Process Mining: Erst sehen, wie Ihre Prozesse wirklich laufen — dann automatisieren

Process Mining rekonstruiert aus den Zeitstempeln Ihrer IT-Systeme, wie ein Vorgang tatsächlich abgelaufen ist — mit allen Umwegen, Schleifen und Wartezeiten. Dafür braucht jedes Ereignis drei Angaben: eine Vorgangsnummer, den Namen des Schritts und einen Zeitstempel. Das Ergebnis zeigt, welcher Ablauf sich zum Automatisieren eignet und welcher erst repariert werden muss.

Stand: 25. September 2026. Die Begriffe folgen dem Process-Mining-Manifest der IEEE Task Force on Process Mining und dem Organisationshandbuch des Bundes. Preise und Lizenzangaben haben wir an diesem Tag auf den Seiten der Hersteller nachgelesen; sie ändern sich laufend. Der Abschnitt zu Betriebsrat und Datenschutz ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Belege verlinken wir am Ende.

1. Ein Vorgang, drei Spalten: das Ereignisprotokoll

Jeder Betrieb hat zwei Fassungen seiner Abläufe. Die eine hängt als Schaubild im Qualitätshandbuch oder steckt in den Köpfen der Leitung. Die andere steht in den Datenbanken: Wann wurde der Auftrag angelegt, wann der Lieferschein gedruckt, wann kam das Geld? Process Mining liest die zweite Fassung aus und legt sie neben die erste.

Das Organisationshandbuch des Bundes beschreibt das Prinzip nüchtern. Die einzelnen Buchungen in den Programmen tragen einen Zeitstempel, den das System selbst vergibt. Eine führende Nummer, etwa die Belegnummer, hält sie zusammen. Daraus setzt die Software den Weg von Anfang bis Ende zusammen (Quelle: Organisationshandbuch, Process Mining). Wie das aussieht, zeigt ein kleines Beispiel aus der Auftragsabwicklung:

Schon drei Aufträge nehmen drei Wege. A-1001 läuft glatt durch. A-1002 wird nachträglich geändert und braucht zwei Tage länger. Bei A-1003 kommt die Rechnung vor dem Lieferschein, wie es bei Vorkasse üblich ist. Jede solche Abfolge heißt Variante. Bei einigen tausend Aufträgen entstehen schnell viele Varianten, und niemand überblickt sie mehr von Hand.

Genau hier setzt die Software an. Sie zählt, wie oft jede Variante vorkommt, misst die Zeit zwischen den Schritten und zeichnet daraus eine Landkarte des Prozesses. Häufige Wege werden dick, seltene dünn, lange Wartezeiten fallen sofort ins Auge.

Die drei Pflichtfelder — und was optional ist

Microsoft nennt in der Dokumentation zu Power Automate drei Felder als notwendig (Quelle: Microsoft Learn, Prozesse und Daten). Das deckt sich mit dem Organisationshandbuch und mit dem Manifest der Fachgemeinschaft:

• Vorgangs-ID (englisch Case-ID): die Nummer, die alle Schritte eines Falls verbindet — Auftragsnummer, Ticketnummer, Bestellnummer beim Lieferanten. Sie muss an jedem Ereignis hängen.
• Aktivität: der Name des Schritts, zum Beispiel „Rechnung erstellt". Gleiche Schritte brauchen überall den gleichen Namen.
• Zeitstempel: wann der Schritt stattfand. Ein Ereignisprotokoll hat einen Zeitstempel je Zeile, ein Aktivitätsprotokoll zwei — Beginn und Ende.

Optional ist die Ressource, also die Person oder Maschine, die den Schritt ausgeführt hat. Dazu kommen Merkmale wie Betrag, Zahlungsart oder Kundengruppe, mit denen Sie später filtern. Die Ressource ist nützlich und zugleich der heikelste Teil des Themas. Unser Beispiel zeigt deshalb nur Rollen statt Namen — warum, steht in Abschnitt 8.

2. Discovery, Conformance, Enhancement: die drei Arten

Die IEEE Task Force on Process Mining hat ein Manifest verfasst, das den Begriff bis heute prägt. Mehr als 75 Fachleute aus über 50 Organisationen haben daran mitgewirkt; erschienen ist es im Band zu den Workshops der BPM-Konferenz 2011 (Quelle: IEEE Task Force, Process Mining Manifesto). Das Manifest unterscheidet drei Grundarten, je nachdem, was hineingeht und was herauskommt:

Discovery meinen die meisten, wenn sie „Process Mining" sagen: Aus den Daten entsteht ein Schaubild, ohne dass es vorher jemand gezeichnet hat. Laut Manifest überrascht das viele Organisationen. Die Software findet den echten Ablauf allein aus den Beispielen im Protokoll.

Für den Mittelstand ist Conformance oft wertvoller. Das Organisationshandbuch nennt als Beispiele das Vier-Augen-Prinzip und Freigabegrenzen. Beides steht in jeder Richtlinie. Ob es gelebt wird, zeigt erst der Abgleich mit den Daten. Enhancement legt schließlich Zeiten und Mengen auf ein Modell: Wo stauen sich Fälle, wo warten sie?

Das Manifest betont außerdem, dass es nicht nur um die Reihenfolge der Schritte geht. Dieselben Daten beantworten Fragen zur Organisation (wer arbeitet mit wem?), zum einzelnen Fall (welche Aufträge laufen anders?) und zur Zeit (wo entstehen Wartezeiten?). Die erste dieser Sichten ist die, bei der später der Betriebsrat aufhorcht.

3. Wie gut sind Ihre Daten? Die Sterne-Skala des Manifests

Die Qualität eines Ergebnisses hängt fast ganz an der Qualität der Daten. Das Manifest ordnet Ereignisprotokolle deshalb in fünf Reifestufen von einem bis fünf Sternen. Die Beispiele in der dritten Spalte stammen aus dem Manifest. Die vierte Spalte ist unsere Einordnung für Systeme, die im Mittelstand typisch sind:

Das Manifest ist deutlich: Verwertbar sind Protokolle ab drei Sternen. Mit zwei Sternen ist die Analyse meist heikel, mit einem Stern ergibt sie kaum Sinn. Die gute Nachricht: Eine Warenwirtschaft liegt bereits auf Stufe drei. Das Manifest nennt ERP-Tabellen ausdrücklich als Beispiel. Die Daten liegen verstreut in vielen Tabellen, sind aber vertrauenswürdig — eine Zahlung, die das System verbucht hat, gibt es auch.

Was im Protokoll fehlt, sieht keine Software

Die Kehrseite wird selten erwähnt. Process Mining sieht nur, was ein System aufzeichnet. Die Rückfrage beim Kunden per Telefon, die Klärung per E-Mail, der Zettel am Bildschirm: All das fehlt in der Landkarte. SAP schreibt es in seinem eigenen Leitfaden zu Process Mining ähnlich — was in der realen Welt passiert, kann die Software nicht sehen. Aus Prozessanalysen in unseren Automatisierungsprojekten kennen wir das Muster gut: Die Klärung, die am meisten Zeit kostet, läuft oft im Postfach.

Ein zweiter Punkt ist die Genauigkeit der Zeitstempel. Das Manifest nennt Protokolle mit Millisekunden neben solchen, die nur das Datum kennen. Trägt ein Beleg nur das Datum, lässt sich die Reihenfolge von zwei Schritten am selben Tag nicht mehr klären. Prüfen Sie das, bevor Sie Zeit in die Auswertung stecken.

4. Die Falle in der Warenwirtschaft: Status statt Geschichte

Viele Tabellen einer Warenwirtschaft speichern den aktuellen Stand, nicht den Weg dorthin. Microsoft weist in der eigenen Dokumentation genau darauf hin: Viele Tabellen enthalten nur den jetzigen Zustand und keinen Verlauf der Ereignisse. Ein Ereignisprotokoll braucht aber den Verlauf. Springt ein Statusfeld von „in Bearbeitung" auf „versendet", ist der alte Wert weg — und mit ihm der Zeitpunkt des Wechsels.

In der Praxis gibt es zwei Auswege. Der erste sind Belege: Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Zahlungseingang und Gutschrift entstehen jeweils mit eigenem Datum. Aus ihnen lässt sich ein Protokoll bauen, auch wenn kein Statusverlauf existiert. Der zweite sind Protokolltabellen, die manche Systeme zusätzlich führen. Ob und wo es sie gibt, klärt ein Blick in die Datenbank oder eine Frage an den Hersteller.

Ein Auftrag, drei Lieferungen: die Frage nach dem Fall

Das zweite Problem ist fachlich. Das Manifest nutzt ausgerechnet die Auftragsabwicklung als Beispiel: Ein Auftrag hat mehrere Positionen. Ein Auftrag kann zu mehreren Lieferungen führen, und eine Lieferung kann Positionen aus mehreren Aufträgen enthalten. Je nachdem, ob Sie den Auftrag, die Position oder die Lieferung als Fall wählen, entsteht ein anderes Bild. Keines ist falsch, aber jedes beantwortet eine andere Frage.

Für genau dieses Problem gibt es einen eigenen Standard. OCEL 2.0, herausgegeben vom Lehrstuhl für Process and Data Science der RWTH Aachen, verknüpft jedes Ereignis mit mindestens einem Objekt — etwa mit Auftrag, Lieferung und Rechnung zugleich (Quelle: OCEL 2.0). Für den Einstieg reicht meist die klassische Sicht mit einem Fall je Zeile. Entscheiden Sie trotzdem bewusst, welche Frage Sie stellen.

In der Fertigung stellt sich die Frage nach dem Fall genauso. Rückmeldungen zu Beginn und Ende jedes Arbeitsgangs bilden ein Aktivitätsprotokoll mit zwei Zeitstempeln je Schritt. Je Los ausgewertet, ergeben sie Bearbeitungs- und Liegezeiten. Bündelt ein Fertigungsauftrag mehrere Kundenaufträge oder läuft er in mehreren Losen, verschiebt sich das Ergebnis. Wie solche Zeitstempel eine Wertstromanalyse auf Papier ergänzen, zeigt unser Beitrag zur Wertstromanalyse mit Daten aus MES und ERP.

JTL-Wawi als Datenquelle

Bei vielen unserer Kunden steckt die Auftragsabwicklung in JTL-Wawi. Die Warenwirtschaft legt ihre Daten in einer Microsoft-SQL-Server-Datenbank ab; JTL garantiert die Funktion laut Systemvoraussetzungen nur mit Microsoft SQL Server (Quelle: JTL-Guide, Systemvoraussetzungen). Für Process Mining ist das günstig: Microsoft nennt die SQL-Server-Datenbank ausdrücklich als gängigen Anschluss, und auch offene Werkzeuge lesen die Daten, sobald sie als Tabelle vorliegen.

Zwei Regeln haben sich bei uns bewährt. Erstens: nur lesen, mit einem eigenen Datenbankbenutzer, der nichts ändern darf. Zweitens: Die Abfrage läuft nachts oder auf einer Kopie, damit das Tagesgeschäft nicht wartet. Läuft die Datenbank auf der kostenlosen Express-Edition, teilen sich Abfrage und Tagesbetrieb deren knappen Speicher — welche Grenzen das sind, steht in unserem Beitrag zur JTL-Wawi-Datenbank auf SQL Server. Wie aus mehreren Quellen ein sauberer Datenbestand wird, erklärt unser Beitrag zum ETL-Prozess.

5. Wann sich Process Mining im Mittelstand lohnt — und wann nicht

Process Mining ist kein Selbstzweck. Das Manifest stellt als zweiten Leitsatz auf, dass die Auswahl der Daten von Fragen getrieben sein muss. Ohne konkrete Frage sei es kaum möglich, aus den Tausenden Tabellen eines ERP-Systems die richtigen zu wählen. Daraus ergibt sich ein einfacher Test.

Es lohnt sich, wenn …

• ein Vorgang durch mehrere Abteilungen oder Systeme läuft und niemand ihn ganz überblickt — etwa vom Angebot bis zur Zahlung.
• viele gleichartige Fälle anfallen. Erst die Menge macht Varianten und Wartezeiten sichtbar.
• eine konkrete Frage im Raum steht, zum Beispiel: Warum warten Aufträge mit Rechnungskauf länger auf die Freigabe?
• die Daten mindestens drei Sterne erreichen und eine Vorgangsnummer durchgehend mitläuft.
• eine Automatisierung ansteht. Dann liefert das Protokoll die Vorher-Messung, an der Sie den Erfolg später ablesen.

Es lohnt sich eher nicht, wenn …

• der Ablauf vor allem per Telefon, E-Mail oder Papier läuft. Dann fehlt das Protokoll, und ein Gespräch mit den Beteiligten zeigt mehr.
• es nur wenige Fälle im Monat gibt. Bei kleinen Mengen erklärt ein Workshop den Ablauf schneller als jede Software.
• keine gemeinsame Nummer existiert. Führen Einkauf und Buchhaltung verschiedene Kennungen, kostet die Zuordnung schnell mehr, als die Erkenntnis bringt.
• das eigentliche Ziel die Kontrolle einzelner Beschäftigter ist. Das Organisationshandbuch rät ausdrücklich davon ab, persönliche Leistung zu messen — und der Betriebsrat hat hier mitzureden.

Zum Aufwand gibt es eine belastbare Orientierung aus der Verwaltung. Das Organisationshandbuch veranschlagt nach dem Kauf der Lizenz rund 14 Tage für Einrichtung und Datenextraktion und etwa zwei Tage Schulung für die Anwender. Als Pilot empfiehlt es Standardprozesse wie den Einkauf, weil die Daten dort leicht zu finden sind. Übertragen Sie die Zahlen nicht eins zu eins: Der Aufwand hängt vor allem daran, wie sauber die Vorgangsnummer durch Ihre Systeme läuft.

6. Process-Mining-Tools: vier Klassen, ohne Rangliste

Der Markt ist groß, und fast jeder Anbieter nennt sich führend. Hilfreicher als eine Rangliste ist die Frage, in welche Klasse ein Werkzeug gehört. Die Angaben zu Preisen und Umfang haben wir am 25. September 2026 auf den Seiten der Hersteller nachgelesen. Die Reihenfolge ist keine Wertung.

Zwei Punkte fallen beim Nachlesen auf. Erstens steckt die Funktion bei Microsoft in der Premium-Lizenz für Personen, nicht in der Process-Lizenz für Bots — in der Lizenzübersicht steht dort „Nicht eingeschlossen" (Quelle: Microsoft Learn, Power Automate-Lizenztypen). Wo sonst die Kanten dieser Lizenzen liegen, beschreibt unser Beitrag zu Power Automate in Microsoft 365. Zweitens nennt Microsoft nur die Speichergröße. Wie viele Ereignisse in 50 MB passen, hängt an der Zahl der Spalten und der Länge der Texte. Eine Zahl dafür veröffentlicht Microsoft nicht, und wir rechnen keine vor.

Für einen ersten Versuch brauchen Sie keine große Plattform. Microsoft empfiehlt selbst, die Funktion mit einer CSV-Datei zu testen, die ein kleines Beispiel des Protokolls enthält; dafür setzt Microsoft OneDrive for Business voraus. PM4Py liest dieselbe Tabelle, sobald Sie ihm die Spalten für Vorgang, Aktivität und Zeitstempel nennen. Wer Daten zwischen Werkzeugen tauschen will, nutzt XES, ein Austauschformat der IEEE Task Force; PM4Py liest es direkt.

7. Process Mining und KI: wer wem zuarbeitet

„Process Mining KI" taucht bei Google als verwandte Suche auf. Die ehrliche Antwort: Die Kernverfahren sind keine Sprachmodelle. Das Manifest beschreibt Modelle wie Petri-Netze und BPMN, und es stammt aus der Zeit vor den heutigen KI-Assistenten. KI kommt an zwei anderen Stellen ins Spiel.

KI im Werkzeug. Hersteller bauen Assistenten ein, die Fragen in normaler Sprache beantworten. UiPath führt in seiner Dokumentation etwa eine Funktion namens Autopilot for Process Mining, am 25. September 2026 noch als Vorschau. Prüfen Sie bei jeder solchen Funktion, welche Daten dabei an welchen Dienst gehen — besonders dann, wenn Ihr Protokoll Namen enthält.

Process Mining als Grundlage für KI. Wichtiger ist die umgekehrte Richtung. Die Landkarte zeigt, welche Schritte immer gleich ablaufen. Das sind Kandidaten für feste Regeln und Software-Roboter. Sie zeigt auch, welche Schritte stark schwanken. Wo diese Schritte aus Texten, Mails oder Dokumenten bestehen, ergibt ein KI-Workflow oder ein KI-Agent erst Sinn. Wie Agenten arbeiten und wo ihre Grenzen liegen, beschreibt unser Beitrag zu KI-Agenten im Unternehmen.

Eine Grenze bleibt: Auch ein Sprachmodell sieht nur, was im Protokoll steht. Die Klärung am Telefon aus Abschnitt 3 bleibt unsichtbar, egal wie klug das Werkzeug ist.

8. Betriebsrat und Datenschutz: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Ein Ereignisprotokoll mit Ressourcen-Spalte zeigt, wer welchen Schritt wann erledigt hat. Damit ist es mehr als eine Prozessanalyse — es kann ein Leistungsprofil sein. Die Seiten der Hersteller sprechen darüber kaum. Für Betriebe mit Betriebsrat ist es trotzdem die erste Frage.

Was das Gesetz sagt

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" (Quelle: § 87 BetrVG). Das Wort „bestimmt" legt das Bundesarbeitsgericht weit aus. Im Beschluss vom 13. Dezember 2016 (1 ABR 7/15, Randnummer 22) heißt es: Zur Überwachung bestimmt ist eine Einrichtung schon dann, wenn sie objektiv geeignet ist, solche Informationen zu erheben und aufzuzeichnen. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (Quelle: BAG, 1 ABR 7/15).

Derselbe Absatz enthält einen zweiten Gedanken, der für Process Mining wichtig ist. Es genügt, wenn die Daten nicht von der Einrichtung selbst erhoben werden, sondern von Hand eingegeben und von ihr weiter ausgewertet werden. Genau das tut Process Mining mit den Buchungen aus der Warenwirtschaft.

Nach diesem Maßstab spricht viel dafür, dass ein Werkzeug, das Angaben zu Bearbeitern auswertet, der Mitbestimmung unterliegt. Ob das in Ihrem Fall gilt, hängt von der konkreten Gestaltung ab. Das klären Sie mit dem Betriebsrat und im Zweifel mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Task Mining ist noch heikler

Task Mining zeichnet laut Microsoft die einzelnen Schritte auf, die Beschäftigte an ihrem Rechner ausführen, und wertet diese Aufnahmen aus (Quelle: Microsoft Learn, Aufgaben-Mining). Das geht deutlich näher an die Person heran als ein Protokoll aus Belegen. Planen Sie Task Mining deshalb nie ohne vorherige Klärung mit Betriebsrat und Datenschutz.

So setzen Sie Process Mining sauber auf

Das Organisationshandbuch empfiehlt, die Personalvertretung früh einzubinden, um ungewollte Messungen persönlicher Leistung zu vermeiden. Dazu gehört ein Konzept für Rollen und Rechte. Das Manifest fordert, dass Beschäftigte wissen, welche Ereignisse erfasst und wofür sie genutzt werden. Daraus ergeben sich fünf praktische Maßnahmen:

• Die Ressourcen-Spalte weglassen oder durch Team und Rolle ersetzen. Für die meisten Prozessfragen reicht „Lager" statt eines Namens.
• Wo Personen nötig sind, pseudonymisieren. Ein Schlüssel ersetzt den Namen, die Zuordnung liegt getrennt und bei wenigen Berechtigten.
• Den Zweck schriftlich festlegen — in Betrieben mit Betriebsrat am besten in einer Betriebsvereinbarung, die auch Löschfristen und Grenzen der Auswertung regelt.
• Zugriffe begrenzen. Die Fachabteilung sieht ihren Prozess, nicht die Daten der Nachbarabteilung.
• Offen sagen, wonach gesucht wird. Wer das Ziel kennt, arbeitet mit. Wer es nicht kennt, fürchtet Überwachung.

Ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung, nicht aber der Datenschutz. Sobald ein Protokoll einzelne Personen erkennen lässt, enthält es personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt. Klären Sie Rechtsgrundlage, Zweck und Speicherdauer mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor der erste Export läuft.

9. Einstieg ohne Konzernbudget: sechs Schritte

So empfehlen wir den Einstieg, wenn Sie wissen wollen, ob sich Process Mining für Sie lohnt — bevor jemand eine Lizenz kauft:

1. Eine Frage aufschreiben. Nicht „Wir wollen unsere Prozesse verstehen", sondern „Warum dauert es bei Rechnungskauf länger bis zur Zahlung?". Die Frage bestimmt, welche Daten Sie brauchen.
2. Den Fall festlegen. Auftrag, Position oder Lieferung? Einkauf oder Verkauf? Das Organisationshandbuch rät für den Anfang zu Standardprozessen wie dem Einkauf.
3. Die Datenquellen prüfen. Läuft eine Nummer durch? Tragen die Belege Datum und Uhrzeit? Gibt es einen Verlauf oder nur den Status? Alles nur lesend, nie schreibend.
4. Betriebsrat und Datenschutz klären. Vor dem ersten Export, nicht danach. Im Zweifel ohne Spalte für Personen starten.
5. Ein Protokoll als CSV bauen und testen. Drei Pflichtspalten genügen. Werten Sie es mit PM4Py oder in einer Testumgebung aus. Legen Sie das Ergebnis den Menschen vor, die den Prozess täglich erleben.
6. Erst reparieren, dann automatisieren — und nachmessen. Das Manifest rät, Process Mining nicht als einmalige Aktion zu sehen, sondern laufend. Dasselbe Protokoll zeigt nach der Änderung, ob sie gewirkt hat.

Der fünfte Schritt entscheidet oft mehr als die Software. Das Manifest nennt ein Modell eine zweckgebundene Vereinfachung, wie eine Landkarte, die nicht jede Straße zeigt. Ob die Karte stimmt, merken die Beschäftigten sofort. Wer das Ergebnis ohne sie deutet, übersieht die Klärung am Telefon.

Danach beginnt die eigentliche Automatisierung. Welche Prozesse sich dafür eignen, welcher Ansatz passt und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, beschreibt unser Leitfaden zur Prozessautomatisierung im Mittelstand. Für einzelne Abläufe zwischen Shop, Warenwirtschaft und Bürosoftware zeigt der Beitrag zur Workflow-Automatisierung passende Werkzeuge und Beispiele.

Unsere Rolle in diesem Ablauf ist die Verbindung beider Welten. Wir holen das Protokoll aus Warenwirtschaft, Shop oder Ticketsystem, werten es mit Ihnen aus und setzen danach die Automatisierung um — mit KI-gestützten Workflows oder Software-Robotern, je nachdem, was die Landkarte nahelegt. Welches Process-Mining-Werkzeug Sie später dauerhaft nutzen, entscheiden Sie davon unabhängig.

10. Fazit: Erst die Landkarte, dann der Umbau

Process Mining beantwortet eine Frage, die in fast jedem Automatisierungsprojekt zu spät gestellt wird: Wie läuft der Vorgang heute wirklich? Die Antwort steht schon in Ihren Systemen — als Zeitstempel an Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Tickets.

Für den Mittelstand ist der Einstieg kleiner als sein Ruf. Drei Spalten, eine klare Frage und ein Prozess mit durchgehender Nummer reichen für einen ersten Blick. Werkzeuge gibt es von Open Source bis zur großen Plattform. Den Unterschied machen die Qualität der Daten und die Frage, wer die Ergebnisse sehen darf.

Unsere Empfehlung: Klären Sie Betriebsrat und Datenschutz vor dem ersten Export, und lassen Sie die Spalte für Personen im Zweifel weg. Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre Warenwirtschaft ein brauchbares Protokoll hergibt, sehen wir uns die Datenlage in Ihren Systemen gemeinsam an.

Hinweis: Der Abschnitt zu Betriebsrat und Datenschutz gibt den Normtext von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und einen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts wieder (Stand: 25. September 2026). Er ersetzt keine Rechtsberatung. Ob ein bestimmtes Werkzeug der Mitbestimmung unterliegt, hängt von der Gestaltung im Einzelfall ab.

11. Häufige Fragen zu Process Mining

Was ist Process Mining, einfach erklärt?

Process Mining liest aus den Zeitstempeln Ihrer IT-Systeme ab, wie Vorgänge tatsächlich ablaufen. Jeder Schritt hinterlässt eine Spur: Auftrag angelegt, Lieferschein erstellt, Rechnung verschickt. Die Software setzt diese Spuren je Vorgang zusammen und zeichnet daraus eine Landkarte mit allen Umwegen, Schleifen und Wartezeiten. So sehen Sie den echten Ablauf statt des geplanten.

Wie funktioniert Process Mining?

Grundlage ist ein Ereignisprotokoll mit drei Angaben je Zeile: Vorgangsnummer, Name des Schritts und Zeitstempel. Die Software sortiert die Zeilen je Vorgang nach der Zeit, zählt die entstehenden Abfolgen und misst die Abstände zwischen den Schritten. Daraus entsteht ein Prozessmodell, das Sie mit dem Soll vergleichen oder um Wartezeiten ergänzen können.

Welche Daten brauche ich für Process Mining?

Pflicht sind eine Vorgangs-ID, die alle Schritte eines Falls verbindet, ein eindeutiger Name für jeden Schritt und ein Zeitstempel. Hilfreich sind Merkmale wie Betrag, Zahlungsart oder Kundengruppe. Wichtig ist, dass die Daten einen Verlauf enthalten und nicht nur den aktuellen Status. Belege mit eigenem Datum sind dafür oft die beste Quelle.

Was ist der Unterschied zwischen Process Mining und Task Mining?

Process Mining wertet Einträge aus, die Ihre Systeme ohnehin speichern, etwa Belege in der Warenwirtschaft. Task Mining zeichnet dagegen auf, was Beschäftigte an ihrem Rechner tun: Klicks, Eingaben, Wechsel zwischen Programmen. Es ist deshalb deutlich näher an der einzelnen Person und verlangt eine besonders sorgfältige Klärung mit Betriebsrat und Datenschutz.

Was kostet Process Mining?

Die Spanne ist groß. Open-Source-Werkzeuge wie PM4Py oder ProM kosten keine Lizenz, verlangen aber Programmierkenntnisse. Microsoft listet Power Automate Premium mit Prozess-Mining-Funktion für 13,00 Euro je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Stand September 2026. Für spezialisierte Plattformen haben wir keine öffentlichen Preise gefunden. Hinzu kommt immer der Aufwand, die Daten aufzubereiten.

Welche Process-Mining-Tools gibt es?

Vier Klassen lassen sich unterscheiden: Open-Source-Werkzeuge wie PM4Py und ProM, die Prozess-Mining-Funktion in Microsoft Power Automate, Process Mining als Teil von RPA-Plattformen wie UiPath sowie spezialisierte Plattformen wie Celonis oder SAP Signavio Process Intelligence. Welche passt, hängt weniger an Funktionen als an Ihrer Systemlandschaft und Ihrer Datenmenge.

Muss der Betriebsrat bei Process Mining zustimmen?

Gibt es einen Betriebsrat, spricht viel dafür. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Das Bundesarbeitsgericht lässt die objektive Eignung genügen, auf die Absicht kommt es nicht an. Werten Sie Angaben zu Bearbeitern aus, klären Sie das vorher. Dies ist keine Rechtsberatung.

Was hat Process Mining mit KI zu tun?

Die Kernverfahren sind keine Sprachmodelle, sondern Methoden aus der Prozessforschung. KI kommt auf zwei Wegen dazu: als Assistent im Werkzeug, der Fragen in normaler Sprache beantwortet, und als Nutznießer der Ergebnisse. Die Landkarte zeigt, welche Schritte stark schwanken. Dort kann ein KI-Workflow helfen, wo feste Regeln scheitern.

Ist Process Mining dasselbe wie Data Mining?

Nein, aber beides ist verwandt. Data Mining sucht allgemein nach Mustern in Datenbeständen. Process Mining wendet diese Idee auf Geschäftsprozesse an und arbeitet mit Abfolgen in der Zeit. Das Manifest der IEEE Task Force nennt es das fehlende Bindeglied zwischen Data Mining und klassischer Prozessmodellierung. Das Ergebnis ist ein Prozessmodell, kein Entscheidungsbaum.

12. Quellen & offizielle Informationen

Alle wurden am 25. September 2026 abgerufen und inhaltlich gegengelesen. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• IEEE Task Force on Process Mining — Process Mining Manifesto — Grundlage der Begriffe: Ereignis mit Fall und Aktivität, die drei Arten Discovery, Conformance und Enhancement, die fünf Reifestufen von Ereignisprotokollen, das Beispiel mit Aufträgen und Lieferungen sowie die Leitsätze zu fragengetriebener Datenauswahl und laufender Anwendung. Auf der Seite liegt auch eine deutsche Übersetzung.
• Organisationshandbuch des Bundes — Process Mining — Voraussetzungen (Zeitstempel, durchgehende Nummer, klare Benennung), Aufwandsschätzung für Einrichtung und Schulung, Empfehlung für Pilotprozesse sowie der Hinweis, keine persönliche Leistung zu messen und die Personalvertretung einzubinden.
• Microsoft Learn — Prozesse und Daten — die drei Pflichtfelder, optionale Merkmale, der Hinweis auf Tabellen ohne Verlauf sowie der Test mit einer CSV-Datei.
• Microsoft Learn — Überblick über Prozess-Mining — Einordnung der Funktion in Power Automate.
• Microsoft Learn — Power Automate-Lizenztypen — Prozess- und Aufgaben-Mining in der Premium-Lizenz, Speicher je Lizenz und je Mandant, kein Prozess-Mining in der Process-Lizenz.
• Microsoft — Preise für Power Automate — Listenpreise für Premium und das Zusatzpaket für Prozess-Mining.
• Microsoft Learn — Übersicht über Aufgaben-Mining — Task Mining als Aufzeichnung von Schritten auf den Rechnern der Beschäftigten.
• UiPath — Plans and Pricing — Vergleichstabelle der Tarife, Process Mining ab dem Standard-Tarif, Preis auf Anfrage.
• SAP Signavio — Process Mining Guide — Produktname SAP Signavio Process Intelligence und der Hinweis, dass Software Vorgänge außerhalb der Systeme nicht sieht.
• PM4Py auf GitHub — offene Python-Bibliothek, Lizenz AGPL-3.0, gesonderte Lizenz für geschlossene Software.
• ProM Tools — offenes Java-Werkzeug mit Erweiterungen, Lizenzen GPL und LGPL.
• IEEE XES Standard — Austauschformat für Ereignisdaten zwischen Werkzeugen.
• OCEL 2.0 — Standard für objektzentrierte Ereignisprotokolle, bei denen ein Ereignis mehrere Objekte betrifft.
• § 87 BetrVG — Mitbestimmungsrechte — Normtext von Absatz 1 Nummer 6.
• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.12.2016 — 1 ABR 7/15 — Randnummer 22 zur objektiven Eignung einer technischen Einrichtung.
• JTL-Guide — Systemvoraussetzungen — JTL-Wawi arbeitet mit einer Microsoft-SQL-Server-Datenbank.