Power Apps im Mittelstand: Beispiele, Lizenzen, Grenzen

Power Apps ist der Low-Code-Baukasten der Microsoft Power Platform für eigene Geschäfts-Apps. Ausgewählte Microsoft-365-Pläne enthalten eine Basisversion — und die endet genau dort, wo es im Mittelstand interessant wird: bei Premium-Konnektoren, bei Daten im eigenen Rechenzentrum und beim vollen Dataverse. Ob Ihr Vorhaben eine Zusatzlizenz braucht, entscheidet deshalb nicht die App, sondern die Datenquelle.

Stand: 6. September 2026. Alle Preise stammen von der deutschen Microsoft-Preisseite mit Abrechnungsland Deutschland beziehungsweise aus dem Power Platform Licensing Guide in der Ausgabe September 2026. Microsoft ändert Namen, Pakete und Preise mehrmals im Jahr — der Plan „Power Apps per user" heißt heute Power Apps Premium. Prüfen Sie Beträge vor einer Bestellung an der Quelle nach.

1. Sechs Apps, die im Mittelstand wirklich entstehen

Fast jeder Ratgeber zu Power Apps beginnt mit einer Definition. Im Betrieb beginnt es anders: Jemand hat einen Zettel, der seit Jahren durchs Haus wandert, und fragt, ob das nicht auch als App ginge. Die Antwort hängt fast nie an der Oberfläche — sondern daran, woher die App ihre Daten holt.

Diese sechs Vorhaben sehen wir in Projekten am häufigsten. Die letzte Spalte ist unsere Einordnung auf Basis der dokumentierten Microsoft-Regeln, nicht eine Preisauskunft von Microsoft:

Die Tabelle zeigt das Muster, um das sich dieser ganze Beitrag dreht: Die ersten drei Vorhaben laufen mit dem, was ohnehin im Haus ist. Ab dem vierten wird es lizenzpflichtig — und zwar nicht wegen der App, sondern wegen der Datenquelle dahinter. Wer die Reihenfolge kennt, plant anders.

Eine Abgrenzung vorweg, weil sie ständig durcheinandergeht: Power Apps baut die Oberfläche, Power Automate den Ablauf. Die App ist das Formular, das jemand ausfüllt; der Flow ist die Genehmigung, die anschließend automatisch losläuft. Beide werden getrennt lizenziert. Wie weit Ihre Microsoft-365-Lizenz auf der Ablaufseite reicht, haben wir im Beitrag zu Power Automate in Microsoft 365 aufgeschlüsselt.

2. Canvas oder modellgesteuert: zwei verschiedene Werkzeuge

Power Apps ist kein einzelnes Produkt, sondern zwei Bauarten unter einem Namen. Die Wahl fällt vor dem ersten Klick und lässt sich später nur mit erheblichem Aufwand drehen.

Canvas-Apps ziehen Sie wie eine Präsentationsfolie zusammen: Sie platzieren Steuerelemente frei und beschreiben ihr Verhalten mit Power Fx, einer Formelsprache in der Art von Excel. Modellgesteuerte Apps entstehen umgekehrt — Sie modellieren Tabellen und Beziehungen, die Oberfläche ergibt sich daraus weitgehend von selbst. Microsoft formuliert die Voraussetzung dafür unmissverständlich: Ohne ein Datenmodell in Dataverse lässt sich keine modellgesteuerte App erstellen.

Zwei Zeilen dieser Tabelle werden regelmäßig unterschätzt. Barrierefreiheit ist bei modellgesteuerten Apps eingebaut, bei Canvas-Apps müssen Sie sie entwerfen — für Anwendungen, die alle Beschäftigten nutzen sollen, ist das kein Randthema. Und der Umzug zwischen Umgebungen entscheidet darüber, ob Sie später sauber testen können: Modellgesteuerte Apps wandern einfach von der Test- in die Produktivumgebung, Canvas-Apps ziehen ihre Datenquellen hinterher, die dabei angepasst werden müssen.

Praktisch heißt das: Für ein schlankes mobiles Formular mit Kamerazugriff nehmen Sie Canvas. Für einen datendichten Prozess mit vielen verknüpften Tabellen, Rollen und Ansichten nehmen Sie die modellgesteuerte Variante — und akzeptieren, dass damit Dataverse und eine Premium-Lizenz zur Voraussetzung werden.

3. SharePoint-Liste oder Dataverse?

Diese Frage entscheidet über Lizenzkosten, Tragfähigkeit und Aufwand — und wird trotzdem meist nebenbei beantwortet, weil eine SharePoint-Liste in zwei Minuten angelegt ist.

Die 5.000er-Schwelle, richtig verstanden

Zu SharePoint-Listen kursiert eine Zahl, die fast immer falsch wiedergegeben wird. Microsoft dokumentiert folgende Fehlermeldung: Die Anzahl der Elemente in dieser Liste überschreitet die Ansichtsschwelle von 5.000 Elementen, weshalb Vorgänge mit hoher Serverlast gesperrt sind. Ursache ist laut derselben Quelle die Drosselung großer Listen; die Ansichtsschwelle liegt standardmäßig bei 5.000 Elementen.

Das ist ausdrücklich keine Obergrenze für die Liste. Die Liste darf mehr Elemente enthalten. Was abbricht, ist eine Ansicht, die mehr als 5.000 Elemente ohne indizierte Spalte abfragt. In der Praxis heißt das: Mit indizierten Spalten und gefilterten Ansichten kommen Sie deutlich weiter, als die verbreitete Warnung nahelegt — aber Sie müssen es beim Entwurf berücksichtigen, nicht wenn die App bereits im Einsatz ist. Eine belastbare Höchstzahl an Elementen je Liste nennen wir hier bewusst nicht: Die kursierende Zahl ließ sich bei unserer Prüfung an keiner Microsoft-Quelle belegen; die Seiten, die sie tragen sollen, antworten mit einem Fehler.

Wann Dataverse die bessere Grundlage ist

Dataverse ist keine bessere Liste, sondern eine Datenbank mit Beziehungen, Geschäftsregeln, feingranularen Rechten und Prüfprotokoll. Vier Anzeichen sprechen dafür, und wenn zwei davon zutreffen, sparen Sie sich den Umweg über SharePoint:

• Sie brauchen fortlaufende Nummern. Störmeldung 2026-0417, Prüfbericht, Reklamationsnummer — sauber vergeben kann das eine Liste nicht.
• Datensätze hängen zusammen. Ein Auftrag hat Positionen, eine Maschine hat Wartungen. Beziehungen sind der eigentliche Grund für Dataverse.
• Nicht jeder darf alles sehen. Rechte auf Zeilenebene und je Rolle sind in Dataverse ein Bordmittel, in SharePoint eine Bastelei.
• Sie wollen eine modellgesteuerte App. Dann gibt es schlicht keine Alternative.

Der Preis dafür steht im Lizenzleitfaden. Jede Power-Apps-Premium-Lizenz bringt laut der Kapazitätstabelle 250 Megabyte Datenbank- und 2 Gigabyte Dateikapazität in den Mandanten ein. Zur Grundausstattung je Mandant nennen wir hier keine Zahl — Microsofts eigener Leitfaden widerspricht sich auf einer Doppelseite: Die Tabelle nennt zwanzig Gigabyte, Fließtext und Rechenbeispiel derselben Ausgabe nennen zehn. Wir geben eine Zahl, die die Quelle selbst nicht eindeutig führt, nicht weiter. Belastbar sind die Werte je Lizenz und die Preise für Zusatzkapazität — und die sind der Punkt, an dem Dataverse spürbar wird: Zusätzliche Datenbankkapazität kostet auf der deutschen Preisseite 34,70 Euro je Gigabyte und Monat.

4. Die Lizenzgrenze — der eigentliche Knackpunkt

Wenn Sie aus diesem Beitrag einen Abschnitt mitnehmen, dann diesen. „Power Apps ist doch in Microsoft 365 enthalten" stimmt — und führt trotzdem regelmäßig in die Irre, weil niemand dazusagt, wo das Enthaltene aufhört.

Was Ihre Microsoft-365-Lizenz abdeckt

Microsoft nennt den Umfang Power Apps Basic und führt ihn in einer Fähigkeitstabelle auf. Enthalten sind demnach: Apps erstellen, ausführen und teilen; Canvas-Apps im Zusammenhang mit Microsoft 365 ausführen; Microsoft-365-Daten anbinden; Clouddienste über Standard-Konnektoren anbinden; Apps im Browser und in der mobilen App ausführen; Canvas-Apps auch offline betreiben.

Nicht enthalten ist laut derselben Tabelle genau eine Zeile — und die hat es in sich: der Zugriff auf Daten im eigenen Rechenzentrum sowie die Nutzung von Premium- und Custom-Konnektoren. Dazu kommt eine zweite Einschränkung beim Datenspeicher. Microsoft schreibt, die begrenzten Dataverse-Fähigkeiten aus Microsoft-365-Lizenzen ließen sich nicht nutzen, um eigene Apps oder Flows auszuführen; und wer eine Dataverse-Instanz außerhalb der Standardumgebung anlegen wolle, brauche weiterhin eine Premium-Lizenz für Power Apps oder Power Automate.

Damit ist die Bruchkante präzise beschrieben. Solange Ihre App auf SharePoint, Outlook, Teams und Excel bleibt, kostet sie keinen Cent extra. Sobald sie an die Datenbank Ihrer Warenwirtschaft, an einen Server im Keller oder an ein eigenes Fachsystem soll, wird sie lizenzpflichtig. Der SQL-Server-Konnektor etwa ist in der Microsoft-Konnektor-Referenz für Power Apps als Premium eingestuft. Genau daran scheitern Projekte, die als Nachmittagsübung begannen.

Was die Zusatzlizenzen kosten

Zwei Wege führen über die Grenze. Der Nutzerplan Power Apps Premium erlaubt einer Person laut Lizenzleitfaden beliebig viele eigene Anwendungen und beliebig viele Power-Pages-Websites. Der nutzungsabhängige Meter je App rechnet dagegen ab, wie viele verschiedene Personen eine einzelne dafür freigeschaltete App in einem Monat mindestens einmal öffnen — abgerechnet über ein Azure-Abonnement, ohne Abo-Bindung.

Für eine erste Größenordnung: Zehn Personen mit Power Apps Premium ergeben nach unserer eigenen Rechnung 2.292 Euro im Jahr netto — zehn mal 19,10 Euro mal zwölf Monate. Das ist keine Katastrophe, aber es ist auch nicht „im Abo schon dabei". Wichtig ist die Reihenfolge: Erst klären, ob die App überhaupt über die Grenze muss, dann rechnen. Sehr oft lässt sich die Datenquelle so wählen, dass die Frage gar nicht auftaucht.

Der Vollständigkeit halber: Microsoft listet auf derselben Preisseite Copilot Studio mit 173,30 Euro für 25.000 Copilot Credits im Monat. Das ist ein eigenes Produkt mit eigener Logik — wann sich statt eines Formulars ein Assistent lohnt, haben wir im Beitrag zu Copilot Studio und eigenen KI-Agenten beschrieben. Für die Auswertungsseite derselben Plattform gilt eine wieder andere Lizenzwelt, die wir in unserem Beitrag zu Microsoft Fabric und den Power-BI-Lizenzen aufdröseln.

Warum hier keine Erfolgszahlen stehen

Auf der Microsoft-Preisseite prangen drei einprägsame Werte zur Wirtschaftlichkeit von Power Apps. Wir geben sie hier nicht wieder, und der Grund steht in der Fußnote der Seite selbst: Sie stammen aus einer von Microsoft beauftragten Wirtschaftlichkeitsstudie vom Juli 2024, die eine zusammengesetzte, also konstruierte Beispielorganisation beschreibt. Das ist Anbieter-Marketing, kein Beleg für Ihren Betrieb. Wer Ihnen einen prozentualen Vorteil verspricht, ohne Ihre Prozesse zu kennen, rät.

5. Governance: Umgebungen, Regeln und Schatten-IT

Low-Code hat eine Kehrseite, die im ersten Jahr niemand sieht: Es baut plötzlich jeder. Nach achtzehn Monaten stehen im Mandanten vierzig Apps, von denen niemand weiß, wer sie betreut, worauf sie zugreifen und was passiert, wenn die Kollegin, die sie gebaut hat, das Unternehmen verlässt. Drei Werkzeuge halten das im Griff.

Umgebungen sind die erste Trennlinie. Statt alles in der Standardumgebung entstehen zu lassen, bekommen produktive Anwendungen eine eigene Umgebung, Versuche eine zweite. Das trennt Daten, Rechte und Verantwortung — und ist die Voraussetzung dafür, dass die beiden folgenden Werkzeuge überhaupt greifen.

Richtlinien gegen Datenabfluss setzen laut Lizenzleitfaden Regeln dafür fest, welche Konnektoren in welcher Umgebung erlaubt sind und welche Konnektoren miteinander kombiniert werden dürfen. Sie gelten auf Mandanten- oder Umgebungsebene. Das ist der wirksamste einzelne Handgriff gegen den Klassiker, bei dem jemand Firmendaten über einen privaten Cloud-Speicher spiegelt: Sie verbieten nicht das Bauen, sondern die falsche Kombination.

Verwaltete Umgebungen bringen Übersicht, Freigaberegeln und Auswertungen. Hier lohnt der genaue Blick in den Lizenzleitfaden, denn die Funktion hat eine Nebenwirkung, die selten mitgenannt wird: Sie ist in den vollwertigen Einzellizenzen enthalten — und sobald sie in einer Umgebung aktiviert ist, benötigt jede aktive Nutzung in dieser Umgebung eine solche vollwertige Lizenz oder einen nutzungsabhängigen Meter. Die begrenzten Rechte aus Microsoft-365- und Dynamics-365-Lizenzen zählen ausdrücklich nicht dazu.

Daraus folgt eine praktische Regel, die wir in Projekten durchgängig anwenden: Verwaltete Umgebungen für die produktiven Anwendungen, nicht für die Spielwiese. Sonst zahlen Sie Vollizenzen für Versuche, die nach drei Wochen wieder verschwinden.

6. Grenzen, die Sie vor dem Bauen kennen sollten

Power Apps ist ein Mietwerkzeug auf gemeinsam genutzter Infrastruktur. Entsprechend gibt es Obergrenzen, und sie stehen nicht im Marketing, sondern in der Verwaltungsdokumentation.

Das Tageslimit hängt an der Lizenz

Microsoft zählt sogenannte Power-Platform-Anfragen. Dazu gehören bei Power Apps alle Aufrufe an Konnektoren und an Dataverse, bei Power Automate zusätzlich sämtliche Aktionen in einem Flow — erfolgreiche wie fehlgeschlagene, samt Wiederholungen und Seitenabrufen. Bei Dataverse zählt jeder Lese-, Schreib-, Änderungs- und Löschvorgang.

Der Sprung von 6.000 auf 40.000 ist der praktisch wichtigste Wert dieser Tabelle. Eine App, die aus einer Microsoft-365-Lizenz heraus läuft, hat rund ein Siebtel des Kontingents einer vollwertigen Lizenz. Für ein Urlaubsformular reicht das mühelos; für eine Erfassungs-App, die im Sekundentakt Datensätze schreibt, kann es knapp werden. Zusätzliche Kontingentpakete heben das Limit laut Dokumentation um je 50.000 Anfragen am Tag an.

Für Hintergrundprozesse ohne angemeldete Person — Servicekonten, Schnittstellen, Systemzugriffe — gilt ein eigener Topf über den gesamten Mandanten: je 25.000 Anfragen am Tag für Power Apps und für Power Automate, ohne Zuwachs je gekaufter Lizenz. Wer eine Datenübernahme über Nacht laufen lässt, verbraucht daraus, nicht aus dem Kontingent eines Nutzers.

Ehrlicherweise gehört dazu: Microsoft schreibt selbst, eine Durchsetzung bei hoher Nutzung werde frühestens sechs Monate nach allgemeiner Verfügbarkeit der Verbrauchsauswertung greifen — und für diese Verfügbarkeit gebe es derzeit keinen Termin. Die Limits stehen also im Vertrag, werden aber noch nicht scharf gestellt. Planen Sie trotzdem danach: Ein Grenzwert, der später aktiviert wird, ist kein Grenzwert, den es nicht gibt. Unabhängig davon greifen die Schutzgrenzen der einzelnen Dienste — für Dataverse, für Power Automate und je Konnektor —, die Microsoft ausdrücklich als eigene, zusätzliche Grenzen führt.

Mitlesen ohne Lizenz funktioniert nicht

Ein beliebter Sparversuch lautet: Ein Servicekonto holt die Daten, alle anderen schauen nur auf das Ergebnis. Der Lizenzleitfaden schließt das ausdrücklich aus. Sinngemäß heißt es dort, das sogenannte Multiplexing verringere die Zahl der nötigen Lizenzen nicht: Jeder Nutzer und jedes Gerät, das Daten eingibt, abfragt, ansieht oder anderweitig auf Power Apps zugreift — unmittelbar oder mittelbar —, muss ordentlich lizenziert sein. Wie viele technische Schichten dazwischenliegen, ändert daran nichts.

Externe Nutzer sind eine eigene Welt

Auch betriebsfremde Personen brauchen eine Lizenz. Der Leitfaden definiert sie als Menschen, die weder Beschäftigte des Kunden oder verbundener Unternehmen sind noch als Auftragnehmer typischerweise mehr als dreißig Stunden je Woche oder an jedem Arbeitstag vor Ort für ihn arbeiten. Für diese Gruppe nennt Microsoft neben regulären Lizenzen ausdrücklich die Kapazitätspakete für angemeldete und anonyme Nutzer von Power Pages.

Übersetzt: Kunden- und Lieferantenportale gehören nicht in Power Apps, sondern in Power Pages, mit eigener Preisliste. Welche Wege es dafür gibt und wann sich ein Portal überhaupt lohnt, haben wir im Beitrag zum Kundenportal im B2B ausgeführt.

7. Wann individuelle Entwicklung die bessere Wahl ist

Low-Code ersetzt keine Softwareentwicklung, es verschiebt die Grenze. Die folgende Einordnung stammt aus unseren Projekten und ersetzt keine Einzelfallprüfung — sie sortiert die typischen Situationen aber zuverlässig vor:

Drei Punkte kippen die Entscheidung erfahrungsgemäß am ehesten. Der erste sind externe Nutzer: Sobald viele betriebsfremde Personen mitarbeiten sollen, wächst die Lizenzseite schneller als der Entwicklungsaufwand. Der zweite ist die Bindung an den Anbieter: Eine Canvas-App lässt sich nicht auf eine andere Plattform mitnehmen, ein eigenes Programm im Zweifel schon. Der dritte ist die Last — an dieser Stelle lohnt der zweite Blick auf die Tageslimits weiter oben.

Umgekehrt gilt: Für Formulare, Listen, Freigaben und Erfassungen innerhalb der eigenen Belegschaft ist Power Apps schlicht die wirtschaftlichere Wahl. Wie sich die Kostenverteilung bei eigener Entwicklung heute verschiebt, seit KI beim Programmieren hilft, haben wir im Beitrag zu Vibe Coding im Unternehmen untersucht — mit dem Ergebnis, dass die Technik schnell da ist und die Folgekosten im Betrieb entstehen. Das gilt für beide Wege.

8. Einführung in sechs Schritten

So gehen wir vor, wenn ein Betrieb Power Apps ernsthaft einführen möchte. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Die Schritte, die ein Projekt scheitern lassen, kommen zuerst.

1. Die Datenquelle vor der App festlegen. Woher kommen die Daten, wohin gehen sie, und liegt das innerhalb oder außerhalb von Microsoft 365? Aus dieser einen Antwort ergibt sich der gesamte Lizenzbedarf.
2. Den ersten Anwendungsfall eng zuschneiden. Ein Formular, eine Abteilung, ein messbares Ergebnis. Nicht „wir digitalisieren die Produktion", sondern „Störmeldungen laufen ab Oktober über die App statt über den Zettel".
3. Umgebungen und Regeln aufsetzen, bevor gebaut wird. Getrennte Umgebungen für Versuch und Betrieb, Richtlinien gegen Datenabfluss, eine Freigabe dafür, wer neue Anwendungen anlegen darf. Nachträglich aufräumen ist ein Vielfaches teurer.
4. Mit einer Bauart anfangen und dabei bleiben. Canvas oder modellgesteuert — der Wechsel mitten im Projekt bedeutet Neubau. Die Entscheidung fällt anhand des Datenmodells, nicht anhand des Geschmacks.
5. Die Betreuung benennen, bevor die App live geht. Wer pflegt sie, wer darf sie ändern, was passiert bei einem Personalwechsel? Eine App ohne benannte Betreuung wird zur Altlast, sobald die erste Änderung ansteht.
6. Erst danach ausbauen. Weitere Abteilungen, Anbindung an Fachsysteme, Flows dahinter. Jeder Ausbauschritt bekommt seine eigene Prüfung von Lizenzbedarf und Tageslimits.

Auffällig ist, wie wenig dieser Ablauf mit dem Werkzeug zu tun hat. Der Bau ist der einfachste Teil. Wenn die Plattform darunter noch nicht steht, lohnt vorher ein Blick auf die Grundlagen — die haben wir im Leitfaden zu Microsoft 365 im Unternehmen einführen beschrieben.

9. Fazit: Die Datenquelle entscheidet, nicht die App

Power Apps ist für den Mittelstand ein sinnvolles Werkzeug — für Formulare, Erfassungen, Freigaben und Checklisten innerhalb der eigenen Belegschaft, auf einer Plattform, die ohnehin im Haus ist. Die verbreitete Aussage „ist in Microsoft 365 enthalten" ist dabei richtig und irreführend zugleich.

Enthalten ist der Betrieb auf Standard-Konnektoren. Nicht enthalten sind Premium- und Custom-Konnektoren, der Zugriff auf Daten im eigenen Rechenzentrum und das volle Dataverse. Wer eine App an die Warenwirtschaft anbinden will, überschreitet diese Grenze — und zahlt ab dann je Kopf. Das ist kein Argument gegen Power Apps. Es ist ein Argument dafür, die Frage vor dem Bauen zu stellen statt danach.

Drei Punkte bleiben nach unserer Erfahrung am häufigsten unbeachtet: die Ansichtsschwelle bei SharePoint-Listen, die Lizenznebenwirkung verwalteter Umgebungen und das Tageslimit von 6.000 Anfragen bei Microsoft-365-Lizenzen. Wer diese drei kennt, plant realistisch. Genau diesen Teil begleiten wir — von der Auswahl der Datenquelle über die Lizenzrechnung bis zur Frage, wann sich eine eigene Anwendung mehr lohnt.

Hinweis zu Preisen und Lizenzen: Alle Beträge sind Listenpreise am 6. September 2026, abgerufen auf der deutschen Microsoft-Preisseite mit Abrechnungsland Deutschland beziehungsweise aus dem Power Platform Licensing Guide, Ausgabe September 2026. Sie verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Ihr tatsächlicher Preis kann abweichen, etwa über einen Partnervertrag oder ein Rahmenabkommen. Verbindlich ist immer Ihr Angebot, nicht dieser Beitrag.

10. Häufige Fragen zu Power Apps

Wie viel kostet Power Apps?

Power Apps Premium kostet laut deutscher Microsoft-Preisseite 19,10 Euro je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Ab 2.000 Arbeitsplätzen nennt Microsoft 12,10 Euro und verweist auf den Vertrieb. Zusätzliche Dataverse-Datenbankkapazität kostet 34,70 Euro je Gigabyte und Monat (Stand: 6. September 2026).

Welche Lizenz braucht man für Power Apps?

Das hängt an der Datenquelle. Für Apps auf Microsoft-365-Daten und Standard-Konnektoren reichen die Rechte Ihrer bestehenden Lizenz. Sobald eine App einen Premium-Konnektor nutzt, auf eine SQL-Datenbank oder auf Daten im eigenen Rechenzentrum zugreift, braucht jeder Anwender dieser App eine Premium-Lizenz oder den Pay-as-you-go-Meter.

Ist Power Apps in Microsoft 365 enthalten?

Teilweise. Ausgewählte Microsoft-365-Pläne enthalten Power Apps Basic. Damit erstellen und teilen Sie Apps, nutzen Standard-Konnektoren und arbeiten offline. Nicht enthalten sind laut Microsoft-Dokumentation Premium- und Custom-Konnektoren sowie der Zugriff auf Daten im eigenen Rechenzentrum. Dataverse steht nur eingeschränkt und nicht für eigene Apps zur Verfügung.

Was ist der Unterschied zwischen Power Apps und Power Automate?

Power Apps baut die Oberfläche, Power Automate den Ablauf dahinter. Eine App ist das Formular, das jemand ausfüllt; ein Flow ist die Genehmigung, die anschließend automatisch losläuft. Beide greifen auf dieselben Konnektoren zu, werden getrennt lizenziert und ergänzen sich in fast jedem Projekt.

Welche Beispiele gibt es für Power Apps im Mittelstand?

Urlaubsanträge mit Genehmigungsweg, Wareneingänge per Foto dokumentieren, Prüf- und Wartungschecklisten für die Halle, Störmeldungen aus der Produktion, Besucheranmeldung am Empfang und Inventurerfassung mit dem Handy. Die ersten drei laufen meist auf einer SharePoint-Liste. Sobald Nummernkreise, Beziehungen oder die Warenwirtschaft dazukommen, wird Dataverse zur besseren Grundlage.

Canvas-App oder modellgesteuerte App — was passt wann?

Canvas-Apps geben Ihnen volle Gestaltungsfreiheit und viele Datenquellen, modellgesteuerte Apps entstehen aus dem Datenmodell und sind laut Microsoft automatisch responsiv und barrierefrei. Modellgesteuerte Apps setzen Dataverse zwingend voraus. Für schlanke mobile Formulare wählen Sie Canvas, für datendichte Prozesse mit vielen verknüpften Tabellen die modellgesteuerte Variante.

Reicht eine SharePoint-Liste als Datenquelle?

Für viele Apps ja. Achten Sie auf die Ansichtsschwelle: SharePoint Online zeigt laut Microsoft eine Fehlermeldung, sobald eine Ansicht mehr als 5.000 Elemente ohne indizierten Filter abfragt. Das ist keine Obergrenze für die Liste. Für Nummernkreise, saubere Beziehungen und feine Rechte ist Dataverse die tragfähigere Grundlage.

Welche Programmiersprache nutzt Power Apps?

Canvas-Apps arbeiten mit Power Fx, einer Formelsprache, die stark an Excel erinnert. Sie schreiben Ausdrücke in Eigenschaften von Steuerelementen, keine klassischen Programmdateien. Modellgesteuerte Apps kommen laut Microsoft-Dokumentation mit einem komponentenorientierten Entwurf ohne Code aus; dort gestalten Sie Tabellen, Ansichten und Formulare statt Formeln.

Kann ich Power Apps kostenlos ausprobieren?

Ja. Microsoft nennt eine 30-tägige Testphase für Power Apps und einen kostenlosen Entwicklerplan mit eigener Umgebung. Der Entwicklerplan ist laut Dokumentation ausdrücklich für die Einzelnutzung gedacht; Apps daraus lassen sich nicht mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Für den produktiven Einsatz im Team brauchen Sie eine reguläre Lizenz.

11. Quellen & offizielle Informationen

Alle wurden am 6. September 2026 abgerufen und inhaltlich gegengelesen. Externe Quellen öffnen in einem neuen Tab.

• Microsoft — Power Apps Lizenzierung und Preise (Deutschland) — Fundstelle aller Euro-Beträge dieses Beitrags: Power Apps Premium, der Staffelpreis ab 2.000 Arbeitsplätzen, das Dataverse-Zusatzpaket und Copilot Studio. Die Preistabellen werden erst im Browser aufgebaut; wir haben sie mit Abrechnungsland Deutschland ausgelesen.
• Microsoft — Power Platform Licensing Guide, Ausgabe September 2026 (PDF) — maßgebliches Lizenzdokument: Leistungsumfang von Power Apps Premium und des nutzungsabhängigen Meters, Umfang von Power Apps Basic, Dataverse-Kapazität je Lizenz, Regeln zu Datenabfluss und verwalteten Umgebungen, Multiplexing sowie die Definition externer Nutzer.
• Microsoft Learn — Lizenzübersicht für die Power Platform — enthält die Fähigkeitstabelle „Power Apps for Microsoft 365" samt der Zeile zu Premium- und Custom-Konnektoren, die Einschränkung der Dataverse-Nutzung aus Microsoft-365-Lizenzen, den Entwicklerplan und die Dauer der Testphasen.
• Microsoft Learn — Grenzwerte und Kontingente für Anfragen — Quelle der Tageslimits je Lizenz, des gemeinsamen Kontingents für Hintergrundprozesse, der Kontingentpakete sowie der Aussage, dass eine Durchsetzung bei hoher Nutzung noch aussteht.
• Microsoft Learn — Überblick über modellgesteuerte Apps — Grundlage der Vergleichstabelle zwischen modellgesteuerten Apps und Canvas-Apps sowie der Aussage, dass ohne Datenmodell in Dataverse keine modellgesteuerte App entstehen kann.
• Microsoft Learn — Ansichtsschwelle in SharePoint-Listen — Wortlaut der Fehlermeldung ab 5.000 Elementen und die Erklärung, dass die Drosselung großer Listen dahintersteht. Beleg dafür, dass es sich um eine Ansichts- und nicht um eine Listengrenze handelt.
• Microsoft Learn — Konnektor-Referenz zu SQL Server — belegt, dass der SQL-Server-Konnektor für Power Apps als Premium eingestuft ist. Das ist der konkrete Grund, warum eine App auf der Datenbank Ihrer Warenwirtschaft eine Zusatzlizenz braucht.