Arbeitszeitkonto führen: Regeln für Gleitzeit, Überstunden und Verfall

Ein Arbeitszeitkonto verrechnet die tatsächlich geleistete Arbeitszeit mit der vertraglich geschuldeten. Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern muss vereinbart werden — im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag. Zwingend sind dagegen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes, die Zwölf-Monats-Frist des Mindestlohngesetzes und, bei Langzeitkonten, der Insolvenzschutz nach dem Sozialgesetzbuch. Ein Guthaben verfällt nicht von allein.

Worum es hier geht — und worum nicht: Dieser Beitrag behandelt, was mit erfassten Stunden im Konto passiert. Ob und wie Sie Arbeitszeit überhaupt erfassen müssen, steht im Beitrag zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung; welches Werkzeug dazu passt, im Kriterienkatalog für Zeiterfassungs-Apps. Alle Angaben beziehen sich auf privatwirtschaftliche Arbeitsverhältnisse in Deutschland, Stand 5. September 2026. Dieser Text ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

1. Fünf Konten, ein Wort: was jeweils gemeint ist

„Wir haben ein Arbeitszeitkonto" kann fünf sehr verschiedene Dinge bedeuten. Die Unterschiede sind keine Begriffsklauberei: An ihnen hängen unterschiedliche Fristen, unterschiedliche Zuständigkeiten und im letzten Fall eine eigene Absicherungspflicht mit persönlicher Haftung. Deshalb steht die Typologie am Anfang und nicht am Ende.

Die ersten drei Zeilen fasst die Fachsprache als Kurzzeitkonto zusammen: Der Ausgleich passiert im laufenden Betrieb, in Stunden, ohne dass Geld beiseitegelegt wird. Die vierte Zeile ist etwas grundlegend anderes — dort wird Entgelt für eine spätere Freistellung angespart, und damit greift das Sozialversicherungsrecht. Zu dieser Grenze kommen wir in Abschnitt 6.

In der öffentlichen Verwaltung gelten daneben eigene tarifliche Kontomodelle, etwa nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Dieser Beitrag beschreibt die privatwirtschaftliche Lage; wo ein Tarifvertrag gilt, geht er in vielen Punkten vor.

2. Was zwingendes Recht ist und was Sie vereinbaren

Die häufigste Fehlvorstellung lautet, es gebe „das Gesetz zum Arbeitszeitkonto". Das gibt es nicht. Das Konto selbst ist ein freiwilliges Gestaltungsmittel. Rund um dieses Mittel liegt aber ein Rahmen aus vier Gesetzen, der nicht verhandelbar ist. Die folgende Tabelle trennt beides Punkt für Punkt.

Zwei Zeilen aus dieser Tabelle werden in der frei zugänglichen Ratgeberlage regelmäßig falsch wiedergegeben: der Ausgleichszeitraum und die Kappungsgrenze. Beide bekommen deshalb einen eigenen Abschnitt.

3. Der Ausgleichszeitraum: sechs Monate — und wann etwas anderes gilt

§ 3 Arbeitszeitgesetz ist kurz und sehr genau: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, aber nur, wenn im Schnitt innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Werktage sind dabei Montag bis Samstag — die zulässige Wochenarbeitszeit liegt also rechnerisch bei 48 Stunden, nicht bei 40.

Genau dieser Ausgleich ist der eigentliche Grund, warum viele Betriebe überhaupt ein Konto führen: Ohne eine laufende Verrechnung lässt sich nicht belegen, dass der Durchschnitt eingehalten wurde. Die Aufzeichnung der Stunden über acht ist ohnehin Pflicht, und die Nachweise sind nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wer dagegen verstößt, riskiert nach § 22 Absatz 2 eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro — derselbe Rahmen gilt für die Beschäftigung über die Höchstarbeitszeit hinaus.

Und jetzt der Punkt, an dem viele Darstellungen kippen. Ein längerer Ausgleichszeitraum — etwa ein Jahr, wie ihn Jahresarbeitszeitkonten brauchen — ist möglich, aber nicht frei vereinbar. § 7 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b Arbeitszeitgesetz erlaubt einen anderen Ausgleichszeitraum nur „In einem Tarifvertrag oder auf Grund eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung". Eine Betriebsvereinbarung, die frei und ohne tarifliche Öffnungsklausel geschlossen wurde, trägt diesen Punkt nicht.

Für nicht tarifgebundene Betriebe gibt es zwei Wege. Erstens: Liegt der Betrieb im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrags, darf die abweichende Regelung nach § 7 Absatz 3 durch Betriebsvereinbarung übernommen werden — und wo kein Betriebsrat besteht, durch schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Zweitens: In Bereichen, in denen Tarifverträge üblicherweise nicht geschlossen werden, kann die Aufsichtsbehörde nach § 7 Absatz 5 eine Ausnahme bewilligen. Beides ist ein bewusster Schritt, kein Formulierungstrick in der Betriebsvereinbarung.

Wer eine dieser Öffnungen nutzt, stößt auf eine zweite Deckelung: § 7 Absatz 8 begrenzt die Arbeitszeit dann auf 48 Stunden wöchentlich im Durchschnitt von zwölf Kalendermonaten; bei einer behördlichen Bewilligung sind es sechs Kalendermonate oder 24 Wochen. Ein Jahreskonto darf also atmen, aber nicht unbegrenzt.

Ein Blick auf das, was sich hier ändern könnte, lohnt beim Aufsetzen einer Vereinbarung. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz würde in § 7 Absatz 8 Satz 2 die Angabe „sechs" durch „vier" und „24" durch „16" ersetzen — allerdings nur dort, wo die Aufsichtsbehörde die Abweichung bewilligt hat. Die sechs Kalendermonate des § 3 blieben unberührt. Formulieren Sie den Ausgleichszeitraum deshalb besser als Verweis auf die gesetzliche Grenze statt als feste Zahl; was der Entwurf sonst vorsieht, ordnet der Beitrag zur Arbeitszeitgesetz-Reform ein.

4. Die Mindestlohn-Klammer: zwölf Monate, 50 Prozent, kein Verzicht

Die schärfste gesetzliche Grenze für Kurzzeitkonten steht nicht im Arbeitszeitgesetz, sondern im Mindestlohngesetz — und sie fehlt in fast jeder Übersicht zum Thema. § 2 Absatz 2 knüpft drei Regeln aneinander:

• Schriftform. Die Norm spricht ausdrücklich von Stunden, die „auf einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto" eingestellt sind. Ein Konto, das nur im System existiert, erfüllt diese Voraussetzung nicht.
• Zwölf Kalendermonate. Eingestellte Stunden sind „spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung durch bezahlte Freizeitgewährung oder Zahlung des Mindestlohns auszugleichen". Die Frist läuft je Erfassungsmonat, nicht für den Saldo als Ganzes.
• 50 Prozent im Monat. „Die auf das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden dürfen monatlich jeweils 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen." Bei einer 40-Stunden-Woche sind das rund 86 Stunden im Monat — bei einer Zwölf-Stunden-Kraft dagegen nur rund 26.

Endet das Arbeitsverhältnis, verkürzt sich alles: Nicht ausgeglichene Stunden sind dann spätestens im folgenden Kalendermonat auszugleichen. Und § 3 Mindestlohngesetz stellt klar, dass Vereinbarungen, die den Mindestlohnanspruch unterschreiten oder seine Geltendmachung beschränken, insoweit unwirksam sind. Ein Verzicht ist nur durch gerichtlichen Vergleich möglich, die Verwirkung ist ausgeschlossen. Praktisch heißt das: Eine Verfallklausel greift für den Teil des Guthabens, der dem Mindestlohn entspricht, schlicht nicht.

Für Minijobs hat das eine unangenehme Nebenwirkung. Die Geringfügigkeitsgrenze ist seit 2022 an den Mindestlohn gekoppelt: § 8 Absatz 1a Sozialgesetzbuch IV rechnet sie als Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, aufgerundet auf volle Euro. Mit 13,90 Euro ergibt das für 2026 eine Grenze von 603 Euro; ab dem 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro und die Grenze damit auf 633 Euro. Wird ein aufgelaufenes Zeitguthaben in einem Monat ausgezahlt, kann das Entgelt über diese Grenze springen. § 8 Absatz 1b lässt ein unvorhersehbares Überschreiten in höchstens zwei Kalendermonaten je Zeitjahr zu — eine geplante Auszahlung ist das nicht. Was sich zum Jahreswechsel 2027 sonst noch ändert, haben wir im Beitrag zum Mindestlohn 2027 zusammengestellt.

Ein Hinweis zur Reichweite: § 2 Absatz 3 Mindestlohngesetz nimmt Wertguthabenvereinbarungen nach dem Sozialgesetzbuch IV von diesen Regeln ausdrücklich aus. Für Langzeitkonten gelten also weder die Zwölf-Monats-Frist noch die 50-Prozent-Kappung — dafür ein ganz eigenes Regelwerk, siehe Abschnitt 6.

5. Zwölf Punkte, die in die Vereinbarung gehören

Wo ein Betriebsrat besteht, ist er nicht optional beteiligt. § 87 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz gibt ihm ein echtes Mitbestimmungsrecht bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie der Verteilung auf die Wochentage (Nummer 2) und bei der vorübergehenden Verkürzung oder Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit (Nummer 3). Ein Zeitkonto berührt beides unmittelbar. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Hinzu kommt Nummer 6: die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Eine elektronische Zeiterfassung fällt darunter. Wer Konto und System gemeinsam einführt, verhandelt deshalb sinnvollerweise auch beides in einem Zug — das spart im Zweifel Monate.

Die Einleitung des § 87 enthält eine oft überlesene Einschränkung: Das Mitbestimmungsrecht besteht nur, „soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht". Wo ein Tarifvertrag den Punkt bereits abschließend regelt, ist er der Vereinbarung entzogen. Ohne Betriebsrat gehören dieselben Punkte in den Arbeitsvertrag oder in eine schriftliche Zusatzvereinbarung.

Aus unseren Einführungsprojekten hat sich diese Liste als brauchbarer Prüfrahmen bewährt. Sie ersetzt keine anwaltliche Prüfung, sorgt aber dafür, dass die typischen Lücken auffallen, bevor der erste Saldo entsteht:

1. Zweck und Geltungsbereich: welche Beschäftigtengruppen das Konto führen und welche ausdrücklich nicht.
2. Wie die Sollzeit je Tag und Woche bestimmt wird und wie mit Teilzeit umgegangen wird.
3. Ober- und Untergrenze des Saldos in Stunden, getrennt für Plus und Minus.
4. Die monatliche Kappung: höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, gern weniger.
5. Der Ausgleichszeitraum und was am Stichtag mit dem Rest passiert — übertragen, kappen oder auszahlen.
6. Ob und in welchen Fällen ein Guthaben mit Minusstunden verrechnet werden darf.
7. Wer Mehrarbeit anordnet oder genehmigt und ab welcher Schwelle eine Genehmigung nötig ist.
8. Wie Urlaub, Krankheit, Feiertag, Fortbildung und Dienstreise auf dem Konto bewertet werden.
9. Der Freizeitausgleich: Ankündigungsfrist, Genehmigungsweg und was bei betrieblichen Gründen gilt.
10. Korrekturen: wer sie vornimmt, wie sie protokolliert werden und wie Beschäftigte widersprechen können.
11. Einsichtsrechte, Auswertungen und was mit den Daten nicht gemacht wird.
12. Was bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geschieht, einschließlich Freistellung in der Kündigungsfrist.

Ein Muster aus dem Netz hilft dabei nur bedingt. Die Punkte 3 bis 6 hängen an Ihrer Auftragsstruktur, Punkt 8 an Ihrem Tarif- oder Vertragswerk und Punkt 11 an Ihrer Datenschutz-Dokumentation. Eine Vorlage, die diese vier Stellen leer lässt, ist genau die Vorlage, über die später gestritten wird.

6. Wann aus dem Zeitkonto ein Wertguthaben wird

Hier liegt die folgenreichste Verwechslung im ganzen Thema — und sie beginnt oft harmlos: Jemand darf Stunden „für später" ansparen, etwa für ein Sabbatical oder für die Zeit vor der Rente. In dem Moment ist es kein Kurzzeitkonto mehr, sondern womöglich eine Wertguthabenvereinbarung nach § 7b Sozialgesetzbuch IV.

Die Norm zählt fünf Voraussetzungen auf. Entscheidend ist die zweite, weil sie negativ formuliert ist: Die Vereinbarung darf nicht „das Ziel der flexiblen Gestaltung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit oder den Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszeitzyklen" verfolgen. Genau das ist der Zweck jedes Gleitzeit-, Ampel- und Jahresarbeitszeitkontos. Solche Konten sind also ausdrücklich keine Wertguthaben — und deshalb auch nicht insolvenzsicherungspflichtig.

Kippt die Zweckrichtung dagegen zur späteren Freistellung, greift ein anderes Regelwerk. Die Unterschiede in der Übersicht:

Zwei Details lohnen einen zweiten Blick. Erstens: Ein Wertguthaben wird nach § 7d Absatz 1 nicht in Stunden geführt, sondern als Arbeitsentgeltguthaben einschließlich des Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Angesparte Zeit ist in Entgelt umzurechnen. Zweitens: § 7c Absatz 1 begrenzt die zulässigen Verwendungszwecke abschließend auf gesetzliche Freistellungen wie Pflegezeit, Familienpflegezeit oder Elternzeit, auf berufliche Qualifizierung und auf Zeiten unmittelbar vor der Altersrente. „Auszahlen, weil gerade Geld gebraucht wird" gehört nicht dazu.

Wird das Guthaben anders verwendet, spricht das Gesetz vom Störfall: Nach § 23b Absatz 2 werden die Beiträge dann ohne Berücksichtigung der Beitragsbemessungsgrenze berechnet. Das ist regelmäßig teurer als die ursprüngliche Ersparnis.

7. Insolvenzsicherung: die Pflicht mit den härtesten Folgen

Sobald ein Wertguthaben besteht, verlangt § 7e Sozialgesetzbuch IV Vorkehrungen gegen die Insolvenz des Arbeitgebers. Die Pflicht greift, soweit zwei Bedingungen zusammenkommen: Es besteht kein Anspruch auf Insolvenzgeld, und das Wertguthaben einschließlich des enthaltenen Gesamtsozialversicherungsbeitrags übersteigt „einen Betrag in Höhe der monatlichen Bezugsgröße". Für 2026 sind das nach § 1 der Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 3.955 Euro — bundeseinheitlich, seit 2025 gibt es keine getrennten Werte mehr für Ost und West.

Das ist keine hohe Schwelle. Bei einem Monatsentgelt oberhalb dieses Betrags ist sie mit einem einzigen angesparten Monat erreicht.

Absatz 2 verlangt, das Guthaben unter Ausschluss der Rückführung bei einem Dritten zu führen — typischerweise in einem Treuhandverhältnis, alternativ über ein gleichwertiges Sicherungsmittel wie ein Versicherungs-, Verpfändungs- oder Bürgschaftsmodell mit ausreichender Sicherung gegen Kündigung. Absatz 3 sagt ausdrücklich, was nicht genügt: „Keine geeigneten Vorkehrungen sind bilanzielle Rückstellungen sowie zwischen Konzernunternehmen begründete Einstandspflichten, insbesondere Bürgschaften, Patronatserklärungen oder Schuldbeitritte." Genau diese beiden Konstruktionen begegnen uns in der Praxis am häufigsten.

Die Folgen eines fehlenden Schutzes sind gestaffelt und unangenehm:

• Beschäftigte sind nach Absatz 4 unverzüglich schriftlich über die Vorkehrungen zu unterrichten.
• Nach Absatz 5 kann eine Person, die den Arbeitgeber schriftlich aufgefordert hat und binnen zwei Monaten keinen Nachweis erhält, die Vereinbarung mit sofortiger Wirkung kündigen; das Guthaben wird aufgelöst.
• Stellt die Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung nach § 28p fest, dass kein oder ein ungeeigneter Schutz besteht, dass die Sicherungsmittel das Guthaben um mehr als 30 Prozent unterschreiten oder dass sie den Sozialversicherungsbeitrag nicht umfassen, weist sie den enthaltenen Gesamtsozialversicherungsbeitrag im Bescheid aus. Bleibt der Nachweis auch dann zwei Monate aus, ist die Vereinbarung als von Anfang an unwirksam anzusehen, und das Wertguthaben ist aufzulösen.
• Nach Absatz 7 haftet der Arbeitgeber für den Schaden — bei juristischen Personen gesamtschuldnerisch auch die organschaftlichen Vertreter.

Dass dies keine graue Theorie ist, bestätigt die Deutsche Rentenversicherung in ihrem Lexikon selbst: Die Träger stellen im Rahmen der Betriebsprüfung fest, ob eine den gesetzlichen Erfordernissen entsprechende Insolvenzschutzmaßnahme ergriffen wurde, und Beanstandungen können zur Auflösung des Wertguthabens führen. Für Bund, Länder, Gemeinden und vergleichbare Körperschaften gilt die Vorschrift nach Absatz 9 nicht.

Ein Wort zu einer Zahl, die im Netz kursiert: Manche Übersichten nennen als Schwelle das Sechsfache der monatlichen Bezugsgröße. Der Wortlaut des § 7e Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 nennt ausschließlich „einen Betrag in Höhe der monatlichen Bezugsgröße". Wir geben deshalb nur den Gesetzestext wieder. Abweichende Beträge sind allerdings möglich — aber nur in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung auf tariflicher Grundlage.

8. Urlaub, Krankheit, Feiertag: was auf dem Konto passiert

Diese Frage taucht in jeder Einführung auf, und sie hat eine klare Grundregel und eine wichtige Ausnahme.

Die Grundregel: Ausfalltage erzeugen keine Minusstunden. Bei Arbeitsunfähigkeit ist nach § 4 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz „das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt" fortzuzahlen. Der Tag zählt also mit der Sollzeit, nicht mit null. Dasselbe Prinzip trägt den Urlaub: Er ist bezahlte Freistellung, und § 11 Bundesurlaubsgesetz bemisst das Urlaubsentgelt nach dem Durchschnittsverdienst der letzten dreizehn Wochen. Ein Konto, das bei Krankheit oder Urlaub ein Minus produziert, ist falsch parametrisiert.

Die Ausnahme betrifft die Stunden oberhalb der Sollzeit. Das Bundesarbeitsgericht hat am 16. Juli 2014 einen Fall aus der Süßwarenindustrie entschieden, in dem für einen Samstag mit 7,6 eingeplanten Stunden während einer Arbeitsunfähigkeit keine Gutschrift erfolgte. Das Gericht wies die Revision zurück: Eine tarifliche Regelung, nach der Arbeitszeitguthaben nur an Tagen mit tatsächlicher Arbeitsleistung entstehen — also nicht bei Urlaub oder Krankheit —, ist zulässig. Wo ein solcher Tarifvertrag gilt, kann eine geplante Mehrarbeit an einem Krankheitstag also ohne Gutschrift bleiben, während die vertragliche Sollzeit selbstverständlich bezahlt wird.

Zwei weitere Punkte gehören in dieselbe Regel: Sowohl § 4 Absatz 1a Entgeltfortzahlungsgesetz als auch § 11 Absatz 1 Bundesurlaubsgesetz nehmen das zusätzlich für Überstunden gezahlte Entgelt aus der Bemessung heraus. Zuschläge für Mehrarbeit laufen also nicht automatisch in Urlaubs- und Krankheitsentgelt mit. Halten Sie in der Vereinbarung fest, wie Feiertage, Fortbildungen, Dienstreisen und Arztbesuche bewertet werden — das sind die vier Fälle, über die in der Praxis am häufigsten diskutiert wird.

9. Verfall, Kürzung, Auszahlung — und was das Bundesarbeitsgericht sagt

„Wann verfallen meine Plusstunden?" ist die meistgestellte Frage zum Thema. Die kurze Antwort: von allein gar nicht. Die längere hat vier Ebenen.

Erstens die Verjährung. Ohne besondere Regelung gilt § 195 Bürgerliches Gesetzbuch: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre." Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Zweitens Ausschlussfristen. Arbeits- und Tarifverträge dürfen kürzere Fristen vorsehen. Für vorformulierte Arbeitsverträge hat das Bundesarbeitsgericht am 28. September 2005 eine Grenze gezogen: Eine einzelvertragliche Ausschlussfrist, die die schriftliche Geltendmachung innerhalb von weniger als drei Monaten ab Fälligkeit verlangt, benachteiligt unangemessen und ist unwirksam — und zwar insgesamt. Die Klausel fällt dann ersatzlos weg, und es bleibt bei der dreijährigen Verjährung. Eine Klausel „zu kurz" zu formulieren, verschlechtert die Position des Arbeitgebers also, statt sie zu verbessern.

Drittens der Mindestlohn. Für den Teil des Guthabens, der dem gesetzlichen Mindestlohn entspricht, ist nach § 3 Mindestlohngesetz jede Beschränkung der Geltendmachung unwirksam; die Verwirkung ist ausgeschlossen. Eine Verfallklausel läuft insoweit leer.

Viertens die einseitige Kürzung. Der klarste Satz zum Thema stammt aus einer Entscheidung vom 21. März 2012: „Der Arbeitgeber darf das auf einem Arbeitszeitkonto ausgewiesene Zeitguthaben des Arbeitnehmers nur mit Minusstunden verrechnen, wenn ihm die der Führung des Arbeitszeitkontos zugrunde liegende Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag) die Möglichkeit dazu eröffnet." Im entschiedenen Fall ging es um 7,20 gestrichene Stunden. Fehlt die Grundlage, besteht ein Anspruch auf Wiedergutschrift.

Daraus folgt eine praktische Regel für die Vereinbarung: Wenn Sie kappen, verrechnen oder verfallen lassen wollen, schreiben Sie es hinein — sauber, mit Frist und mit Ankündigung. Und rechnen Sie damit, dass der Mindestlohnanteil davon unberührt bleibt.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses lässt sich Zeit nicht mehr abfeiern; der Saldo wird abgerechnet. § 2 Absatz 2 Satz 2 Mindestlohngesetz verlangt den Ausgleich spätestens im Kalendermonat nach der Beendigung. Ob eine Freistellung während der Kündigungsfrist ein Guthaben abbaut, richtet sich danach, was vereinbart und wie die Freistellung erklärt wurde — das gehört in Punkt 12 Ihrer Vereinbarung, nicht in eine spätere Auslegung.

10. Wie eine Zeiterfassung das Konto abbilden muss

Bis hierher ging es um Regeln. Jetzt geht es darum, ob Ihr System sie überhaupt abbilden kann. Das ist der Punkt, an dem Einführungsprojekte in unserer Erfahrung am häufigsten nachgebessert werden müssen — nicht weil die Software schlecht wäre, sondern weil bei der Auswahl niemand nach der Kontologik gefragt hat.

Die folgende Liste hat sich als Prüfraster bewährt. Nehmen Sie sie in eine Demo mit und lassen Sie jeden Punkt an Ihren eigenen Fällen vorführen, nicht an Musterdaten:

Zum Ampelmodell. Das RKW Hessen beschreibt es in seiner Plattform „Arbeitszeit klug gestalten" als Weiterentwicklung des klassischen Kontos: Der grüne Bereich bedeutet geringe Abweichung und Selbststeuerung, im gelben Bereich greifen festgelegte Maßnahmen — etwa eine Genehmigungspflicht für weitere Mehrarbeit —, und im roten Bereich vereinbaren Beschäftigte und Führungskraft gemeinsam den Weg zurück. Der Nutzen liegt in den eingebauten Aufmerksamkeitsschwellen, die verhindern, dass ein Konto unbemerkt weiter steigt.

Welche Werte diese Schwellen haben sollten, hängt vom Betrieb ab. Das RKW Hessen nennt als Anhaltspunkt eine Spanne von 10 bis 20 Stunden bei geringen Auftragsschwankungen und bis zu 100 Stunden bei starken saisonalen Schwankungen — und empfiehlt einen Ausgleichszeitraum von höchstens einem Jahr. Wir nennen hier bewusst keine eigenen Richtwerte: Die einzige belastbare Frage lautet, ob Sie das Guthaben innerhalb Ihres Ausgleichszeitraums realistisch abbauen können.

Wie Sie von der Anforderungsliste zur Auswahl kommen, beschreiben wir ausführlich im Kriterienkatalog für Zeiterfassungs-Apps; wenn die erfassten Zeiten anschließend in Lohnprogramm oder ERP fließen sollen, geht es um Datenintegration zwischen Ihren Systemen.

Eine Frage stellt sich schon vor der Kontoführung: Was passiert, wenn der Dienstplan weniger Stunden vorsieht, als der Vertrag schuldet? Daraus entstehen nicht von selbst Minusstunden. Fehlt eine passende Vereinbarung zum Konto, rückt stattdessen § 615 BGB zum Annahmeverzug in den Blick. Wie Sie Plan, Erfassung und Konto so verbinden, dass solche Lücken auffallen, zeigt unser Beitrag zum Dienstplan erstellen: von Excel zur App.

11. Der Jahreswechsel: übertragen, kappen oder auszahlen

Zum Stichtag zeigt sich, ob eine Vereinbarung trägt. Drei Wege sind üblich, und alle drei brauchen eine Grundlage.

Übertragen. Der Saldo läuft weiter. Das ist der einfachste Weg, verschiebt das Problem aber nur, wenn kein Abbauplan dahintersteht. Wichtig: Die Zwölf-Monats-Frist des Mindestlohngesetzes rechnet ab dem Erfassungsmonat der einzelnen Stunde weiter — ein Übertrag setzt sie nicht zurück. Ein System, das nur einen Gesamtsaldo kennt, kann das nicht abbilden.

Kappen. Alles über einer festgelegten Grenze verfällt. Zulässig ist das nur mit klarer Regelung, und für den Mindestlohnanteil gar nicht. Wenn Sie kappen, kündigen Sie es mit Vorlauf an und weisen Sie die betroffenen Stunden vorher einzeln aus — sonst erzeugen Sie genau die Diskussion, die das Konto vermeiden sollte.

Auszahlen. Der ehrlichste Weg, wenn absehbar ist, dass die Zeit nicht abgebaut wird. Achten Sie auf drei Dinge: die Bewertung der Stunden, mögliche Zuschläge nach Tarif- oder Arbeitsvertrag und — bei geringfügig Beschäftigten — die Entgeltgrenze aus Abschnitt 4. Bei einem Wertguthaben ist eine Auszahlung dagegen keine Option: Sie wäre ein Störfall im Sinne des § 23b Sozialgesetzbuch IV.

Unabhängig vom Weg gehört ein Schritt in jeden Jahresabschluss: eine Auswertung, die den Saldo je Person und die Altersstruktur der Stunden zeigt. Erst daraus wird sichtbar, ob Sie ein Steuerungsinstrument führen oder eine stille Verbindlichkeit aufbauen.

Bei Beschäftigten nach der Regelaltersgrenze kommt zum Jahreswechsel ein steuerlicher Aspekt hinzu. Der Freibetrag der Aktivrente wirkt monatsbezogen und verfällt: In schwachen Monaten bleiben bis zu 2.000 Euro ungenutzt, die in starken Monaten fehlen. Eine gleichmäßige Verteilung der Stunden über das Jahr ist deshalb steuerlich günstiger als das Abfeiern von Spitzen im Dezember. Die Details stehen im Beitrag zur Aktivrente und ihren Arbeitgeber-Pflichten.

12. Sieben Fehler, die uns in Projekten immer wieder begegnen

Die folgenden Muster stammen aus Einführungen und aus der Ablösung bestehender Systeme. Sie sind kein Vorwurf — fast alle entstehen, weil ein Konto irgendwann eingeschaltet wurde und danach niemand mehr hingesehen hat.

1. Das Konto läuft, die Vereinbarung fehlt: Das System rechnet einen Saldo, weil es das kann — geregelt ist nichts. Sobald jemand widerspricht, gibt es keine Grundlage für Kappung, Verrechnung oder Verfall. Das ist der häufigste Befund, wenn wir eine bestehende Zeiterfassung übernehmen.
2. Der Ausgleichszeitraum steht in der Betriebsvereinbarung, aber der Tarifvertrag fehlt: Ein Jahresausgleich für Arbeit über acht Stunden setzt nach § 7 Arbeitszeitgesetz einen Tarifvertrag voraus oder eine Betriebsvereinbarung auf dessen Grundlage. Ohne diese Öffnung bleibt es bei sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen, egal was in der Vereinbarung steht.
3. Ein Topf für alles: Gleitzeit, zuschlagspflichtige Mehrarbeit, Resturlaub und Überstunden aus Sonderprojekten stehen in einer einzigen Zahl. Spätestens bei der Auszahlung lässt sich nicht mehr sagen, welcher Teil wie zu bewerten ist — und welcher überhaupt noch besteht.
4. Kappung ohne Vorwarnung: Der Saldo wird zum Jahreswechsel auf einen Höchstwert gestutzt, ohne dass vorher jemand darauf hingewiesen wurde. Selbst wo die Regel wirksam ist, kostet dieses Vorgehen mehr Vertrauen, als die gekappten Stunden wert sind.
5. Minijobs mit Zeitkonto ohne Blick auf die Entgeltgrenze: Wird ein aufgelaufenes Guthaben in einem Monat ausgezahlt, kann das Entgelt über die Geringfügigkeitsgrenze steigen. § 8 Absatz 1b Sozialgesetzbuch IV lässt ein unvorhersehbares Überschreiten nur in zwei Kalendermonaten je Zeitjahr zu. Planbare Auszahlungen fallen nicht darunter.
6. Das Langzeitkonto wird wie ein Gleitzeitkonto behandelt: Sobald Stunden für eine spätere Freistellung angespart werden, gelten die Regeln über Wertguthaben. Fehlt der Insolvenzschutz, kann die Rentenversicherung in der Betriebsprüfung den vollen Sozialversicherungsbeitrag ausweisen — und die Vereinbarung gilt als von Anfang an unwirksam.
7. Korrekturen ohne Spur: Führungskräfte dürfen Werte direkt überschreiben, das System merkt sich nichts. Wenn dann über eine Streichung gestritten wird, steht Aussage gegen Aussage. Ein Protokoll kostet nichts und beendet solche Diskussionen in Minuten.

Eine Zahl, die wir bewusst nicht nennen: wie viele Betriebe in Deutschland überhaupt ein Arbeitszeitkonto führen. Die einzige belastbare Quelle dafür ist die Arbeitszeitbefragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, deren Veröffentlichungen sich für diesen Beitrag nicht abrufen ließen. Kursierende Prozentwerte aus zweiter Hand geben wir deshalb nicht wieder.

Alle Angaben stammen aus den amtlichen Gesetzestexten (§ 3 Arbeitszeitgesetz, § 2 Mindestlohngesetz, § 7e Sozialgesetzbuch IV; öffnen in neuem Tab). Stand: 5. September 2026, Angaben ohne Gewähr. Die vollständige Quellenliste finden Sie am Ende des Beitrags.

13. Fazit: der Rahmen ist eng, die Gestaltung frei

Ein Arbeitszeitkonto ist kein Compliance-Thema, solange es sauber geregelt ist — und ein erhebliches Risiko, sobald es das nicht ist. Die Grenzen sind überschaubar: acht Stunden werktäglich mit Ausgleich in sechs Kalendermonaten, zwölf Monate für die Kontostunden, höchstens die Hälfte der vereinbarten Arbeitszeit pro Monat, und ab der Schwelle zum Wertguthaben ein echter Insolvenzschutz über einen Dritten.

Alles andere gestalten Sie selbst. Genau darin liegt die Chance: Ein Konto mit klaren Ober- und Untergrenzen, festen Ampelschwellen und einem verbindlichen Ausgleichsweg macht Auftragsschwankungen planbar, ohne dass jemand in Vorleistung geht, die nie zurückkommt. Ein Konto ohne diese Punkte sammelt eine Verbindlichkeit an, die niemand beziffert hat.

Der praktische Weg dorthin führt in dieser Reihenfolge: Erst die Regel schreiben, dann prüfen, ob Ihr System sie abbilden kann, und erst danach den Saldo scharf schalten. Wer es umgekehrt macht, richtet das Regelwerk nach den Möglichkeiten der Software aus — und wundert sich später, warum die Vereinbarung nicht zur Auswertung passt. Wenn Sie diesen Weg nicht allein gehen möchten: Wir gehen Ihre Arbeitszeitmodelle, Ihre Kontologik und die Abbildung im System einmal gemeinsam durch, im Rahmen unserer Beratung zur digitalen Zeiterfassung.

Hinweis: Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Angaben zu Fristen, Grenzwerten, Bußgeldern und Rechtsprechung beziehen sich auf den Stand vom 5. September 2026 und auf privatwirtschaftliche Arbeitsverhältnisse in Deutschland. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Regelungen des öffentlichen Dienstes können abweichen und gehen in vielen Punkten vor. Für Ihren konkreten Fall ziehen Sie bitte die verlinkten Primärquellen sowie eine arbeitsrechtliche Beratung heran.

14. Häufige Fragen zum Arbeitszeitkonto

Ist ein Arbeitszeitkonto Pflicht?

Nein. Kein Gesetz verpflichtet Betriebe, ein Arbeitszeitkonto zu führen. Pflicht ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 nur, die Arbeitszeit überhaupt zu erfassen. Ob Sie aus diesen Daten ein Konto mit Saldo bilden, entscheiden Sie — und brauchen dafür eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag.

Wie viele Stunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto?

Eine allgemeine Obergrenze nennt das Gesetz nicht. Zwei Grenzen gelten trotzdem: Nach § 2 Absatz 2 Mindestlohngesetz dürfen monatlich höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit eingestellt werden, und die eingestellten Stunden sind binnen zwölf Kalendermonaten auszugleichen. Wie hoch der Saldo darüber hinaus steigen darf, legen Sie in der Vereinbarung fest.

Wann verfallen Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto?

Von allein verfallen sie nicht. Ohne besondere Regelung greift die regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach § 195 Bürgerliches Gesetzbuch. Arbeits- oder Tarifverträge dürfen kürzere Ausschlussfristen vorsehen; eine einzelvertragliche Frist unter drei Monaten hat das Bundesarbeitsgericht 2005 für unwirksam erklärt. Der Anteil, der dem Mindestlohn entspricht, verfällt nach § 3 Mindestlohngesetz ohnehin nicht.

Sind Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto erlaubt?

Ja, wenn die zugrunde liegende Vereinbarung sie vorsieht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 21. März 2012 entschieden, dass der Arbeitgeber ein Zeitguthaben nur dann mit Minusstunden verrechnen darf, wenn Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag ihm diese Möglichkeit eröffnen. Fehlt die Grundlage, besteht Anspruch auf Wiedergutschrift der gestrichenen Stunden.

Entstehen Minusstunden, wenn ich krank bin?

Nein. Nach § 4 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz ist das Entgelt für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit fortzuzahlen; der Ausfalltag zählt also als Soll-Tag. Ob darüber hinaus eine Gutschrift entsteht, wenn an diesem Tag mehr eingeplant war, kann ein Tarifvertrag abweichend regeln — das Bundesarbeitsgericht hat eine solche Klausel 2014 gebilligt.

Was passiert mit Plusstunden bei einer Kündigung?

Sie bleiben bestehen. Zeit lässt sich nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses nicht mehr abfeiern, deshalb wird der Saldo in Geld abgerechnet. Für den Teil, der auf dem Mindestlohn beruht, schreibt § 2 Absatz 2 Mindestlohngesetz den Ausgleich spätestens im Kalendermonat nach der Beendigung vor. Ob eine Freistellung das Guthaben abbaut, richtet sich nach der Vereinbarung.

Wann muss ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden?

Es gibt zwei Fristen nebeneinander. Arbeit über acht Stunden werktäglich muss nach § 3 Arbeitszeitgesetz innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ausgeglichen sein. Stunden, die auf einem schriftlich vereinbarten Konto stehen, sind nach § 2 Absatz 2 Mindestlohngesetz binnen zwölf Kalendermonaten durch bezahlte Freizeit oder Zahlung auszugleichen.

Welche Nachteile hat ein Arbeitszeitkonto für Beschäftigte?

Mehrarbeit landet als Zeit auf dem Konto statt als Zuschlag auf der Abrechnung, und wer in Vorleistung geht, trägt bis zum Ausgleich ein Risiko. Bei Langzeitkonten kommt die Insolvenz des Arbeitgebers hinzu — deshalb schreibt § 7e Sozialgesetzbuch IV eine Absicherung über einen Dritten vor. Gute Vereinbarungen begrenzen den Saldo und regeln den Ausgleich verbindlich.

Wann wird aus einem Zeitkonto ein Wertguthaben?

Wenn das Konto nicht mehr der flexiblen Gestaltung der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit dient, sondern Entgelt für eine spätere Freistellung ansammelt. § 7b Sozialgesetzbuch IV verlangt dafür eine schriftliche Vereinbarung. Gleitzeit-, Ampel- und Jahresarbeitszeitkonten fallen ausdrücklich nicht darunter — Sabbatical- und Altersteilzeitmodelle dagegen schon.

15. Quellen & offizielle Informationen

Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden Quellen. Alle wurden am 5. September 2026 abgerufen und im Wortlaut gegengelesen. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• § 3 Arbeitszeitgesetz — Arbeitszeit der Arbeitnehmer — Primärquelle für die acht Stunden werktäglich, die Verlängerung auf zehn Stunden und den Ausgleich innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen.
• § 7 Arbeitszeitgesetz — Abweichende Regelungen — Primärquelle für den anderen Ausgleichszeitraum nur auf tariflicher Grundlage (Absatz 1 Nummer 1 b), die Übernahme durch nicht tarifgebundene Betriebe (Absatz 3), die behördliche Bewilligung (Absatz 5) und die Obergrenze von 48 Wochenstunden im Zwölf-Monats-Schnitt (Absatz 8).
• § 16 Arbeitszeitgesetz — Aushang und Arbeitszeitnachweise — Primärquelle für die Aufzeichnungspflicht der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit und die Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
• § 22 Arbeitszeitgesetz — Bußgeldvorschriften — Primärquelle für den Bußgeldrahmen von bis zu 30.000 Euro bei Verstößen gegen die Höchstarbeitszeit und die Aufzeichnungspflicht.
• § 2 Mindestlohngesetz — Fälligkeit des Mindestlohns — Primärquelle für das Schriftformerfordernis, die Zwölf-Monats-Ausgleichsfrist, den Ausgleich im Monat nach der Beendigung und die 50-Prozent-Kappungsgrenze; Absatz 3 nimmt Wertguthaben ausdrücklich aus.
• § 3 Mindestlohngesetz — Unabdingbarkeit des Mindestlohns — Primärquelle dafür, dass Verfall- und Verzichtsklauseln für den Mindestlohnanteil unwirksam sind und die Verwirkung ausgeschlossen ist.
• § 1 Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung — Primärquelle für den Mindestlohn von 13,90 Euro ab dem 1. Januar 2026 und 14,60 Euro ab dem 1. Januar 2027, aus dem sich die Geringfügigkeitsgrenze errechnet.
• § 7b Sozialgesetzbuch IV — Wertguthabenvereinbarung — Primärquelle für die fünf Voraussetzungen und insbesondere für die Abgrenzung in Nummer 2, wonach Vereinbarungen zur flexiblen Gestaltung der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit keine Wertguthaben sind.
• § 7c Sozialgesetzbuch IV — Verwendung von Wertguthaben — Primärquelle für die abschließend geregelten Verwendungszwecke von der Pflegezeit bis zur Zeit vor der Altersrente.
• § 7d Sozialgesetzbuch IV — Führung und Verwaltung von Wertguthaben — Primärquelle für die Führung als Entgeltguthaben, die jährliche Unterrichtung in Textform und die Anlagevorschriften.
• § 7e Sozialgesetzbuch IV — Insolvenzschutz — Primärquelle für die Schwelle der monatlichen Bezugsgröße, die zulässigen Sicherungsmittel, die ausdrücklich ungeeigneten Vorkehrungen, die Folgen der Betriebsprüfung und die Haftung der organschaftlichen Vertreter.
• § 8 Sozialgesetzbuch IV — Geringfügige Beschäftigung — Primärquelle für die Berechnung der Geringfügigkeitsgrenze aus dem Mindestlohn und für das zulässige unvorhersehbare Überschreiten in zwei Kalendermonaten.
• § 1 Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung 2026 — Primärquelle für die Bezugsgröße 2026 von 47.460 Euro jährlich beziehungsweise 3.955 Euro monatlich.
• § 87 Betriebsverfassungsgesetz — Mitbestimmungsrechte — Primärquelle für die Mitbestimmung bei Lage der Arbeitszeit (Nummer 2), vorübergehender Verkürzung oder Verlängerung (Nummer 3) und technischen Überwachungseinrichtungen (Nummer 6).
• § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz — Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts — Primärquelle für das Lohnausfallprinzip und dafür, dass zusätzlich für Überstunden gezahltes Entgelt nicht in die Fortzahlung einfließt.
• § 11 Bundesurlaubsgesetz — Urlaubsentgelt — Primärquelle für die Bemessung nach dem Durchschnittsverdienst der letzten dreizehn Wochen ohne Überstundenvergütung.
• § 195 Bürgerliches Gesetzbuch — Regelmäßige Verjährungsfrist — Primärquelle für die dreijährige Verjährung, die ohne wirksame Ausschlussfrist gilt.
• Bundesarbeitsgericht — Urteil vom 21. März 2012, 5 AZR 676/11 — amtliche Entscheidungsseite. Leitsatz zur Verrechnung eines Zeitguthabens mit Minusstunden nur auf Grundlage der zugrunde liegenden Vereinbarung.
• Bundesarbeitsgericht — Urteil vom 16. Juli 2014, 10 AZR 242/13 — amtliche Entscheidungsseite zur Zulässigkeit einer tariflichen Regelung, nach der Zeitguthaben nur an Tagen mit tatsächlicher Arbeitsleistung entstehen.
• Bundesarbeitsgericht — Urteil vom 28. September 2005, 5 AZR 52/05 (Volltext) — Leitsätze und Entscheidungsgründe zur Unwirksamkeit einzelvertraglicher Ausschlussfristen unter drei Monaten. Entscheidungen aus 2005 sind in der Datenbank des Bundesarbeitsgerichts nicht mehr unter der aktuellen Adresssystematik abrufbar, daher diese Volltext-Fundstelle.
• Deutsche Rentenversicherung — Lexikon „Insolvenzsicherung von Wertguthaben" — Institution. Bestätigt, dass die Rentenversicherungsträger den Insolvenzschutz in der Betriebsprüfung feststellen und Beanstandungen zur Auflösung des Wertguthabens führen können.
• RKW Hessen — „Arbeitszeit klug gestalten": Arbeitszeitkonto — neutrale Praxisplattform im Rahmen der Initiative Arbeitswelt Hessen. Quelle für die Beschreibung des Ampelkontos mit seinen Aufmerksamkeitsschwellen, für die genannte Spannenempfehlung und für das Beschäftigungssicherungskonto.
• Yagemi — Arbeitszeiterfassung: Pflicht seit 2022, nicht erst 2026 — unsere Darstellung der vorgelagerten Erfassungspflicht mit den zugehörigen Primärquellen.