Barrierefreie PDFs sind seit dem BFSG für viele Unternehmen Pflicht. Ob Katalog, Anleitung oder Formular — alle PDFs müssen für Screenreader lesbar sein. In diesem Guide zeigen wir Ihnen den Weg: Von der Erstellung in Word oder InDesign bis zur Validierung mit PAC.
1. Warum barrierefreie PDFs?
Rund 1,2 Millionen Menschen in Deutschland sind blind oder sehbehindert. Sie nutzen Screenreader, um PDFs zu lesen. Wenn Ihr PDF nicht barrierefrei ist, bleibt der Inhalt für diese Menschen unsichtbar.
Seit dem BFSG 2025 müssen digitale Dokumente barrierefrei sein. Das betrifft Produktinfos, AGB, Anleitungen und Kataloge. Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen.
BFSG-Deadline: 28. Juni 2025. Ab diesem Datum müssen alle neuen digitalen Produkte und Dienstleistungen barrierefrei sein — dazu gehören auch PDFs die öffentlich bereitgestellt werden. Bestehende Dokumente sollten schrittweise umgestellt werden.
2. Der PDF/UA-Standard
PDF/UA (ISO 14289) ist der Standard für barrierefreie PDFs. Die wichtigsten Anforderungen:
| Anforderung | Was bedeutet das? |
|---|---|
| Struktur-Tags | Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen müssen getaggt sein. |
| Alt-Texte | Jedes Bild braucht eine Beschreibung. |
| Lesereihenfolge | Der Text muss in logischer Reihenfolge gelesen werden. |
| Sprache | Die Dokumentsprache muss definiert sein. |
| Lesezeichen | Bei Dokumenten ab 20 Seiten sind Bookmarks Pflicht. |
3. Barrierefreie PDF aus Word
Word ist der einfachste Weg. So gehen Sie vor:
- Formatvorlagen nutzen: Überschrift 1, Überschrift 2, Fließtext. Keine manuelle Formatierung.
- Alt-Texte setzen: Rechtsklick auf Bild → Alternativtext. Beschreiben Sie den Inhalt.
- Tabellen richtig bauen: Kopfzeile als solche markieren. Keine verschachtelten Tabellen.
- Sprache einstellen: Überprüfen → Sprache → Sprache für die Korrektur festlegen.
- Barrierefreiheit prüfen: Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen.
- PDF exportieren: Datei → Exportieren → PDF. Option "Dokumentstruktur-Tags" aktivieren.
Einschränkung: Word erzeugt kein vollständig PDF/UA-konformes PDF. Für volle Konformität müssen Sie in Acrobat Pro nacharbeiten.
4. Barrierefreie PDF aus InDesign
InDesign bietet mehr Kontrolle. Die wichtigsten Schritte:
- Absatzformate zuweisen: Jedes Format einem Export-Tag zuordnen (H1, H2, P).
- Artikelreihenfolge definieren: Fenster → Artikel. Elemente in die richtige Reihenfolge ziehen.
- Alt-Texte zuweisen: Objekt → Objektexportoptionen → Alternativer Text.
- Verankerter Text: Textrahmen in den Textfluss verankern.
- PDF exportieren: PDF/UA-Profil wählen. "Getaggtes PDF erstellen" aktivieren.
5. Nachbearbeitung in Acrobat Pro
Auch gut vorbereitete PDFs brauchen Feinschliff in Acrobat Pro:
- Tags prüfen: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Tag-Baum anzeigen.
- Lesereihenfolge prüfen: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Lesereihenfolge.
- Dokumenttitel setzen: Datei → Eigenschaften → Titel eintragen und "Dokumenttitel anzeigen".
- Artefakte markieren: Dekorative Elemente als Artefakt markieren. Screenreader überspringen sie dann.
- Vollständige Prüfung: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Vollständige Prüfung.
6. Validierung mit PAC
Der PDF Accessibility Checker (PAC) ist das Standard-Tool zur Prüfung. Er ist kostenfrei und prüft gegen PDF/UA:
- PAC herunterladen (pac.pdf-accessibility.org)
- PDF öffnen und "Prüfen" klicken
- Bericht analysieren: Fehler (rot), Warnungen (gelb), bestanden (grün)
- Fehler in Acrobat Pro korrigieren
- Erneut prüfen bis alles grün ist
Tipp: Testen Sie zusätzlich mit dem kostenlosen Screenreader NVDA. Automatische Tests finden nicht alle Probleme.
7. Checkliste
- Alle Überschriften getaggt (H1, H2, H3)
- Alt-Texte für alle Bilder gesetzt
- Dokumentsprache definiert
- Lesereihenfolge korrekt
- Tabellen-Kopfzeilen markiert
- Dokumenttitel gesetzt (nicht Dateiname)
- Dekorative Elemente als Artefakte markiert
- PAC-Prüfung bestanden
- Screenreader-Test durchgeführt
8. Fazit: Barrierefreie PDFs sind machbar
Ein barrierefreies PDF entsteht am leichtesten, wenn Sie von Anfang an sauber arbeiten: Formatvorlagen statt manueller Formatierung, Alt-Texte für jedes Bild, eine logische Lesereihenfolge — und am Ende eine PAC-Prüfung. Word und InDesign liefern die Grundlage, Acrobat Pro den Feinschliff.
Sie möchten Ihre Dokumente rechtssicher umsetzen oder bestehende PDFs nachbearbeiten lassen? Wir unterstützen Sie bei der Barrierefreiheit nach WCAG und bei der BFSG-konformen Umsetzung mit Eye-Able. Weitere Tipps finden Sie auch in unserem Artikel Barrierefreies Webdesign.
9. Häufige Fragen zu barrierefreien PDFs
Was ist der PDF/UA-Standard?
PDF/UA steht für Universal Accessibility. Es ist der ISO-Standard 14289 für barrierefreie PDFs. Er definiert Regeln für Struktur, Tags, Alt-Texte und Lesereihenfolge. PDF/UA-konforme Dokumente können von Screenreadern richtig vorgelesen werden.
Kann ich in Word barrierefreie PDFs erstellen?
Ja, Word ist ein guter Startpunkt. Nutzen Sie Formatvorlagen für Überschriften, fügen Sie Alt-Texte zu Bildern hinzu und prüfen Sie die Lesereihenfolge. Beim Export als PDF wählen Sie die Option "Dokumentstruktur-Tags". Für volle PDF/UA-Konformität brauchen Sie danach Acrobat Pro.
Wie prüfe ich ob mein PDF barrierefrei ist?
Nutzen Sie den PAC (PDF Accessibility Checker). Er ist kostenfrei und prüft gegen den PDF/UA-Standard. Acrobat Pro hat auch eine eingebaute Barrierefreiheitsprüfung. Testen Sie zusätzlich mit einem Screenreader wie NVDA.
Sind eingescannte PDFs barrierefrei?
Nein, gescannte PDFs sind Bilder. Screenreader können den Text nicht lesen. Sie müssen erst eine OCR-Texterkennung durchführen. Dann die Struktur mit Tags versehen. Das geht in Acrobat Pro, ist aber aufwendig.
Was kostet die Erstellung barrierefreier PDFs?
Wenn Sie von Anfang an richtig arbeiten, kostet es kaum extra. Die Nachbearbeitung bestehender PDFs liegt bei 50 bis 200 Euro pro Dokument je nach Umfang. Acrobat Pro kostet 24 Euro im Monat. PAC ist kostenfrei.