der Urlaubsplanung und zuletzt den Ist-Dienstplan. Am Monatsende wird der Ist-Plan geschlossen, und die Lohnbuchhaltung rechnet daraus ab. Ein Arbeitszeitkonto gleicht die geleistete Zeit mit der Sollzeit ab (Quelle: BAG, Urteil 5 AZR 349/22).

Ein Betrieb mit zwanzig Beschäftigten braucht keine vier Stufen. Er braucht aber dieselbe Logik: einen Plan, der vor Dienstbeginn feststeht, eine Erfassung dessen, was wirklich passiert ist, und eine Regel, wohin die Differenz geht. Dieser Beitrag folgt genau dieser Reihenfolge.

2. Die Regeln, an denen jeder Plan hängt

Wer einen Dienstplan aufstellt, übt das Weisungsrecht aus: So wird gearbeitet. Deshalb muss der Plan die Grenzen des Arbeitszeitrechts schon beim Aufstellen einhalten, nicht erst bei der Abrechnung. Die Tabelle nennt die Grenzen, die ein Plan vor der Veröffentlichung bestehen muss.

Eine Zeile betrifft den Plan besonders direkt: die Pause. § 4 spricht von „im voraus feststehenden" Ruhepausen. Die Pause gehört also in den Plan, zumindest als festes Zeitfenster. Wer sie „irgendwann zwischendurch" nehmen lässt, riskiert, diese Vorgabe zu verfehlen.

Drei weitere Stellen übersieht man beim Planen leicht. Die erste ist der Wechsel vom Spät- in den Frühdienst. Endet der Spätdienst um 22 Uhr und beginnt der Frühdienst um 6 Uhr, liegen dazwischen acht Stunden — drei zu wenig. Solche Wechsel entstehen oft erst beim Tausch zweier Dienste, nicht bei der ersten Planung.

Die zweite ist der zweite Arbeitgeber. Das Gesetz rechnet die Zeiten zusammen. Plant ein Laden eine Aushilfe für vier Abendstunden ein, die am selben Tag acht Stunden in einem anderen Betrieb gearbeitet hat, kommt sie auf zwölf Stunden — über der Grenze von zehn. Fragen Sie deshalb bei der Einstellung nach weiteren Beschäftigungen und halten Sie die Antwort fest.

Die dritte ist der Sonntag. Wer in einem Bereich nach § 10 sonntags plant, schuldet einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen und muss übers Jahr mindestens 15 Sonntage freihalten. Beides lässt sich nur prüfen, wenn der Plan über den Monat hinaus gezählt wird. Für den Handel gibt es eine Besonderheit: Eine vorgeschriebene Inventur am Sonntag braucht eine Bewilligung der Aufsichtsbehörde, und das Gesetz sieht sie für einen Sonntag im Jahr vor (§ 13 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz).

3. Wie früh der Plan stehen muss — und woher die vier Tage kommen

Die Frage nach der Vorlauffrist gehört zu den häufigsten rund um den Dienstplan. Die Antwort, die man oft liest, lautet: vier Tage. Sie stimmt nur für eine bestimmte Form des Arbeitsvertrags.

Das Arbeitszeitgesetz selbst kennt keine Frist, bis wann ein Plan bekannt sein muss. Die vier Tage stammen aus § 12 Absatz 3 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. Dort heißt es, der Arbeitnehmer sei „nur zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn der Arbeitgeber ihm die Lage seiner Arbeitszeit jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitteilt". Die Vorschrift gilt für Arbeit auf Abruf, also für Verträge, nach denen je nach Arbeitsanfall gearbeitet wird.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Grenze 2023 klar gezogen. Ein Notfallsanitäter hatte argumentiert, er leiste faktisch Abrufarbeit, deshalb gelte die Frist von vier Tagen. Das Gericht verneinte: Die Parteien hätten keine Arbeit auf Abruf vereinbart, die Vorschrift sei deshalb nicht einschlägig. Für den regulären Dienstplan folgt eine Frist aus anderen Quellen — aus dem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag.

Fehlt eine solche Regel, bleibt § 106 der Gewerbeordnung. Der Arbeitgeber bestimmt Zeit und Ort der Arbeit „nach billigem Ermessen". Das heißt: Er muss die Interessen der Beschäftigten mit abwägen. Eine unbillige Weisung bindet nach der Rechtsprechung nicht; das BAG verweist in derselben Entscheidung ausdrücklich darauf. Ein Plan, der am Vorabend für die ganze nächste Woche erscheint, kann deshalb auch ohne feste Frist unbillig sein. Unser Rat: Legen Sie einen festen Termin fest, an dem der Plan für den Folgemonat steht, und halten Sie ihn ein.

Die Falle bei Aushilfen „nach Bedarf"

Echte Abrufarbeit kommt vor allem bei Aushilfen vor. Hier hängt am Plan ein zweites Problem. Nach § 12 Absatz 1 muss die Vereinbarung eine bestimmte Dauer der Arbeitszeit festlegen. Fehlt die Zahl der Wochenstunden, gelten 20 Stunden als vereinbart. Fehlt die tägliche Dauer, muss der Arbeitgeber jeweils mindestens drei Stunden am Stück abrufen. Ist eine Mindestzahl vereinbart, darf er höchstens 25 Prozent mehr abrufen; bei einer Höchstzahl höchstens 20 Prozent weniger.

Für Minijobs ist das heikel. Die Verdienstgrenze ist gesetzlich an zehn Wochenstunden zum Mindestlohn gekoppelt (§ 8 Absatz 1a SGB IV). Die Regel mit den 20 Stunden liegt also beim Doppelten. Wer Aushilfen ohne feste Stundenzahl einstellt und nur „nach Bedarf" plant, riskiert, dass ein Umfang als vereinbart gilt, der weit über dem Minijob liegt. Legen Sie die Wochenstunden deshalb im Vertrag fest — und prüfen Sie im Plan, ob sie eingehalten werden.

4. Den Plan kurzfristig ändern: Was gilt

Ein Dienstplan hält selten bis zum letzten Tag. Krankheit, Urlaubstausch oder ein großer Auftrag verschieben Dienste. Eine gesetzliche Frist, wie viele Tage vorher Sie ändern dürfen, gibt es außerhalb der Abrufarbeit nicht. Jede Änderung ist aber eine neue Weisung — und muss wie der Plan selbst billigem Ermessen entsprechen.

Wo ein Betriebsrat besteht, betrifft eine Verschiebung von Beginn oder Ende denselben Mitbestimmungstatbestand wie der ursprüngliche Plan. Das Änderungsverfahren gehört deshalb in die Betriebsvereinbarung. Im Fall des Bundesarbeitsgerichts sah sie etwa vor, dass „aus dringenden betrieblichen Gründen" schichtgleiche Änderungen möglich sind. Außerdem regelte sie, bis wann ein offener Springerdienst für Tag- und Spätdienste festgelegt werden durfte: bis 20 Uhr am Vortag.

Muss man in der Freizeit auf den Plan schauen?

Genau darum ging der Streit. Der Rettungsdienst teilte den konkreten Dienst am freien Vortag per SMS mit, nachdem der Sanitäter telefonisch nicht erreichbar war. Er trat den Dienst nicht wie eingeteilt an; der Arbeitgeber zog Stunden vom Zeitkonto ab und mahnte ab. Das BAG gab dem Arbeitgeber recht. Der Leitsatz lautet: Ist dem Arbeitnehmer „auf der Grundlage der betrieblichen Regelungen bekannt", dass der Arbeitgeber die Arbeit für den nächsten Tag nach Uhrzeit und Ort festlegen wird, ist er verpflichtet, eine solche per SMS mitgeteilte Weisung „auch in seiner Freizeit zur Kenntnis zu nehmen".

Zwei Punkte aus der Begründung sind für Ihre Planung wichtig. Erstens: Das Lesen der Nachricht ist keine Arbeitszeit und unterbricht die Ruhezeit nicht; der Moment der Kenntnisnahme sei „zeitlich derart geringfügig". Zweitens gilt die Pflicht nur, weil die betriebliche Regelung die kurzfristige Festlegung vorsah. Ohne eine solche Regel folgt daraus keine allgemeine Pflicht, täglich in den Plan zu schauen.

Für die Praxis heißt das: Legen Sie einen offiziellen Weg für Änderungen fest und schreiben Sie ihn in die Regelung. Ein Foto des Plans in einer privaten Chatgruppe erfüllt diese Aufgabe schlecht. Niemand weiß sicher, welche Fassung gilt, und die Änderung lässt sich später kaum belegen.

5. Wer den Plan macht — und wo der Betriebsrat mitbestimmt

Den Dienstplan stellt der Arbeitgeber auf. Im Alltag übernehmen das oft Schicht-, Filial- oder Pflegedienstleitungen. Die Verantwortung für die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gibt der Arbeitgeber damit nicht ab: Die Bußgeldvorschrift des § 22 richtet sich an den, der „als Arbeitgeber" gegen die Grenzen verstößt.

Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz an drei Stellen mit, die den Plan berühren:

• Nummer 2: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung auf die Wochentage. Das ist der Kern jedes Dienstplans.
• Nummer 3: die vorübergehende Verlängerung oder Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit, also Überstunden und Kurzarbeit.
• Nummer 6: technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Darunter kann eine Dienstplan-App fallen, besonders wenn sie auch Zeiten erfasst.

Das Recht gilt nur, „soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht". Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Absatz 2). Praktikabel ist deshalb ein Rahmen statt einer Abstimmung über jeden Einzelplan: eine Betriebsvereinbarung mit Grundsätzen, Veröffentlichungstermin, Änderungsweg und Konfliktweg. Im BAG-Fall war die Mitbestimmung nach Nummer 2 gewahrt, weil es eine solche Vereinbarung gab und der Betriebsrat an der Aufstellung der Pläne beteiligt war.

Zwei Sonderfälle. In kirchlichen Einrichtungen gilt das Betriebsverfassungsgesetz nach § 118 Absatz 2 nicht; dort greift das jeweilige Mitarbeitervertretungsrecht. Das betrifft viele Pflegeträger, wie wir im Beitrag zu KI in der Pflege und der Dienstplanung dort ausführen. Und ohne Betriebsrat entscheiden Sie allein, aber nicht beliebig: Die Grenze bleibt das billige Ermessen.

6. Dienstplan in Excel: So bauen Sie ihn — und hier endet er

Für ein kleines Team an einem Standort ist eine Tabelle ein vernünftiger Anfang. Sie kostet meist nichts extra und zwingt dazu, die Regeln einmal sauber aufzuschreiben. Dieser Aufbau trägt:

1. Stammdaten-Blatt: je Person die Vertragsstunden, Qualifikationen und Einschränkungen. Tragen Sie keine Gesundheitsdaten ein. Ein neutrales Kennzeichen wie „keine Nachtdienste" reicht für die Planung.
2. Legende: jedes Schichtkürzel mit Beginn, Ende und Pause, etwa F, S, N und „frei". Die Dauer rechnet die Tabelle aus diesen Werten, nicht jemand von Hand.
3. Monatsraster: Zeilen für Personen, Spalten für Tage. Die Kürzel wählen Sie über eine Auswahlliste (Datenüberprüfung), damit keine Tippfehler entstehen.
4. Summen: Ein SVERWEIS oder XVERWEIS holt die Dauer je Kürzel. Die Summe je Person steht direkt neben den Vertragsstunden.
5. Prüfspalten: Ruhezeit, Wochenstunden und freie Sonntage prüfen Sie per Formel. Eine bedingte Formatierung färbt jeden Verstoß ein.

Die Mitternachtsfalle. Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteil eines Tages. Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr ergibt bei einfacher Subtraktion einen negativen Wert, und die Zelle zeigt nur Rautenzeichen. Die Formel =REST(Ende-Beginn;1) löst das für die Dauer einer Schicht. Für die Ruhezeit zwischen zwei Tagen reicht sie nicht mehr, sobald ein freier Tag dazwischen liegt. Rechnen Sie dort mit Datum und Uhrzeit in einer Zelle.

An diesen Stellen stößt die Tabelle an ihre Grenzen:

• Sie kennt keine Versionen. Wer wann welchen Dienst getauscht hat, lässt sich später nicht belegen.
• Der Plan erreicht das Team als Ausdruck oder Foto. Jede Änderung erzeugt eine neue Fassung, und alte kursieren weiter.
• Die Prüfformeln prüfen nur, was jemand eingebaut hat. Zweitjobs, Jugendliche oder der Sonntagsausgleich fallen sonst durch.
• Tausch- und Wunschanfragen laufen neben der Tabelle — per Zuruf, Zettel oder Nachricht.
• Sie zeigt nur das Soll. Was tatsächlich gearbeitet wurde, steht nicht darin.

Der letzte Punkt ist kein Excel-Problem, sondern ein Grundsatz. Er gilt für jede Form der Planung und führt direkt zur Frage, wann sich ein System lohnt, das Plan und Erfassung verbindet.

7. Wann sich eine Dienstplan-App lohnt

Die Grenze zwischen Tabelle und Software ist keine feste Zahl von Beschäftigten. Sie hängt an Situationen, in denen die Tabelle mehr Arbeit macht, als sie spart. Diese sechs Signale sind ein brauchbarer Maßstab:

Der Markt lässt sich grob in vier Gruppen teilen: reine Dienstplan-Apps, Zeiterfassungen mit Planungsmodul, Personal-Suiten mit Planung als Baustein und Branchensoftware, etwa für Pflege oder Gastronomie. Eine Rangliste nennen wir bewusst nicht, denn welches System passt, hängt an Ihren Arbeitsformen. Die Kriterien dafür stehen im Beitrag zu Zeiterfassungs-Apps und ihren Auswahlkriterien — dort auch, warum Plan und Ist im selben Bild so viel wert sind.

Und die kostenlosen Angebote? Vorlagen und Gratis-Tarife gibt es reichlich. Prüfen Sie vorher, wo der Gratis-Tarif endet — bei der Zahl der Personen, bei Standorten oder beim Export in die Lohnabrechnung. Und prüfen Sie den Datenschutz: Ein Cloud-Anbieter, der die Plandaten Ihrer Beschäftigten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist in der Regel Auftragsverarbeiter. Die Datenschutzkonferenz beschreibt, dass dafür ein Vertrag über die weisungsgebundene Tätigkeit nötig ist, schriftlich oder elektronisch. Was hineingehört, zeigt unser Beitrag zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

8. KI im Dienstplan: Vorschlag ja, Entscheidung nein

Kann KI einen Dienstplan erstellen? Einen Vorschlag: ja. Planungssysteme verbinden Bedarf, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Regeln und schlagen daraus eine Besetzung vor. Ob dahinter ein Sprachmodell steckt oder ein klassisches Rechenverfahren zur Optimierung, ist für Sie zweitrangig. Entscheidend ist: Der Vorschlag ist nur so gut wie die Regeln, die jemand hinterlegt hat.

Die Verantwortung verschiebt sich dabei nicht. Adressat der Pflichten aus dem Arbeitszeitgesetz bleibt der Arbeitgeber, nicht der Hersteller. Testen Sie ein solches System deshalb mit den drei schwierigsten Wochen Ihres Jahres, nicht mit einer ruhigen.

Rechtlich lohnt ein Blick in die europäische KI-Verordnung. Anhang III Nummer 4 Buchstabe b nennt Systeme, die bestimmungsgemäß für die „Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale oder Eigenschaften" verwendet werden sollen. Ob ein Planungswerkzeug darunter fällt, hängt an seinem Zweck. Ein Werkzeug, das nur Verfügbarkeiten abgleicht, ist etwas anderes als eines, das nach Leistungsdaten verteilt. Wie diese Einstufung funktioniert und was sie auslöst, erklärt unser Beitrag zu Hochrisiko-KI nach Anhang III. Wo ein Betriebsrat besteht, kann bei einem solchen System zudem Nummer 6 des § 87 berührt sein.

9. Vom Plan zur Abrechnung: Soll und Ist zusammenführen

Der Dienstplan ist kein Arbeitszeitnachweis. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit" erfassen müssen (Quelle: BAG, Beschluss 1 ABR 22/21, Leitsatz 1). Gemeint ist die Zeit, die tatsächlich gearbeitet wurde; ein Plan zeigt nur, was vorgesehen war. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor, das Bundesarbeitsministerium hält auch eine Aufzeichnung von Hand für zulässig. Wer wie erfassen muss, erklärt unser Beitrag zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Der Abgleich zwischen Plan und Erfassung ist der Moment, in dem Fehler sichtbar werden. Drei Fälle sollten Sie vorab regeln:

• Mehrarbeit: Jemand bleibt länger als geplant. Die Stunden gehen aufs Konto oder werden ausgezahlt — je nach Vereinbarung. Wo ein Betriebsrat besteht, kann Nummer 3 des § 87 berührt sein.
• Unterplanung: Der Plan sieht weniger Stunden vor, als der Vertrag schuldet. Daraus werden nicht von selbst Minusstunden. Das BAG hat entschieden, dass ein Guthaben nur dann mit Minusstunden verrechnet werden darf, wenn die Vereinbarung zum Konto das eröffnet (5 AZR 676/11). Fehlt sie, rückt § 615 BGB in den Blick: Gerät der Arbeitgeber in Annahmeverzug, kann die vereinbarte Vergütung verlangt werden, ohne dass nachgearbeitet werden muss. Wie Sie das Konto dafür aufsetzen, zeigt der Beitrag zum Arbeitszeitkonto und seinen Regeln.
• Zuschläge: Steuerfreie Zuschläge nach § 3b Einkommensteuergesetz gibt es nur für „tatsächlich geleistete" Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Der Plan allein trägt die Steuerfreiheit also nicht; es zählt die erfasste Zeit.

Liegen Plan und Erfassung im selben System, läuft dieser Abgleich täglich mit. Liegen sie getrennt, braucht es einen festen Termin — am besten wie im BAG-Fall einen Monatsabschluss, nach dem der Ist-Plan nicht mehr verändert wird und in die Lohnabrechnung geht.

10. Was die geplante Reform am Dienstplan ändern würde

Zum Verfahrensstand gilt der Kasten am Anfang dieses Beitrags. Inhaltlich berichtete die Tagesschau am 18. Juni 2026 über den Entwurf des Bundesarbeitsministeriums: Abweichungen vom Acht-Stunden-Tag sollen an Tarifverträge geknüpft werden, zum Beispiel eine Wochenarbeitszeit. Arbeitgeber sollen die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfassen. Vertrauensarbeitszeit soll möglich bleiben. Das Ministerium selbst sprach von einer „internen Arbeitsfassung" (Quelle: tagesschau.de vom 18. Juni 2026).

Für die Planung hätte das zwei Folgen. Wer nicht tarifgebunden ist, plant nach diesem Bericht weiter gegen die Tagesgrenzen aus Abschnitt 2; eine Wochengrenze statt einer Tagesgrenze käme nur über einen Tarifvertrag. Und eine elektronische Erfassung würde den Abgleich zwischen Plan und Ist aus Abschnitt 9 zur täglichen Routine machen. Was der Entwurf im Einzelnen vorsieht und was davon heute gilt, haben wir im Beitrag zur Arbeitszeitgesetz-Reform und der 48-Stunden-Woche Punkt für Punkt aufgeschlüsselt.

Angaben nach dem am 25. September 2026 geltenden Recht (§§ 2 bis 6, 9 bis 11, 13, 22 Arbeitszeitgesetz, § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz, §§ 87, 118 Betriebsverfassungsgesetz, § 106 Gewerbeordnung) und der zitierten Rechtsprechung. Angaben ohne Gewähr; die vollständige Quellenliste finden Sie am Ende des Beitrags.

11. Fazit: erst die Regeln, dann das Werkzeug

Einen Dienstplan zu erstellen ist weniger eine Frage der Software als der Reihenfolge. Zuerst stehen die Grenzen fest: acht Stunden, Pausen, elf Stunden Ruhe, Sonntagsausgleich, Sondergruppen. Dann folgen die Spielregeln im Betrieb: Veröffentlichungstermin, Änderungsweg, Beteiligung des Betriebsrats. Erst danach lohnt die Frage nach Excel oder App.

Den größten Nutzen bringt dabei nicht der Plan allein, sondern seine Verbindung zu Erfassung und Konto. Ein Plan ohne Erfassung zeigt nur, was sein sollte; eine Erfassung ohne Plan zeigt keine Abweichung. Wenn Sie beides zusammenführen wollen — von der Tabelle bis zur Schnittstelle in die Lohnabrechnung —, begleiten wir das als Teil der Einführung digitaler Zeiterfassung, anbieterneutral und ohne eigenes Produkt.

Hinweis: Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Angaben zu Arbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten, Fristen und Mitbestimmung geben den am 25. September 2026 geltenden Rechtsstand wieder. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten. Die Angaben zur geplanten Reform beruhen auf Presseberichten über einen Entwurf; sie sind kein geltendes Recht. Für Ihren Fall ziehen Sie bitte die unten verlinkten Quellen, die Arbeitsschutzbehörde Ihres Bundeslandes oder eine anwaltliche Beratung heran.

12. Häufige Fragen zum Dienstplan

Wie erstelle ich einen Dienstplan?

Legen Sie zuerst den Personalbedarf je Schicht fest und sammeln Sie Verfügbarkeiten, Urlaub und Wünsche. Dann ordnen Sie Personen den Diensten zu. Vor der Veröffentlichung prüfen Sie jede Zeile gegen das Arbeitszeitgesetz: Tagesgrenze, Pausen, elf Stunden Ruhezeit und Sonntagsausgleich. Wo ein Betriebsrat besteht, beteiligen Sie ihn nach der vereinbarten Regel.

Wie viele Tage vorher muss der Dienstplan fertig sein?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die oft genannten vier Tage stehen in § 12 Absatz 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz und gelten nur für Arbeit auf Abruf. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2023 bestätigt. Sonst ergeben sich Fristen aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag, begrenzt durch das billige Ermessen nach § 106 Gewerbeordnung.

Wie kurzfristig darf der Dienstplan geändert werden?

Außerhalb der Abrufarbeit nennt kein Gesetz eine feste Zahl von Tagen. Jede Änderung ist eine neue Weisung und muss billigem Ermessen entsprechen, also die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen. Wo ein Betriebsrat besteht, gehört das Änderungsverfahren in die Betriebsvereinbarung. Dort legen Sie fest, wer ändern darf, aus welchem Grund und bis wann.

Muss ich in meiner Freizeit auf den Dienstplan schauen?

Nur unter einer Bedingung. Das Bundesarbeitsgericht entschied 2023: Sehen die betrieblichen Regeln vor, dass der Dienst für den Folgetag noch festgelegt wird, müssen Beschäftigte eine solche Nachricht auch in der Freizeit zur Kenntnis nehmen. Das Lesen ist keine Arbeitszeit und unterbricht die Ruhezeit nicht. Eine allgemeine tägliche Prüfpflicht folgt daraus nicht.

Welche Gesetze gelten für den Dienstplan?

Drei Gesetze tragen den Rahmen: das Arbeitszeitgesetz mit Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit und Sonntagsruhe, das Teilzeit- und Befristungsgesetz mit den Regeln zur Arbeit auf Abruf und das Betriebsverfassungsgesetz mit der Mitbestimmung. Für Jugendliche gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz, für Schwangere und Stillende das Mutterschutzgesetz.

Wer darf Dienstpläne erstellen?

Das Recht liegt beim Arbeitgeber. Er bestimmt Zeit und Ort der Arbeit nach § 106 Gewerbeordnung und kann die Planung an Schicht- oder Teamleitungen übertragen. Die Pflichten aus dem Arbeitszeitgesetz bleiben dabei bei ihm. Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er über Beginn, Ende, Pausen und die Verteilung der Arbeitszeit mit.

Kann KI einen Dienstplan erstellen?

Einen Vorschlag ja. Planungssysteme verbinden Bedarf, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Regeln zu einer Besetzung. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, und der Vorschlag ist nur so gut wie die hinterlegten Regeln. Verteilt ein System Aufgaben nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen, kann Anhang III der europäischen KI-Verordnung berührt sein.

Kann ich einen Dienstplan kostenlos erstellen?

Ja, mit einer Tabellenvorlage oder einem Gratis-Tarif. Für ein kleines Team an einem Standort kann das reichen. Prüfen Sie aber, wo der Gratis-Tarif endet, etwa bei Personenzahl oder Export. Verarbeitet ein Cloud-Anbieter die Daten Ihrer Beschäftigten, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auch wenn das Werkzeug nichts kostet.

Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Schichtplan?

Das Arbeitszeitgesetz definiert keinen der beiden Begriffe, im Alltag werden sie oft gleich verwendet. Meist beschreibt der Schichtplan das Modell, also wiederkehrende Früh-, Spät- und Nachtschichten. Der Dienstplan ordnet konkrete Personen konkreten Diensten zu, oft auch außerhalb klassischer Schichten. Für beide gelten dieselben Regeln des Arbeitszeitgesetzes.

13. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden Quellen. Alle wurden am 25. September 2026 abgerufen und im Wortlaut gegengelesen. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• § 2 Arbeitszeitgesetz — Begriffsbestimmungen — Zusammenrechnung bei mehreren Arbeitgebern, Nachtzeit von 23 bis 6 Uhr, Begriff der Nachtarbeit (Primärquelle).
• § 3 Arbeitszeitgesetz — Arbeitszeit der Arbeitnehmer — acht Stunden werktäglich, bis zu zehn mit Ausgleich in sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen (Primärquelle).
• § 4 Arbeitszeitgesetz — Ruhepausen — im Voraus feststehende Pausen von 30 und 45 Minuten, Abschnitte von 15 Minuten (Primärquelle).
• § 5 Arbeitszeitgesetz — Ruhezeit — elf Stunden nach Absatz 1, Verkürzung um eine Stunde in bestimmten Branchen nach Absatz 2 (Primärquelle).
• § 6 Arbeitszeitgesetz — Nacht- und Schichtarbeit — Höchstarbeitszeit von Nachtarbeitnehmern und Ausgleich binnen eines Monats oder vier Wochen (Primärquelle).
• § 9 Arbeitszeitgesetz — Sonn- und Feiertagsruhe und § 10 — Ausnahmen — Grundsatz der Sonntagsruhe und die 16 Bereiche, in denen sonntags gearbeitet werden darf (Primärquelle).
• § 11 Arbeitszeitgesetz — Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung — mindestens 15 freie Sonntage, Ersatzruhetag binnen zwei beziehungsweise acht Wochen (Primärquelle).
• § 13 Arbeitszeitgesetz — Ermächtigung, Anordnung, Bewilligung — Absatz 3 mit der Bewilligung für eine gesetzlich vorgeschriebene Inventur an einem Sonntag im Jahr (Primärquelle).
• § 22 Arbeitszeitgesetz — Bußgeldvorschriften — Ordnungswidrig handelt, wer „als Arbeitgeber" gegen die Grenzen des Gesetzes verstößt (Primärquelle).
• § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz — Arbeit auf Abruf — 20-Stunden-Regel, Mindestabruf von drei Stunden, Grenzen von 25 und 20 Prozent, Frist von vier Tagen (Primärquelle).
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz — Mitbestimmungsrechte — Nummern 2, 3 und 6 sowie die Einigungsstelle nach Absatz 2 (Primärquelle).
• § 118 Betriebsverfassungsgesetz — Tendenzbetriebe und Religionsgemeinschaften — keine Anwendung auf kirchliche Einrichtungen nach Absatz 2 (Primärquelle).
• § 106 Gewerbeordnung — Weisungsrecht des Arbeitgebers — Bestimmung von Zeit und Ort der Arbeit nach billigem Ermessen (Primärquelle).
• Jugendarbeitsschutzgesetz: § 8 — Dauer der Arbeitszeit, § 13 — Tägliche Freizeit, § 14 — Nachtruhe — acht und 40 Stunden, zwölf Stunden Freizeit, Arbeit grundsätzlich von 6 bis 20 Uhr (Primärquelle).
• § 5 Mutterschutzgesetz — Verbot der Nachtarbeit — keine Beschäftigung zwischen 20 und 6 Uhr, bis 22 Uhr nur nach § 28 (Primärquelle).
• § 8 SGB IV — Geringfügige Beschäftigung — Absatz 1a koppelt die Geringfügigkeitsgrenze an zehn Wochenstunden zum Mindestlohn (Primärquelle).
• § 615 BGB — Vergütung bei Annahmeverzug — Vergütung ohne Pflicht zur Nachleistung (Primärquelle).
• § 3b Einkommensteuergesetz — Steuerfreiheit von Zuschlägen — nur für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit (Primärquelle).
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 23. August 2023 – 5 AZR 349/22 — Leitsatz zur Kenntnisnahme in der Freizeit, keine Anwendung der Vier-Tage-Frist ohne vereinbarte Abrufarbeit, Mitbestimmung bei der Dienstplanung, Kette aus Soll-Plan, Ist-Plan und Zeitkonto (Primärquelle).
• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 (PDF) — Pflicht, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen (Primärquelle).
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 21. März 2012 – 5 AZR 676/11 — Verrechnung mit Minusstunden nur auf Grundlage der Vereinbarung zum Konto (Primärquelle).
• Bundesarbeitsministerium — Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — derzeit keine Formvorschrift, handschriftliche Aufzeichnung zulässig (Behörde).
• Bundesarbeitsministerium — Gesetze und Gesetzesvorhaben: Arbeitszeitgesetz — führt am 25. September 2026 nur das geltende Gesetz, kein laufendes Vorhaben (Behörde).
• tagesschau.de — Bericht über den Entwurf zum Arbeitszeitgesetz — Stand 18. Juni 2026: Tarifbindung der Abweichungen, elektronische Erfassung, Einordnung als „interne Arbeitsfassung" (Redaktion).
• Europäische Kommission, AI Act Service Desk — Anhang III der KI-Verordnung — Nummer 4 Buchstabe b zur Zuweisung von Aufgaben im Beschäftigungsverhältnis (Behörde).
• Datenschutzkonferenz — Kurzpapier Nr. 13: Auftragsverarbeitung (PDF) — Stand 17. Dezember 2018: Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter, schriftlich oder elektronisch (Behörde).